機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作探究

摘 要：數(shù)字化的飛速發(fā)展為我國(guó)各領(lǐng)域提供了莫大幫助，不但有益于各單位提高工作效率，還緩解了諸多工作上的困擾，降低了人力資源的消耗?，F(xiàn)今，數(shù)字化管理已經(jīng)與事業(yè)單位檔案管理工作有效融合，使其擁有了更廣泛的應(yīng)用空間，利用數(shù)字化管理，事業(yè)單位能夠充分明確單位檔案狀況。然而，由于數(shù)字化管理還處于發(fā)展初級(jí)階段，在應(yīng)用過(guò)程中仍存在不足，需要進(jìn)一步優(yōu)化和完善，本文即圍繞此類(lèi)問(wèn)題對(duì)數(shù)字化檔案管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理;工作探究

引言

事業(yè)單位檔案是自機(jī)關(guān)創(chuàng)建以來(lái)就存在的，包括數(shù)據(jù)資料、規(guī)章制度以及其他內(nèi)容。伴隨機(jī)關(guān)事業(yè)單位持續(xù)壯大，其檔案內(nèi)容也會(huì)逐漸更改、擴(kuò)充。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展歷程中，檔案管理起到了重要推動(dòng)作用，可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位決策過(guò)程提供準(zhǔn)確參考依據(jù)。數(shù)字化檔案實(shí)質(zhì)是通過(guò)掃描、多媒體等技術(shù)將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并以電子方式進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)共享和管理。數(shù)字化檔案由專(zhuān)業(yè)軟件設(shè)備設(shè)施進(jìn)行管理，相關(guān)人員可隨時(shí)調(diào)用、查閱。

對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案建設(shè)可以有效提高檔案管理效率，管理人員應(yīng)充分重視檔案數(shù)字化建設(shè)，積極提高檔案管理能力，確保檔案安全，最大限度地發(fā)揮檔案價(jià)值。

一、檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

借助對(duì)多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)及數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)等新興技術(shù)的合理利用，檔案數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)把不同形式的傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化信息檔案轉(zhuǎn)換，并通過(guò)專(zhuān)業(yè)的軟件設(shè)備設(shè)施及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息檔案進(jìn)行有效管理，致力于創(chuàng)建有序的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源及時(shí)共享。數(shù)字化信息保存形式對(duì)涉及檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的服務(wù)水平及工作效率有著明顯提升，不管是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部檔案管理工作，還是對(duì)社會(huì)群體提供的服務(wù)，都可以獲得更高的質(zhì)量及更好的效果。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1.有利于新型的檔案管理和服務(wù)機(jī)制的革新

檔案信息對(duì)事業(yè)單位的工作安排具有十分重要的作用，在對(duì)單位人員進(jìn)行任命與提升的決策中，檔案信息記錄的業(yè)務(wù)信息及績(jī)效考核將成為重要的參考資料。但是，一些單位因?yàn)閱T工數(shù)量龐大，且各類(lèi)信息復(fù)雜，很難對(duì)其進(jìn)行管理，傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄方法有許多缺點(diǎn)，不利于工作的開(kāi)展。與之相比，數(shù)字化管理可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的記錄保存，可以便捷地對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行搜索、調(diào)取，有效提高工作效率。此外，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力，信息資料可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間的保存，不用擔(dān)心信息丟失及磨損情況的發(fā)生，這是事業(yè)單位檔案管理的重大突破。隨著數(shù)字化應(yīng)用和普及，將數(shù)據(jù)保存在計(jì)算機(jī)上，能夠有效保證企業(yè)信息的完整性及安全性。

2.保障事業(yè)單位檔案信息安全

事業(yè)單位對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性及時(shí)效性具有十分嚴(yán)格的要求，重要信息必須真實(shí)、保密及可靠，這在一些特殊性質(zhì)的企業(yè)單位尤其如此，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式無(wú)法完全滿(mǎn)足上述要求。基于數(shù)字化管理模式，檔案管理流程更加嚴(yán)格，數(shù)字化信息管理可以有效解決檔案真實(shí)性的難題。另外，數(shù)字化管理模式在對(duì)文檔加密的情況下，并非每個(gè)人都可以隨心所欲地訪問(wèn)文件信息。因此，人員檔案信息安全性得到了保障。

3.有助于事業(yè)單位檔案信息日常更新和維護(hù)

周期性的維護(hù)及更新是保障檔案信息安全性及完整性的有效措施。在傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)檔案的維護(hù)管理工序頗為復(fù)雜，需要大量人員對(duì)檔案的信息進(jìn)行轉(zhuǎn)錄與謄寫(xiě)，耗費(fèi)大量時(shí)間及人力。同時(shí)，在抄錄的過(guò)程中難免出現(xiàn)錯(cuò)誤。而建立數(shù)字化檔案管理方法，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)，更新人員檔案上信息，確保信息真實(shí)性和有效性。此外，在人員工作安排及調(diào)動(dòng)方面，數(shù)字化管理可以快速提取人員信息，有效保證工作效率的同時(shí)，也可以讓工作安排的合理性最大化。

4.提高檔案管理效率

紙質(zhì)檔案管理模式中，員工只能根據(jù)紙質(zhì)數(shù)據(jù)手動(dòng)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，耗時(shí)較長(zhǎng)，檔案數(shù)字化管理可以大大提高工作效率。一般情況下，管理檔案時(shí)會(huì)借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高檔案信息輸入頻率。在完整的數(shù)據(jù)庫(kù)支持下，工作人員可以通過(guò)關(guān)鍵詞檢索的方式輕松地對(duì)所需資料進(jìn)行調(diào)取。另外，隨著效率的提高，事業(yè)單位不需要設(shè)置太多檔案管理崗位，有效減少工作事故的發(fā)生頻率。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理面臨的問(wèn)題

1.事業(yè)單位對(duì)檔案信息管理缺少重視

組織的重視和工作自身附帶的價(jià)值及意義是從業(yè)者做好本職工作的關(guān)鍵。在檔案管理工作中，投入一定的資金及人力，是調(diào)動(dòng)管理人員積極性的有效方法。而相反，缺少專(zhuān)項(xiàng)負(fù)責(zé)人、不給予相應(yīng)的重視或者崗位變動(dòng)頻繁、工作交接時(shí)信息傳遞和問(wèn)題繁多的安排，會(huì)使得檔案管理工作變得枯燥而費(fèi)時(shí)，導(dǎo)致很多員工并不愿意耗費(fèi)精力在工作上。

另外，部分單位由于不規(guī)范的操作或者采用的制度缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致檔案管理工作頻繁地出現(xiàn)錯(cuò)誤，比如：信息泄露、丟失，資料保存不全等，給后續(xù)工作帶來(lái)很大的困難，同時(shí)也失去了對(duì)其他部門(mén)工作信息支持的重要功能。

2.單位缺少成熟的管理技術(shù)

檔案管理工作的特點(diǎn)具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，從業(yè)人員需要把龐大的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類(lèi)整理，防止系統(tǒng)信息混亂，為企業(yè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的資料，也正是因?yàn)榉敝氐墓ぷ餍再|(zhì)，導(dǎo)致崗位員工流動(dòng)性較大，難以形成有效的職業(yè)沉淀，以至于資深的檔案管理人才較為稀缺。在信息的時(shí)效性方面，工作人員需要定期對(duì)檔案資料更新，由于缺乏先進(jìn)的技術(shù)，經(jīng)常出現(xiàn)原有信息被覆蓋的情況，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)紕漏，形成隱患。另外，在對(duì)一些圖像的錄入中，需要圖轉(zhuǎn)文字的操作，當(dāng)技術(shù)不達(dá)標(biāo)時(shí)，容易出現(xiàn)識(shí)別、錄入錯(cuò)誤或者工作無(wú)法開(kāi)展的情況，影響檔案的準(zhǔn)確性及工作的效率。最后，歸檔資料需要系統(tǒng)的維護(hù)，缺乏有效的技術(shù)支持，維護(hù)工作也將成為工作人員及企業(yè)的工作負(fù)擔(dān)。

3.補(bǔ)充材料工作不到位

檔案存儲(chǔ)工作方面的缺失或錯(cuò)誤將會(huì)導(dǎo)致單位對(duì)歷史檔案的整合或調(diào)取操作面臨較大困難，材料補(bǔ)充不及時(shí)往往會(huì)造成其他工作被延誤。比如，在原黨支部搬遷或者撤銷(xiāo)后，補(bǔ)辦的入黨資料上交時(shí)便會(huì)變得無(wú)比困難;一些院校倒閉后，已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)員想要補(bǔ)辦或補(bǔ)充學(xué)籍則無(wú)處申請(qǐng);退伍軍人在對(duì)以往的工作存檔時(shí)，一些機(jī)密性的任務(wù)因?yàn)闆](méi)有記錄而無(wú)法入檔;或者一些學(xué)員在分配工作的交接上，由于缺乏經(jīng)驗(yàn)，在前期沒(méi)有獲取完善的入職資料，加上后續(xù)沒(méi)有明確的工作時(shí)間記錄，導(dǎo)致在后續(xù)工作中頻繁出現(xiàn)交接不上的問(wèn)題，在薪資計(jì)算上也容易形成糾紛，且在檔案缺失的情況下難以得到妥善解決。

4.工作人員專(zhuān)業(yè)性不達(dá)標(biāo)

數(shù)字化檔案管理工作對(duì)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才有極大需求。然而，許多單位對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致招聘專(zhuān)業(yè)檔案管理人員過(guò)于草率?，F(xiàn)階段，部分事業(yè)單位檔案管理人員的工作跟不上時(shí)代步伐，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，甚至有些單位為了減少開(kāi)支，聘用非專(zhuān)業(yè)人員，將檔案管理工作設(shè)置為兼職，導(dǎo)致因?yàn)槿狈A(chǔ)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，非專(zhuān)業(yè)人員工作失誤頻發(fā)，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量，對(duì)后續(xù)工作造成不良影響。

5.設(shè)備設(shè)施建設(shè)不到位

在檔案管理工作中，軟硬件設(shè)備設(shè)施是不可缺少的物質(zhì)基礎(chǔ)，其決定著數(shù)字化檔案管理工作的順利開(kāi)展。目前，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位不重視檔案管理工作，對(duì)軟件硬件設(shè)備設(shè)施等方面投入資金不足，甚至將其他部門(mén)將淘汰的設(shè)備設(shè)施用于檔案管理部門(mén)，設(shè)備設(shè)施故障頻繁發(fā)生，導(dǎo)致其不能滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理實(shí)際需要。另外，由于檔案管理成本投入不足，一些單位檔案管理部門(mén)無(wú)法及時(shí)更新、升級(jí)工作系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)形成了阻礙。

四、加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效對(duì)策

1.培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理意識(shí)

為確保數(shù)字化檔案管理工作全面發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理部門(mén)必須對(duì)數(shù)字化檔案保管工作予以充分重視，在檔案管理工作中實(shí)行全面數(shù)字化管理，進(jìn)一步增強(qiáng)全體人員數(shù)字化管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變?cè)袡n案保管思想，不斷掌握新技能、新知識(shí)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法加以創(chuàng)新。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要做到結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定一套完善的檔案管理制度，確保檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與準(zhǔn)確性，加強(qiáng)檔案保密機(jī)制協(xié)調(diào)發(fā)展。最后，為確保數(shù)字化檔案管理工作的有序進(jìn)行，可以組織相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，建立一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，確保事業(yè)單位檔案管理朝著數(shù)字化方向發(fā)展。

2.推進(jìn)數(shù)字化文字歸檔

在信息技術(shù)的普及下，現(xiàn)階段，檔案管理人員的日常工作具有明顯的即時(shí)性，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)檔案登記錄入，并發(fā)往其他部門(mén)確認(rèn)，進(jìn)入嚴(yán)格的審核階段，一般情況下，工序中會(huì)設(shè)置相應(yīng)的督促時(shí)間。然而，單位內(nèi)的審核確認(rèn)工作經(jīng)常出現(xiàn)延誤情況，即使有催告信息的提醒，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)完整的工作閉環(huán)，對(duì)后續(xù)工作造成不良影響。這種情況下，數(shù)字化檔案管理對(duì)文件的預(yù)處理功能便可以發(fā)揮重要的作用，通過(guò)預(yù)處理，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以解決大部分的格式審核工作，審核人員僅需審核重點(diǎn)內(nèi)容，大幅度減少審核工作的任務(wù)量，且有效提升了文件的處理效率，這無(wú)疑對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位是非常有益的。

3.創(chuàng)建檔案管理電子系統(tǒng)

所有崗位工作都較為復(fù)雜，每天會(huì)產(chǎn)生大量文本、文件檔案信息。檔案管理員需要及時(shí)儲(chǔ)存和收錄這部分信息，在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，這一部分的工作任務(wù)量十分繁重，管理人員需要耗費(fèi)大量的精力來(lái)處理。而在數(shù)字化檔案管理模式中，不僅可以通過(guò)電子檔案系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行掃描摘錄，還可以通過(guò)查詢(xún)系統(tǒng)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)取，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行傳輸共享。在完善的系統(tǒng)設(shè)置下，電子檔案系統(tǒng)還可以細(xì)分為操作系統(tǒng)管理、公共系統(tǒng)環(huán)境管理、分類(lèi)單元管理、卷夾管理等不同部分或等級(jí)，從根本上對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息共享能力進(jìn)行提升，保證檔案的利用效率。

4.加強(qiáng)管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)連接

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)各類(lèi)技術(shù)飛速發(fā)展，以信息技術(shù)為首的科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)都得到了推廣。機(jī)關(guān)單位在開(kāi)展科學(xué)的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，首先，應(yīng)將信息技術(shù)與辦公系統(tǒng)有效融合，從多個(gè)角度實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位數(shù)字化檔案管理的綜合發(fā)展;其次，必須構(gòu)建電子文件安全管理體系，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，由于檔案管理普遍具有特殊性，應(yīng)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息安全性，最大限度地激發(fā)檔案信息基本價(jià)值，促進(jìn)數(shù)字化檔案與檔案制度化有效結(jié)合;最后，事業(yè)單位在對(duì)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行管理時(shí)，必須交給專(zhuān)業(yè)人士，例如：按時(shí)更迭數(shù)據(jù)庫(kù)信息、在系統(tǒng)內(nèi)安裝殺毒軟件，設(shè)置用戶(hù)訪問(wèn)權(quán)限等，就算發(fā)生意外情況也不會(huì)致使數(shù)據(jù)缺失。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)軟硬件更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)維護(hù)與監(jiān)測(cè)，找尋影響系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定的外界因素，增強(qiáng)檔案利用率，為檔案創(chuàng)建安全的使用環(huán)境。同時(shí)，在數(shù)字化管理過(guò)程中，也不能徹底拋棄傳統(tǒng)檔案管理工作，應(yīng)加強(qiáng)雙層保護(hù)，為數(shù)字化檔案管理進(jìn)一步發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

5.利用RFID技術(shù)進(jìn)行智能檔案管理

現(xiàn)今，可利用RFID技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行智能管理，由智能系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化分類(lèi)。RFID技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖。

利用RFID技術(shù)的檔案管理，相關(guān)管理員可以快速準(zhǔn)確地找到需要訪問(wèn)的文件，并自動(dòng)完成文件調(diào)用記錄、訪問(wèn)信息、出庫(kù)等操作。同時(shí)，機(jī)密檔案可以將防盜信息添加到RFID中，在使用入口處和出口處的固定RFID讀卡器防止其離開(kāi)。此外，RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)是其智能化與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，并能在檔案未歸還到位時(shí)發(fā)出警報(bào)，從而提高檔案數(shù)字化管理水平，提升檔案管理的質(zhì)量水平。

6.多方向加強(qiáng)人才培養(yǎng)

培養(yǎng)全面復(fù)合型人才不僅是當(dāng)務(wù)之急，也是當(dāng)今時(shí)代檔案管理的新要求。第一，通過(guò)繼續(xù)教育加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，結(jié)合檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)和要求，使培訓(xùn)適應(yīng)發(fā)展需要，培養(yǎng)基本技能，同時(shí)還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備操作等基礎(chǔ)能力加以培訓(xùn)。第二，可以?xún)?yōu)先選擇專(zhuān)門(mén)從事計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的工作人員作為檔案管理人員，并且在入崗之前進(jìn)行有關(guān)檔案管理培訓(xùn)。這樣，檔案管理人員不僅可以熟練地使用計(jì)算機(jī)設(shè)備管理檔案，還可以有效解決數(shù)字化檔案管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要意義。第三，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可對(duì)外招募全能復(fù)合型管理人才。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員實(shí)行檔案管理制度，建立激勵(lì)機(jī)制，提高薪資水平及晉升空間，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，提高數(shù)字化檔案管理水平。

五、總結(jié)

信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)展與創(chuàng)新，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。尤其是檔案工作開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)未來(lái)發(fā)展主流趨勢(shì)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)深化數(shù)字化建設(shè)，合理利用互聯(lián)網(wǎng)思維推動(dòng)其管理方式創(chuàng)新與管理工作簡(jiǎn)化，使其早日實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，繼而推動(dòng)檔案管理和數(shù)據(jù)有效融合，實(shí)現(xiàn)檔案管理效益最大化，提升檔案管理水平。

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（作者單位：延安市疾控中心）

基金項(xiàng)目：國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略背景下檔案數(shù)據(jù)治理體系構(gòu)建研究（項(xiàng)目編號(hào)：19BTQ097）。

作者簡(jiǎn)介：劉璐（1983—），女，漢族，陜西省延安市人，本科，館員，研究方向：檔案專(zhuān)業(yè)。