煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討

高康

摘 要：檔案管理對于煤礦企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，可以幫助企業(yè)從過往資料中明晰工作經(jīng)驗，還可以推動整個煤礦企業(yè)的工作進程，保障煤礦開發(fā)項目的科學(xué)性和高效性。伴隨著時代的進步和信息技術(shù)的發(fā)展，煤礦企業(yè)緊抓時代機遇，實現(xiàn)了信息化管理模式。就煤礦企業(yè)的檔案管理工作而言，將信息化管理模式滲透在檔案管理工作過程當(dāng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效率、高質(zhì)量創(chuàng)新管理，借助新時代的信息技術(shù)能夠保障煤礦企業(yè)檔案資料的完整，進而保護煤礦企業(yè)的權(quán)益。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè);檔案管理;信息化

煤礦企業(yè)的檔案管理工作滲透在企業(yè)運行的各個方面以及各個環(huán)節(jié)，對于煤礦企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，能夠幫助煤礦企業(yè)在發(fā)展過程當(dāng)中明晰過往經(jīng)驗，增強工作能力，為未來的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。煤礦企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該深入了解企業(yè)發(fā)展的具體狀況，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展愿景，制定科學(xué)、合理的管理措施，加強煤礦企業(yè)管理的專業(yè)性和科學(xué)性。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，煤礦企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合時代發(fā)展優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新管理工作模式，將信息化管理滲透在檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)當(dāng)中，不斷增強檔案管理的科學(xué)性和高效性。基于企業(yè)的預(yù)期目標和長遠目標，精細化的煤礦企業(yè)檔案管理能夠幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題并改進，進而增強煤礦企業(yè)檔案管理的高效性，降低檔案管理的失誤，不斷優(yōu)化煤礦企業(yè)檔案管理，促進企業(yè)的長久健康發(fā)展。

一、當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

為了保證煤礦企業(yè)工作的順利進行，陜煤集團神木紅柳林礦業(yè)有限公司（以下簡稱紅柳林礦業(yè)公司）從項目開始籌備就將檔案管理工作列入議事日程，成立了項目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理任組長，主管檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由綜合部經(jīng)理任主任，專職檔案員任專干，具體負責(zé)檔案管理的日常事務(wù)，及時協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的問題。另外，公司嚴格按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《煤炭工業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，把檔案工作作為一項重要工作來抓，同時納入公司各項管理和發(fā)展規(guī)劃中，與項目建設(shè)的進度、質(zhì)量、安全管理工作同部署、同安排、同組織、同考核。實行了統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求，各負其責(zé)、同步進行的管理模式，建立了各參建單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。除此之外，公司專門建立了專項檔案管理制度，以及較為完善的檔案管理制度，如《檔案管理人員崗位職責(zé)》《庫房管理制度》《檔案安全保密制度》《檔案借閱制度》《檔案管理制度》《檔案獎罰管理辦法》《檔案工作“三納入”“四參加”制度》等。此外，公司還為檔案管理工作配備了專門的硬件設(shè)施，實現(xiàn)了檔案庫房閱覽、檔案人員辦公室分開，還優(yōu)化升級了檔案管理設(shè)備。但是，檔案管理信息化還沒在全公司完全覆蓋，而且檔案管理部門的人手不夠，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理信息化水平仍然沒有達到預(yù)期目標。

二、煤礦企業(yè)檔案管理信息化的意義

1.信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)前飛速發(fā)展的信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活實踐當(dāng)中，為人們帶來了巨大的方便，節(jié)省了時間和精力。對于紅柳林礦業(yè)公司而言，推動檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)一流礦井建設(shè)目標的必然選擇，是解決當(dāng)前檔案管理轉(zhuǎn)型升級的迫切需要，是推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的有力抓手。將信息化的管理手段滲透在煤礦企業(yè)檔案管理工作過程中，能夠為企業(yè)節(jié)省更多的時間成本以及人力成本。信息技術(shù)的應(yīng)用為煤礦企業(yè)發(fā)展帶來了巨大的便利，通過信息共享能夠?qū)崿F(xiàn)煤礦企業(yè)檔案的快速閱讀以及快速共享，企業(yè)管理信息化是煤礦企業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展趨勢的必由之路。

2.使檔案管理工作簡單化。將信息化管理模式滲透在煤礦企業(yè)的檔案管理工作過程當(dāng)中，可以告別傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的煩瑣和復(fù)雜，也減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存儲中會出現(xiàn)的丟失問題。將信息化管理用于煤礦企業(yè)，也可同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。首先，電子檔案的保存不再需要像紙質(zhì)檔案保存時要考慮到自然因素，也不需要考慮檔案煩瑣的保存過程，過去保存檔案不僅需要花費大量的人力和物力，還需要大量的空間，而信息化管理不僅不再需要考慮環(huán)境因素，也不需要再為檔案管理工作配備眾多的人力以及財力。另外，檔案信息化管理可以有效連接紙質(zhì)檔案和電子檔案，能夠擴充檔案管理的內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理的路徑，豐富檔案管理模式，不斷增大檔案管理的完整性和高效性，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊男畔n案，重要信息還可以實現(xiàn)多保存路徑，有效增大了檔案管理的完整性，不再害怕檔案數(shù)據(jù)丟失。

3.使檔案管理工作便捷化。檔案管理信息化不僅可以方便專業(yè)的檔案管理人員進行管理，還可以為企業(yè)員工查詢檔案帶來較大的便利。在煤礦企業(yè)發(fā)展運行過程當(dāng)中可能需要調(diào)用過去的檔案，在以往的檔案管理中要翻找大量的紙質(zhì)資料才能找到想要的檔案，但是借用信息化管理手段可以通過鼠標點擊的方式迅速查找到想要調(diào)用的檔案。通過建立電子檔案，還能夠?qū)崿F(xiàn)煤礦企業(yè)檔案信息化管理，專業(yè)的管理人員會將煤礦企業(yè)進行科學(xué)分類，也可以通過企業(yè)專門的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)員工資源共享。借助信息化的檔案管理平臺，也可以讓出差在外的員工登錄企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)，迅速查找到想要閱讀的檔案，大大減少了時間成本。

4.使檔案管理工作規(guī)范化。煤礦企業(yè)的檔案中，不僅包含了企業(yè)發(fā)展運行過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和資料，也包含了對企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)分析和報告等。通過檔案管理信息化，能夠從檔案中科學(xué)分析企業(yè)預(yù)期風(fēng)險，也可以為企業(yè)的長久發(fā)展制定科學(xué)合理的目標，還能夠為企業(yè)發(fā)展提供強大的數(shù)據(jù)支撐，不斷增強企業(yè)發(fā)展的科學(xué)性和方向性。煤礦企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，對于重要的調(diào)用、數(shù)據(jù)分析都能起到準確及時的效用。另外，通過信息化管理，能夠設(shè)置查閱權(quán)限、登錄身份證步驟，甚至還可以將人臉識別設(shè)置到登錄系統(tǒng)中，能夠規(guī)范企業(yè)的檔案管理，也避免了在傳統(tǒng)人力管理方面的誤差。

三、煤礦企業(yè)檔案管理信息化的特點

1.原始性。煤礦企業(yè)的檔案管理主要是管理過去工作過程中的檔案，檔案信息化過程當(dāng)中一定要注重信息的來源，確保智能分析工作有法可依。因為檔案屬于過去工作的憑證，要注重對檔案記錄的方式，有的借助于文字資料，有的借助于錄像帶，還有的是U盤，為了確保檔案信息化管理之后，不丟失原本載體的原始性，所以企業(yè)應(yīng)該設(shè)置多樣化的信息管理庫，根據(jù)檔案的存在形式不同，選擇不同的保存方式。

2.準確性。在企業(yè)檔案管理過程當(dāng)中，無論是紙質(zhì)資料，還是電子資料都有可能會存在數(shù)據(jù)偏差的風(fēng)險，這樣會造成檔案資料的不準確。電子檔案很難恢復(fù)，所以在檔案管理信息化過程當(dāng)中，一定要確保數(shù)據(jù)資料的準確性，才能降低錯誤的概率。

3.豐富性。煤礦資料的檔案管理工作來源極其豐富，多元化的工作內(nèi)容為煤礦企業(yè)檔案管理工作帶來了多樣化的特點。煤礦企業(yè)檔案管理不僅需要管理企業(yè)的人事檔案、行政檔案，甚至還要管理煤礦運行工作發(fā)展過程當(dāng)中的具體工作內(nèi)容，所以在實行檔案管理信息化過程當(dāng)中，企業(yè)一定要注重多元化信息錄入時的審查工作，確保在審查過程當(dāng)中不會出現(xiàn)失誤和偏差，為企業(yè)后期的工作提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

4.服務(wù)型。實現(xiàn)煤礦企業(yè)檔案信息化管理的主要目的是利用，傳統(tǒng)的檔案資料管理形式不方便查找檔案，服務(wù)水平較低，實現(xiàn)信息化管理后要充分利用信息技術(shù)的特點，減少紙質(zhì)檔案管理的煩瑣流程，開發(fā)出便于工作人員隨時調(diào)用或者查閱的信息管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展帶來更多的便利。

5.智能型。信息技術(shù)的發(fā)展為煤礦企業(yè)檔案資料的保存帶來了更多的便利，智能化的保存模式不再需要像傳統(tǒng)檔案保存那樣花費大量的時間和精力。并且，智能化的檔案保存還提升了檔案分類以及查找的精準度，檔案信息化也可以針對不同的用戶進行分析研究，減少了用戶在使用檔案過程當(dāng)中的煩瑣流程，加強了檔案查找的準確性。

6.共享性。檔案管理信息化可以為檔案管理人員和煤礦企業(yè)的其他管理人員，甚至是一些用戶之間提供良好的溝通平臺，確保用戶通過大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)接口和終端，有效借用檔案資料，實現(xiàn)檔案管理信息化不僅實現(xiàn)了資源共享，還能夠廣泛延伸檔案資料收集渠道。

四、煤礦企業(yè)檔案管理信息化的難題

1.對于檔案管理信息化的覆蓋程度低。紅柳林礦業(yè)公司檔案管理主要還是借用紙質(zhì)檔案記載企業(yè)運行發(fā)展中的各項資料和數(shù)據(jù)，雖然借助檔案管理系統(tǒng)對檔案進行了數(shù)字化的存貯，但是企業(yè)檔案的信息化覆蓋程度還是偏低。目前的檔案管理方式已經(jīng)不適用于時代發(fā)展的需求，也不適用于煤礦企業(yè)的長久健康發(fā)展，所以企業(yè)要意識到檔案管理應(yīng)該與時代發(fā)展大趨勢有機融合，煤礦企業(yè)應(yīng)該有專業(yè)的、高素質(zhì)的數(shù)字檔案管理團隊。信息化、高效化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠保障煤礦企業(yè)的各項檔案資料準確、完整的保存，不僅能夠為企業(yè)的發(fā)展提供完整的記錄，還可以為企業(yè)的未來發(fā)展提供有效的參考。就目前煤礦企業(yè)的發(fā)展狀況而言，大多數(shù)煤礦企業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)仍然處于起步階段甚至是規(guī)劃階段，長時間的數(shù)據(jù)信息積累會導(dǎo)致在轉(zhuǎn)變電子管理過程當(dāng)中要花費巨大的人力、物力和財力。另外，檔案管理工作人員沒有意識到信息化管理對于自身工作的便捷性和高效性，仍然沿襲紙質(zhì)檔案管理模式，忽視了對檔案信息化建設(shè)的學(xué)習(xí)，不能真正認識自身工作急需轉(zhuǎn)變的迫切性，也不能切實發(fā)揮信息化管理模式對于煤礦企業(yè)發(fā)展的效用。

2.管理方法有待提升，專業(yè)性有待加強。紅柳林礦業(yè)公司已經(jīng)認識到了管理信息化的重要性，但是執(zhí)行力度很低。目前，公司檔案管理信息化僅僅停留在查詢文獻上，很多時候仍然是人力翻找檔案，并不能借用信息化管理模式解決生產(chǎn)中的各種難題。另外，檔案信息化建設(shè)沒有配備專業(yè)的管理人員，對于收集來的檔案只是簡單地將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，而沒有進行科學(xué)的篩選和分類，在錄入時也只是簡單的文字錄入，并沒有后期加工。由于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案需要很多時間，并且轉(zhuǎn)變周期較長，見效緩慢，所以企業(yè)對于檔案管理信息化的重視程度普遍較低，甚至不愿意花費資金引進技術(shù)，導(dǎo)致企業(yè)不能真正實現(xiàn)檔案信息化管理，更沒有專業(yè)的技術(shù)人員提供技術(shù)支撐。

3.檔案管理信息化工作安全系數(shù)較低。由于對檔案管理信息化的重視程度還不夠，導(dǎo)致設(shè)備不能夠及時更新，甚至存在一定的缺陷，直接影響了信息管理的安全。許多企業(yè)在檔案管理人員配備方面忽視了年齡結(jié)構(gòu)，年紀大的員工不能夠熟練掌握新設(shè)備，也容易在信息錄入中存在偏差。還有很多企業(yè)缺乏對相關(guān)人員的培訓(xùn)，檔案管理人員不能夠掌握最新的信息化管理模式，導(dǎo)致工作出現(xiàn)差錯。

五、提升煤礦企業(yè)檔案管理信息化的策略

1.進一步提升煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。不管是煤礦企業(yè)的管理層還是專門的檔案管理人員，都應(yīng)該加強對于檔案管理信息化的重視，一定要借助新時代的信息管理技術(shù)，實行企業(yè)檔案管理，保證檔案館的規(guī)范化和智能化。第一，在企業(yè)內(nèi)可以建立檔案管理專門數(shù)據(jù)庫，只有專業(yè)檔案管理人員才有進入數(shù)據(jù)庫的權(quán)限，保證檔案管理的安全，提高檔案信息的利用率。第二，企業(yè)應(yīng)該加大投資力度，引入專業(yè)的檔案管理人才，配備專業(yè)的檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施，采用先進的信息技術(shù)，加強檔案管理信息化的專業(yè)性和高效性。第三，檔案管理工作人員應(yīng)不斷加強自身的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，要熟練使用檔案信息管理系統(tǒng)以及各項軟件，在檔案管理信息化平臺上，還要適度公開檔案信息，優(yōu)化檔案查閱方式，最大限度地發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢作用。

2.紙質(zhì)檔案電子化，完善技術(shù)支撐。將企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案需要花費一定的時間，陳舊的檔案進行歸納整理之后，還要進行檔案錄入也需要花費大量的人力和物力。因此，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)保證系統(tǒng)使用的簡便性，最好可以借用便捷輸入的功能，減輕錄入電子信息時的工作負擔(dān)。專業(yè)的技術(shù)工程師根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求，設(shè)計專門的應(yīng)用軟件，在對內(nèi)開放軟件上，員工可以登錄系統(tǒng)進行查閱，這樣可以讓企業(yè)的內(nèi)部員工及時了解企業(yè)的各項信息，員工在進行工作的會減少很多麻煩。另外，也要設(shè)立對外的查閱軟件，便于外界與煤礦企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)溝通，為客戶以及其他用戶提供更多的便利。除此之外，還要及時更新并維護企業(yè)的各項軟硬件設(shè)施，以保證企業(yè)信息管理的水平和質(zhì)量。

3.優(yōu)化升級檔案管理安全建設(shè)。在煤礦企業(yè)檔案管理信息化工作過程當(dāng)中，最重要的是保證信息的安全性，從檔案的儲存手段和儲存位置到設(shè)立查閱密碼以及身份審核等工作都要密切關(guān)注檔案的安全性。檔案室使用的硬件設(shè)施和進入機房權(quán)限要進行全方位實時監(jiān)控，對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行登錄時，可以只供內(nèi)部員工使用。另外，加密技術(shù)也是保證檔案安全性的一項重要舉措。

4.配備更多專業(yè)的檔案管理信息化人才。要想加強煤礦企業(yè)檔案管理信息化的專業(yè)水平，一定要為此項工作配備專業(yè)的技術(shù)人員，企業(yè)應(yīng)該引進熟練軟硬件開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才，不斷提升檔案信息管理的高效性和安全性。另外，還要引進專業(yè)的檔案管理人才，對員工的工作能力進行培訓(xùn)，幫助檔案管理人員能夠更快使用信息化管理流程，更快上手對檔案進行管理。另外，還要培養(yǎng)檔案管理人才，善于對檔案進行歸納和整理，不斷提升工作人員的分析總結(jié)能力，提升檔案管理的信息化水準。

六、結(jié)語

通過上述分析，紅柳林礦業(yè)公司要實現(xiàn)“行業(yè)第一、世界一流”現(xiàn)代煤炭企業(yè)愿景目標，就必須充分認識到煤礦企業(yè)實行檔案信息化管理的必要性和急切性，所以公司內(nèi)部應(yīng)該多方發(fā)力，不斷提升檔案管理的信息化水平，重視煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)、實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化、完善技術(shù)支撐、加強檔案管理安全性建設(shè)、配備專業(yè)的檔案管理信息化人才等，借助多途徑提升檔案管理信息化水準。

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（作者單位：陜煤集團神木紅柳林礦業(yè)有限公司）