圖書館圖書資料信息化管理探析

趙錫環(huán)

摘 要：為了實(shí)現(xiàn)圖書館圖書資料信息化管理，本文將展開研究，主要論述傳統(tǒng)圖書館圖書資料管理的主要缺陷，然后提出信息化管理的積極作用，體現(xiàn)其必要性，最后介紹信息化管理實(shí)現(xiàn)策略與注意事項(xiàng)。采用文中策略、注意相關(guān)事項(xiàng)，能夠在圖書館圖書資料管理中充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，優(yōu)化管理方式，起到提高管理效率和質(zhì)量的作用。

關(guān)鍵詞：圖書館圖書資料;信息化管理;信息技術(shù)

引言

圖書資料是圖書館最重要的資源，其管理工作的效率、質(zhì)量必須得到保障，但現(xiàn)實(shí)情況來看受限于傳統(tǒng)管理方法的缺陷、相關(guān)因素影響，圖書館圖書資料管理的效率和質(zhì)量并不令人滿意，且隨著工作量的不斷增大，效率與質(zhì)量有下滑趨勢，這種現(xiàn)象讓很多圖書館意識到傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)不再適用，需要得到改革。著眼于這一點(diǎn)，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)在其他領(lǐng)域的管理工作中有良好表現(xiàn)，所以該項(xiàng)技術(shù)引起了圖書館的關(guān)注，認(rèn)為通過該項(xiàng)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)管理方法改革，使得管理效率和質(zhì)量提高，故如何在圖書館圖書資料管理中正確應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理就成為當(dāng)下值得思考的問題，對此有必要展開相關(guān)研究。

一、圖書館圖書資料管理方法的主要缺陷

1.傳統(tǒng)管理方法介紹

圖書館圖書資料管理工作大體可以分為四點(diǎn)：其一是圖書資料搜集，即管理人員根據(jù)用戶人群的需求、喜好等搜集相關(guān)圖書資料;其二是圖書資料歸納，即不同圖書資料所屬分類不同，故管理人員需要將這些圖書資料分類歸納，保障用戶能夠準(zhǔn)確找到想要閱讀的資料;其三是圖書資料維護(hù)，即實(shí)體圖書資料有使用壽命限制，長期翻閱容易損壞，故管理人員要做好圖書資料維護(hù)，盡可能避免圖書資料損壞，若發(fā)現(xiàn)損壞需要第一時(shí)間更換;其四是圖書資料登記與管理，即管理人員需要將所有館藏登記在冊，以便給用戶提供指引服務(wù)，同時(shí)也避免圖書資料遺失。根據(jù)工作的四個(gè)要點(diǎn)，圖書館一般依托于人工模式展開相關(guān)工作，即所有工作要點(diǎn)基本由人工負(fù)責(zé)，具體方法大體為：通過觀察、詢問等方式了解用戶人群需求，明確資料搜集方向，再根據(jù)圖書資料的學(xué)科、專業(yè)、適合年齡等特征進(jìn)行分類，然后針對性地進(jìn)行圖書資料維護(hù)、等級管理工作即可。

2.方法缺陷

依照圖書館圖書資料傳統(tǒng)管理方法的表現(xiàn)，并結(jié)合實(shí)際情況、工作經(jīng)驗(yàn)，本文通過分析得出傳統(tǒng)方法的三大缺陷，分別為受人工工作能力限制、資料搜集難度較大、人員專業(yè)水平得不到保障，具體內(nèi)容如下。

（1）受人工工作能力限制

因?yàn)閭鹘y(tǒng)圖書館圖書資料管理方法依托于人工模式，所以人工的工作能力水平對管理質(zhì)量、效率起決定性作用，而現(xiàn)代圖書館圖書資料管理工作量越來越大，人工工作能力水平早已達(dá)到上限，這時(shí)人工工作能力就對管理工作造成比較嚴(yán)重的限制。人工工作能力的限制主要體現(xiàn)在工作效率方面，以某圖書館為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)該圖書館內(nèi)共有四萬余冊圖書資料，人工平均每三日要進(jìn)行一次盤點(diǎn)，平日要負(fù)責(zé)圖書館現(xiàn)場管理、圖書資料搜集等工作，整體工作量非常大，故該館圖書資料管理人員每日工作都非常繁忙，常有當(dāng)日工作無法及時(shí)完成或加班加點(diǎn)才能完成的現(xiàn)象，說明該館管理工作效率較低，且因?yàn)樾枰鸭瘓D書資料，所以工作量會不斷上漲，效率問題會越來越明顯，這種現(xiàn)象根本原因在于人工工作能力已經(jīng)達(dá)到上限，與當(dāng)前管理工作量不匹配，由此可見傳統(tǒng)管理方法存在受人工工作能力限制的缺陷。

（2）資料搜集難度較大

搜集圖書資料是圖書館圖書資料管理中的日常工作任務(wù)，表面上該項(xiàng)工作并不難，但現(xiàn)實(shí)情況卻大不相同，很多圖書資料管理人員都表示該項(xiàng)工作難度很大，原因在于要搜集相關(guān)資料，必須先找到資料，而圖書館受限于現(xiàn)實(shí)物理時(shí)空，普遍存在資料來源單一，應(yīng)可搜集的資料稀少，管理人員未必能夠搜集到所需資料。以某圖書館為例，該圖書館地處華南地區(qū)，主要資料來源就是本地區(qū)，而許多城市用戶反應(yīng)希望了解華東地區(qū)的風(fēng)土人情，故圖書館需要搜集華東地區(qū)資料，而該圖書館資料來源并未涉及該地區(qū)，管理人員只能搜集到本地區(qū)內(nèi)相對少的相關(guān)資料，但這并不能有效滿足所有用戶的個(gè)性化閱讀需求，因此資料搜集難度較大。

（3）人員專業(yè)水平得不到保障

圖書館圖書資料管理工作對任職者有一定專業(yè)要求，如果人員專業(yè)水平得不到保障，工作中就很容易出現(xiàn)問題，故圖書館本身都非常重視管理崗位的專業(yè)要求，但因?yàn)楣芾韻徫坏墓ぷ鳝h(huán)境比較枯燥、乏味，吸引不了年輕人，加之教育領(lǐng)域在這方面的人才輸出較少，所以多數(shù)愿意擔(dān)任圖書館圖書資料管理員的人多為中年人，而絕大部分中年人并沒有接受過圖書館圖書資料管理的專業(yè)教育，工作僅憑經(jīng)驗(yàn)。從這里可以看出，傳統(tǒng)圖書館圖書資料管理方法下人員專業(yè)水平得不到保障，這是當(dāng)下亟待解決的一大問題。

二、圖書館圖書資料信息化管理的積極作用

相較于傳統(tǒng)圖書館圖書資料管理方法，融合現(xiàn)代信息技術(shù)的信息化管理方法對管理工作有著積極作用，通過信息化管理能夠有效提高工作效率，并保障質(zhì)量，故圖書館有必要引入信息技術(shù)。為了讓圖書館認(rèn)識到這一點(diǎn)，下文將對信息化管理的積極作用進(jìn)行分析，論證信息化管理實(shí)施的必要性。

1.擺脫人工模式，改變?nèi)斯の恢?/p>

傳統(tǒng)圖書館圖書資料管理方法下，人工模式出現(xiàn)工作效率低下、工作負(fù)擔(dān)過大兩大問題，要解決這些問題就必須擺脫純粹的人工模式，通過能取代人工、高效率完成工作任務(wù)的技術(shù)手段，而現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)具備這樣的能力，將其引入圖書館管理就能擺脫人工模式。近些年我國在信息技術(shù)領(lǐng)域取得新突破，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)+智能技術(shù)方案的實(shí)用，該技術(shù)方案與以往信息技術(shù)方案最大的不同在于“自主性”，即大數(shù)據(jù)+智能技術(shù)方案中，大數(shù)據(jù)是龐大的數(shù)據(jù)集成體，包含領(lǐng)域內(nèi)所有數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)內(nèi)含復(fù)雜邏輯，弄懂其中邏輯就能夠?qū)κ挛镞M(jìn)行判斷，而智能技術(shù)能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)進(jìn)行分析，根據(jù)大數(shù)據(jù)來判斷現(xiàn)實(shí)事物，這一表現(xiàn)使得大數(shù)據(jù)+智能技術(shù)方案能夠投入工作中，取代人工展開一些工作。這一基礎(chǔ)上借助大數(shù)據(jù)+智能技術(shù)方案，圖書館可以實(shí)現(xiàn)以信息技術(shù)為主、人工為輔的管理模式，期間只要做好人機(jī)交互，就能通過技術(shù)手段完成工作，其優(yōu)勢在于全天候運(yùn)作、工作效率遠(yuǎn)超人工等。另外，因?yàn)榧夹g(shù)取代了人工，所以人工不用在面對巨大工作負(fù)擔(dān)，其位置從工作的執(zhí)行者轉(zhuǎn)向工作的管理者，負(fù)責(zé)操作技術(shù)系統(tǒng)即可，這個(gè)位置上的工作負(fù)擔(dān)是人工完全能夠承受的，因此人工位置更加合理，也說明圖書館有必要引入大數(shù)據(jù)+智能技術(shù)方案，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

2.打破時(shí)空壁壘，降低資料搜集難度

圖書館圖書資料信息化管理并不是單純地使用各種信息技術(shù)工作，除此以外，還有網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，即經(jīng)過多年的發(fā)展，我國互聯(lián)網(wǎng)的覆蓋范圍已經(jīng)十分廣泛，國內(nèi)絕大部分地區(qū)都有大量網(wǎng)絡(luò)用戶，這些用戶能夠在互聯(lián)網(wǎng)中交互信息，過程不受時(shí)空壁壘限制。根據(jù)這一特點(diǎn)得到啟發(fā)，圖書館可以通過網(wǎng)絡(luò)與其他地區(qū)的資料來源進(jìn)行聯(lián)系，利用網(wǎng)絡(luò)將實(shí)體資料轉(zhuǎn)化為電子資料，使資料能夠通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奖攫^，而后推出電子閱讀方式或者將電子資料再次轉(zhuǎn)化為實(shí)體資料。在此基礎(chǔ)上網(wǎng)絡(luò)打破了時(shí)空壁壘，資料搜集途徑得以拓寬，搜集難度自然下降。

3.轉(zhuǎn)變崗位專業(yè)要求，吸引專業(yè)人員

直接招收圖書館圖書資料管理人員確實(shí)難以保障人員專業(yè)水平，但結(jié)合信息技術(shù)，圖書館不再需要直接負(fù)責(zé)圖書館圖書資料的人員，更需要有能力管理、操作技術(shù)系統(tǒng)的人員，因此圖書館圖書資料管理員崗位的專業(yè)要求發(fā)生轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變會使得崗位待遇提高、工作環(huán)境提升，且正好與當(dāng)下熱門專業(yè)對口，因此崗位對于人員吸引力更大，圖書館也就得到專業(yè)人才支撐，不會再出現(xiàn)以往問題。與此同時(shí)，專業(yè)人員的加入能夠更好地發(fā)揮信息技術(shù)的作用，甚至還能創(chuàng)新信息技術(shù)在圖書館圖書資料管理工作中的應(yīng)用方式，推動圖書館圖書資料管理工作發(fā)展，這對圖書館而言意義重大。

三、圖書館圖書資料信息化管理實(shí)現(xiàn)策略與注意事項(xiàng)

1.實(shí)現(xiàn)策略

為實(shí)現(xiàn)圖書館圖書資料管理的信息化改革目標(biāo)，下文將對信息化管理實(shí)現(xiàn)策略進(jìn)行分析，策略分別為按需求設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)、建構(gòu)資源共享平臺、積極投入校企合作模式。

（1）按需求設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)

圖書館在圖書資料管理的信息化改革中，必須先設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上才能讓信息技術(shù)與工作相結(jié)合，因此系統(tǒng)設(shè)計(jì)非常重要，若存在問題會導(dǎo)致系統(tǒng)工作適用性降低，不能充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，故設(shè)計(jì)過程中要充分考慮圖書資料管理工作的需求，確保系統(tǒng)功能滿足所有需求。依照圖書館圖書資料管理工作的四大要點(diǎn)，相關(guān)信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備以下幾個(gè)功能：第一，必須具備圖書資料儲存及檢索功能，該功能主要用于儲存電子格式資料、實(shí)體資料相關(guān)信息（如實(shí)體資料所屬分類區(qū)、擺放位置等，以供用戶查閱、尋找）等，同時(shí)方便管理人員通過關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，予以管理工作支撐;第二，必須具備關(guān)鍵詞提取與分類匹配功能，該功能主要用于獲取圖書資料的關(guān)鍵詞、“標(biāo)簽”等信息，根據(jù)這些信息在邏輯上區(qū)分圖書資料，再將區(qū)分后的圖書資料與含有對應(yīng)關(guān)鍵詞、“標(biāo)簽”的分類項(xiàng)目對接，將圖書資料保存到對應(yīng)分類項(xiàng)中，實(shí)現(xiàn)智能分類、歸納。另外，在分類項(xiàng)設(shè)計(jì)中一定要設(shè)置“未知”項(xiàng)目，以便系統(tǒng)將無法進(jìn)行匹配識別的資料集中，人工代為處理即可，而且每次遇到“未知”資料，系統(tǒng)都會進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，確保下一次就能識別，不會給人工造成太多工作負(fù)擔(dān);第三，必須具備圖書資料維護(hù)信息展示功能，即信息技術(shù)無法直接對圖書資料進(jìn)行維護(hù)，故該項(xiàng)工作還是需要人工負(fù)責(zé)，但信息技術(shù)可以實(shí)時(shí)記錄人工維護(hù)結(jié)果，便于管理員了解圖書資料狀態(tài)，根據(jù)狀態(tài)進(jìn)行更換或采取其他應(yīng)對措施。另外，如果條件允許建議圖書館實(shí)施資料全電子化措施，這樣能夠直接免去維護(hù)的麻煩;第四，必須具備圖書資料入庫登記功能，該功能主要是利用圖書資料上的電子條碼來識別資料，人工只需要用設(shè)備掃描電子條碼即可完成登記，登記后系統(tǒng)會自動完成分類等工作，操作非常便捷。

（2）建構(gòu)資源共享平臺

為保障圖書館資料來源穩(wěn)定，建議圖書館借助網(wǎng)絡(luò)與其他圖書館、高校等資料來源協(xié)同建構(gòu)資源共享平臺，該平臺主要依托于電子格式資料的可無限復(fù)制性，讓平臺內(nèi)所有資料公開透明，平臺內(nèi)相關(guān)人員可以隨意獲取，能夠大范圍解決圖書館資料搜集難度大問題，更好滿足讀者的各種需求。資源共享平臺的建構(gòu)方法比較簡單，基本上只需要多方溝通并達(dá)成共享合作意見，即可建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)共享，但考慮到共享平臺內(nèi)存有大量資源，關(guān)系到多方利益，在平臺建構(gòu)過程中一定要做好內(nèi)外安全防護(hù)工作，例如通過封閉式設(shè)計(jì)避免平臺受外部攻擊，采用痕跡化管理方法確認(rèn)資料獲取方、時(shí)間點(diǎn)等，該項(xiàng)工作非常重要，不可忽視。

（3）積極投入校企合作模式

即使圖書館轉(zhuǎn)變崗位專業(yè)要求，使得崗位對專業(yè)人員有更強(qiáng)吸引力，圖書館還可能遇到招人困難的問題，諸如市場上對于專業(yè)人才的競爭比較大，一些中小型圖書館可能無法與大型圖書館競爭。針對這種現(xiàn)象，建議圖書館積極與高校合作，這樣能夠建立一條穩(wěn)定的人才輸送途徑，一方面能夠滿足高校人才培養(yǎng)需求，另一方面高校提供的專業(yè)人才能夠穩(wěn)定滿足圖書館人才需要，這對于保證圖書館長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。從這里可以看出，通過校企合作模式，圖書館能夠穩(wěn)定得到專業(yè)人才支撐，那么圖書館在人才上崗之后主要目的就是留住人才，這一點(diǎn)需要圖書館管理者進(jìn)行把控，確保專業(yè)人才支撐基礎(chǔ)穩(wěn)定，避免頻繁的人才變動，利于信息化技術(shù)作用發(fā)揮。

2.注意事項(xiàng)

信息化管理中有一個(gè)事項(xiàng)圖書館必須注意，就是信息設(shè)備的配置問題。信息設(shè)備配置直接關(guān)系到信息技術(shù)對圖書資料管理工作、對圖書館用戶的服務(wù)水平，例如信息設(shè)備配置低，導(dǎo)致工作系統(tǒng)經(jīng)常崩潰，工作效率就會慢，又或者導(dǎo)致圖書館用戶需要等待很長時(shí)間才能進(jìn)入系統(tǒng)查閱資料，任意現(xiàn)象都會給圖書館圖書資料管理工作造成不利影響，因此圖書館要做好信息設(shè)備配置，不能對其成本提出太過苛刻要求。

四、結(jié)語

綜上所述，圖書資料管理是圖書館的核心工作任務(wù)，該項(xiàng)工作質(zhì)量必須得到保障，但現(xiàn)實(shí)情況中工作受限于人工模式等因素，存在許多問題，故需要進(jìn)行信息化改革。改革中圖書館必須以充分發(fā)揮信息技術(shù)作用為目標(biāo)，采用相關(guān)策略進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)信息化管理，同時(shí)要注意信息設(shè)備配置等相關(guān)問題，建構(gòu)良好信息環(huán)境。通過信息化管理，圖書館圖書資料管理工作將更加高效，工作質(zhì)量水平及質(zhì)量穩(wěn)定性也能得到保障。

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（作者單位：淄博市圖書館）