公路工程檔案管理中存在的問題及對(duì)策建議

摘 要：當(dāng)前，公路工程檔案管理中存在一些問題，影響其作用的正常發(fā)揮。我們應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，積極探索檔案管理新模式，強(qiáng)化管理措施，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高公路工程檔案管理工作的水平，保障城鄉(xiāng)建設(shè)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公路工程;檔案管理;問題;建議

公路工程檔案是公路建設(shè)等工作中直接產(chǎn)生的真實(shí)記錄，是第一手資料，既維護(hù)公路歷史發(fā)展歷程的真實(shí)性，又對(duì)公路規(guī)劃建設(shè)、工程質(zhì)量保障起到指導(dǎo)、監(jiān)督、保護(hù)作用，同時(shí)也是今后公路改造的科學(xué)依據(jù)。解決公路工程檔案管理工作中存在的問題，健全和完善公路工程檔案管理工作機(jī)制，充分發(fā)揮公路工程檔案在公路規(guī)劃、建設(shè)等工作中的重要作用，為城鄉(xiāng)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，是我們重要的課題。

1建立公路工程檔案的重要性

近年來，白城市公路交通發(fā)展迅速，公路等級(jí)顯著提高，形成了以市區(qū)為中心，以國(guó)、省道路為主骨架，以縣鄉(xiāng)公路為脈絡(luò)的公路網(wǎng)。我所在的白城市公路管理處作為全市公路交通建設(shè)主管部門，以從事公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理為主，在公路建設(shè)中取得了令人矚目的成就。工作中，產(chǎn)生了大量的公路工程檔案，這些檔案信息比較全面地記載和反映了白城公路發(fā)展歷程全貌。

公路工程檔案是公路規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中自建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開始直至竣工驗(yàn)收過程中所形成的具有保存、查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。為進(jìn)一步提高公路工程質(zhì)量，規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)過程中各項(xiàng)施工技術(shù)資料，加強(qiáng)公路項(xiàng)目管理，市公路管理處依據(jù) 《公路建設(shè)監(jiān)督管理辦法》 和 《交通檔案管理辦法》，建立了公路工程檔案。公路工程檔案是公路項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的基礎(chǔ)性材料，反映項(xiàng)目質(zhì)量、安全和計(jì)量管理的基本情況，是落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量責(zé)任追究制度，保障工程質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，對(duì)加強(qiáng)公路工程項(xiàng)目管理、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、建成后工程管理、運(yùn)行、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值，是可追溯體系的基本手段和依據(jù)。

1.1有利于推進(jìn)公路工程建設(shè)

公路工程檔案是公路工程建設(shè)的一個(gè)縮影，反映公路建設(shè)的全過程。加強(qiáng)公路工程檔案管理，有利于及時(shí)全面了解工程建設(shè)情況，促進(jìn)公路工程建設(shè)的順利進(jìn)行。前期的工程檔案為工程建設(shè)提供了必要的決策信息，對(duì)公路工程的規(guī)劃建設(shè)、質(zhì)量保障起著重要的指導(dǎo)作用。

1.2有利于加強(qiáng)公路工程監(jiān)督

加強(qiáng)公路工程檔案管理，有利于加強(qiáng)對(duì)公路工程的監(jiān)督。因?yàn)樗钦鎸?shí)記錄公路建設(shè)發(fā)展情況的第一手資料，反映了公路工程建設(shè)的真實(shí)性，作為公路工程管理基礎(chǔ)的工程檔案管理，有利于抑制當(dāng)前公路工程領(lǐng)域腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3有利于公路工程的維護(hù)及改擴(kuò)建

公路工程檔案資料是一種重要的資源，通過對(duì)公路工程檔案的規(guī)范化管理，有利于提高同類型工程管理的水平，而且還是今后道路規(guī)劃、維修及改擴(kuò)建、大中修等不可缺少的科學(xué)依據(jù)。

2當(dāng)前白城市公路工程檔案管理工作存在的主要問題

在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，在檔案工作人員的努力下，白城市公路工程處檔案管理工作相對(duì)規(guī)范，檔案資源利用較充分，為本系統(tǒng)乃至行業(yè)發(fā)展提供了較好服務(wù)。但還存在一些問題，影響檔案和檔案部門作用的發(fā)揮。

2.1公路工程項(xiàng)目單位對(duì)公路工程檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

一些公路工程項(xiàng)目單位對(duì)公路工程檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在公路工程施工過程中，只意識(shí)到公路工程質(zhì)量的重要性，卻對(duì)公路工程檔案收集、保管等工作重視不夠，認(rèn)為文字材料收集、保管等環(huán)節(jié)既麻煩又繁瑣，已建立的公路工程檔案也存在應(yīng)付檢查和竣工驗(yàn)收的想法，在檢查和驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)檔案資料管理不當(dāng)、收集不齊全、內(nèi)容不規(guī)范等問題;也沒有專門的檔案室，檔案資料隨意擺放，填寫不規(guī)范，字跡潦草，隨意涂改，現(xiàn)場(chǎng)資料和試驗(yàn)室資料不同步，質(zhì)檢資料不完整，影像資料不規(guī)范等問題。

2.2公路工程檔案收集不齊全、格式混亂不規(guī)范

由于公路工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，參建單位多，各參建單位檔案管理方法不同，致使一些公路工程檔案收集不齊全，部分重要公路工程檔案未得到妥善保管。檔案資料收集不全、丟失，待工程竣工驗(yàn)收時(shí)，根據(jù)檢查內(nèi)容現(xiàn)補(bǔ)材料，真實(shí)性不能得到保證。檔案資料應(yīng)當(dāng)是工程施工過程的真實(shí)記錄，但少數(shù)施工單位忽視平時(shí)的資料收集和積累，一旦工程驗(yàn)收需要匯總時(shí)，突擊整理，匆忙湊合，隨意編造，應(yīng)付過關(guān)，有的簽字出自一人之手，致使資料可靠性不強(qiáng)。公路工程檔案內(nèi)容豐富，形成主體復(fù)雜，編制人員素質(zhì)參差不齊，因此檔案的質(zhì)量也就高低有別，一些不符合規(guī)范的做法，必將為檔案以后的保管和利用帶來隱患。

2.3行政管理部門對(duì)施工單位監(jiān)管力度不夠

公路管理處在公路工程檔案管理工作中雖然做了很多工作部署，提出了一些具體要求，但缺乏硬性的獎(jiǎng)懲措施，只是提出問題，限期整改，導(dǎo)致公路工程檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)展緩慢。對(duì)施工單位檔案管理機(jī)制的建立缺少監(jiān)督和考評(píng)，施工單位沒有完善的公路工程檔案管理機(jī)制體系，即使有的施工單位建立了管理機(jī)制體系，也存在執(zhí)行不到位情況。這使公路工程檔案資料的收集與整理難以保證與公路工程施工建設(shè)同步進(jìn)行，也可能造成有關(guān)公路工程檔案資料嚴(yán)重缺失，在一定程度上制約了公路工程檔案資料管理工作的深入有序發(fā)展，影響了公路工程建設(shè)及日后維護(hù)使用。

究其原因：一是各參建施工單位對(duì)公路建設(shè)工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不夠，一些施工單位重視現(xiàn)場(chǎng)的工程建設(shè)質(zhì)量，忽視工程建設(shè)資料的收集整理，重視現(xiàn)場(chǎng)的工程建設(shè)進(jìn)度，忽視工程建設(shè)資料的管理利用。二是工程檔案管理體系不夠完善、檔案管理機(jī)制不夠健全，行政主管部門對(duì)檔案管理的內(nèi)容、范圍和考核目標(biāo)規(guī)定的也不夠具體，崗位責(zé)任制沒有真正落到實(shí)處，各項(xiàng)制度執(zhí)行不到位。三是監(jiān)督管理機(jī)制被忽視。在公路工程建設(shè)檢查驗(yàn)收時(shí)，往往只注重公路工程建設(shè)的實(shí)體質(zhì)量，忽視公路工程檔案的重要性，缺少針對(duì)公路工程檔案的檢查、督促和指導(dǎo)，管理手段落后，公路工程檔案信息化建設(shè)滯后，直接影響了公路工程檔案管管理工作的質(zhì)量和水平。

3做好公路工程檔案管理工作的對(duì)策建議

我們應(yīng)站在對(duì)歷史和公路工程建設(shè)事業(yè)負(fù)責(zé)的高度，看待公路工程檔案管理工作，采取有效的對(duì)策措施，積極加以推進(jìn)。

3.1加強(qiáng)宣傳，組織指導(dǎo)，為公路工程檔案管理工作提供有力保障

加強(qiáng)對(duì)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人和各參建施工單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的宣傳教育工作，組織好指導(dǎo)培訓(xùn)工作，以召開座談會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、約談項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人等形式，宣傳公路工程檔案管理工作的重要性和必要性，增強(qiáng)公路工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)公路工程檔案管理工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自覺建立公路工程項(xiàng)目建設(shè)檔案。重視公路工程檔案管理工作，即是公路工程建設(shè)工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也是重視公路事業(yè)發(fā)展的體現(xiàn)。應(yīng)切實(shí)提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，特別是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的重視程度，保證對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的投入，例如資金投入、人員配備、硬件配置等方面，不斷提高公路工程檔案管理的水平。通過規(guī)范公路工程檔案管理工作，使公路工程檔案資料信息更加全面、精確、簡(jiǎn)練、直觀，并富有針對(duì)性，讓更多的人從檔案利用、服務(wù)工作的實(shí)踐中看到公路工程檔案真正的利用價(jià)值和作用。

3.2加強(qiáng)監(jiān)管，夯實(shí)基礎(chǔ)，整體提升公路工程檔案管理工作水平

公路行政主管部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)管好用好公路工程檔案的重要意義，擔(dān)負(fù)起對(duì)各參建單位監(jiān)督監(jiān)管的責(zé)任，在檢查工程進(jìn)度、施工質(zhì)量、工程考核和評(píng)比時(shí)，要同步檢查公路工程檔案的收集、整理和歸檔等情況，對(duì)公路工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)驗(yàn)收歸檔文件資料的質(zhì)量和完整性，對(duì)存在的問題提出改進(jìn)意見，限期整改。建立公路工程檔案超前管理模式，即檔案材料的收集、整理和保管在公路工程項(xiàng)目組織體系組建初期就必須開始，公路工程檔案管理工作和工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。各參建單位要樹立“三納入”“四同步”的管理模式?！叭{入”即將文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項(xiàng)目建設(shè)的各項(xiàng)程序中，納入項(xiàng)目管理計(jì)劃中，納入有關(guān)部門工作人員的職責(zé)范圍中?！八耐健奔丛陧?xiàng)目前期籌備時(shí)同步提出文件材料歸檔要求，在項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)同步提出文件材料形成積累歸檔要求，并寫入有關(guān)合同、協(xié)議條款中，在檢查項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)查看文件材料收集工作是否同步，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)同步驗(yàn)收項(xiàng)目檔案管理情況。通過這些工作，努力做到公路工程檔案收集齊全，整理規(guī)范，確保公路工程建設(shè)竣工時(shí)，公路工程檔案資料保存的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和可用性。

3.3建立制度，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)公路工程檔案管理正常秩序

加強(qiáng)公路工程檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范化管理工作，制度建設(shè)是前提保障。要使公路工程檔案管理工作步入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，應(yīng)根據(jù) 《中華人民共和國(guó)檔案法》 及公路工程項(xiàng)目建設(shè)行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，建立健全公路工程建設(shè)項(xiàng)目單位的 《檔案員崗位責(zé)任制》 《檔案收集和立卷歸檔制度》 《檔案借閱利用制度》 《檔案保管制度》《檔案保密制度》 等規(guī)章制度，對(duì)公路工程檔案資料的收集、立卷、管理、利用及安全保密等事項(xiàng)建立嚴(yán)格的制度加以約束，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范，同時(shí)建立健全公路工程檔案目標(biāo)管理考評(píng)體系。公路工程檔案是公路工程項(xiàng)目建設(shè)的重要內(nèi)容之一，關(guān)系到檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和工程交竣工驗(yàn)收的順利進(jìn)行。公路工程建設(shè)中涉及的所有工程建設(shè)單位及工作人員，往往工程檔案管理工作不在同一水平線上，進(jìn)行目標(biāo)管理考評(píng)，是檢驗(yàn)檔案工作成效如何、質(zhì)量高低的有效手段，可以做到宣傳先進(jìn)，鞭策后進(jìn)的作用，有利于提高公路工程檔案管理整體水平。

3.4善于用人，提高能力，加強(qiáng)公路工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

公路工程檔案管理人員是公路工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料的管理者，這需要根據(jù)形勢(shì)的要求，有組織有計(jì)劃地對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管，提供利用。因此，應(yīng)對(duì)檔案人員進(jìn)行思想教育，使他們真正喜歡上這份職業(yè)，有干好本職工作的熱情和強(qiáng)烈的責(zé)任感，具有較高的政治思想素質(zhì)、綜合業(yè)務(wù)能力和較強(qiáng)的愛崗敬業(yè)的精神。公路行政管理部門應(yīng)成立公路工程檔案管理專項(xiàng)技術(shù)指導(dǎo)小組，按屬地管理原則，對(duì)公路工程檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，通過組織參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，把檔案管理人員的素質(zhì)提升起來，真正地解決人員素質(zhì)低的問題。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)范公路工程檔案的格式，正確填寫公路工程檔案信息，確保檔案格式正確、內(nèi)容規(guī)范。工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等五個(gè)部分立卷歸檔。公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案管理人員應(yīng)收集該項(xiàng)目所涉及的上級(jí)批文、土地合同、報(bào)建資料、工程合同（包括設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同、施工合同等）以及各類文書。公路工程項(xiàng)目竣工后，檔案管理人員應(yīng)將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有保存利用價(jià)值的文字、影像、圖表等資料和電子文檔收集、歸納、整理，按文件類別進(jìn)行分類、編號(hào)、裝盒、標(biāo)識(shí)，立卷歸檔，確保公路工程檔案齊全完整、規(guī)范有序。公路工程檔案管理水平的高低，很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)，因此，在公路工程檔案管理中應(yīng)堅(jiān)持以能力為主的用人原則，針對(duì)公路工程檔案管理的專業(yè)性，定期開展崗位培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。還應(yīng)使檔案管理人員有一種踏實(shí)的工作作風(fēng)，把檔案管理人員各種積極的、有效的工作方式方法充分地利用起來，爭(zhēng)取多方面提高檔案管理人員的素質(zhì)能力和工作水平。

總之，公路工程檔案是公路工程建設(shè)的一個(gè)縮影，它反映著公路建設(shè)的全過程。公路工程檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、細(xì)致、基礎(chǔ)的工作，各級(jí)部門、各參建單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)公路工程檔案管理工作的重要性和必要性，對(duì)公路工程檔案管理工作建章立制，營(yíng)造良好的建檔環(huán)境，提高公路工程檔案工作管理的水平，最大限度地發(fā)揮公路工程檔案在公路建設(shè)和城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]吉偉. 公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理理論與方法[M].北京：人民交通出版社股份有限公司，20171201.

[2]賴予瀅.淺談如何加強(qiáng)高速公路施工單位檔案管理[J].建筑知識(shí)，2016，05（27）：77—78.

[3]張付華. 《關(guān)于公路工程檔案管理問題與對(duì)策分析》[J].城建檔案，2015，07（25）：264—265.

[4]韓雪輝. 《公路工程檔案管理存在問題及對(duì)策》[J].赤子（上中旬），2015，08（05）：189—190.

[5]郭忠寶. 《淺談高速公路工程檔案管理問題及對(duì)策》[J].北方交通，2014，05（28）：125—126.

作者簡(jiǎn)介：裴蘊(yùn)哲（1983— ），吉林省白城市公路管理處辦公室副主任，從事文秘綜合、檔案管理工作。