精益化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用研究

楊杰

摘 要：醫(yī)院檔案管理可以為醫(yī)院診療活動、學術交流活動、行政管理提供一些基本信息交流渠道和參考資料。與此同時，醫(yī)生和患者面對這些醫(yī)療檔案，能夠在文本閱讀中和膠片資料獲取中建立對醫(yī)院的信任感。它是醫(yī)院實力的一種文本記載，是醫(yī)院診療成果的一種有效記錄。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院行政部負責的一項工作內容，在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中，隨著醫(yī)療水平提高和檔案管理科學化、規(guī)范化要求，傳統(tǒng)管理方式并不能適應醫(yī)院的高速發(fā)展，所以針對這種情況，醫(yī)療行業(yè)提出精益化檔案管理需求，這種精益化管理模式可以取得良好工作效率，降低管理成本。本文根據(jù)上述提出相關性研究，為同行業(yè)者提供一些意見和參考。

關鍵詞：精益管理;醫(yī)院檔案管理;應用研究

精益化管理模式的引用是時代發(fā)展要求，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展需求，只有不斷創(chuàng)新管理模式與方式，才能真正加強醫(yī)院檔案管理，以此提高檔案管理水平。

這就需要相關醫(yī)療人員能夠重視醫(yī)院檔案管理工作，并且對精益化管理模式有一定了解，同時能夠掌握這種方法，對其進行合理引用，進而提高檔案資料的利用率，使得檔案管理工作能夠更加細致，避免發(fā)生一些不必要問題，同時還能不斷完善醫(yī)院的基礎設施建設，有助于促進醫(yī)療行業(yè)更好發(fā)展。

一、精益化管理的概念和實際應用意義

精益化管理概念最先來源于日本豐田公司。眾所周知，豐田公司以從事汽車生產活動為主要生產內容，在汽車生產環(huán)節(jié)中涉及很多零碎生產環(huán)節(jié)，一輛汽車從零部件的產生到配套整裝，需要經(jīng)歷100多道工序，所以這個過程中每一個環(huán)節(jié)都需要成本投入。

因此，一輛汽車最終價值是由很多因素決定的。豐田公司為了降低生產環(huán)節(jié)中的成本投入，提出減少非價值環(huán)節(jié)的精益化管理要求。對于汽車生產環(huán)節(jié)中不必要活動、價值比較低的活動和環(huán)節(jié)進行取消和縮減，這不僅從源頭上杜絕資源浪費，提高工作效率，降低生產成本，增加經(jīng)濟效益。所以，這種經(jīng)濟管理模式日漸被其他行業(yè)采納。在醫(yī)院檔案管理中采用精細化管理，能夠提高檔案管理質量，能夠給檔案管理各個環(huán)節(jié)實行成本縮減，最大程度上降低管理的反復性、復雜性和高難度性，給醫(yī)療活動、行政管理帶來很大便捷。精細化管理在醫(yī)院檔案管理中具有重大的戰(zhàn)略意義和實際應用意義。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常醫(yī)療工作記錄，在醫(yī)療檔案的建立、歸檔、調取、借閱過程中，醫(yī)生可以隨時抽取檔案，進行醫(yī)療參考，避免了診療過程中的重復思考、重復診斷。所以，醫(yī)療檔案管理是醫(yī)生的第二大腦，是醫(yī)生得以順利進行診療活動的參考和依據(jù)。相關行政管理人員應該積極重視醫(yī)院的檔案管理，通過影音、光盤、紙質媒介為載體，進行不同介質資料的存儲和保存。檔案管理是醫(yī)院維護自身利益、實行內部管理優(yōu)化、實行外部溝通的重要因素和重要環(huán)節(jié)。

二、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的問題分析

1.管理人員認識不足

現(xiàn)在很多醫(yī)院之所以對檔案管理工作不重視，是因為對檔案法認識不足，所以才會在檔案管理工作中出現(xiàn)態(tài)度漠視現(xiàn)象。很多醫(yī)院管理干部、教研人員和醫(yī)生檔案法制觀念都比較淺顯。

甚至很大一部分人不知道《檔案法》的基本精神和基本內容，缺乏歸檔、立卷、整理、借閱、銷毀等流程性的認識，缺乏日常中信息歸檔的自覺性和體察性，因此，造成這種現(xiàn)象是因為檔案法宣傳不到位，只有在醫(yī)院管理層和基層大力宣傳《檔案法》，才能不斷提高檔案管理的重要性，促進醫(yī)院行政管理中檔案工作的效率。

2.管理機制和管理制度不健全

很多醫(yī)院在檔案管理建設這一方面沒有得到領導層的足夠重視，因此領導層沒有指揮建立完整的檔案管理制度，沒有把檔案管理放到一定戰(zhàn)略層面，導致管理檔案工作出現(xiàn)混亂局面，增加了日常診療服務的參考難度和醫(yī)學研究的歷史參照難度，阻礙醫(yī)院正常運轉和運行，影響醫(yī)療水平的發(fā)揮和管理水平的完善。

而且在此過程中，管理制度缺失讓工作人員工作態(tài)度不積極，導致檔案遺失、檔案錯誤歸檔等問題頻繁出現(xiàn)。這種混亂的管理局面，最終導致工作效率降低，管理成本增加，同時也影響醫(yī)院的對外形象，影響醫(yī)院日常文書歸檔工作和重要歷史資料的存檔工作。

3.管理人員素質不高、業(yè)務能力不強

除了管理制度的缺失，檔案管理人員的管理水平也不是很高。一方面，雖然醫(yī)院對醫(yī)生的資源挖掘比較重視，但是卻輕視行政管理人員的素質，認為行政管理只是醫(yī)院的一個后勤部門，甚至有的醫(yī)院對于后勤管理部門采取放任態(tài)度，所以在這部分人員錄用時就沒有采取標準化錄用程序，也沒有聘用一些高素質人才進行醫(yī)院的檔案管理。

另外一方面，針對現(xiàn)有檔案管理人員沒有進行針對性培訓，所面臨的學習機會比較少，所以就不能在工作中有所積累和提升。很多管理人員在日常工作實施中是憑借以往的經(jīng)驗，然而醫(yī)療技術在日新月異，傳統(tǒng)經(jīng)驗并不能滿足日益發(fā)展的醫(yī)療技術需求。

另外，這部分管理人員在管理工作中缺乏一定的管理標準及管理模式，使檔案出現(xiàn)隨意亂放、粗放式管理。管理內容雜亂無章，寬泛無序。這些管理人員并沒有按照相關章程進行檔案分類管理，造成管理形式雜亂，主次不分，很難進行歸卷、立檔。

4.檔案管理模式分散、不安全、不完整

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式中，采用的是粗放式管理模式，而且管理方式比較分散，每一個涉及科室都有自己的檔案管理，這種資源分散造成人力及物力的資源浪費，而且在空間管理上也形成檔案資料管理不集中化，不利于檔案的完整和安全，管理層人員對于這種信息的分散管理并不重視，導致檔案的粗放式管理模式不斷傳承，造成后續(xù)工作改進和改良的困難。

另外，管理內容也出現(xiàn)了一些問題：內容不清晰、范圍不明確。醫(yī)院檔案管理需要分門別類，因為醫(yī)院檔案管理是一個集合公益醫(yī)療、效益醫(yī)療診斷和行政管理的多方面檔案，而且隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)文書檔案逐漸發(fā)展到科研檔案的集成，其重要性越來越高。但是檔案管理員面對日益豐富的醫(yī)院檔案，沒有做到內容清晰界定和分類，沒有做到管理范圍最大化，所以導致在檔案管理中出現(xiàn)很多漏洞和遺漏。

5.檔案管理的信息化進度緩慢

進入21世紀的信息時代，以信息化和數(shù)字化為時代背景，很多醫(yī)院檔案管理還處于傳統(tǒng)的紙制管理模式，沒有進行電子化運作，相關負責人員和管理人員忽視檔案管理的信息化進程，導致檔案管理跟不上醫(yī)院的整體前進步伐，這會導致醫(yī)生在查閱資料時出現(xiàn)信息阻礙問題，所以在醫(yī)院的日常診療管理中，應該重視檔案管理的信息化水平，促進檔案資料管理的電子化和數(shù)字化。有效利用信息化優(yōu)勢整合檔案管理資源，從整體上提升醫(yī)院檔案管理的信息化進程。但從目前來看，大部分醫(yī)院的信息化建設還處在起步階段，沒有形成有效的運行機制，在管理制度上也沒有植入信息化內容，這些都是醫(yī)院檔案管理的信息化缺失，應該引起管理層高度重視。

三、醫(yī)院檔案管理的精益化建設策略

1.建立領導層精益化管理理念

對于如何在醫(yī)院管理層和基層員工建立精益化的管理思想、管理理念和管理意識，第一是在管理層把精益化管理思想放在重要的戰(zhàn)略地位。對于管理層人員來說，要明確精益化管理的持續(xù)性效果，就必須創(chuàng)造更多價值、節(jié)省成本、提高效益、促進資源使用率。在規(guī)章管理制度中，要確認檔案歸檔流程，例如在收集信息、立檔和歸檔過程中，要明確精益化管理思想，盡量減少流程并擴大每個環(huán)節(jié)的精益化。與此同時，要明確基層人員的管理思想，促進精益化管理理念的形成，杜絕事小事微而不進行精益化管理的負面思想，從制度和理念上體現(xiàn)精益化管理的細節(jié)化、精心化，促進精品檔案管理模式的形成，要全員倡導檔案管理工作思想，鼓勵員工從點滴做起，不斷完善檔案管理工作。

2.注意歸檔范圍，建立基層精益化管理理念

我們需要在基層明確檔案管理意識，使基層員工充分意識到醫(yī)院的檔案價值，它能夠帶來強大的經(jīng)濟效益和社會效益。明確這一點，基層人員才能積極參與檔案管理工作，注意保存、收集各種資料，并且積極把這些檔案移交到醫(yī)院的中心檔案室。

對于基層員工來說，要緊跟時代和技術進步，及時改變傳統(tǒng)工作模式，積極同各部門主動協(xié)調、主動溝通、開拓進取、努力當先，不斷鼓勵自己，明確自己的崗位職責，根據(jù)上層規(guī)章制度，建立收集、立檔、歸檔、存檔等安全意識，保護好醫(yī)院重要的精神財產。這部分精神財產是醫(yī)院的重要歷史證據(jù)和日常工作資料依據(jù)。所以，基層檔案管理人員要按照檔案管理要求，展開重點項目跟蹤，有效收集重點檔案材料，避免重要材料丟失。

同時，要在工作中樹立“點面結合”的工作意識，對重點資料予以重點保護，對于日常檔案業(yè)務資料要進行規(guī)范化存儲，對于如何促進醫(yī)院檔案管理的全面性和完整性，要及時建立信息化管理制度和管理應用模式，建立信息安全保障體系，通過局域網(wǎng)建設，利用電子化技術和數(shù)字化技術進行收集檔案、整理檔案，完善檔案的上傳下達機制，保障檔案安全，提高檔案管理和收集的速度和效率。

3.建立檔案收集和整理流程，促進精益化理念實施

建立精益化醫(yī)院檔案管理模式，最重要的就是提升醫(yī)院檔案管理效率，通過精細化管理模式，能夠改進傳統(tǒng)工作的不足，能夠在細節(jié)問題上使醫(yī)院檔案管理工作進入程式化，能夠最大程度發(fā)揮精益化管理的核心思想。所以，基層檔案管理人員要注意醫(yī)院的實際情況，對醫(yī)院的醫(yī)療工作進行密切跟蹤，對各種資料的產生進行細致的收集與整理，提高立檔和建檔的效率，提高歸檔的安全性和高效性，這里有利于保護檔案的整體科學化、規(guī)范化和完整性。具體而言，就是指檔案管理人員首先應該根據(jù)檔案的重要程度進行分門別類，保證分類的標準要清晰、內容要明確，同時要對整個立檔、建檔、歸檔工作進行詳細的記錄，通過建立流程化的管理，可以降低檔案的管理難度，有利于促進檔案管理的細致化和條理性。

4.建立精益化檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度的完善是提高醫(yī)院檔案管理效率的前提。為了滿足當今時代背景下醫(yī)院的發(fā)展需求，提高醫(yī)院管理水平，就要重視醫(yī)院檔案管理制度建設。精益化管理應用于醫(yī)院檔案制度建設中，不僅能夠提高醫(yī)院檔案管理效率，同時有利于醫(yī)院整體水平提高。醫(yī)院相關負責人要對醫(yī)院檔案管理制度進行完善，保證檔案管理有效性。應該從規(guī)章與規(guī)則方面建立整個檔案管理的流程化標準和指導思想，才能提高檔案管理水平與質量，真正發(fā)揮精益化醫(yī)院檔案管理效用。所以涉及檔案管理的各個部門，要想合理運用精益化醫(yī)院檔案管理模式，就要首先對各個環(huán)節(jié)進行細致溝通，再和各個部門的具體需求進行溝通，確認細致的檔案條例，劃分職責范圍。

5.建立評價機制，提高精細化管理水平

精益化管理內容是促進檔案管理有效性的重要途徑，可以通過評價機制引入來提高精細化管理水平。在評價機制的建立過程中，首先確保整個評價內容要科學規(guī)范，要針對管理各個環(huán)節(jié)進行細分性評價，不能采用一刀切的評價方式，也不能針對精益化管理模式的運行結果，采用領導層單方面意見。評價機制要根據(jù)基層信息反饋和整個精益化流程管理的實際效率進行，要將日常評價內容與管理人員的管理技能、醫(yī)務技能和職業(yè)素養(yǎng)等相關聯(lián)，并針對工作人員的臨場應變能力進行考核。

例如管理人員是如何針對不同情況，對醫(yī)院檔案進行整理和歸檔，對于一些重大事件和突發(fā)事件立檔、建檔和歸檔工作，管理人員是如何進行應急處理的。以上各個評價維度都可以有效促進檔案管理工作的高效化運轉，提高評價的準確性和科學性。促進檔案管理工作的有效進行。只有評價機制建立之后，才能夠督促檔案管理人員進行不斷改良工作方法，提升工作效率，強化工作意識，提升崗位職責和工作態(tài)度。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作內容比較細致細碎、龐大龐雜，工作內容需要考驗管理人員的綜合素質，所以它是醫(yī)院各項工作中比較重要的一個環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，雖然檔案管理也是一個工作重點，但是，畢竟管理模式和管理方法比較落后，從而檔案管理效率一直不高，也得不到領導層重視。在傳統(tǒng)工作模式下，檔案工作人員每天工作量較很大，工作結果卻不盡如人意，在很大程度上打擊了檔案人員管理工作積極性，最終導致檔案管理結果得不到優(yōu)化，得不到提升，大量消耗人力、物力和財力。

因此，如何轉變傳統(tǒng)管理模式和管理理念就成了醫(yī)院檔案管理工作中的重點。而精益化管理模式的引入正好滿足這個需求，通過引入科學的精益化管理模式，不僅從制度上建立了標準化流程體系。還能使歸檔效率得到進一步提升，使醫(yī)院整體管理水平得到有效保障，不但提高醫(yī)生工作的質量和工作效率，而且對于醫(yī)院名譽和影響力、經(jīng)濟效益和社會效益都會有所提升。

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（作者單位：黔南布依族苗族自治州人民醫(yī)院）