談創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案管理工作要點(diǎn)

黨建軍

摘 要：創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案資料是創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作的重要組成部分，能夠有效記錄創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城過程的各個(gè)環(huán)節(jié)。通過建立和完善檔案資料，能夠真實(shí)記錄國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建過程中所經(jīng)歷的艱辛和努力，這直接關(guān)系到了國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建的成敗，因此在開展國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建的過程中，加強(qiáng)創(chuàng)建檔案資料的收集和管理工作至關(guān)重要。通過明確創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作資料收集的意義，從而健全檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案館工作的管理。結(jié)合國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建工作涉及資料的內(nèi)容進(jìn)行分級(jí)管理、屬地管理，從而提升檔案的管理效率。本文結(jié)合當(dāng)前創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案管理工作的要點(diǎn)進(jìn)行深入分析，并提出合理策略，從而為創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案工作貢獻(xiàn)綿薄之力。

關(guān)鍵詞：國家衛(wèi)生縣城;衛(wèi)生健康;檔案管理;管理機(jī)構(gòu);資料收集

國家衛(wèi)生縣城是現(xiàn)階段國家關(guān)于縣級(jí)城市衛(wèi)生狀況的最高榮譽(yù)，也是該地區(qū)實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力的綜合體現(xiàn)，為了有效提升縣級(jí)衛(wèi)生縣城的創(chuàng)建成果，營造優(yōu)美潔凈的城鄉(xiāng)環(huán)境，提高縣城品位，促進(jìn)群眾身心健康，各個(gè)地區(qū)都在積極創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城，在活動(dòng)開展過程中，加強(qiáng)檔案管理工作至關(guān)重要。通過檔案管理工作不僅能夠?qū)?chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的工作內(nèi)容有效記錄，也能夠真實(shí)反饋創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作的開展現(xiàn)狀。通過檔案記錄的方式能夠直觀展現(xiàn)該地區(qū)衛(wèi)生狀況。因此，本文結(jié)合創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案管理工作開展的意義進(jìn)行深入探討，通過提出合理的應(yīng)對(duì)策略，從而提升國家衛(wèi)生縣城檔案管理工作的整體效率。

一、國家衛(wèi)生縣城檔案管理工作開展的意義和作用

在政府提出創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城這一目標(biāo)后，受到廣大群眾的熱烈響應(yīng)，各個(gè)單位積極參與其中，很多單位在以往的愛國衛(wèi)生工作中已經(jīng)獲取了許多優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，而這些經(jīng)驗(yàn)大多以文字資料保存下來。通過對(duì)這些資料的調(diào)取，能夠?qū)Ξ?dāng)前的創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作起到很好的指導(dǎo)和借鑒作用。因此，在開展創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的過程中注重檔案工作的開展至關(guān)重要。首先，在創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的過程中，開展檔案管理工作能夠使各項(xiàng)活動(dòng)有效記錄。在各項(xiàng)活動(dòng)開展過程中，創(chuàng)建活動(dòng)資料能夠?qū)σ酝ぷ骱突顒?dòng)開展的歷史原貌有效記錄，是制訂國家衛(wèi)生縣城實(shí)施計(jì)劃及處理問題、保持工作延續(xù)的必要條件。通過資料的有效收集，能夠確保各項(xiàng)工作的開展更具有科學(xué)性和針對(duì)性，為各項(xiàng)工作的開展提供便利條件，有效提升工作效率。其次，開展國家衛(wèi)生縣城檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)資料的收集和運(yùn)用能夠?yàn)楹罄m(xù)的總結(jié)提供便利條件。擁有完善的創(chuàng)建資料不僅能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作提供參考依據(jù)，了解以往工作的實(shí)施經(jīng)過，也可以通過對(duì)比分析的方式汲取以往的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，為創(chuàng)建工作的有效開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過總結(jié)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，從而進(jìn)一步提高縣城建設(shè)的管理水平。最后，在國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建的過程中，開展檔案資料收集工作，更加便于檢查和考核。在創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作資料收集的過程中，資料的產(chǎn)生并不是憑空編寫的，而是以往工作經(jīng)歷的原始記錄，是創(chuàng)建活動(dòng)的真實(shí)反饋和有效憑證。通過驗(yàn)收和查閱相關(guān)資料，能夠?qū)σ粋€(gè)單位的創(chuàng)建活動(dòng)軌跡進(jìn)行全面掌握和了解，有利于確保工作開展的準(zhǔn)確性和有效性，便于各項(xiàng)工作的查收，因此在國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建的過程中，開展檔案管理工作具有極其重要的意義。

二、在創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案管理中歸檔的內(nèi)容和方式

1.歸檔的內(nèi)容

結(jié)合省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排部署，我地區(qū)在進(jìn)行國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建的過程中，必須通過上級(jí)技術(shù)評(píng)估，達(dá)到國家衛(wèi)生縣城的標(biāo)準(zhǔn)。各個(gè)部門在開展檔案收集、整理、歸檔工作的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。在具體的實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)文件中對(duì)國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建工作的職責(zé)，參考《創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城標(biāo)準(zhǔn)》中9大類、52小項(xiàng)和218個(gè)考核要點(diǎn)以及該地區(qū)創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案參考目錄大綱，嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行資料的收集和歸檔，確保檔案資料不缺不漏，真實(shí)反映我縣創(chuàng)建衛(wèi)生縣城的成效。

2.歸檔方式

結(jié)合相關(guān)規(guī)定在進(jìn)行創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案資料歸檔的過程中，大多以兩種形式進(jìn)行歸檔：第一，文書檔案。在進(jìn)行國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建的過程中，所形成的檔案資料要按照組織管理、健康教育、環(huán)境衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)、病媒生物防治、食品安全、生活飲用水及公共場(chǎng)所衛(wèi)生、傳染病防治、社區(qū)衛(wèi)生、鄉(xiāng)鎮(zhèn)轄村衛(wèi)生等9大類，52個(gè)小項(xiàng)進(jìn)行分年度分類歸檔。這些檔案資料都需要采取無酸紙檔案歸檔，而且檔案和封面標(biāo)簽要分為三級(jí)標(biāo)題，一級(jí)標(biāo)題標(biāo)注該地區(qū)某單位創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城資料;二級(jí)標(biāo)題為格式類別標(biāo)題，如食品安全、公共場(chǎng)所等;三級(jí)標(biāo)題則反映出盒內(nèi)的文件內(nèi)容，并對(duì)主題詞文字進(jìn)行有效標(biāo)識(shí)，如領(lǐng)導(dǎo)、小組、網(wǎng)絡(luò)、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等內(nèi)容。除此之外，歸檔的文件需要有目錄標(biāo)識(shí)，而且所有的檔案資料都必須加蓋單位公章，同一份材料所涉及不同的參考點(diǎn)，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類歸檔，確保每一個(gè)考核的要點(diǎn)都有相關(guān)的資料做支撐;第二，聲像檔案。在進(jìn)行相關(guān)資料收集的過程中，會(huì)收集到創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的相關(guān)工作照片和視頻，如日常工作、召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)、志愿者服務(wù)等，這些照片和視頻要求畫質(zhì)清晰，照片格式應(yīng)當(dāng)以JPEG格式儲(chǔ)存，大小不低于1M，并且每一張照片都應(yīng)當(dāng)標(biāo)注照片所發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人物以及事件的起因、經(jīng)過、結(jié)果。在進(jìn)行照片和視頻記錄的過程中，需要在收集完成后以郵箱或直接拷貝的形式交給縣愛衛(wèi)辦，每個(gè)單位不少于10張。

三、創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案管理工作的工作要點(diǎn)

1.建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案工作的管理

在創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的初級(jí)階段，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)各個(gè)崗位的創(chuàng)建方案資料進(jìn)行初步了解和調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)以往工作中存在的問題，并采取有效措施進(jìn)行調(diào)整。結(jié)合目前絕大多數(shù)地區(qū)在開展創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城過程中的工作現(xiàn)狀可以了解到，從事相關(guān)工作的工作人員大多是剛接手愛國衛(wèi)生方面的人員或者臨時(shí)借調(diào)人員，這些工作人員由于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和專門的檔案管理意識(shí)，因此對(duì)相關(guān)資料的管理較為混亂，而且各部門、單位所收集的資料并不完整，不能對(duì)該地區(qū)以往創(chuàng)建工作的全過程進(jìn)行充分展現(xiàn)，尤其是在健康教育、病媒生物防治方面，很多部門的記錄資料幾乎為零。由于檔案資料在整理的過程中不規(guī)范，很多資料分類不清楚，管理起來較為混亂。因此，給檔案審核人員帶來了極大的不便。針對(duì)這些問題在本次創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城過程中，應(yīng)當(dāng)汲取失敗教訓(xùn)。

首先，應(yīng)當(dāng)組建專業(yè)的國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)，通過提升整體工作人員的綜合素質(zhì)，確保檔案收集工作能夠滿足相關(guān)部門的實(shí)際需求。在團(tuán)隊(duì)組建的過程中，應(yīng)當(dāng)明確由單位的主要領(lǐng)導(dǎo)為檔案資料收集的第一負(fù)責(zé)人，通過實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分配管理方式來促進(jìn)檔案資料的有序開展。

此外，各單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案管理人員和協(xié)調(diào)人員，通過專人專項(xiàng)的設(shè)立，從而便于創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案管理以及相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)配合，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開展。通過明確職責(zé)劃分的方式，提升整體的工作質(zhì)量，確保國家衛(wèi)生縣城檔案管理工作的有序開展。

2.按照創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案資料的內(nèi)容分級(jí)管理

在國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建初期，各單位應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位的資料進(jìn)行收集，對(duì)于一些不符合規(guī)定和不完整的資料進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)。在接下來工作的開展過程中著重注意。除此之外，在創(chuàng)建國家縣城的過程中，由于很多部門沒有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，因此資料收集的方式較為混亂。針對(duì)這一問題相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和指導(dǎo)，通過對(duì)管轄范圍內(nèi)的各單位和部門進(jìn)行分層次、分級(jí)別、分屬地劃分，對(duì)其開展針對(duì)性的指導(dǎo)、檢查、督辦工作。各個(gè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合上級(jí)部門的要求，對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效收集、審核、整理和歸檔。但值得注意的是，由于各個(gè)單位之間工作性質(zhì)不同，在開展各項(xiàng)工作的過程中，難免會(huì)出現(xiàn)工作內(nèi)容交叉重復(fù)的現(xiàn)象，因此，需要由專門的機(jī)構(gòu)制定標(biāo)準(zhǔn)，并由具體的單位實(shí)施落實(shí)。通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、線對(duì)線、點(diǎn)線結(jié)合的方式，對(duì)各個(gè)單位的資料管理方法和手段進(jìn)行層層把關(guān)，有效解決各部門、各單位資料整理無序混亂的現(xiàn)狀，提升整體的管理質(zhì)量。

3.結(jié)合創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作特性設(shè)立資料收集原則

為了使創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案資料更能凸顯自身的特性，在進(jìn)行資料收集的過程中應(yīng)當(dāng)保持文件之間的歷史聯(lián)系。通俗地講，在文件資料形成和辦理的過程中，應(yīng)當(dāng)注重各個(gè)資料之間的內(nèi)部聯(lián)系。比如，在收集年度創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作資料的過程中，要對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一收集。在收集年度創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作資料時(shí)，還需要收集創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城組織管理方案、創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城規(guī)劃年度計(jì)劃、目標(biāo)責(zé)任書、考察檢查記錄、年終總結(jié)等，這些資料內(nèi)容都是創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作中不可分割的重要組成部分，只有采取全面收集方式，才能為創(chuàng)建工作的資料形成系統(tǒng)的歷史記錄，才能夠真實(shí)反饋創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作的開展現(xiàn)狀，為資料后續(xù)的利用提供價(jià)值。

此外，在進(jìn)行檔案資料收集的過程中，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建便于保存和利用的資料，即在進(jìn)行資料收集過程中，資料與資料之間的內(nèi)容界限應(yīng)當(dāng)涇渭分明、互有區(qū)別，這種界限的劃分能夠使資料利用人員快速找到所需的材料，無論是創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作的專職人員，還是各個(gè)地區(qū)的專家檢查人員都能夠迅速、準(zhǔn)確地找到所需的資料。如果資料和資料之間的界限不清晰，所體現(xiàn)的問題不具有獨(dú)立性的特點(diǎn)，內(nèi)容互有交叉，這就會(huì)為查找工作帶來難度，影響各項(xiàng)工作的有序開展。

因此，在實(shí)際的資料收集過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況制定針對(duì)性的基本情況采集表，通過這種方式能夠?qū)?chuàng)建國家衛(wèi)生縣城活動(dòng)進(jìn)行直觀反映，也能夠提升資料利用的便利性，便于后續(xù)工作的開展。

4.充分掌握創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作資料收集和立卷的標(biāo)準(zhǔn)和范圍

在對(duì)國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建工作資料收集的過程中，應(yīng)當(dāng)了解相關(guān)資料如何收集，收集哪些內(nèi)容，以及收集后應(yīng)當(dāng)對(duì)資料怎樣進(jìn)行整理。為了有效解決上述問題，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)了解創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城所涉及資料的具體內(nèi)容及其范圍。凡是上級(jí)下發(fā)的創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的指導(dǎo)性文件和能夠反映單位或部門在創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城過程中所做的調(diào)整和貢獻(xiàn)的資料都應(yīng)當(dāng)在資料收集和立卷的范圍之內(nèi)。結(jié)合國家衛(wèi)生縣城文件資料收集、整理、建檔工作的相關(guān)要求可以了解到，創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城資料收集、立卷范圍和內(nèi)容大致可分為三部分：

首先，應(yīng)當(dāng)掌握資料收集的依據(jù)。在創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的過程中，會(huì)形成各種各樣的文檔資料，包括紙質(zhì)文字資料、照片資料、影像資料、電子文檔、實(shí)物等，這些都需要納入收集范圍之內(nèi)。

其次，應(yīng)當(dāng)正確把握收集范圍，自從提出創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作開展以來，所涉及的資料都應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確包含在內(nèi)。應(yīng)當(dāng)做到資料完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、口徑一致，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)確保具有創(chuàng)建縣城的特色。因此，關(guān)于創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作的所有資料都應(yīng)當(dāng)妥善保存。

最后，創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作資料的整理形式。在進(jìn)行相關(guān)資料的收集整理過程中，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，通過設(shè)置專門的資料儲(chǔ)存室、分類裝盒，使所有的文檔能夠有序排列，分類保管。本單位還應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行有效備份，避免數(shù)據(jù)丟失。在相關(guān)文檔書寫的過程中，不應(yīng)使用圓珠筆、鉛筆等進(jìn)行書寫，確保文檔資料規(guī)范整潔，資料分類要清晰，應(yīng)當(dāng)按照年度項(xiàng)目收集整理成卷，并結(jié)合不同的特性和內(nèi)容進(jìn)行有效分類。對(duì)于卷目、卷碼以及照片都應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范內(nèi)容進(jìn)行裝訂。

四、總結(jié)

結(jié)合上述分析，在創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的過程中形成的檔案是衛(wèi)生縣城創(chuàng)建的全部展現(xiàn)，是考核評(píng)估環(huán)節(jié)的重要內(nèi)容，也是考察后期參考的重要依據(jù)。因此，檔案在國家衛(wèi)生縣城創(chuàng)建過程中具有極其重要的意義。為了促進(jìn)創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案管理工作的有序開展，應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理并按照創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行分級(jí)管理。通過采取有效的措施，從而提高整體的管理質(zhì)量。通過結(jié)合創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的工作特性，建立檔案收集原則，為后續(xù)工作的開展提供便利條件，充分了解創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城工作資料收集和立卷的范圍，為后續(xù)的評(píng)估和鑒定工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，及時(shí)總結(jié)創(chuàng)建工作的經(jīng)驗(yàn)，從而使縣城建設(shè)管理水平進(jìn)一步提高。

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（作者單位：柳林縣衛(wèi)生健康和體育事業(yè)發(fā)展中心）