探析新形勢下人事檔案在高校人力資源管理中的價值

丁艷艷

摘 要：人事檔案能夠為高校人力資源管理工作的有序開展提供充分有效的保障，即在明確人事檔案價值的基礎(chǔ)上，做好相對應(yīng)的管理工作，能夠達(dá)到提升高校人力資源利用率的目標(biāo)。與此同時，突出人事檔案的利用價值，可以消除高校人力資源開發(fā)期間面臨的相關(guān)風(fēng)險問題。因此，本文以新形勢下人事檔案在高校人力資源管理中的價值為切入點(diǎn)，進(jìn)一步結(jié)合高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀存在的問題，提出具體的管理措施，希望以此全面提高高校人力資源人事檔案管理工作的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：新形勢;人事檔案;人力資源管理;價值;管理措施

人事檔案作為高校開展人力資源管理工作的重要載體，詳細(xì)記錄了高校從業(yè)人員的基本信息，且其管理工作通常被視為高校人力資源管理工作的主要組成部分。值得注意的是，科學(xué)合理的人事檔案管理體系，可以幫助高校深入開發(fā)、合理配置人力資源，如果忽略人事檔案管理，則會對高校人力資源管理工作產(chǎn)生一系列不利影響。由此可見，人事檔案在高校人力資源管理工作中占據(jù)極其重要的地位及作用，在明確人事檔案價值的基礎(chǔ)上，可以有效提升高校人力資源管理工作的效率與質(zhì)量。此外，做好人事檔案管理工作，還可以幫助高校有效規(guī)避人力資源開發(fā)面臨的相關(guān)風(fēng)險問題，有利于進(jìn)一步調(diào)動相關(guān)從業(yè)人員對待日常工作的積極性及責(zé)任態(tài)度。因此，從高校人力資源人事檔案管理工作質(zhì)量水平全面提高角度考慮，本文針對“新形勢下人事檔案在高校人力資源管理中的價值”進(jìn)行分析研究具有重要的價值意義。

一、人事檔案與人力資源管理概述

所謂人事檔案管理，指的是事業(yè)單位在人事活動中，對職工基本信息進(jìn)行登記，具體涉及個人學(xué)歷、個人基本信息、家庭信息等。通過有效人事檔案管理，便于管理者全面了解職工的詳細(xì)信息，為具體工作決策提供參考。在實踐中，人事檔案管理內(nèi)容涉及檔案資料采集、保管、整理與利用等工作，是人力資源管理工作中不可缺少的一部分。而人力資源管理是基于資源投入的情況下，選擇合適方法對人力資源進(jìn)行培訓(xùn)、調(diào)配等，確保人力資源分配處于最佳狀態(tài)中，并要采取措施對人的思想、行為等進(jìn)行誘導(dǎo)，促使其在合適崗位中得以發(fā)揮出最大才能。

人事檔案管理隸屬于人力資源管理范疇，其能夠為事業(yè)單位人力資源管理工作有效開展提供詳細(xì)信息支持，例如：在人才選用、人才評價等方面，都可以從人事檔案中提取相關(guān)信息作為依據(jù)，以此最大限度地保證人才管理工作的有效性和針對性，進(jìn)而才能充分發(fā)揮事業(yè)單位人才資源優(yōu)勢，助力事業(yè)單位健康、長久發(fā)展。除此之外，有效的人事檔案管理工作，可以為事業(yè)單位人事制度實施賦能。具體來說，人力資源部門結(jié)合發(fā)展實際來制定最優(yōu)化的檔案管理制度，在充分挖掘人事檔案價值信息的前提下，實現(xiàn)事業(yè)單位各部門精誠合作，相輔相成，整體提高事業(yè)單位工作效率和質(zhì)量，為人力資源管理優(yōu)化發(fā)展奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。由此可見，事業(yè)單位人力資源管理和人事檔案管理息息相關(guān)，相互促進(jìn)，相互發(fā)展。

二、新形勢下人事檔案在高校人力資源管理中的價值分析

1.輔助人事決策

做好高校人力資源管理工作，其前提需全面掌握人事檔案相關(guān)信息資料。由此可見，人事檔案是保證人力資源管理工作有序開展的基礎(chǔ)。與此同時，人事檔案所包含的內(nèi)容相對豐富多樣，包括任免、工資、出國、離退休材料、處分材料、獎勵材料、加入黨團(tuán)材料、政審材料、學(xué)歷、評聘技術(shù)職務(wù)材料、鑒定考核、考察材料、自傳材料、履歷材料及其他類型材料等。并且，人事檔案全面真實詳細(xì)記錄個人從高中至現(xiàn)階段的成長過程、德才表現(xiàn)、學(xué)識水平等，準(zhǔn)確記錄著個人的基本信息，是性質(zhì)特殊的原始性材料信息。

從檔案本質(zhì)屬性角度來看，人事檔案具有真實性強(qiáng)、可靠性高等鮮明特點(diǎn)，是具有重要參考價值、憑證價值的資料信息。特別是對于高校而言，是否錄用教職工，開展政審工作期間，需詳細(xì)查閱其人事檔案信息。并且，在正式錄用后，職務(wù)晉升、職稱申報、因公出國政審、持續(xù)深造、年休假核定、退休審批均需翻閱相應(yīng)的人事檔案。因此，人事檔案可以向高校人力資源管理工作提供詳盡的背景資料，是人事決策的重要參照依據(jù)。相反，如果缺乏人事檔案，相關(guān)高校管理方則難以準(zhǔn)確把握教職工的個人信息，易導(dǎo)致出現(xiàn)人事決策失誤問題。由此說明，人事檔案是高校人力資源管理工作期間的重要判斷依據(jù)，其輔助人事決策價值作用顯著。

2.為制定合理科學(xué)的管理制度提供有效保障

高校人事管理實施的各項規(guī)章制度面向高校從業(yè)人員，而制定出更加符合人事管理需求的規(guī)章制度，則需全面了解、掌握高校從業(yè)人員的基本信息，保證覆蓋面廣、信息準(zhǔn)確的人事檔案能對人事管理規(guī)章制度的制定給予充分有效的支持。因此，完整的人事檔案能夠為高校制定客觀、科學(xué)的管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的支持，即管理決策人員在掌握全面準(zhǔn)確的人事檔案信息基礎(chǔ)上，立足高校自身管理需求，可得出準(zhǔn)確且符合實際情況的判斷結(jié)果，有助于進(jìn)一步形成切實可行、科學(xué)合理的管理機(jī)制，確保高校各項教育工作有序開展。此外，以人事檔案信息為基礎(chǔ)，制定相應(yīng)的管理機(jī)制，可以有效調(diào)動高校教職工的工作熱情及積極性，確保高校教職工能夠高質(zhì)量地完成本職工作。

3.有助于資源的合理開發(fā)利用

人力資源在生產(chǎn)力要素中占首要位置，普遍認(rèn)為人力資源與資金投入同屬有形資源，但是從細(xì)化角度來看，人力資源與有形資源之間仍存在較多差異。人力資源究其屬性來看，是有形資源與無形資源的結(jié)合體，即人力資源從性別、年齡結(jié)構(gòu)、數(shù)量等指標(biāo)來看屬于有形資源，但是從內(nèi)在價值、智慧、資源創(chuàng)造的知識形態(tài)方式存在的資產(chǎn)角度來看則屬于無形資源。人事檔案管理工作是高校人力資源管理工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，在持續(xù)完善、深入利用人力檔案資源的基礎(chǔ)上，不僅能夠為高校人力資源管理有序開展提供強(qiáng)有力的支持，而且還能夠充分挖掘高校教職工的內(nèi)在潛能，最大限度地發(fā)揮其工作能力，真正意義上做到合理分配人力資源。并且，人事檔案不僅存儲組織內(nèi)人力資源的基本信息，而且還是人力資源歷史及現(xiàn)狀的真實反映，說明高校管理方可以根據(jù)人事檔案信息，了解個人的過往經(jīng)歷，為保證人事管理成效提供強(qiáng)有力的支持與參照依據(jù)。此外，高校管理方對廣大教職工的認(rèn)知普遍來源于人事檔案，在具體考察認(rèn)證期間，人事檔案可以提供多方面的參照信息。因此，人事檔案可以向高校提供完整的背景資料，詳細(xì)記錄個人由高中階段至此的成長過程、德才表現(xiàn)、學(xué)識水平等，高校管理方經(jīng)查閱個人的人事檔案，可以完成判斷、考核及鑒定的任務(wù)，真正意義上做到人盡其才，合理配置人力資源，最終使高校人力資源、人事檔案管理質(zhì)量水平得到協(xié)同提高。

三、現(xiàn)狀下高校人事檔案管理工作存在的問題分析

雖然人事檔案在高校人力資源管理中的價值作用顯著，但是現(xiàn)狀下高校人事檔案管理工作仍存在一些較為明顯的問題?？偨Y(jié)起來，涉及的問題包括：

1.檔案管理制度有待完善

要想提高高校人事檔案管理工作的規(guī)范性及科學(xué)性，則有必要完善檔案管理制度。但是，現(xiàn)狀下部分高校在人事檔案管理制度方面尚且有待完善，具體表現(xiàn)為：其一，在缺少完善制度的支持下，檔案接收標(biāo)準(zhǔn)不夠細(xì)化，使檔案轉(zhuǎn)移期間易發(fā)生丟失問題。其二，高校人事檔案管理工作在新形勢下逐步朝向電子檔案管理方向發(fā)展，但是由于制度不夠完善，使人事電子檔案的收集、分析整理、歸檔存儲、后期開發(fā)利用均顯得不夠規(guī)范，進(jìn)而影響高校人事檔案管理工作的整體質(zhì)量效果。

2.管理方式方法滯后

在新形勢下，高校人事檔案管理工作需逐步從以往的紙質(zhì)管理方式方法向電子化、信息化、智能化管理方式方法轉(zhuǎn)變。但是部分人員長期受到傳統(tǒng)管理方式方法的影響，一時間難以適應(yīng)新時代的人事電子檔案管理工作模式，易使高校人事檔案管理工作方式方法呈現(xiàn)滯后現(xiàn)象。比如現(xiàn)代化人力資源管理數(shù)字系統(tǒng)建設(shè)滯后、集成化檔案信息管理模式未能及時推行等，均會影響高校人事檔案管理工作的質(zhì)量水平，對此需引起充分重視。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

在高校人事檔案管理工作開展期間，檔案管理人員發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所以提高檔案管理人員素質(zhì)水平非常關(guān)鍵。但是，由于缺少制度的約束、規(guī)范作用，部分檔案管理人員在日常管理工作當(dāng)中，易出現(xiàn)工作態(tài)度不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的情況。加上部分檔案管理人員自主學(xué)習(xí)意識淡薄，對新形勢下人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化管理技術(shù)方法缺乏了解及掌握，在此情況下便會在很大程度上影響高校人事檔案管理工作的質(zhì)量。由此可見，需采取有效措施，逐步提高高校人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平。

四、新形勢下人事檔案在高校人力資源管理中的具體應(yīng)用措施分析

如前所述，新形勢下人事檔案在高校人力資源管理中的價值顯著，體現(xiàn)在多個方面。但是，為了使高校人力資源人事檔案管理的質(zhì)量水平得到全面提高，還需結(jié)合現(xiàn)實問題，落實有效的管理措施。具體而言，主要管理措施如下：

1.健全人事檔案管理機(jī)制

為保證人事檔案的管理成效，高校方面需搭建健全的人事檔案管理機(jī)制，有效規(guī)范人事檔案管理工作細(xì)節(jié)，包括檔案信息搜集、分析整理、歸檔管理，還包括私密檔案的保管、后期利用及調(diào)動等，并遵循嚴(yán)格的制度化管理模式，以此有效提升人事檔案管理機(jī)制的執(zhí)行力度。與此同時，還需做好人事檔案信息登記、更新工作，特別是在檔案保管期間，需遵循合理科學(xué)的分類原則，從傳統(tǒng)的人員分類標(biāo)準(zhǔn)逐步向職能分類標(biāo)準(zhǔn)過渡。此外，還需根據(jù)高校擴(kuò)建規(guī)模，形成分類準(zhǔn)確全面且編排有序的分類體系，進(jìn)一步提升每卷人事檔案的實用性、真實性及完整性，以此確保人事檔案管理工作全面順利、有序開展。

值得注意的是，在健全人事檔案管理機(jī)制工作開展期間，還需適當(dāng)推動人事檔案管理法制化的建設(shè)進(jìn)程，以相關(guān)法制為基礎(chǔ)，定期改進(jìn)、完善相應(yīng)的管理機(jī)制，確保人事檔案管理工作有章可循、有據(jù)可循，即保證每一項工作程序均能夠遵循相關(guān)法律法規(guī)正常運(yùn)行。對此，高校方面可積極組織法制宣傳工作，增強(qiáng)檔案管理人員的法制意識，提升檔案管理人員對待檔案管理工作的自覺性，并遵循相應(yīng)的管理機(jī)制、法制規(guī)定，增強(qiáng)檔案管理人員對不同檔案真實性、完整性的甄別能力，真正意義上做到具象化、精細(xì)化完成各項審核工作，確保每一卷檔案信息均能夠準(zhǔn)確無誤登記。

2.搭建現(xiàn)代化人力資源管理數(shù)字系統(tǒng)

為有效維護(hù)高校人事檔案的完整性及真實性，相關(guān)高校必須充分重視人力資源管理，做好各部門之間的協(xié)調(diào)工作，搭建科學(xué)合理的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足各部門之間信息共享要求。同時，在創(chuàng)建校園網(wǎng)絡(luò)期間，需適當(dāng)將高校人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)及其他管理系統(tǒng)整合統(tǒng)一，形成一套便于信息交流、共享的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)。并且，推行開放化管理模式，符合現(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用要求，能夠消除影響人事檔案信息完整性的相關(guān)風(fēng)險因素，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理工作的質(zhì)量，使人事檔案信息得到多元化利用。

3.積極推行集成化檔案信息管理模式

傳統(tǒng)人事檔案普遍為紙質(zhì)檔案，為保護(hù)檔案資料，無文件授權(quán)人員不得隨意翻看，這在某種程度上保證了人事檔案的私密性，但是難以充分及時展現(xiàn)檔案資料的真實利用價值，且檔案信息的更新速度相對緩慢。因此，相關(guān)高校需靈活運(yùn)用數(shù)字技術(shù)方法，搭建集成化的檔案信息管理模式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，并在日后人事檔案管理期間，靈活運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方法，完成人事檔案的建立、更新工作，同步設(shè)置校園人事檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，添加相應(yīng)的信息查詢、檢索認(rèn)證渠道，以此滿足實時查詢?nèi)耸聶n案信息的要求，提高人事檔案調(diào)動利用效率，進(jìn)一步提升人事檔案信息資源的實用性及利用價值。

4.組建素質(zhì)水平高的人力資源人事檔案管理隊伍

目前大多數(shù)高校均建立了與自身教學(xué)目標(biāo)相匹配的教職工人事檔案管理系統(tǒng)，說明高校人事檔案管理崗位對人員技能素質(zhì)的要求相對嚴(yán)苛。因此，相關(guān)高校在開展人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作期間，需逐步提升管理人員的綜合素質(zhì)水平。具體而言，在人事檔案推行信息化管理工作期間，需重視提升管理人員自身的計算機(jī)操作技能，定期組織計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、考核工作，有效解決管理期間面臨的相關(guān)問題，最大程度上降低檔案信息更新、操作失誤等風(fēng)險，確保信息錄入的準(zhǔn)確性及安全性。此外，相關(guān)檔案管理工作人員需從根源上認(rèn)識到高校人事檔案管理的重要性及價值作用，保持高漲的工作熱情，增強(qiáng)責(zé)任意識，以此使高校人力資源人事檔案管理工作的質(zhì)量水平得到全面提高。

五、結(jié)語

綜上所述，基于新形勢下，人事檔案在高校人力資源管理中的價值作用顯著。對于高校人力資源管理部門，在開展人事檔案管理工作期間，則需遵循與時俱進(jìn)的基本工作原則，緊跟時代發(fā)展潮流，從根源上認(rèn)識到人事檔案對高校人力資源管理工作的重要性及必要性，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)方法，完善人事檔案管理機(jī)制，搭建現(xiàn)代化人力資源管理數(shù)字系統(tǒng)，積極推行集成化檔案信息管理模式，并組建素質(zhì)水平高的人力資源人事檔案管理隊伍等，以此使高校人力資源人事檔案管理工作質(zhì)量水平能夠得到全面提高，進(jìn)一步為我國高校整體事業(yè)水平的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉明明.基于人力資源管理視角的高校人事檔案管理探究[J].中國民族博覽，2021

[2]胡春玲.高校人事檔案管理模式改革創(chuàng)新的思路和措施[J].就業(yè)與保障，2020

[3]韓 超.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[4]張慧玉.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)[J].數(shù)字通信世界，2020

[5]喬文娟.論人事檔案在高校人力資源管理中的效用[J].中國民族博覽，2020

[6]楊舒然.試論基于現(xiàn)代人力資源管理視角下的高校人事檔案管理[J].中外企業(yè)家，2020

（作者簡介：魯北技師學(xué)院）