電子簽章在工程項(xiàng)目電子文件歸檔中的應(yīng)用與思考

馬志怡

摘 要：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的法律效力是社會(huì)公認(rèn)的，尤其強(qiáng)調(diào)檔案原件才具有法律效力。隨著 《電子簽名法》 的頒布實(shí)施，電子簽名具有同等的法律效力。本文結(jié)合 《電子簽名法》 的有關(guān)規(guī)定，探究電子簽名在工程項(xiàng)目電子文件歸檔中的應(yīng)用，分析電子簽名在歸檔中遇到的難點(diǎn)，提出了檔案管理的前端管控以及校驗(yàn)軟件的開(kāi)發(fā)利用，以保證電子簽名文件的合法性、真實(shí)性和有效性。

關(guān)鍵詞：電子簽名;檔案;工程項(xiàng)目;應(yīng)用

在工程項(xiàng)目建設(shè)管理中，傳統(tǒng)的工程圖紙?jiān)谛纬蓵r(shí)需進(jìn)行打印、手寫(xiě)簽署。歸檔后的圖紙需進(jìn)行掃描、排架等多道工序。經(jīng)掃描數(shù)字化處理后的文件，因?yàn)槭艿皆O(shè)備以及人為操作因素的影響，掃描質(zhì)量難以達(dá)到理想的檔案利用效果;而作為“檔案憑證”，具有法律效力的還是紙質(zhì)版“原文件”，掃描件僅僅作為參考利用的手段。隨著信息化發(fā)展，電子文件可以通過(guò)技術(shù)手段從內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息同傳輸、遷移等電子化處理后與形成時(shí)的原始狀態(tài)保持一致，再通過(guò)加密、電子簽名等方式，讓電子檔案具有真實(shí)有效的憑證價(jià)值。因此電子簽名文件歸檔逐漸成了當(dāng)下檔案收、管、用的主流。

1 電子簽名的法律效力和意義

電子簽名是指數(shù)據(jù)電子文件中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)，是通過(guò)密碼技術(shù)對(duì)電子文件的電子形式的簽名，并非是手寫(xiě)簽名簡(jiǎn)單的數(shù)字圖像化，而是按照嚴(yán)密的數(shù)學(xué)原理形成的計(jì)算機(jī)代碼。利用它，能夠輕松確認(rèn)簽名者的身份，并驗(yàn)證該文件在簽署后有無(wú)修改。

2004年8月，全國(guó)人大常委會(huì)頒布 《電子簽名法》。該法的主要內(nèi)容包括總則、數(shù)據(jù)電文、電子簽名與認(rèn)證、法律責(zé)任、附則五個(gè)部分，明確了電子簽名、數(shù)據(jù)電文的含義，對(duì)數(shù)據(jù)電文的書(shū)面形式效力、原件效力、保存要求、證據(jù)效力進(jìn)行了規(guī)定，明確了安全電子簽名的效力、條件等事項(xiàng)。

《電子簽名法》 的作用在于解決了五個(gè)方面的問(wèn)題： 確立了電子簽名的法律效力;規(guī)范了電子簽名行為;明確了認(rèn)證機(jī)構(gòu)的法律地位及認(rèn)證程序;規(guī)定了電子簽名的安全保障措施;明確了電子認(rèn)證服務(wù)行政許可的實(shí)施機(jī)關(guān)。

《電子簽名法》 首次賦予電子簽名具有與手寫(xiě)簽字或者手工蓋章同等的法律效力。

2電子簽名在工程項(xiàng)目中發(fā)揮的作用

工程項(xiàng)目類(lèi)電子文件具有專(zhuān)業(yè)多、關(guān)系密切、數(shù)量大、標(biāo)準(zhǔn)化強(qiáng)、保密?chē)?yán)等特點(diǎn)。其形成部門(mén)廣泛，體系龐雜，要想保證其完整性、真實(shí)性、有效性、安全性、合法性，絕非易事。而電子簽名的出現(xiàn)，從源頭上保證了電子文件的合法性、真實(shí)性、有效性，對(duì)于檔案管理利用及作為合法憑證發(fā)揮了重大作用。

2.1電子簽名最大的優(yōu)勢(shì)在于保證文件的真實(shí)性、合法性

電子簽名需要簽名人使用個(gè)人私有密鑰通過(guò)軟件在圖紙上生成加密的簽名。簽名后，圖紙內(nèi)容完全不能進(jìn)行更改。如果更改，簽名自動(dòng)失效，形成JPEG格式。當(dāng)電子簽名后的圖紙進(jìn)行歸檔時(shí)，檔案管理員通過(guò)軟件對(duì)電子簽名人生成的信息進(jìn)行校驗(yàn)、比對(duì)、解密，以確認(rèn)電子簽名的有效性、真實(shí)性。這種電子簽名的圖紙保證了電子文件的原始性、安全性以及可追溯性，節(jié)省了檔案信息收集時(shí)間，提升了檔案管理部門(mén)工程類(lèi)項(xiàng)目檔案收集效率。

2.2電子簽名具有流動(dòng)性和可操作性

一個(gè)小小的KEY（注冊(cè)碼），設(shè)計(jì)人員在哪兒，名字就可簽到哪兒。傳統(tǒng)的紙質(zhì)工程圖紙，都需要設(shè)計(jì)人員進(jìn)行手簽。特別是上千張圖紙和圖紙會(huì)簽時(shí)，設(shè)計(jì)人員往往要簽上幾天才能完成。耗時(shí)耗力，效率極低。電子簽名有效地解決了這種困擾，設(shè)計(jì)人員可以批量電子簽名，三兩分鐘就能完成。如果涉及多人會(huì)簽圖紙問(wèn)題，設(shè)計(jì)人員無(wú)論在哪兒，只要有KEY，隨時(shí)可以完成電子簽名。從流動(dòng)性角度看，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使電子簽名突破了時(shí)空限制，在圖紙簽字或圖紙會(huì)簽方面，可以充分利用電子簽名的流動(dòng)性和便利性，讓簽名變得更為高效快捷。從可操作性層面看，電子簽名與傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽名不同，紙質(zhì)簽名需要簽字者在紙質(zhì)載體上簽字，一旦遇上成百上千張圖紙，簽名就變成了一項(xiàng)非常繁重的重復(fù)性工作，對(duì)簽字者是極大的考驗(yàn)。電子簽名則可通過(guò)批量簽字的方式快速完成簽名，大大提升了簽名效率，具有超強(qiáng)的可操作性。

2.3標(biāo)準(zhǔn)先行，成為電子簽章在工程項(xiàng)目電子文件應(yīng)用的有力依據(jù)

2015年5月實(shí)施的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中，明確了電子簽名的應(yīng)用要求，其中規(guī)定：“歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)采用電子簽名等手段，所載內(nèi)容應(yīng)真實(shí)和可靠。”可見(jiàn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的文件已經(jīng)無(wú)法滿足歸檔要求，而采用安全可靠的電子簽名后形成的電子文件既能確認(rèn)簽名人身份，還可以驗(yàn)證簽署后是否被修改，保證電子文件的真實(shí)性和完整性。因此，電子簽名在工程項(xiàng)目中的廣泛應(yīng)用，保證了工程項(xiàng)目電子文件歸檔移交合法化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件的“單套制”歸檔需求已逐漸成為“剛性需求”。曾經(jīng)設(shè)計(jì)人員抱著一堆圖紙到檔案部門(mén)存檔的情景已一去不復(fù)返了。

3工程圖紙電子簽名在項(xiàng)目檔案歸檔應(yīng)用過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

電子簽名在工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和管理過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。但目前看來(lái)，設(shè)計(jì)人員對(duì)電子簽名的應(yīng)用與歸檔沒(méi)有有效結(jié)合。一些設(shè)計(jì)人員未充分認(rèn)識(shí)工程圖紙電子簽名技術(shù)的先進(jìn)性和科學(xué)性，忽視了工程圖紙的質(zhì)量及簽章后文件的有效性，增加了工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收負(fù)擔(dān)。在實(shí)際工作中對(duì)電子簽名技術(shù)運(yùn)用得不夠合理，簽名失效、失敗屢見(jiàn)不鮮，增加了檔案驗(yàn)收壓力。

3.1工程圖紙電子簽名應(yīng)用時(shí)返簽率較高，給設(shè)計(jì)人員帶來(lái)煩惱

工程圖紙檔案有別于其他類(lèi)檔案，對(duì)圖紙內(nèi)容信息要求較高，在歸檔驗(yàn)收時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)圖紙中有錯(cuò)誤信息，就需要通知設(shè)計(jì)人員對(duì)圖紙內(nèi)容加以修改，修改正確后需要重新電子簽名歸檔。當(dāng)一張圖紙涉及多人簽署時(shí)，如果有一人簽章出現(xiàn)了問(wèn)題，或?qū)D紙進(jìn)行了改動(dòng)，那么電子簽名全部失效，圖紙上所有人都需要重新電子簽署。這不難看出電子簽名技術(shù)與工程項(xiàng)目檔案管理沒(méi)有深度融合。

3.2電子簽章技術(shù)開(kāi)發(fā)程度不夠

目前電子簽名技術(shù)大多在PDF格式下完成。設(shè)計(jì)人員在電子簽名前，需要先對(duì)CAD版工程圖轉(zhuǎn)換成原尺寸的PDF 格式，然后通過(guò)電子簽章軟件進(jìn)行電子簽名。這種做法，有時(shí)會(huì)因?yàn)檗D(zhuǎn)換尺寸未調(diào)整正確或者是字體形式不兼容，導(dǎo)致工程圖質(zhì)量出現(xiàn)損毀、失真。設(shè)計(jì)人員還需進(jìn)行返工。這給設(shè)計(jì)人員按時(shí)歸檔增加了難度。顯然，電子簽章軟件在技術(shù)應(yīng)用上缺乏實(shí)踐驗(yàn)證和合理優(yōu)化。

3.3因時(shí)間和空間不同，電子簽名信息無(wú)法驗(yàn)證

這主要有兩種情況，時(shí)間上，數(shù)字證書(shū)的有效期往往少于檔案的保管期限，因此會(huì)因?yàn)闀r(shí)間問(wèn)題導(dǎo)致數(shù)字證書(shū)失效。這時(shí)，即使保存電子檔案的系統(tǒng)能夠連接原電子簽名網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也不能起到驗(yàn)證簽名的作用?？臻g上，因?yàn)楣こ添?xiàng)目電子簽名檔案最終要交付項(xiàng)目業(yè)主方，可能會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)軟件的不同導(dǎo)致簽章失效或者是文件損壞等情況。這需要電子簽名技術(shù)手段能隨著時(shí)間和空間的變化而逐漸改進(jìn)和升級(jí)。

4工程圖紙電子簽名文件在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中的實(shí)踐與思考

新時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)與工程項(xiàng)目檔案管理的融合更為深入，電子簽名技術(shù)作為工程項(xiàng)目數(shù)字交付應(yīng)用和歸檔的重要手段，提升了項(xiàng)目檔案管理效率。在具體操作過(guò)程中應(yīng)重視工程項(xiàng)目檔案的前端控制，保證工程項(xiàng)目電子簽名文件順利通過(guò)校驗(yàn)，使工程項(xiàng)目檔案符合相關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，保證項(xiàng)目檔案順利歸檔;還應(yīng)結(jié)合工程圖紙簽名特點(diǎn)，對(duì)電子簽名軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，提升工程項(xiàng)目電子文件歸檔質(zhì)量。

4.1對(duì)工程項(xiàng)目電子簽名文件的檔案驗(yàn)收

電子簽名絕不是一個(gè)電子人名那么簡(jiǎn)單，而是需要較高水平的軟硬件支撐，防止其被篡改。作為檔案管理員，在收到電子文件的那一刻，電子簽名的校驗(yàn)是歸檔驗(yàn)收的重點(diǎn)，其次才是對(duì)圖紙內(nèi)容合格程度的管控。通常，檔案管理人員選用ACROBAT PDF或者與KEY相配套的軟件對(duì)電子簽名進(jìn)行校驗(yàn)。主要核實(shí)電子簽名人數(shù)字信息和簽字時(shí)間。對(duì)圖紙上電子簽名校驗(yàn)后再對(duì)圖紙內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，這其中包括工程的項(xiàng)目名稱(chēng)、裝置名稱(chēng)、項(xiàng)目號(hào)、文件號(hào)等。若其中的任何一項(xiàng)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)將電子文件返回設(shè)計(jì)人員進(jìn)行重新修改，重新進(jìn)行電子簽名，然后檔案管理員對(duì)修改好的文件再次校驗(yàn)。

此外，電子簽名的使用率在各個(gè)企業(yè)中參差不齊。當(dāng)遇到外委項(xiàng)目時(shí)，設(shè)計(jì)方可能沒(méi)有KEY，他們會(huì)采用手簽掃描或者貼圖片的形式進(jìn)行簽名。這種電子文件在歸檔時(shí)，一方面要求設(shè)計(jì)方出示正式的函，說(shuō)明簽署情況，另一方面由接收方的相關(guān)專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)人員對(duì)圖紙進(jìn)行審核，最后由審核人進(jìn)行電子簽章，這樣做才符合歸檔的基本要求。對(duì)合格的電子簽名文件，檔案管理員對(duì)電子文件加蓋檔案電子專(zhuān)用章。然后將這些合格的工程項(xiàng)目電子檔案按項(xiàng)目、裝置、專(zhuān)業(yè)等形式進(jìn)行分類(lèi)、組卷、整理、歸檔。

4.2工程項(xiàng)目電子簽名文件驗(yàn)收中的建議與思考

電子簽名的校驗(yàn)只是項(xiàng)目檔案歸檔管理中的一個(gè)環(huán)節(jié)，但電子簽名的有無(wú)決定著電子檔案的質(zhì)量，也是成品文件的有效憑證。按照工程項(xiàng)目檔案歸檔要求，設(shè)計(jì)人員將帶有簽章的電子文件放入歸檔的指定共享路徑下，然后在OA工程項(xiàng)目歸檔管理系統(tǒng)平臺(tái)上提交項(xiàng)目歸檔申請(qǐng)。經(jīng)過(guò)歸檔申請(qǐng)層級(jí)流轉(zhuǎn)后到達(dá)檔案管理部門(mén)，檔案管理人員根據(jù)文件路徑找到預(yù)歸檔的電子文件，按照檔案管理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件進(jìn)行校驗(yàn)。如果文件有問(wèn)題，便返回給設(shè)計(jì)人員，設(shè)計(jì)人員首先要按層級(jí)撤回電子簽名，然后對(duì)文件進(jìn)行修改，最后再重新進(jìn)行電子簽名。這種反復(fù)的電子簽名降低了項(xiàng)目文件材料的歸檔效率。有些設(shè)計(jì)人員不明白電子簽名的原理，直接在已經(jīng)電子簽名的文件上進(jìn)行修改，這種修改后的電子文件，電子簽名完全失效，該電子文件直接成為了JPEG格式;還有一些設(shè)計(jì)人員為了操作簡(jiǎn)便，在不影響電子簽名的情況下，通過(guò)PDF注釋功能添加文本信息，對(duì)電子文件錯(cuò)誤內(nèi)容進(jìn)行修改，然后進(jìn)行歸檔。這種行為依然違背了 《電子簽名法》 的規(guī)則，在原文件上進(jìn)行了修改，失去了原文件的真實(shí)性和完整性。

因此，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)成品文件高質(zhì)量歸檔，減少設(shè)計(jì)人員不必要的麻煩，就要從項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件歸檔的過(guò)程管控和軟件開(kāi)發(fā)上下功夫。

一是對(duì)工程項(xiàng)目預(yù)歸檔設(shè)計(jì)文件進(jìn)行前端控制。前端控制是指從檔案管理的要求出發(fā)，對(duì)電子文件的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計(jì)與創(chuàng)建之時(shí)，即在電子文件起始端就對(duì)電子文件進(jìn)行控制與管理，并貫穿于文件生成部門(mén)與檔案部門(mén)對(duì)電子文件管理的整個(gè)過(guò)程。這樣做旨在對(duì)工程項(xiàng)目電子文件生命周期全過(guò)程的管控，讓電子文件一出生就符合工程項(xiàng)目電子文件歸檔要求。

通常情況下，工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件編制要求都會(huì)體現(xiàn)在工程項(xiàng)目的開(kāi)工報(bào)告中。主要包括項(xiàng)目名稱(chēng)、裝置名稱(chēng)、系統(tǒng)單元名稱(chēng)、項(xiàng)目編號(hào)、文件編號(hào)等。這些信息在設(shè)計(jì)人員繪圖前，項(xiàng)目組應(yīng)與相關(guān)專(zhuān)業(yè)、檔案管理部門(mén)進(jìn)行商榷后形成完整合理的文件。設(shè)計(jì)人員依據(jù)開(kāi)工報(bào)告信息進(jìn)行有關(guān)設(shè)計(jì)繪圖。項(xiàng)目組和檔案管理員對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行全過(guò)程管控。特別是在電子簽名前，為了保證歸檔質(zhì)量，檔案管理員對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)成品文件的目錄、文表中所涉及的檔案號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、裝置名稱(chēng)、主項(xiàng)名稱(chēng)、文件名稱(chēng)以及與檔案驗(yàn)收要求有關(guān)的圖紙信息進(jìn)行抽樣檢查，對(duì)文表和圖紙中不符合歸檔要求的錯(cuò)誤信息反饋給設(shè)計(jì)人員進(jìn)行修改，保證歸檔文件的質(zhì)量，為設(shè)計(jì)人員順利歸檔把好關(guān)，鋪好路。

二是開(kāi)發(fā)電子校驗(yàn)軟件，給文件“把脈”。隨著檔案信息化管理，檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)訴求開(kāi)拓創(chuàng)新，挖潛增效，通過(guò)研發(fā)小軟件、小程序，從源頭上提高電子文件歸檔質(zhì)量，充分起到小軟件“大智慧”的作用。比如開(kāi)發(fā)CAD設(shè)計(jì)文件智能輔助檢查工具，解決設(shè)計(jì)人員電子簽名、歸檔中的麻煩，全面實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件智能標(biāo)準(zhǔn)檢查;CAD電子簽名的嵌入;“一鍵”圖紙目錄生成，“一鍵”CAD圖拆分合并、一鍵生成PDF文件等功能，全面提升設(shè)計(jì)人員出圖、簽名的效率，可大幅降低各環(huán)節(jié)人員工時(shí)消耗。

在無(wú)紙化辦公時(shí)代，電子簽名在工程項(xiàng)目中的廣泛應(yīng)用是大勢(shì)所趨。檔案已不再“紙上談兵”。與電子簽名、電子檔案相關(guān)的檔案信息化建設(shè)正在全面領(lǐng)跑檔案事業(yè)的發(fā)展。我們應(yīng)進(jìn)一步明確電子簽名在工程項(xiàng)目電子文件歸檔中應(yīng)用的思路和辦法，及時(shí)研究解決工作中遇到的實(shí)際困難和問(wèn)題，更好地發(fā)揮電子簽名對(duì)工程項(xiàng)目電子文件歸檔和工程項(xiàng)目建設(shè)的促進(jìn)作用。

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（作者單位：中國(guó)石化工程建設(shè)有限公司）