公路事業(yè)檔案工作優(yōu)化探討

盧偉

公路建設(shè)檔案管理包含了公路工程的規(guī)劃、建設(shè)管理等活動(dòng)，用于保存文字資料材料、圖紙信息和聲像制品等等，這些信息用來(lái)指導(dǎo)公路建設(shè)和監(jiān)督。公司檔案工作人員真實(shí)記錄信息，客觀反映一個(gè)項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)、施工作業(yè)全過(guò)程，因此需要進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)公路檔案工作重視，推動(dòng)國(guó)內(nèi)公路事業(yè)的發(fā)展。

優(yōu)化公路檔案建設(shè)管理工作的必要性

檔案管理在公路開(kāi)發(fā)建設(shè)、公路的使用和后期管理中具有重要地位，為后期工作的科學(xué)管理提供基本依據(jù)，參建人員記錄圖片、聲音、文字都能夠維護(hù)各方的權(quán)益，施工企業(yè)和業(yè)主方產(chǎn)生矛盾糾紛問(wèn)題時(shí)，就可以查看該檔案，尋找相應(yīng)的合同資料信息。此外，公路建設(shè)檔案資料能夠推動(dòng)整個(gè)公路開(kāi)發(fā)建設(shè)持續(xù)而不中斷。

公路檔案管理現(xiàn)狀

過(guò)多關(guān)注工程建設(shè)而忽略檔案資料管理

在國(guó)內(nèi)公路開(kāi)發(fā)建設(shè)中，公路建設(shè)事業(yè)仍然存在著許多工程公司太過(guò)于關(guān)注項(xiàng)目公司工程質(zhì)量，而對(duì)檔案資料的管理工作不太重視，造成大量檔案資料缺失。許多工程單位只是將公路建設(shè)相關(guān)的資料對(duì)接在快要竣工時(shí)采取處理，這樣會(huì)造成公路檔案管理工作很難穩(wěn)健地推進(jìn)，產(chǎn)生資料整理時(shí)數(shù)據(jù)不太精準(zhǔn)的問(wèn)題發(fā)生。

缺少健全檔案管理規(guī)范制度

在工程項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)中，會(huì)涉及到大量施工方，還有監(jiān)理公司，但是這些單位的檔案管理的工作思想意識(shí)較弱，造成部分資料丟失。在一些工程公司內(nèi)缺少完整的管理規(guī)章制度，雖然現(xiàn)行檔案管理在圖紙上或者一些文件資料都有不同類(lèi)型規(guī)格的要求，但是對(duì)竣工資料沒(méi)有嚴(yán)格要求，沒(méi)有系統(tǒng)性和全面性。

檔案管理不夠規(guī)范

在公路項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)時(shí)，不同工程公司都會(huì)關(guān)注工程項(xiàng)目的建設(shè)，盡管在工程建設(shè)中會(huì)投入更多的人才物力，但是對(duì)于檔案工作卻沒(méi)有投入更多資源，未能夠?qū)崿F(xiàn)單位的現(xiàn)代化、統(tǒng)一化管理。盡管在當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案逐步向著現(xiàn)代化、信息化規(guī)范發(fā)展，但是還仍然存在著一些工作人員違規(guī)使用檔案資料，在檔案資料的保存中，也不夠上心，操作不規(guī)范，出現(xiàn)了部分資料丟失。

檔案管理工作并沒(méi)有落實(shí)到位

公路工程開(kāi)發(fā)建設(shè)管理形成了一系列的信息資料，能夠反映公路建設(shè)的實(shí)際狀況，科學(xué)利用可顯著提高公路運(yùn)營(yíng)管控水平。然而目前公路管理部門(mén)對(duì)于檔案資料的保管分類(lèi)存儲(chǔ)沒(méi)有科學(xué)地認(rèn)知，通常表現(xiàn)為在檔案管理工作中，并沒(méi)有安排專(zhuān)人管理，沒(méi)有對(duì)現(xiàn)有檔案工作進(jìn)行合規(guī)化管理，不管時(shí)間，還是人員的精力方面，都沒(méi)有給檔案工作投入更多資源。這不符合現(xiàn)代化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有建立獨(dú)立的檔案部門(mén)，未能在實(shí)際上對(duì)這些資料集中化管理，不管是辦公室的文件，還是其他部門(mén)文件，都沒(méi)有應(yīng)用合理的檔案保管規(guī)章制度，由于材料放置時(shí)間長(zhǎng)，資料累積過(guò)多，從而造成文獻(xiàn)資料未能夠充分的使用。

公路檔案管理的有效優(yōu)化策略

建立檔案管理責(zé)任制

當(dāng)前國(guó)內(nèi)公路事業(yè)快速發(fā)展，要求能夠真正推行檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化，信息化，采用計(jì)算機(jī)軟件方式替代手工保存檔案資料，采用先進(jìn)檔案資料工作方式。因此，公路檔案工作也更加專(zhuān)業(yè)，如果只兼職從事檔案管理工作，不管是在時(shí)間和精力上面都顯然不符合專(zhuān)業(yè)化檔案管理工作要求。在公路檔案工作中，還需要安排一些人員掌握現(xiàn)代化管理技能，以及邀請(qǐng)一些專(zhuān)業(yè)素質(zhì)更高的人員來(lái)管理，保證現(xiàn)有的檔案管理工作都有專(zhuān)人去負(fù)責(zé)。

檔案管理從被動(dòng)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)

公路檔案資料的管理，需要針對(duì)公路建設(shè)制定完善檔案工作服務(wù)體系，使公路建設(shè)能夠有統(tǒng)一的檔案工作管理規(guī)章制度。引導(dǎo)工程人員逐步由過(guò)去被動(dòng)型的檔案資料管理向主動(dòng)化方向邁進(jìn)，主動(dòng)收集檔案資料信息，將其納入到檔案信息庫(kù)中，不管是道路施工，還是后期的養(yǎng)護(hù)，檔案工作都會(huì)發(fā)揮著關(guān)鍵作用，針對(duì)具體狀況進(jìn)行深刻的分析。

過(guò)去，檔案人員只是提供一些檔案資料，檔案工作比較被動(dòng)，而且檔案工作服務(wù)范圍也不太廣泛，工作效率偏低，也會(huì)出現(xiàn)檔案服務(wù)作用很難發(fā)揮。針對(duì)現(xiàn)有工作檔案信息資源做出深度的開(kāi)發(fā)，能夠?qū)⒄鎸?shí)資料信息都提供給公路建設(shè)和保養(yǎng)單位。

加快推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)

公路工程公司要逐步從過(guò)去紙質(zhì)化的檔案資料，向著數(shù)字化的方向發(fā)展，將其存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，能夠在根本上實(shí)現(xiàn)文件檔案資料和信息技術(shù)的共享，運(yùn)用先進(jìn)信息化手段、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。建立良好網(wǎng)絡(luò)溝通平臺(tái)，建立起公路檔案網(wǎng)站，迅速地將其公開(kāi)或者編制成果，達(dá)到公路檔案資料信息化、網(wǎng)絡(luò)化共享的目的。

建立健全檔案接收管理制度

檔案資料記錄內(nèi)容相當(dāng)繁瑣復(fù)雜，同時(shí)由于公路建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)積攢大量的檔案資料，因此要建立檔案資料接收規(guī)章制度，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一接收保管，等到工程驗(yàn)收時(shí)，能夠提供詳細(xì)完整的技術(shù)資料信息。工程的檔案工作人員還需要給建設(shè)指揮部提交檔案資料，掌握好移交檔案資料的狀況，如打印資料的數(shù)量，要專(zhuān)門(mén)購(gòu)置存放檔案資料的設(shè)施，同時(shí)檔案人員還要及時(shí)收取施工中的資料信息。

建立規(guī)范化的檔案規(guī)章制度，建立公路工程建設(shè)檔案崗位責(zé)任制，進(jìn)一步增強(qiáng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的監(jiān)督指導(dǎo)，這些都是規(guī)范公路工程建設(shè)單位工作的基礎(chǔ)。針對(duì)公路建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng)的問(wèn)題，需要建立相應(yīng)檔案管理制度，確保公路工程建設(shè)實(shí)施檔案資料更加完整，在使用時(shí)采用副本，防止檔案資料丟失、破損或者遺失的問(wèn)題發(fā)生。

提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

為了能夠使得目前檔案管理工作落實(shí)到位，要聘請(qǐng)優(yōu)秀檔案工作人才。針對(duì)目前公路工程公司內(nèi)部工作人員不足的狀況，在新時(shí)期，檔案工作者首先需要對(duì)自身檔案工作有濃厚的熱情，除了有責(zé)任心之外，還需要有正確價(jià)值觀，另外還需要掌握大量工作知識(shí)，熟練掌握公路建設(shè)相關(guān)知識(shí)。

在當(dāng)前國(guó)內(nèi)科技快速發(fā)展環(huán)境之下，提高檔案人員的職業(yè)素質(zhì)，同時(shí)，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)檔案工作技能，拓寬知識(shí)領(lǐng)域，才能提供檔案工作管理高質(zhì)量服務(wù)。工程設(shè)計(jì)施工方要參與公路建設(shè)項(xiàng)目始終，檔案工作也應(yīng)是他們自己的工作職責(zé)。工程施工人員、技術(shù)人員，都需要遵循工程技術(shù)管理的規(guī)范，熟悉檔案管理的各項(xiàng)規(guī)范。同時(shí)，檔案工作人員還要介入到工程項(xiàng)目建設(shè)的方方面面，幫助技術(shù)員整理檔案資料，做好資料的檢查，篩查搜集，歸檔等工作，檔案工作人員和技術(shù)員要通力配合協(xié)作，才能夠進(jìn)一步提高檔案工作的管理質(zhì)量水平。

實(shí)行全過(guò)程同步管理、定期監(jiān)督、嚴(yán)格把關(guān)

在國(guó)內(nèi)公路事業(yè)快速發(fā)展背景下，要求加強(qiáng)不同參建單位人員對(duì)檔案工作的重視程度，讓參建主體都明白自己在檔案工作中的職責(zé)。由相應(yīng)專(zhuān)業(yè)人員來(lái)參與到建設(shè)項(xiàng)目作業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)上來(lái)，能夠加強(qiáng)對(duì)全過(guò)程資料組織管理，確保檔案資料的質(zhì)量提升。對(duì)于比較繁忙時(shí)段，還要安排專(zhuān)人檢查檔案資料整理狀況，確保資料整理齊全，避免出現(xiàn)一些資料管理混亂問(wèn)題發(fā)生。建立完善的精準(zhǔn)檔案資料管理信息化系統(tǒng)，能夠?qū)嵭胁煌┕ぷ鳂I(yè)人員對(duì)檔案資料信息的同步管理。在項(xiàng)目最初時(shí)期，項(xiàng)目的建議書(shū)、設(shè)計(jì)書(shū)及工程任務(wù)下達(dá)書(shū)，都存到檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行保管。在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)評(píng)審時(shí)，也要將評(píng)審資料設(shè)計(jì)文件資料歸檔。在工程建設(shè)管理期間，將不同檔案資料分類(lèi)保存管理，檔案人員要介入到工程項(xiàng)目建設(shè)的不同作業(yè)環(huán)節(jié)之上。

結(jié)束語(yǔ)

在公路工程建設(shè)中，檔案資料管理工作是一項(xiàng)比較重要工作，盡管目前檔案資料管理工作人員存在一些問(wèn)題，相關(guān)單位要快速解決，這樣才能夠顯著提高的檔案管理的效率，保證存檔的資料更加精準(zhǔn)完整，為未來(lái)的公路建設(shè)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在公路建設(shè)中，檔案資料管理工作要得到進(jìn)一步完善，能夠?qū)嵭袡n案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化發(fā)展建設(shè)，增強(qiáng)對(duì)工程開(kāi)發(fā)建設(shè)全程的檔案資料管理，進(jìn)一步明確單位的檔案工作職責(zé)，正常監(jiān)督優(yōu)化檔案材料管理規(guī)章制度，使得檔案資料收集不會(huì)出現(xiàn)遺漏錯(cuò)誤，能夠更好為社會(huì)公眾而提供服務(wù)。

（昌樂(lè)縣公路事業(yè)發(fā)展中心）

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