也談浸泡檔案搶救問題

馮惠普 莊惠彬

“2021年7月26日，鄭州天空放晴，在鄭州大學第一附屬醫(yī)院河醫(yī)院區(qū)，院方將此前被洪水浸泡過的檔案一份一份晾曬，鋪滿了整個院子。在7月20日鄭州遭遇罕見特大暴雨時，該醫(yī)院被洪水圍困，地下室進水，包括病案管理科等多個科室受損……”

這是原引中國新聞網(wǎng)上的一則新聞，這則新聞在“蘭臺群”中刷屏了。新聞稿配了若干圖片，展示工作人員整理晾曬檔案，路人查看晾曬檔案場景。被晾曬的檔案中，還有上世紀五十年代的珍貴檔案。

一、自然災害對檔案管理產生的影響

近年來，我國自然災害頻發(fā)，各地水災、臺風天氣異常，對各地區(qū)的檔案管理工作產生了深刻影響。檔案管理部門就應該主動應對自然災害，對其對檔案管理產生的影響也應該采取有效措施，對于被自然災害影響的檔案資源進行快速搶救和處理，爭取在最短時間內、最大范圍保護檔案信息資源安全。

首先，自然災害的頻發(fā)對檔案管理部門檔案管理提出了更高要求。近期我國氣候異常，例如鄭州洪澇災害、山西洪澇災害對各部門檔案管理都產生了重要影響。對于醫(yī)院而言，一旦遭受到洪澇災害，不僅會淹沒損壞各類儀器設備，同時也會浸泡珍貴的檔案資料。這些檔案資料既有記錄醫(yī)院在發(fā)展過程中的各項科研成果和重大歷史事件，也有與患者利益息息相關的各種診治檔案和科研數(shù)據(jù)。為此，醫(yī)院檔案管理部門必須對自然災害對檔案信息安全的影響給予足夠的重視，并安排專門的領導負責檔案管理工作，為檔案管理部門提供必要的空間和設施，確保檔案信息安全。

其次，自然災害要求檔案管理部門在檔案管理過程中制定有針對性的預防措施和搶救方案，一旦發(fā)生洪澇災害，醫(yī)院檔案管理部門必須緊急行動，對于浸泡的檔案進行積極搶救和維護。這樣才能夠在事件爆發(fā)初期，盡量將珍貴的檔案信息資料進行轉移，為后續(xù)搶救和維修創(chuàng)造有利條件。一旦珍貴的檔案信息資料長時間受到洪水的淹沒和浸泡，原有的字跡會變淡，甚至消失，無法發(fā)揮檔案原有的功能和作用。以醫(yī)院為例，要樹立全員參與搶救檔案的價值理念，一旦醫(yī)院被洪水浸泡，既要搶救病人和技術設備，也要將珍貴的檔案信息資料迅速向高處轉移，并嚴格地按照緊急預案和搶救方案，有步驟、有措施地落實各項工作。盡可能地將寶貴的檔案信息資料保存下來。

二、浸泡檔案搶救現(xiàn)實意義

對于醫(yī)院檔案管理部門而言，檔案被浸泡并不意味著檔案信息資源的完全消失，應采取有力措施，盡可能地對浸泡檔案進行搶救。盡量運用更為現(xiàn)代的技術手段，恢復檔案信息數(shù)據(jù)，確保檔案信息仍能夠發(fā)揮作用和價值。

首先，浸泡檔案搶救有助于對紙質檔案信息資源的保護。浸泡檔案會對原有紙質檔案的字跡產生破壞性影響，特別是洪澇災害裹挾著大量的泥漿和雜物，一旦長時間浸泡在水中，輕則檔案字跡變得模糊，部分檔案信息丟失。重則檔案內容全部毀壞，無法恢復原貌。因此醫(yī)院檔案管理部門必須考慮到可能爆發(fā)的各種自然災害。必須充分認識到對浸泡檔案搶救的必要性和重要性。搶救浸泡檔案不僅是檔案管理部門的責任，應該上升到醫(yī)院發(fā)展高度。如果僅僅依靠檔案管理部門對浸泡檔案進行搶救，勢必會浪費寶貴的搶救時間。要形成多個部門聯(lián)動，通過對浸泡檔案的及時搶救搶修，盡可能保護紙質檔案原有的信息，盡量為醫(yī)院發(fā)展和患者切實維護醫(yī)院發(fā)展和患者的合法權益。

其次，浸泡檔案搶救有助于對珍貴檔案信息資源的后續(xù)開發(fā)和利用。通過利用現(xiàn)代技術手段對浸泡的檔案進行及時搶救，能夠有效避免醫(yī)院檔案信息全部毀壞，盡量降低洪澇災害對檔案管理產生的損失。醫(yī)院檔案管理部門在浸泡檔案搶救過程中既要結合浸泡檔案具體情況，制定切實可行的搶救方案，也要明確浸泡檔案搶救的價值和作用，這樣才能夠進一步激發(fā)檔案管理人員搶救浸泡檔案的積極性和主動性。通過對浸泡檔案信息及時搶救，能夠為后續(xù)檔案信息資源的利用開發(fā)提供數(shù)據(jù)素材，也能夠為紙質檔案轉換成為數(shù)字檔案創(chuàng)造條件。未來隨著醫(yī)院檔案信息化的不斷推進，大量紙質檔案必須由原來的紙質形式轉變成為數(shù)字形式。通過對浸泡檔案的有效搶救，能夠為檔案信息化建設提供必要的檔案信息基礎。

三、浸泡檔案搶救的主要方法

自然災害難以預料，在檔案保管工作的實踐中，因為洪水、地震等突發(fā)事件導致紙質檔案被水浸泡的情況會有發(fā)生，由于紙質檔案的特性，若不及時搶救，將會使檔案遭到嚴重損害，造成難以挽回的損失。這則新聞引起了檔案同人的關注，主要問題在以下兩方面：

（一）檔案浸水后，是否可以晾曬

水浸后的檔案需要迅速而正確的搶救方式，目的是防止檔案繼續(xù)受到損失?？焖儆行У木戎畏绞侥苁贡凰莸募堎|檔案的損失程度降低，合理選擇搶救方法非常重要。自然晾干法是一種傳統(tǒng)的干燥方法，適用于受災數(shù)量不大，受潮情況輕微的情況。如果大量紙質檔案水淹嚴重，直接暴曬干燥后會使紙張粘連硬結，形成我們常說的“檔案磚”。所以如果檔案大量被水浸泡，就要采取更專業(yè)有效的方式進行搶救。

常見的搶救方法，首先要去污泥。自然災害引起的水從外界進入庫房，水中難免帶有泥沙等污濁物質，需要先用軟毛刷蘸水對紙質檔案進行清水清洗。主要針對有泥沙污物處小心清洗，避免過多摩擦及搬動過程對檔案造成二次傷害。去污后要把檔案平展放置，等待進一步減濕干燥處理。

一般的干燥方式：1、去濕機干燥。去濕機干燥法要求房間密閉條件好，用大功率去濕機或者多臺小型去濕機，給水浸檔案創(chuàng)造持續(xù)低濕，并且適當增加溫度的環(huán)境，以達到使檔案中的水分迅速蒸發(fā)而干燥的目的。這種方法相對容易操作，檔案搶救后不容易變形，是比較常用的方法。2、遠紅外干燥。使用遠紅外器對檔案進行干燥處理速度更快，效率更高。但是操作過程要嚴格按操作規(guī)程進行，避免損傷紙張。

水浸紙質檔案的搶救不能急功近利，需要一個漫長的過程。有些檔案庫房發(fā)生檔案浸水事故后，會立即將受損檔案進行緊急低溫冷凍，為下一步搶救贏得時間。不論采取怎樣的辦法，都要注意盡量減少對受損檔案的二次傷害。

（二）檔案庫房可否設置在地下室

2019年1月1日起施行的國家檔案局發(fā)布的 《機關檔案管理規(guī)定》 中明確規(guī)定，“檔案庫房”不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

檔案庫房設置在大樓的地下室是不符合管理要求的，根據(jù) 《規(guī)定》 中的要求，庫房要在二層以上。按照南方的氣候特點，檔案庫房最好設置在更高層位置，以防止南方特有的梅雨潮濕天氣對檔案保管的影響。

由地下室設置檔案庫房可以看到，鄭一附院對檔案管理重要性的重視度遠遠不夠，更沒有認識到突發(fā)事件發(fā)生后要怎樣應急處理。檔案業(yè)務人員的業(yè)務知識方面也有待提高。水浸檔案陽光下暴曬的方式足以引起檔案人諸多思考。

“記錄歷史，傳承文明”的檔案不論在任何時代都具有非常重要的意義。鄭一附院是百年醫(yī)院，一個世紀以來多少醫(yī)德高尚的醫(yī)生用大醫(yī)精誠的精神鑄就了救死扶傷的輝煌。這一本本病例檔案就是幾代鄭一附院人對這百年歷史的記錄，對后來人的意義是不可估量的。我們檔案人應該承擔起自己的責任，保管好、保護好珍貴的檔案，這在

《檔案法》 中可以找到明確的指導標準。

第一，采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 《中華人民共和國檔案法》 第十九條，按照國家有關規(guī)定配置適宜檔案保存的的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全。檔案管理部門要嚴格落實檔案法，對于檔案管理的相關要求，為檔案管理部門配備必要的庫房，同時要對庫房的物理環(huán)境進行升級，確保庫房有安全的防盜門窗，安裝必要的監(jiān)控設備，對庫房全局能夠實時監(jiān)控，同時選擇的庫房要盡量遠離地面，避免因洪澇災害影響庫房的檔案信息安全。醫(yī)院主要領導也要按照檔案法的相關要求，為醫(yī)院檔案管理部門配備相應的軟件設施。進一步提升醫(yī)院檔案管理的信息化，現(xiàn)代化水平，引進先進的技術設備，實現(xiàn)對紙質檔案的數(shù)字化轉型。通過建立檔案管理平臺和大數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案信息資源的高效儲存以及有效管理、開發(fā)、利用。

第二，檔案館和機關、團體、企事業(yè)單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力。按照國家政策相關要求，醫(yī)院檔案管理部門也應該制定符合醫(yī)院檔案管理的安全工作機制以及預防突發(fā)事件的應急方案，加強對檔案安全風險管理力度，進一步提升管理人員的檔案安全意識和檔案安全應急處置能力。在遇到突發(fā)事件時，能夠按照應急院的相關要求及時落實相關應急措施，并在其他部門的配合下及時地對受到洪澇災害影響的各類檔案信息資源進行合理處置，確保檔案信息資源安全。

第三，《檔案法》 第四十四條，檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織發(fā)現(xiàn)本單位存在檔案安全隱患的，應當及時采取補救措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應當及時向檔案主管部門報告。第四十五條，檔案主管部門發(fā)現(xiàn)檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織存在檔案安全隱患的，應當責令限期整改，消除檔案安全隱患。醫(yī)院主要領導應當經(jīng)常對檔案管理相關情況進行及時過問，對于醫(yī)院檔案管理存在的安全隱患和安全問題要及時討論研究，并拿出切實可行的方案。對于醫(yī)院無法解決的檔案安全問題應及時地向醫(yī)院主管部門報告，請專業(yè)的檔案部門對本單位存在的檔案安全隱患排查進行指導，并及時購進先進的技術設備和硬件設施，彌補檔案安全隱患。醫(yī)院檔案部門工作人員也要認真落實檔案管理的相關制度要求，切實將檔案工作與安全管理相結合，確保檔案信息安全。

檔案安全不容忽視，檔案保護是檔案工作的重要組成部分，檔案管理要確保檔案內容完整、保證檔案信息真實、延續(xù)檔案的生命，檔案工作者任重道遠。

（作者單位：省屬改制企業(yè)檔案托管中心、中共白山市委老干部局）