提升血站獻(xiàn)血人員檔案管理的有效路徑

李麗

摘 要：獻(xiàn)血人員檔案是血站檔案的重要組成部分，是血站開展宣傳招募、保障血液質(zhì)量和安全的重要信息支撐，受我國醫(yī)療技術(shù)水平、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息技術(shù)的日新月異發(fā)展和全面應(yīng)用，獻(xiàn)血人員檔案信息統(tǒng)計(jì)、利用壓力驟增使獻(xiàn)血人員檔案有效已成為單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展的重要保障。本文通過對血站檔案工作現(xiàn)狀分析，提出提升血站獻(xiàn)血人員檔案管理的路徑，健全血站獻(xiàn)血人員檔案管理制度體系;強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，完善歸檔管理，加強(qiáng)血站獻(xiàn)血人員檔案信息化;提升血站檔案管理人員素質(zhì)。對血站檔案科學(xué)管理和無償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展，有著重要的實(shí)踐意義與實(shí)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：提升;血站檔案管理;路徑

醫(yī)學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展使得臨床對血液的需求數(shù)量、質(zhì)量日益增長，血站檔案管理的工作也顯得越來越重要，血站既是特殊的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，也是我國醫(yī)療衛(wèi)生健康事業(yè)的重要組成部門，必須重視和做好血站管理工作。目前，我國基層血站獻(xiàn)血人員檔案數(shù)量巨大，時(shí)間特性明顯，隨著時(shí)間不斷積累，檔案存放、統(tǒng)計(jì)、利用操作起來十分困難，內(nèi)部工作量較大，形成種類繁多的檔案資料，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)很難滿足血站在突發(fā)事件中的應(yīng)急工作服務(wù)需求。血站獻(xiàn)血人員檔案不僅是記錄無償獻(xiàn)血挽救生命大愛的見證者，也是血站開展宣傳招募的信息支撐和保障血液安全和質(zhì)量的信息支撐;更是維護(hù)獻(xiàn)血者和用血者合法權(quán)益的法律依據(jù)，是血站舉證、維護(hù)自身權(quán)益的法律依據(jù)，更是血站寶貴的財(cái)富。因此，需要加大力度予以解決血站檔案管理部門工作中存在的主要問題。開展血站利用現(xiàn)代信息技術(shù)來支撐檔案管理的手段和過程，有效地提升血站檔案管理的工作效率和服務(wù)水平是一項(xiàng)迫在眉睫的任務(wù)，提升血站管理水平現(xiàn)代化有著積極的促進(jìn)作用。

一、血站獻(xiàn)血人員檔案管理的現(xiàn)狀與分析

獻(xiàn)血人員檔案是血站采供血業(yè)務(wù)工作中形成的獻(xiàn)血人員個(gè)人基本信息登記、獻(xiàn)血者篩選、血液采集、血液樣本檢測、血液成分制備、血液儲(chǔ)存、運(yùn)輸及血液質(zhì)量控制部門對采供血業(yè)務(wù)所有流程質(zhì)量控制關(guān)鍵點(diǎn)抽檢等信息的記錄，具有長期保存價(jià)值的原始記錄。檔案管理水平的高低直接影響血站檔案工作的效率及質(zhì)量，獻(xiàn)血人員檔案管理的最終目的是獻(xiàn)血人員檔案的有序化、包括對檔案實(shí)體和信息管理有序化。

第一，受檔案管理制度影響，檔案管理水平不高

血站獻(xiàn)血人員檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要完善的管理制度，目前，實(shí)際工作中僅僅只做獻(xiàn)血人員檔案資料的收集、管理、歸檔工作，缺少檔案分析，在接收檔案時(shí)，只有交接手續(xù)，缺少檔案質(zhì)量把控。日常檔案的保管缺乏定期檢查、核準(zhǔn)，做到賬物相等，對破損和字跡褪色的檔案，沒有及時(shí)復(fù)制修復(fù)。

第二，管理水平的影響，檔案實(shí)體質(zhì)量不高

傳統(tǒng)的獻(xiàn)血人員檔案管理，因血站獻(xiàn)血人員檔案數(shù)量龐大，主要工作內(nèi)容是收集、分類、整理、上架、著錄，統(tǒng)計(jì)其實(shí)只是對血站獻(xiàn)血人員檔案實(shí)體進(jìn)行簡單有序的管理。一是，造成獻(xiàn)血人員檔案收集意識(shí)淡薄、牽扯獻(xiàn)血辦公室、成分制備室、血液檢驗(yàn)室、血液儲(chǔ)存室、血液質(zhì)量控制室等多個(gè)室辦，很難保證應(yīng)收集的資料全部收集。二是，移交的獻(xiàn)血人員檔案資料缺乏鑒定甄別，具體表現(xiàn)在用紙不一、紙張大小不一、廢紙打印材料入檔;排版頂天立地不留裝訂余地;工作記錄用鉛筆、紅筆、圓珠筆劃改;必須簽名的地方有漏簽、錯(cuò)簽;修改內(nèi)容描述不全或表述不準(zhǔn)確;歸檔資料頁碼有漏打現(xiàn)象。嚴(yán)重影響獻(xiàn)血人員檔案質(zhì)量。三是，保存的獻(xiàn)血人員檔案以紙質(zhì)載體為主，容易對檔案實(shí)體造成損壞;四是，檔案庫房面積有限，獻(xiàn)血人員檔案單獨(dú)存放空間不足，影響檔案信息安全。

第三，血站信息管理服務(wù)被動(dòng)化

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的滲透，信息化技術(shù)手段已逐步運(yùn)用到血站各項(xiàng)管理工作中，獻(xiàn)血人員檔案信息管理作為血站檔案管理重要組成部分，常因信息化建設(shè)不足及常態(tài)化檔案管理表現(xiàn)出為管理而管理，使得獻(xiàn)血人員檔案呈現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分散化、碎片化、被動(dòng)化的管理及服務(wù)狀態(tài)，不利于檔案利用。

第四，獻(xiàn)血人員檔案管理手段落后，檔案人員素質(zhì)不高

血站獻(xiàn)血人員檔案管理工作需要專人管理，由于血站是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的事業(yè)單位和人員編制的影響，檔案管理人員力量薄弱，大多沒有經(jīng)過檔案專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。對獻(xiàn)血人員檔案的專業(yè)性、管理檔案要求、檔案資料收集、整理、裝訂、歸檔等業(yè)務(wù)不夠?qū)I(yè)，歸檔意識(shí)淡薄。往往還是一人管理甚至身兼數(shù)職，忽視了檔案專業(yè)知識(shí)和管理手段的更新，只能憑借經(jīng)驗(yàn)和理解開展工作。大量檔案資料靠手工著錄、檢索和查閱，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，加大檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。其次檔案收集、歸檔、保護(hù)、保密制度不健全，雖有制度但流于形式，執(zhí)行不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺少責(zé)任心。同時(shí)檔案人員隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化素質(zhì)參差不齊，與血站現(xiàn)代管理工作懸殊較大。檔案專業(yè)出身較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，高層次檔案專業(yè)人員較少，不適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理和血站發(fā)展，檔案管理人員素質(zhì)水平影響檔案管理水平。

二、提升血站檔案管理的有效路徑

1.建立健全血站獻(xiàn)血人員檔案管理制度體系

建立健全獻(xiàn)血人員檔案管理制度是血站檔案管理工作不可分割的重要部分，不僅有利于維護(hù)血站檔案完整、有效性 ，還有利于規(guī)范血站檔案管理工作，提升血站管理的整體水平。當(dāng)突發(fā)事件來臨，能否科學(xué)地進(jìn)行管理，對血站的發(fā)展至關(guān)重要。在當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)深化改革的形勢下，管理制度體系建設(shè)已經(jīng)被越來越重視，加強(qiáng)管理制度體系建設(shè)成為提高血站應(yīng)急能力的有效路徑。

血站檔案是血站采供血活動(dòng)中真實(shí)記錄和權(quán)威憑證，記載了廣大無償獻(xiàn)血者現(xiàn)場采集血液，血液檢測、制備、存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)热^程，是最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威和保存價(jià)值的。因此，根據(jù)血站檔案形成特點(diǎn)，按照檔案管理基本要求和《血站管理辦法》《血站質(zhì)量管理規(guī)范》制定全面規(guī)范的血站獻(xiàn)血人員檔案管理制度，可由辦公室牽頭組織會(huì)同各業(yè)務(wù)科室形成檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，圍繞血站采供血各項(xiàng)活動(dòng)，以提供檔案服務(wù)利用為目標(biāo)和前提，制定實(shí)施合理的血站檔案管理辦法和考核細(xì)則，立足“收集齊全、歸檔明確、管理科學(xué)”，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《中華人民共和國保密法》的基礎(chǔ)上制定《血站獻(xiàn)血人員檔案管理制度》《血站檔案信息安全管理制度》和《綜合檔案室工作職責(zé)》等制度，嚴(yán)格執(zhí)行《借閱登記制度》，檔案借閱人員認(rèn)真填寫借閱檔案登記表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱相關(guān)資料，不得將檔案借出檔案室，需復(fù)制相關(guān)資料在檔案室進(jìn)行復(fù)制，并嚴(yán)格登記，確保檔案實(shí)體及信息的絕對安全和規(guī)范。

同時(shí)將責(zé)任進(jìn)行細(xì)分，加強(qiáng)管理制度的執(zhí)行力，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，由分管辦公室工作的副站長主抓檔案管理工作，由辦公室具體管理，明確1名專職管理人員，一名輔助管理人員，并在各業(yè)務(wù)科室分別確定一名兼職檔案管理人員，建立責(zé)任到人的檔案管理責(zé)任體系。日常工作嚴(yán)格依法執(zhí)行各級(jí)各類檔案法規(guī)制度，不斷完善檔案管理工作， 完善檔案資源結(jié)構(gòu)，充分保障采供血各環(huán)節(jié)檔案資料齊全完整和安全保密，突出利用、開展編撰、挖掘檔案信息潛能，強(qiáng)化服務(wù)功能，保障機(jī)制，構(gòu)建科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度體系。

2.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，完善歸檔管理

血站檔案人員要增強(qiáng)自己的檔案工作意識(shí)，工作中不推脫，不敷衍了事。構(gòu)建科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度體系。立足“收集齊全、歸檔明確、管理科學(xué)”的要求，制定了《血站獻(xiàn)血人員檔案歸檔范圍》《血站獻(xiàn)血人員檔案工作流程》和對檔案的收集、整理、歸檔、立卷等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行培訓(xùn)。明確獻(xiàn)血服務(wù)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的重點(diǎn)和歸檔范圍。獻(xiàn)血人員檔案是采供血操作過程中業(yè)務(wù)的真實(shí)記錄，是獻(xiàn)血者個(gè)人及其捐獻(xiàn)血液的全部信息，具有追溯性，可提供每袋血液在采集、檢驗(yàn)、成分制備、儲(chǔ)存和運(yùn)輸過程中符合血液質(zhì)量安全的證明。是證實(shí)血站依法執(zhí)業(yè)、嚴(yán)格按照操作程序工作的重要證據(jù)。可嚴(yán)格按照檔案編制規(guī)范劃分檔案資料的歸檔具體范圍和歸檔資料質(zhì)量，杜絕檔案資料有破損、漏項(xiàng)等。從而確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。在獻(xiàn)血過程歸檔主要以血液采集《獻(xiàn)血前檢查記錄》《獻(xiàn)血登記表》和獻(xiàn)血血液初篩記錄和采血記錄等組成，站內(nèi)工作主要由血液成分制備、檢測、儲(chǔ)存、發(fā)放和運(yùn)輸組成獻(xiàn)血人員檔案重點(diǎn)部分，主要是血液樣本檢測報(bào)告、血液成分制備記錄、血液儲(chǔ)存記錄、血液發(fā)放記錄、血液冷鏈運(yùn)輸、獻(xiàn)血投訴等資料，涉及科室多，工作環(huán)節(jié)復(fù)雜，須應(yīng)收盡收，統(tǒng)一編號(hào)，分類管理。所有檔案均登記電子版索引目錄，方便查詢。

3.加強(qiáng)血站檔案信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)全方位檔案服務(wù)

采供血的安全，不僅直接影響人民群眾生命健康和社會(huì)穩(wěn)定，也是實(shí)現(xiàn)健康中國戰(zhàn)略和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系高質(zhì)量發(fā)展的重要內(nèi)容。

首先實(shí)現(xiàn)檔案信息資源安全管理制度建設(shè)，獻(xiàn)血人員檔案涉及獻(xiàn)血者的個(gè)人隱私，傳統(tǒng)檔案手工管理，檔案信息傳播速度慢、路徑單一相對較為安全。但隨著血站檔案的信息化發(fā)展，檔案信息將會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)登記著錄和提供利用，增加泄密風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對案卷的保管、保密，對檔案室實(shí)行精細(xì)化管理，與各業(yè)務(wù)科室簽訂《保密承諾書》，明確各室在檔案管理工作中的職責(zé)和任務(wù)。隨著當(dāng)前信息化時(shí)代不斷發(fā)展，要不斷利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，對檔案的安全提供保障，避免檔案在管理過程中出現(xiàn)信息泄密，造成血站運(yùn)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)。最重要的就是預(yù)防網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理過程中的安全水平。可借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能設(shè)置一些權(quán)限，將不同類型和安全級(jí)別的檔案進(jìn)行分開分層次保密管理，相關(guān)人員利用自己的權(quán)限進(jìn)行登陸著錄、調(diào)閱，提高檔案信息的安全性。其次根據(jù)經(jīng)費(fèi)少的實(shí)際情況，優(yōu)化配置資源。按信息化需要把現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造，建立信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的模式體系和利用采供血管理軟件發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，保障檔案信息安全和完整性，服務(wù)采供血生產(chǎn)、經(jīng)營、管理，通過不斷加強(qiáng)血站檔案信息化建設(shè)，將黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位無償獻(xiàn)血人員隊(duì)伍、企業(yè)無償獻(xiàn)血人員隊(duì)伍、學(xué)生無償獻(xiàn)血人員隊(duì)伍等資源整合在一起，依靠網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和大數(shù)據(jù)技術(shù)對獻(xiàn)血人員檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，形成一個(gè)互聯(lián)互通、高效便捷的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)行線上線下一體化服務(wù)平臺(tái)。并以此平臺(tái)為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)整體布局與安排，不僅為單位決策服務(wù)提供有力的支持，還可以預(yù)測識(shí)別獻(xiàn)血者，有針對性地及時(shí)對獻(xiàn)血者進(jìn)行動(dòng)員招募，加強(qiáng)固定無償獻(xiàn)血者隊(duì)伍和應(yīng)急獻(xiàn)血隊(duì)伍建設(shè)，利用檔案信息技術(shù)對現(xiàn)存檔案進(jìn)行管理和實(shí)現(xiàn)全方位檔案服務(wù)。提升獻(xiàn)血人員檔案利用的價(jià)值和服務(wù)水平。

4.提升血站檔案管理人員素質(zhì)

血站檔案人員是參與檔案管理的主體，應(yīng)具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)、保密意識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，了解血站業(yè)務(wù)，提升血站檔案管理人員素質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)的掌握，提高信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)操作技能，才能使檔案管理作用有效發(fā)揮。就血站目前來看，很難吸引這類復(fù)合型人才，只有從實(shí)際出發(fā)，固定一名檔案專職人員和多名兼職人員，明確各科室在檔案管理工作中的職責(zé)和義務(wù)，提升血站檔案管理水平。

首先，在選用檔案管理工作人員時(shí)，挑選具有較高思想覺悟、專業(yè)能力及業(yè)務(wù)水平的人員擔(dān)任檔案管理工作，作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，積極掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高自身專業(yè)水平。其次，加強(qiáng)對檔案在職人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)是目前和今后刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前是社會(huì)快速發(fā)展時(shí)期，新技術(shù)不斷形成，對檔案業(yè)務(wù)管理、服務(wù)也提出新要求。檔案日常管理工作主要包括檔案整理、保存和利用。

其中日常管理主要涉及收集、分類整理，編目、裝訂、裝盒、上架和文件修復(fù)等技能，血站可采取內(nèi)部開辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，以老帶新。對于不斷更新的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、血站科學(xué)知識(shí)，可采用送出去參加培訓(xùn)的方式，組織檔案專業(yè)理論技能培訓(xùn)，在特殊時(shí)期可使用計(jì)算機(jī)、手機(jī)通過互聯(lián)網(wǎng)多種平臺(tái)學(xué)習(xí)。

三是要學(xué)以致用。血站檔案專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)通過不斷利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、檔案軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，應(yīng)用到實(shí)際工作之中，用以促學(xué)、學(xué)用相長的有機(jī)統(tǒng)一、實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

三、有效提升血站獻(xiàn)血人員檔案管理的實(shí)踐意義

通過血站檔案管理的現(xiàn)狀與分析，帶給我們科學(xué)處理獻(xiàn)血人員檔案管理工作急需解決的路徑。提升血站獻(xiàn)血人員檔案管理，既可以減輕檔案專業(yè)技術(shù)人員的日常工作壓力，又能有效地提升了檔案管理質(zhì)量和效率，有效地發(fā)揮檔案管理在實(shí)際工作中的作用，提升檔案管理的科學(xué)應(yīng)用和整體管理水平，提升血站整體應(yīng)對突發(fā)事件的能力。加快信息化管理及信息技術(shù)對采供血事業(yè)的強(qiáng)力滲透。

通過對獻(xiàn)血人員檔案資料信息分析，陸續(xù)采用網(wǎng)絡(luò)信息、電話精準(zhǔn)預(yù)約、精準(zhǔn)定點(diǎn)獻(xiàn)血的方式招募獻(xiàn)血者，在最大程度上緩解了采供血矛盾，保障了獻(xiàn)血者的安全和用血者血液的安全。發(fā)掘、宣傳無償獻(xiàn)血活動(dòng)先進(jìn)人物和典型事跡，弘揚(yáng)愛心人士獻(xiàn)血救人的無私奉獻(xiàn)精神。擴(kuò)大“互聯(lián)網(wǎng)+無償獻(xiàn)血服務(wù)”覆蓋面，不斷完善電子獻(xiàn)血證服務(wù)功能，全面實(shí)現(xiàn)全國無償獻(xiàn)血者臨床用血費(fèi)用出院直接報(bào)銷減免。使無償獻(xiàn)血事業(yè)深入人心，保障血液安全供應(yīng)，形成全社會(huì)廣泛參與無償獻(xiàn)血的良好社會(huì)氛圍，從而促進(jìn)血站發(fā)展。

結(jié)語

總之，獻(xiàn)血人員檔案記載著無償獻(xiàn)血者熱血筑愛的全過程，獻(xiàn)血人員檔案管理作為血站檔案管理的重要組成部分，直接關(guān)系到血站應(yīng)對突發(fā)事件應(yīng)急能力和血站自身發(fā)展，因此，必須認(rèn)識(shí)到當(dāng)前獻(xiàn)血人員檔案管理工作在公共衛(wèi)生應(yīng)急管控中存在的問題，提高思想認(rèn)識(shí)水平，實(shí)施規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)血站檔案管理辦法，強(qiáng)化檔案信息化管理水平充分發(fā)揮血站的社會(huì)價(jià)值與作用。只有我們深刻反思，不斷學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)，血站檔案管理一定會(huì)躍上一個(gè)新的臺(tái)階。

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（作者單位：延安市中心血站）