國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的要點(diǎn)分析

摘 要：國(guó)有企業(yè)一般會(huì)以項(xiàng)目為依托來(lái)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，以便提升自身的盈利和競(jìng)爭(zhēng)能力。只有關(guān)注國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目管理的核心要點(diǎn)，采取科學(xué)化的管理方式，才能提升項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和效率。本文主要闡述了國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案研究的必要性、存在的問(wèn)題和改進(jìn)要點(diǎn)，供參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);項(xiàng)目檔案;管理;要點(diǎn)

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的具有保存利用價(jià)值的各種形式的歷史記錄。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過(guò)程中形成大量的文件材料，為使項(xiàng) 目檔案齊全完整準(zhǔn)確，企業(yè)需要一套行之有效的管理制 度。一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目檔案管理需要遵循一定的原則，也有 學(xué)者專門(mén)針對(duì)項(xiàng)目檔案管理的特殊屬性提出“三同步” “三參加”以及“三納入”等基本原則。國(guó)有企業(yè)所涉及的項(xiàng)目數(shù)量較多，有的規(guī)模很大，給項(xiàng)目檔案管理提出較 高要求，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。因此，國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理人 員須根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)分析，才能確保項(xiàng)目檔案管理 工作的科學(xué)發(fā)展。

1項(xiàng)目建設(shè)檔案研究必要性分析

社會(huì)的不斷發(fā)展對(duì)國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)以及戰(zhàn)略創(chuàng)新提出了更高要求。在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，國(guó)有企業(yè)起著重要的支撐作用。隨著國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)的不斷推進(jìn)，項(xiàng)目檔案管理的難度也在相應(yīng)增加。明確研究項(xiàng)目建設(shè)檔案的必要性，對(duì)于采取有效措施確保國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展，破解這一難題，十分重要。

1.1有助于提升國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理成效

通過(guò)對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案研究必要性分析，能夠進(jìn)一步明確國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理重點(diǎn)，對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理流程、管理方式方法進(jìn)行優(yōu)化和完善，并結(jié)合國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題提出合理化建議，提升國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理成效。隨著國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量和水平的提升，能夠?yàn)閲?guó)有企業(yè)其他工作開(kāi)展提供更有針對(duì)性、系統(tǒng)性、完整性的檔案信息資源，有助于國(guó)有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1.2有助于國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用

新時(shí)代，國(guó)有企業(yè)發(fā)展面臨的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了深刻變化，特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，國(guó)有企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)主導(dǎo)地位，就需要掌握更全面的項(xiàng)目信息，更好地對(duì)未來(lái)發(fā)展前景進(jìn)行預(yù)測(cè)。這要求國(guó)有企業(yè)對(duì)項(xiàng)目檔案信息資源進(jìn)行研究和分析，并借助現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案信息資源的有效整合，結(jié)合國(guó)有企業(yè)未來(lái)主導(dǎo)項(xiàng)目以及發(fā)展前景形成專門(mén)課題，提煉出有價(jià)值的檔案信息，助力企業(yè)發(fā)展。

1.3有助于推進(jìn)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理產(chǎn)生了深刻影響，有必要與時(shí)俱進(jìn)，積極推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)外部影響因素進(jìn)行分析。而在分析過(guò)程中必然會(huì)需要對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行研究，并形成有針對(duì)性的意見(jiàn)建議，在推進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程中既能引進(jìn)相對(duì)先進(jìn)的信息技術(shù)，切合國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)際需要，同時(shí)也能避免不必要的資源浪費(fèi)，節(jié)約項(xiàng)目檔案管理成本。

2國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問(wèn)題

目前，部分國(guó)有企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中還存在著主觀重視程度不足，現(xiàn)代信息技術(shù)引入滯后，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后等問(wèn)題，影響了項(xiàng)目檔案管理工作的推進(jìn)，也在一定程度上弱化了國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量。

2.1部分國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)緩慢

當(dāng)前部分國(guó)有企業(yè)對(duì)于項(xiàng)目檔案管理重視程度不足，沒(méi)有圍繞國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際需要形成宏觀規(guī)劃和專門(mén)課題，且由于在制度機(jī)制和人才保障方面支持力度不足，導(dǎo)致部分國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)緩慢。一方面，部分國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)觀念落后，認(rèn)為國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展能夠起到的作用有限，因此在選擇傳統(tǒng)管理模式和現(xiàn)代管理模式方面，很多企業(yè)管理者更傾向于前者，以為沒(méi)有必要投入大量的人力、物力、財(cái)力推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)，增加管理成本。另一方面，部分國(guó)有企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中只是單純購(gòu)買了先進(jìn)設(shè)備，沒(méi)有后續(xù)資金投入，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)斷檔，影響整體信息化建設(shè)質(zhì)量。此外，在具體實(shí)施過(guò)程中，由于人才、資金難以及時(shí)足額到位，加之缺少相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，難以充分調(diào)動(dòng)參與國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)工作人員的積極性和主動(dòng)性，在具體制度落實(shí)方面還存在著麻痹大意、隨意性強(qiáng)等問(wèn)題，很多制度機(jī)制難以發(fā)揮引導(dǎo)性和約束性作用，致使國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)展遲緩。

2.2部分國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)落后

無(wú)論是對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔管理進(jìn)行分析和研究，還是推進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，都需國(guó)有企業(yè)檔案管理人員的具體參與和實(shí)施。但從目前看，部分國(guó)有企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理方面沒(méi)有重視人才隊(duì)伍建設(shè)，在一定程度上影響了項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量。一方面，部分國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員年齡較大，專業(yè)素質(zhì)較差，難以有效地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)提升國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量。部分國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員是從其他崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，很多人員已經(jīng)接近退休年齡，將其分配到項(xiàng)目檔案管理崗位，變相為其退休提前做好準(zhǔn)備，認(rèn)為國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理崗位工作清閑，對(duì)人員能力要求素質(zhì)偏低，這也就客觀上造成了國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員能力偏低，難以契合當(dāng)前國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際訴求。另一方面，在國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中，缺少系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，很多檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，缺乏對(duì)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化項(xiàng)目及檔案信息化管理意識(shí)，在檔案工作開(kāi)展過(guò)程中，更傾向于用傳統(tǒng)方法和思路開(kāi)展工作，對(duì)于項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)表現(xiàn)出一定的排斥情緒，能力和素質(zhì)難以契合當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際訴求，也難以對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理出現(xiàn)的各種問(wèn)題提出合理化建議，弱化了人才在國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)方面的作用。

2.3部分國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)不完善

國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，但目前在項(xiàng)目管理進(jìn)程中軟硬件設(shè)施建設(shè)還相對(duì)滯后。從硬件設(shè)施看，一些國(guó)有企業(yè)未給項(xiàng)目檔案管理提供必要的工作場(chǎng)所，也沒(méi)有圍繞新時(shí)代國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)際需要對(duì)現(xiàn)有的場(chǎng)所和環(huán)境進(jìn)行升級(jí)，鋪設(shè)必要的靜電地板，完善相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)線路，引進(jìn)先進(jìn)的檔案設(shè)備、計(jì)算機(jī)，未安裝必要的監(jiān)控設(shè)備和除濕等設(shè)備。由于相應(yīng)的硬件設(shè)備不到位，難以為國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理提供硬件支撐，也難以確保國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案信息資源安全。從軟件設(shè)施看，無(wú)論是推進(jìn)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程，還是實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用，都需要完善的軟件支持。但目前部分國(guó)有企業(yè)在軟件系統(tǒng)建設(shè)方面投入的資金不足，很多系統(tǒng)都已經(jīng)老化，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案信息資源的全面收集和正常管理利用。加之沒(méi)有與有實(shí)力的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行合作，對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和改造，軟件系統(tǒng)很難契合新時(shí)代國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際需要，也難以對(duì)大量的國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案信息資源進(jìn)行整合，無(wú)法結(jié)合國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的具體需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的基本要點(diǎn)分析

國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理是國(guó)有企業(yè)管理工作的重要組成部分，對(duì)國(guó)有企業(yè)發(fā)展起著至關(guān)重要作用，新時(shí)期有必要結(jié)合國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目管理基本要求，對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，主動(dòng)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，積極推進(jìn)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程。應(yīng)加大對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升國(guó)企業(yè)項(xiàng)目管理人員綜合能力和素質(zhì)，更好地服務(wù)企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作。還應(yīng)完善國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理軟硬件設(shè)施，搭建國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理平臺(tái)，為項(xiàng)目檔案信息資源開(kāi)發(fā)、利用和共享提供載體。

3.1積極引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理信息化模式

信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，也讓大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等影響了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。項(xiàng)目檔案如再使用傳統(tǒng)的文檔管理方法會(huì)非常麻煩，而且還容易出現(xiàn)錯(cuò)漏等現(xiàn)象。筆者認(rèn)為，國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，充分契合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展的基本態(tài)勢(shì)，進(jìn)行更多的創(chuàng)新。其中大數(shù)據(jù)管理模式的引入，就是全面提升國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量和管理效率的一個(gè)重要手段。它能夠比較系統(tǒng)化地進(jìn)行整體的歸類管理，不僅很難出現(xiàn)錯(cuò)漏現(xiàn)象，還能極大地為公司的運(yùn)營(yíng)帶來(lái)便利。

目前，很多的文字資源、圖片資源可以朝著運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行管理的方向轉(zhuǎn)化，這樣可以大大縮短國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案信息調(diào)取的時(shí)間，提升利用價(jià)值。而且項(xiàng)目檔案的存儲(chǔ)作業(yè)也會(huì)變得更加便捷，文字錄入的效率會(huì)更高。在幾秒的時(shí)間之內(nèi)，管理人員就可以迅速地實(shí)現(xiàn)檔案的錄入和提取。傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)文檔是檔案管理的核心要素，如果管理人員出現(xiàn)疏忽或是管理不到位，就會(huì)導(dǎo)致部分文件的遺漏甚至是丟失?；诖髷?shù)據(jù)的背景環(huán)境進(jìn)行檔案信息化管理平臺(tái)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，可以讓紙質(zhì)文獻(xiàn)變成云端的電子文獻(xiàn)，為“永久性”保存項(xiàng)目檔案創(chuàng)造了更好的環(huán)境。

同時(shí)，在大數(shù)據(jù)平臺(tái)系統(tǒng)的支撐之下，管理人員可以調(diào)用各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料，在此過(guò)程中自動(dòng)生成全新的檔案使用歷史記錄，這對(duì)于檔案管理的安全化發(fā)展也十分有益，可以為后續(xù)各項(xiàng)檔案活動(dòng)的實(shí)施和推進(jìn)創(chuàng)設(shè)環(huán)境。項(xiàng)目檔案信息化管理平臺(tái)系統(tǒng)可以對(duì)檔案的使用權(quán)限、修改權(quán)限等進(jìn)行限定，可以約束信息的借閱者群體只能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行瀏覽，卻不能隨便修改。借助大數(shù)據(jù)的交互性，可以很好地滿足國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的精細(xì)化需求，能夠精準(zhǔn)向利用者提供授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息內(nèi)容。

3.2全面提升國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員素養(yǎng)和操作技能

國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，除了大數(shù)據(jù)資源的引入，還要依賴于管理人員的支撐。隨著檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步，整個(gè)社會(huì)以及各行各業(yè)對(duì)于檔案工作人員專業(yè)技能和核心素養(yǎng)的提升也給予了更多的關(guān)注。這也就意味著國(guó)有企業(yè)應(yīng)該注重培訓(xùn)和引導(dǎo)，以確保項(xiàng)目檔案管理人員的技能和素養(yǎng)呈現(xiàn)出不斷提升的良好態(tài)勢(shì)。只有這樣，才能讓這些管理人員更好地服務(wù)于項(xiàng)目檔案管理工作。一方面，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該注重招募專門(mén)的、專業(yè)出身的項(xiàng)目檔案管理人才。通過(guò)專業(yè)化人才的引入，提升項(xiàng)目檔案管理工作的精準(zhǔn)性。就國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，很多人員都不是檔案管理專業(yè)出身的，甚至有些管理人員還兼任其他職務(wù)，導(dǎo)致管理人員精力分散，影響工作效率的提升。另一方面，國(guó)有企業(yè)還應(yīng)該注重對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理人才的培訓(xùn)。積極推動(dòng)培訓(xùn)內(nèi)容的延伸和拓展，例如，檔案管理的基本要點(diǎn)、大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用、項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用、檔案管理人員的核心素養(yǎng)等內(nèi)容，都應(yīng)該成為廣大管理者學(xué)習(xí)的關(guān)鍵元素。通過(guò)全方位的培訓(xùn)為國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的人才支撐。

3.3完善國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理軟硬件平臺(tái)

首先，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理設(shè)備的配備。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的的引入必然依托于互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行及存儲(chǔ)硬件就很重要，國(guó)有企業(yè)需要為檔案管理部門(mén)配置好基礎(chǔ)硬件設(shè)施。其次，國(guó)有企業(yè)需要提高安全意識(shí)，重視網(wǎng)絡(luò)及大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)作全程的安全性管理，做好對(duì)病毒、黑客入侵事件的預(yù)防，提升檔案數(shù)據(jù)管理的安全性。筆者認(rèn)為，構(gòu)建科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息化管理平臺(tái)是國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的必要前提。應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況，國(guó)有企業(yè)應(yīng)開(kāi)發(fā)各功能板塊，并要求平臺(tái)內(nèi)部控制流程簡(jiǎn)單化、透明化。

外界社會(huì)環(huán)境的不斷變化必然會(huì)讓國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理面臨更多的挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的背景環(huán)境下，國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理也有了新的發(fā)展方向。我們應(yīng)針對(duì)現(xiàn)實(shí)環(huán)境，為未來(lái)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)行更深入的探索和研究。技術(shù)的不斷發(fā)展也需要我們?cè)谶@個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行不斷的探索和研究。只有本著創(chuàng)新和動(dòng)態(tài)發(fā)展的基本理念來(lái)對(duì)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展進(jìn)行思考，才能更好地推動(dòng)國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作向前發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：李海霞（1975— ），陜西核昌機(jī)電裝備有限公司館員，研究方向：檔案管理。