城市房屋建筑檔案管理的探討

王芹

摘 要：在建筑工程中，城市房屋建筑是一項(xiàng)需要花費(fèi)長時(shí)間才能完成的任務(wù)，需要掌握好房屋建筑各環(huán)節(jié)，確保工程質(zhì)量。城市房屋建筑檔案是開展城市規(guī)劃與建設(shè)管理的主要資料，同時(shí)還記錄了社會(huì)管理的主要信息，對推動(dòng)城市建設(shè)有重要作用。本文通過對城市房屋建筑檔案管理的特征與表現(xiàn)形式、作用與現(xiàn)狀等方面分析，提出了城市房屋建筑檔案管理策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：城市;房屋建筑;檔案管理;表現(xiàn)形式;對策

城市發(fā)展必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)律，與城市發(fā)展特征相符，如若要讓城市得到良好發(fā)展與建設(shè)，就需要對城市檔案管理信息加以有效指導(dǎo)。城市房屋建筑檔案管理作為城市管理的核心構(gòu)成部分，我國有關(guān)人員對其進(jìn)行了深入研究，得到了很大的進(jìn)步。不過，由于當(dāng)前城市房屋建筑檔案管理已然無法滿足城市發(fā)展所需，出現(xiàn)了諸多問題，造成城市房屋建筑檔案管理水平無法得到有效提升，因此對城市房屋建筑檔案管理進(jìn)行探討是很有必要的。

一、城市房屋建筑檔案管理特征

1.動(dòng)態(tài)化

城市不管是繁盛還是衰落，均在隨時(shí)經(jīng)歷著持續(xù)變化的過程，作為全面記錄城市發(fā)展變化過程的城市房屋建筑檔案，記錄著城市房屋建筑信息，有著動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)。所謂動(dòng)態(tài)化，即規(guī)定檔案管理可以及時(shí)提供真實(shí)反映城市房屋建筑管理情況的最新動(dòng)態(tài)信息，充分發(fā)揮出檔案信息的時(shí)效性。

2.長效化

對城市房屋建筑檔案儲(chǔ)存管理，我國盡管尚未有相關(guān)法律規(guī)章制度給予清晰的規(guī)定，不過作為房地產(chǎn)開發(fā)商在建設(shè)結(jié)束后也需要嚴(yán)格根據(jù)要求，構(gòu)建房屋建筑檔案管理，其檔案建立時(shí)間與儲(chǔ)存時(shí)間可以自行確定，按照各地區(qū)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。

3.復(fù)雜化

城市具有功能多元化的綜合特征，決定了城市房屋建筑檔案管理復(fù)雜性。城市房屋建筑檔案牽涉到城市規(guī)劃與建筑管理、環(huán)保和抗震救災(zāi)等各方面與專業(yè)領(lǐng)域，涵蓋了城市房屋建筑各種類型，還有圖像和文字等各種形式的記錄，其復(fù)雜性不可言喻。

4.權(quán)威化

城市房屋建筑檔案實(shí)則是房屋建設(shè)合同，有著一定的法律效力，是施工方合同履行的有效保障，對未來房屋在實(shí)際應(yīng)用中產(chǎn)生的問題，也是一種比較好的查詢方式，根本原因在于其記錄了城市房屋建筑工程建設(shè)的整個(gè)過程。

二、城市房屋建筑檔案管理表現(xiàn)形式

1.橫向

所謂橫向表現(xiàn)，即房屋建筑形態(tài)與水平等在空間方面的表現(xiàn)。第一，小康型房屋建筑，這一類建筑具備視覺感官與完善的基礎(chǔ)設(shè)施，家庭人口房屋建筑需求可以基本滿足。第二，貧困型房屋建筑，這類建筑視覺感官比較混亂，缺乏完整的基礎(chǔ)設(shè)施，功能也參差不齊，通風(fēng)、采光性有待提升，嚴(yán)重者還有一部分建筑變成了危險(xiǎn)房屋建筑。第三，富裕型房屋建筑，具備優(yōu)質(zhì)的視覺感官和健全的基礎(chǔ)設(shè)施，還有十分舒適的居住環(huán)境和優(yōu)美的生活環(huán)境。

2.縱向

城市房屋建筑檔案表現(xiàn)形式之一就是縱向表現(xiàn)，即建筑文脈與情況等于時(shí)間上的表現(xiàn)。（1）古代房屋建筑。1840年以前建立的房屋就是古代房屋建筑，而它的表現(xiàn)形式一般為石墻、屋頂、懸山墻等，和大自然和睦相處，于建筑形式以及建筑色彩上均有體現(xiàn)。（2）近代房屋建筑。也就是1911年前建設(shè)的房屋，這種建筑是中國古代房屋建筑被外來文化影響而構(gòu)成的中西方相融的房屋建筑表現(xiàn)形式。（3）現(xiàn)代房屋建筑。在近代以后修建的房屋建筑就是現(xiàn)代房屋建筑。第一，民國房屋建筑。近代至1949年，在城市發(fā)展過程中，中國多數(shù)建筑基于傳統(tǒng)形式結(jié)合了西方的文化。中國傳統(tǒng)建筑模式受鋼筋混凝土建筑所沖擊，不過主要形式依舊采用了我國傳統(tǒng)建筑形式。第二，新中國房屋建筑。在新中國成立以后建立的房屋。這一階段還分成：一是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)房屋建筑階段，時(shí)間為1949到1978年，城市里面被很多的紅磚墻充斥著;二是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型階段，在1978到1994年，這一階段城市房屋建筑建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)圖集建造被充分運(yùn)用，形式比較單一，很多使用了水洗石與白棉磚進(jìn)行墻面裝飾;三是市場經(jīng)濟(jì)階段，在1994年后，該階段中國促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)，取締福利分房，中國城市規(guī)劃水平提高，同時(shí)持續(xù)使用新的材料和技術(shù)，房屋建筑有了進(jìn)一步的發(fā)展。

3.公共服務(wù)

（1）簡陋的公共服務(wù)用房。公共房建已然無法滿足城市規(guī)劃發(fā)展所需，具有很多特點(diǎn)，比如：成色比較破舊、設(shè)施不足等。（2）普通公共服務(wù)用房。這種建筑缺乏完備的功能設(shè)施，而且設(shè)計(jì)建設(shè)水平低，不過對城市規(guī)劃需求可以有效滿足。（3）高檔公共服務(wù)房，這種建筑具備完善的功能與設(shè)施，有著相當(dāng)不錯(cuò)的視覺感官，并且擁有很高的設(shè)計(jì)水準(zhǔn)，可以充分滿足城市規(guī)劃所需。

三、城市房屋建筑檔案管理作用

1.記錄城市發(fā)展

城市房屋建筑檔案管理工作可以全面記錄城市發(fā)展進(jìn)程，從城市發(fā)展前期規(guī)劃至中期建設(shè)，最后至后期管理，是城市房屋建設(shè)中十分重要的歷史憑證，還是城市發(fā)展情況的客觀反映。對城市房屋建筑檔案開展管理工作，對城市建設(shè)有一定的參考價(jià)值，從城市規(guī)劃至管理可以有效提高城市運(yùn)營管理水平，而且檔案中還有記錄城市房屋建筑項(xiàng)目的細(xì)節(jié)情況，對在項(xiàng)目執(zhí)行中的糾紛等起到佐證之用。

2.為公眾提供完善的服務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

城市房屋建筑檔案有一個(gè)比較重要的社會(huì)功能，即服務(wù)于社會(huì)發(fā)展，可以充分滿足人們對檔案記錄的需要，對確保經(jīng)濟(jì)利益發(fā)揮具有很大的價(jià)值。再者，城市房屋建筑檔案記錄城市發(fā)展細(xì)節(jié)，儲(chǔ)存各種基礎(chǔ)資料，可以給需求者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在此管理工作中，有關(guān)工作人員需要對城市房屋建筑檔案全部信息資源加以科學(xué)管理，給用戶提供合適的查詢方式，建立健全服務(wù)基礎(chǔ)。

四、城市房屋建筑檔案管理現(xiàn)況

1.管理模式不先進(jìn)

城市房屋建筑檔案管理對城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展影響極大，檔案管理實(shí)則是對城市建設(shè)的認(rèn)知，能夠大大降低城市財(cái)力和物資浪費(fèi)的概率，提升城市地區(qū)經(jīng)濟(jì)效益。檔案作為全面反映城市房屋建筑管理工作的主要依據(jù)，房屋建筑建設(shè)管理最關(guān)鍵的是對城市環(huán)境與歷史文化的管理，是非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，管理過程中所有環(huán)節(jié)均要以精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)當(dāng)作參考，對這部分?jǐn)?shù)據(jù)的利用均是經(jīng)過檔案獲得的，均是需要展開實(shí)時(shí)記錄的，而管理模式不先進(jìn)，則會(huì)對其發(fā)展造成不良影響。

2.資料落后

城市迅速發(fā)展，房屋建筑檔案管理已然無法滿足現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展需求。房屋建設(shè)結(jié)束以后部分資料尚未及時(shí)傳遞至城市建設(shè)部門檔案室，整理歸檔，城市房屋建筑檔案文件遺失，造成檔案信息資料在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中不完整，給城市房屋建筑帶來了嚴(yán)重的隱患。房屋建筑檔案管理關(guān)鍵是對工作進(jìn)行整理和歸納，對產(chǎn)生的事情記錄于檔案中，即對社會(huì)活動(dòng)的詳細(xì)登記，所以城市房屋建筑檔案需要立即歸檔，讓檔案可以充分反映出現(xiàn)在的事情，給城市房屋建筑建設(shè)提供主要方向。

3.技術(shù)有待提升

城市房屋建筑檔案管理尚未達(dá)到現(xiàn)代化城市發(fā)展要求，目前城市房屋建筑檔案管理盡管采用了計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，不過對現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用比較受限，尚未完全掌握計(jì)算機(jī)檔案管理模式，并未完全實(shí)施數(shù)字化管理，尚未從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理方法，對檔案管理技術(shù)操作還有很大的問題，知識(shí)占有與信息轉(zhuǎn)化利用滯后，對信息技術(shù)的適應(yīng)尚不完全，城市房屋建筑檔案管理工作發(fā)展仍需科學(xué)運(yùn)用信息技術(shù)。

五、城市房屋建筑檔案管理策略

1.提升檔案歸檔質(zhì)量

城市房屋建筑檔案管理人員要深入認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，確定需要承擔(dān)的責(zé)任，確保提高工作效率。首先，城市房屋建筑檔案管理人員需要仔細(xì)負(fù)責(zé)，將為人民服務(wù)作為重要理念與原則，全身心投入檔案管理工作，和建設(shè)公司加強(qiáng)互動(dòng)，進(jìn)一步了解與掌握檔案信息資料情況。其次，建設(shè)公司應(yīng)進(jìn)行責(zé)任書訂立環(huán)節(jié)，詳細(xì)記錄有關(guān)信息，業(yè)務(wù)人員需要按照項(xiàng)目信息不定期查看與了解項(xiàng)目施工進(jìn)度，落實(shí)責(zé)任。在分析與研究城建檔案管理過程中牽涉的內(nèi)容是方方面面的，所以需要從多個(gè)角度研究房屋建筑檔案管理工作，提高檔案管理水平。工程項(xiàng)目文件歸檔關(guān)鍵是建筑公司，只有做好施工和監(jiān)督管理方可促使所有文件完全歸檔，建設(shè)公司和施工單位通過合同條款一并參加工程建設(shè)，所以在檔案管理過程中只是采取行政手段是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還應(yīng)當(dāng)通過法律與合同條款，確保施工文件精準(zhǔn)性以及歸檔及時(shí)性。檔案信息開發(fā)同樣很重要，需要充分發(fā)揮檔案信息的作用，這才是檔案管理工作的重要目標(biāo)。城市房屋建筑檔案人員理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，熱情主動(dòng)投身于工作中，合理利用檔案資料，采用現(xiàn)代化管理手段使提供的服務(wù)更優(yōu)質(zhì)，對檔案信息充分利用可以給國家城市房屋建筑檔案可持續(xù)發(fā)展提供保障。

2.提升人員業(yè)務(wù)管理和技能

首先，檔案管理人員素質(zhì)高低對工作質(zhì)量有緊密的聯(lián)系。城市房屋建筑檔案管理工作并不像想象中那樣簡單，反之，該工作非常復(fù)雜，在城市建設(shè)各方面均有所牽涉，所以需要檔案工作人員具備一定的技能水平，同時(shí)還要持續(xù)提高自我業(yè)務(wù)能力，需要擁有及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和處理問題的能力。其次，需要利用部分檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員傳授經(jīng)驗(yàn)，檔案管理人員需要主動(dòng)交流知識(shí)，提高自身能力，提高工作水平，確保檔案管理工作高質(zhì)量完成。最后，需要培訓(xùn)城市房屋建筑檔案工作人員，在培訓(xùn)過程中促使人員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，全面了解與掌握城市建設(shè)法律規(guī)章制度，嚴(yán)格把關(guān)培訓(xùn)考試。在平時(shí)工作過程中有效落實(shí)持證上崗制度，確保檔案管理工作精準(zhǔn)性和完善性，提高檔案管理工作質(zhì)量。城市房屋建筑檔案管理工作需要滿足時(shí)代發(fā)展要求，按照房屋建筑實(shí)況擬定科學(xué)的管理舉措，提升檔案管理水平，讓其可以充分服務(wù)城市規(guī)劃與相關(guān)管理工作。

3.加強(qiáng)城市房屋建筑檔案法律規(guī)章制度建設(shè)

伴隨城市房屋建筑持續(xù)發(fā)展，檔案接收任務(wù)越來越繁重，在不具備經(jīng)濟(jì)約束的條件下，需要加強(qiáng)法律規(guī)章制度建設(shè)，在制度上增強(qiáng)對工程檔案的監(jiān)督與管理，確保檔案接收質(zhì)量。當(dāng)前，國家先后發(fā)布了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等一系列法律規(guī)章制度，一部分城市建設(shè)檔案館根據(jù)實(shí)際，擬定了城建檔案管理辦法。按照有關(guān)規(guī)定只要是列入城建檔案館接收范圍的新建與改擴(kuò)建等工程，建設(shè)公司在獲取相關(guān)許可證以前，需要在城建檔案館辦理有關(guān)手續(xù)，同時(shí)訂立工程檔案報(bào)送責(zé)任書，不然城市規(guī)劃部門不發(fā)建筑工程相關(guān)許可證。在工程檔案報(bào)送責(zé)任書中，明確告知建設(shè)公司需要依據(jù)法律承擔(dān)起采集、整理、移交檔案的職責(zé)，建設(shè)公司需要在竣工驗(yàn)收后90日內(nèi)向檔案館報(bào)送滿足規(guī)定的工程檔案原件，并確定了違約需要承擔(dān)的責(zé)任。這部分法律規(guī)章制度的執(zhí)行，確定了城市建筑檔案工作地位，給嚴(yán)格規(guī)范檔案管理與整理采集渠道提供了法律方面的依據(jù)。

4.宣傳城市房屋建筑檔案管理建立的優(yōu)點(diǎn)

在城市房屋建筑檔案管理工作中，要想提高檔案管理工作效率與檔案管理工作質(zhì)量，就需要大力宣傳城市房屋建筑檔案管理建立的優(yōu)點(diǎn)，促使人們進(jìn)一步了解檔案管理制度是很重要的事情。第一，檔案立卷。（1）立卷范圍，和工程有關(guān)的長期儲(chǔ)存價(jià)值的工程文件信息資料，這些資料包含了工程前期信息勘察、設(shè)計(jì)和施工、監(jiān)理和設(shè)備設(shè)施資料等。（2）工程部需要安排專業(yè)人士承擔(dān)技術(shù)檔案整理和立卷等工作，歸檔文件資料需要確保完整性與精準(zhǔn)度，通過全面整理和歸納，交給工程部責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)格審查以后歸檔。（3）工程完成以后，工程部承擔(dān)起移交相關(guān)部門以及進(jìn)行檔案儲(chǔ)存。第二，保管檔案。只要是工程中構(gòu)成的有儲(chǔ)存價(jià)值的文件，都需要交給各檔案管理部門加以整理歸檔，其他部門與個(gè)人嚴(yán)禁隨意留存。只要是立卷的文件，應(yīng)當(dāng)是原件，書寫格式需要與有關(guān)要求相符，如黑色碳素筆與鋼筆，需要確保文件信息精準(zhǔn)性和完整性，劃分清晰。檔案管理實(shí)施一月整理機(jī)制，全部歸檔的文件都是已經(jīng)完成的文件。檔案管理部門經(jīng)理需要定期或不定期對部門所有檔案保管與借閱記錄加以審核，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，保證檔案不會(huì)發(fā)生遺失的情況。（4）需要及時(shí)修補(bǔ)已經(jīng)破損或者是變質(zhì)的檔案文件。

5.推進(jìn)城市房屋建筑檔案管理信息化進(jìn)程

由于房屋建筑檔案管理信息來源比較散亂，因此造成其無法統(tǒng)一整理歸類，同時(shí)各施工單位較為關(guān)注將房屋建筑檔案管理紙質(zhì)化，造成房屋建筑檔案管理信息化建設(shè)始終停滯不前，因此需要增強(qiáng)城市房屋建筑檔案信息采集與歸類，借助計(jì)算機(jī)自動(dòng)化檢索分類等功能將信息自動(dòng)歸整為文本格式，構(gòu)成龐大的數(shù)據(jù)庫，同時(shí)定期維修與護(hù)理，讓每一個(gè)信息集為一體，有關(guān)部門需要規(guī)定施工單位將城市房屋建筑檔案管理通過計(jì)算機(jī)文本形式傳遞上報(bào)備案，促使施工單位樹立起城市房屋建筑檔案管理信息化的意識(shí)，推進(jìn)建筑檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

六、結(jié)語

通過對城市房屋建筑檔案管理的分析，可以了解到對城市房屋建筑檔案進(jìn)行管理，不管是對檔案管理水平提升，還是城市發(fā)展建設(shè)均發(fā)揮著關(guān)鍵作用。城市房屋建筑檔案管理非常復(fù)雜，必須要政府和有關(guān)部門增加對檔案管理的關(guān)注度，還需要從檔案管理各方面展開研究，促使各領(lǐng)域發(fā)展和進(jìn)步。

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（作者單位：海陽市環(huán)境衛(wèi)生管理中心）