淺談我國數(shù)字檔案館建設的云模式

韓卓泉

摘 要：數(shù)字檔案館建設是各傳統(tǒng)檔案館的轉(zhuǎn)型和升級，建設數(shù)字檔案館是各級各類檔案館發(fā)展的必經(jīng)之路。本文對云計算技術在數(shù)字檔案館建設方面的優(yōu)勢進行了分析，提出云模式數(shù)字檔案館是現(xiàn)階段我國數(shù)字檔案館建設應采取的最佳模式，指出建立基于省級電子政務平臺的云模式數(shù)字檔案館是最優(yōu)選擇，為云模式數(shù)字檔案館的建設提供借鑒。

關鍵詞：數(shù)字檔案館;云模式

數(shù)字檔案館建設是我國檔案工作信息化的主要內(nèi)容，是傳統(tǒng)檔案館在現(xiàn)代網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)業(yè)務轉(zhuǎn)型、服務升級的主要方式和手段，目前已經(jīng)成為我國各級各類檔案館的主要工作。我國從2000年開始數(shù)字檔案館建設，至今已取得了一些建設成果，但是隨著信息技術的發(fā)展以及電子檔案管理要求的復雜化，許多綜合檔案館在數(shù)字檔案館的建設過程中，存在缺乏規(guī)劃、各自為政、人才短缺等問題，造成了數(shù)字檔案館建設資金投入大、效率低下、發(fā)展不平衡、進展緩慢等后果。本文從上述問題出發(fā)，對我國數(shù)字檔案館建設的云模式進行了分析。首先，對云計算技術所帶來的在數(shù)字檔案館建設方面的優(yōu)勢進行了分析，云計算模式解決了數(shù)字檔案館在建設初期的資金投入問題，解決了檔案館人才短缺問題，同時云計算模式利于檔案業(yè)務的創(chuàng)新，利于數(shù)字檔案館進行知識挖掘，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館的轉(zhuǎn)型。其次，從數(shù)字檔案館的功能、技術發(fā)展水平、用戶需求及電子政務發(fā)展模式等因素出發(fā)，分析數(shù)字檔案館建設也是一個不斷發(fā)展和完善的體系，需要隨著技術的變革，采取與其相匹配的建設模式，提出基于電子政務平臺的云模式數(shù)字檔案館是現(xiàn)階段我國數(shù)字檔案館建設應該采取的最佳模式。再次，從宏觀角度對云模式數(shù)字檔案館的中央級、省級、市級三種不同層次布局模式進行了分析，指出了各自的特點，提出基于省電子政務平臺的云模式數(shù)字檔案館應該是最優(yōu)選擇。最后，多角度分析了我國數(shù)字檔案館建設的云模式，從而為我國數(shù)字檔案館建設的進一步發(fā)展提供借鑒。

一、我國數(shù)字檔案館建設中存在的突出問題

1.發(fā)展不平衡

數(shù)字檔案館的建設，需要諸多條件的支持，包括人力和財力以及經(jīng)濟發(fā)展水平等因素。我國東西部經(jīng)濟水平存在較大差異，東部對數(shù)字檔案建設的資金投入相對較大，人才以及技術比較強，數(shù)字檔案建設的速度相對較快;西部經(jīng)濟發(fā)展比較滯后，專業(yè)技術人員相對匱乏，數(shù)字檔案建設的觀念陳舊，建設速度相對遲緩。從全國的角度來看，所有的檔案館都面臨著轉(zhuǎn)型，都需要建設數(shù)字檔案館，如何帶動落后地區(qū)的數(shù)字檔案館建設，是需要考慮的問題。

2.既懂業(yè)務又精通計算機技術的復合型人才匱乏

數(shù)字檔案館建設工作面臨的環(huán)境是多樣的、復雜的、不斷發(fā)展變化的。建設一個數(shù)字檔案館，需要專業(yè)的技術人員，而在我國基層檔案館，精通數(shù)字檔案建設的人才奇缺，檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡計算機的專業(yè)知識，缺乏對大數(shù)據(jù)技術的分析運用能力，一些基層檔案館甚至連對數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)進行日常維護的技術人員都沒有，一旦出現(xiàn)問題就只能求助于軟件公司，數(shù)據(jù)丟失、應用系統(tǒng)無法正常運行的情況時有發(fā)生。信息人才的缺乏使數(shù)字檔案館建設舉步維艱。

3.網(wǎng)絡社會急盼數(shù)字檔案館建設創(chuàng)新

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，數(shù)字檔案館既要解決館藏紙質(zhì)檔案的著錄、全文數(shù)字化存儲和管理問題，又要解決各政府機構(gòu)形成的電子文件的移交和永久保存問題。此外，還要解決網(wǎng)絡的查詢利用、安全保密和隱私保護、檔案館本地資源的管理問題，以及不同機構(gòu)間的異構(gòu)數(shù)據(jù)的移交、轉(zhuǎn)換問題、政府機構(gòu)電子檔案管理問題、政府業(yè)務數(shù)據(jù)庫、政務微博、微信、網(wǎng)站等社交媒體信息的歸檔和存儲問題。在網(wǎng)絡時代，電子文件對軟件系統(tǒng)的依賴性越來越強，如果不從軟件設計開始對電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保存進行規(guī)劃和超前控制，將來勢必很難收集到有保存價值的電子文件。

4.數(shù)字中國建設亟需加快檔案信息資源建設

數(shù)字檔案館建設的核心內(nèi)容是檔案信息資源，這是檔案部門的生存之本。但在數(shù)字資源建設方面，還存在不少問題：（1）數(shù)字檔案資源所占比例不高。雖然各個檔案館在建設數(shù)字檔案館項目時，都對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化處理，但數(shù)字化工作量龐大，需要大量的資金投入，從全國來看，各公共檔案館傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的比例并不高。（2）對增量電子文件的接收不力。各地的數(shù)字檔案館建設項目，大多把建設的重點放在存量檔案的數(shù)字化方面，而對各類在政務系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)中正在形成的電子文件接收有所忽視。（3）對新型的電子文件收集不利。許多數(shù)字檔案館建設項目還在沿用傳統(tǒng)檔案館的工作模式，僅僅是將原來的紙質(zhì)內(nèi)容掃描成數(shù)字化內(nèi)容。隨著社會的發(fā)展，各類新型的電子文件不斷形成，如政務微博或微信中形成的重要文件、各類業(yè)務數(shù)據(jù)庫中形成的檔案信息等，對這些新型的檔案資源各個檔案館鮮有收集。檔案館的責任是為社會保存真實的歷史面貌，保存社會記憶，如果對這些新型的電子文件不予接收保存，數(shù)字檔案館的信息資源建設就缺失了一部分重要內(nèi)容。

二、云計算應用于數(shù)字檔案館建設的優(yōu)勢

云計算之所以能成為電子政務、數(shù)字檔案館建設討論的熱點，就是因為其技術模式和管理模式能解決電子政務和數(shù)字檔案館建設中的難題，對于當下的數(shù)字檔案館建設來說，云模式表現(xiàn)出來的優(yōu)勢非常吸引人。

1.云模式解決了數(shù)字檔案館在建設初期的資金投入等問題

建設數(shù)字檔案館的關鍵是開發(fā)和運維數(shù)字檔案館應用管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案數(shù)字資源的管理。而數(shù)字檔案館應用管理系統(tǒng)，是建立在計算機硬件、網(wǎng)絡設備、系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫軟件等一系列平臺之上，伴隨著數(shù)據(jù)量越來越大，數(shù)據(jù)處理的要求越來越高，對這些設備的要求也越來越高。假設一個省有一個省級檔案館，下屬10個地級市檔案館，每個地級市又下屬10個區(qū)縣。若按照上述的建設模式，就需要建設111個檔案數(shù)據(jù)中心。那么，全國就需要建立3000多個檔案數(shù)據(jù)中心（根據(jù)國家檔案局的統(tǒng)計，我國現(xiàn)有各級各類檔案館4193個，其中綜合檔案館3322個），若按照上述的建設模式，就需要重復建設3000多個“檔案數(shù)據(jù)中心”，重復購買3000多套操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等系統(tǒng)軟件，重復開發(fā)3000多套應用管理軟件，重復配備3000多個檔案信息管理和維護團隊。若按一個數(shù)據(jù)中心需要500萬元人民幣計算，則需要花費150億元的初期投入經(jīng)費，如果一個檔案數(shù)據(jù)中心每年需要50萬元的經(jīng)營維護費用（包括人員工資、電費支出、設備更新等），則每年全國的檔案數(shù)據(jù)中心需要的維護費用為15億元。正是高昂的初期投入成本和運行維護成本，才使一些市縣級的檔案館在信息化建設方面步履緩慢，尤其是中西部一些經(jīng)濟落后地區(qū)的檔案館。而采用云計算技術建設數(shù)字檔案館，會大幅降低各檔案館在建設方面的重復投資。

2.云模式解決了數(shù)字檔案館技術人才欠缺的問題

我國數(shù)字檔案技術人員相對缺乏，絕大多數(shù)的縣級檔案館的工作人員總共才10人左右，懂技術的IT技術人員更是奇缺，由于檔案館的待遇問題，也很難吸引到IT人才進入檔案館工作。沒有IT人才支撐，數(shù)字檔案館建設就無從談起，IT人才問題成為我國很多市縣檔案館，尤其是中西部地區(qū)的市縣級檔案館不能進行數(shù)字檔案館建設的主要原因。而省會城市經(jīng)濟相對發(fā)達，薪資水平也比較高，可以吸引更多優(yōu)秀的IT人才專注于數(shù)據(jù)中心的管理和維護。困擾數(shù)字檔案館建設的人才問題，在云模式下將不再是問題。

3.云模式利于檔案業(yè)務的創(chuàng)新

檔案管理過程中，對于重要的檔案文件一般要求做到異地備份，而現(xiàn)有的省級和副省級城市的檔案館一般采取結(jié)對子互為異地備份，備份形式采取脫機載體異地備份，如陜西省檔案館和北京市檔案館簽訂了互為異地備份協(xié)議，雙方將本館保存的重要文件的電子檔案副本，存儲到脫機的磁盤、磁帶、光盤里，運輸?shù)綄Ψ綑n案館，保存到對方的檔案庫中。這種方式效率低下、維護成本高昂、恢復所用時間長，具有諸多弊病。如果采用云模式，可以通過網(wǎng)絡在多個云計算中心之間互相建立災備中心，其效率和可靠性都要高于載體異地備份。云模式作為一種新的管理模式，必將促進檔案管理的創(chuàng)新，相信以后除了云歸檔、云備份之外，還會有云安全、云加密等更多新的業(yè)務形式產(chǎn)生。

4.云模式利于數(shù)字檔案館進行知識發(fā)現(xiàn)和挖掘

檔案信息相較于圖書、期刊等形式信息，具有零散、雜亂的特點，不利于人們的利用。一直以來，將檔案信息有序化，在人們需要檔案時能快速準確地找到需要的檔案信息，始終是檔案管理的目的，也是檔案管理難以解決的問題。從早期的手工分類、排序、裝卷，到對檔案信息進行著錄、標引，錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行檢索，無一不是為了實現(xiàn)這一目的。隨著數(shù)據(jù)庫技術的發(fā)展，信息的整序、信息的檢索已不再是難題，但新的問題又產(chǎn)生了，即我們?nèi)绾卧跀?shù)字檔案館存儲的這個龐大的有序體系中找到知識，發(fā)現(xiàn)人們感興趣的內(nèi)容，如何發(fā)揮龐大的檔案信息庫的價值。近年來，在云計算技術之上發(fā)展起來的大數(shù)據(jù)技術給我們指出了一條道路，云計算將海量的檔案信息集中在一起，利用大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術，從海量的檔案信息中找到知識，充分實現(xiàn)檔案的價值。

三、數(shù)字檔案館建設的最佳模式

隨著IT技術的發(fā)展，電子文件、電子檔案大量產(chǎn)生。數(shù)字檔案館在提升傳統(tǒng)檔案館的服務水平，提高數(shù)字檔案資源管理能力，滿足網(wǎng)絡時代人們對檔案信息的需求方面，顯示出無比的優(yōu)勢，因此建設數(shù)字檔案館成為當前我國各級各類檔案館的主要工作內(nèi)容。我國在21世紀初開始進行數(shù)字檔案館建設，在東部經(jīng)濟發(fā)達的地區(qū)取得了一些成就，但在全國范圍內(nèi)數(shù)字檔案館的建設狀況并不能令人滿意，很多檔案館投入了巨額的建設費用，卻成效甚微。究其原因有多方面，其中數(shù)字檔案館的建設模式是一個不容忽視的因素。在云計算、大數(shù)據(jù)等新技術不斷發(fā)展的時代，有必要對我國綜合數(shù)字檔案館的建設模式進行重新思考。隨著云計算技術的發(fā)展，數(shù)字檔案館的開發(fā)運行模式必然從個體模式向云模式轉(zhuǎn)換。我國的各類檔案館按照分級領導的管理體制，可分為中央級、省級、市級和縣（區(qū)）級四級。云模式代表的是資源共享、平臺共用，因此云模式下的數(shù)字檔案館建設在我國可分為中央級、省級、市級三級。

1.中央級數(shù)字檔案館云模式

中央級數(shù)字檔案館云模式，也可稱為國家檔案云模式，是以國家檔案局和中央檔案館為主體，以國家政務云為平臺，在全國范圍內(nèi)搭建的數(shù)字檔案館云平臺，其目的是將全國3000多個檔案館全部納入該平臺，做到資源的高效利用。

在國家檔案局的主導下，在全國建立3～5個檔案云數(shù)據(jù)中心，這3～5個檔案云數(shù)據(jù)中心可以分布在全國不同的區(qū)域，如北京、西安、廣州、上海等地，可通過網(wǎng)絡實現(xiàn)對本館資源的遠程管理和利用。也可通過云備份技術，互為檔案資料的備份中心，解決數(shù)字檔案的異地異質(zhì)備份問題。國家檔案局主導下的檔案云數(shù)據(jù)中心，只需專注于檔案應用系統(tǒng)的開發(fā)，以滿足各類用戶通過不同方式利用其權(quán)限許可的檔案信息。

2.省級數(shù)字檔案館云模式

省級數(shù)字檔案館云模式，是以各省為單位，以各省檔案館為主要建設單位，以省級電子政務云為平臺，在各省搭建的數(shù)字檔案館云平臺，其目的是將某個省級行政區(qū)劃內(nèi)的各市、縣（區(qū)）數(shù)字檔案館都集中在該云平臺上，發(fā)揮省級檔案館的技術優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理。

省級數(shù)字檔案館云平臺，比較符合國家電子政務發(fā)展的戰(zhàn)略?，F(xiàn)在國家電子政務云平臺基本上是以各省為中心建設的，而省級數(shù)字檔案館云平臺也以省電子政務中心為基礎，適應了各省電子政務的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展模式。另外，以省為中心建立的數(shù)字檔案云平臺，在人才上也有優(yōu)勢，一般省會城市相對比較發(fā)達，可以吸引到IT技術人才以及其他各類在建設開發(fā)維護云平臺時所需要的專業(yè)技術人才。正是由于這些原因，北京市、陜西省等都相繼提出了建立數(shù)字檔案館云平臺的方案，因此省級數(shù)字檔案館云平臺應該是檔案云發(fā)展中的最佳模式。

3.市級數(shù)字檔案館云模式

市級數(shù)字檔案館云模式，是以各市為單位，以市電子政務云平臺為依托，在一個城市的范圍內(nèi)搭建形成的云模式數(shù)字檔案館平臺。在運行和開發(fā)模式上，它和國家檔案館云平臺、省級檔案館云平臺沒有本質(zhì)區(qū)別，僅是規(guī)模和服務范圍的區(qū)別。但是，由于市級數(shù)字檔案館云平臺覆蓋的范圍沒有省級、國家級大，進入平臺的區(qū)縣檔案館及政府機構(gòu)檔案數(shù)量相對不多，所以有建設速度快、容易推廣實施的優(yōu)點，但在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息資源的共享，實則相當困難。

四、結(jié)語

數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)是運行在省級電子政務平臺中的一個專業(yè)應用，相當于云計算的SaaS。它和傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館軟件系統(tǒng)不一樣，它采用Web服務交付的方式，不需要在本地安裝軟件，沒有配置、管理等問題，其維護方便、成本低廉。基于省級電子政務平臺的數(shù)字檔案館云系統(tǒng)，采用SaaS的模式開發(fā)，對于各市、縣檔案館和各檔案室的用戶而言有許多優(yōu)勢。云計算技術的發(fā)展，給國家范圍內(nèi)數(shù)字檔案館建設提供了技術基礎，同時云計算能成功解決數(shù)字檔案館建設過程中的經(jīng)費、技術、人才等問題。因此，省級數(shù)字檔案館建設的云模式契合當前檔案信息化工作的總體目標，以期對當前我國數(shù)字檔案館建設提供借鑒。

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（作者單位：寶雞文理學院檔案館）