人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策

摘 要：人事檔案是企業(yè)重要的檔案資料，可以為企業(yè)人力資源管理和挖掘人力資源價值提供參考。信息化背景下，數(shù)字化信息技術被廣泛應用到人事檔案管理當中，改變了檔案載體，增加了人事檔案搜索便捷性，提升了企業(yè)的檔案管理質(zhì)量，但是數(shù)字信息化技術應用到檔案管理中也呈現(xiàn)出一定的弊端，人事檔案載體容易損壞，個人隱私信息容易泄露，人事檔案信息管理人員素養(yǎng)不足，缺乏對人事檔案工作的評估標準等問題也比較突出，因此，應該進一步探索信息化時代背景下人事檔案信息數(shù)字化管理策略，提高人事檔案管理質(zhì)量。

關鍵詞：人事檔案;數(shù)字化管理;問題;對策

一、人事檔案信息數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

當前信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算以及5G技術被廣泛應用到社會各行各業(yè)當中，傳統(tǒng)行業(yè)都在推動“互聯(lián)網(wǎng)+”的轉(zhuǎn)型。人事檔案工作作為企業(yè)日常管理的重要組成部分，也在不斷推動數(shù)字信息化的建設進程。當前，大部分企業(yè)的人事檔案工作都已經(jīng)轉(zhuǎn)化為線上模式，人事檔案數(shù)字信息化建設改變了傳統(tǒng)的人事管理工作內(nèi)容和模式。以前的人事檔案都是由入職者本人填寫，然后進行整理、歸檔，當前人事檔案多由人力資源管理部門或者檔案管理部門進行信息的收集、錄入、整理、保存等。以前的人事檔案比較難查找，而現(xiàn)在借助信息化數(shù)字技術，通過關鍵字的查找就可以快速查找到需要的人事檔案，省時省力，因此，人事檔案數(shù)字信息化既符合社會發(fā)展趨勢，也符合檔案管理工作的需求。目前，數(shù)字信息化主導下的檔案管理模式已經(jīng)成為檔案工作的主要管理模式。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題

1.容易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或者損壞

人事檔案管理工作是企業(yè)重要的管理工作，與企業(yè)的報稅、保險繳納以及企業(yè)的工資核算、人事調(diào)動具有多方面的聯(lián)系，在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，紙質(zhì)成為人事檔案管理信息存儲的重要載體，而在信息化時代背景下改變了信息儲存的方式，人事檔案管理主要存儲在電腦硬盤或者移動U盤或光盤當中，人事檔案管理的儲存方式發(fā)生了較大改變。由于U盤或者光盤存儲介質(zhì)容易受到溫度、磨損等影響發(fā)生損壞，因此容易導致人事檔案管理重要數(shù)據(jù)信息丟失，這樣不僅影響企業(yè)信息資源的完整性，也容易增加企業(yè)管理的困難，特別是現(xiàn)在市場上存儲介質(zhì)類型多樣，質(zhì)量參差不齊，都容易增加人事檔案信息存儲的不穩(wěn)定性，導致在存儲過程中數(shù)據(jù)檔案信息的丟失，給企業(yè)的人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。

2.計算機軟件更新速度較快

信息化的不斷發(fā)展刺激了信息軟件供應商的繁榮，越來越多軟件供應商開始針對企業(yè)的管理功能進行細化，并且有針對性地開發(fā)各類人事檔案管理軟件，這樣不僅增加了人事檔案管理工作的專業(yè)性，還可以促進信息共享，打破了傳統(tǒng)信息孤島的情況，有助于增強人事檔案信息的準確性。很多企業(yè)會借助相關的應用軟件來實現(xiàn)人事檔案管理的專業(yè)化和便捷化。由于軟件供應商市場競爭的不斷加劇，軟件更新?lián)Q代較快，功能越來越完善，但是很多軟件之間并不能兼容，或者軟件在升級過程中容易造成原來數(shù)據(jù)損壞或者某些功能不能正常應用，甚至計算機硬件與軟件出現(xiàn)了不能匹配的問題，不僅影響了計算機運行速度，還容易導致原有檔案信息不能顯示或者需要下載更多的其他軟件進行展示，這樣與人事檔案管理軟件的功能出現(xiàn)相悖性，因此這也是人事檔案數(shù)字信息化管理次序要面對的問題。

3.人事檔案信息容易泄密

人事檔案工作不僅關系到企業(yè)的管理工作質(zhì)量，也涉及員工的個人隱私，員工檔案信息上一般包括家庭住址、身份證號、手機號等重要信息，個人信息泄露容易被用作其他違反個人意愿的一些操作，因此，數(shù)字信息化下的檔案信息管理安全也成為檔案管理工作應該面對的問題。通過對人事檔案管理信息泄露原因進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，信息泄露主要原因：一是電腦中存在病毒或者密碼、信息安全等級較低，被黑客攻擊，從而導致人事檔案信息的泄露，另外一方面是人事檔案管理人員將人事檔案信息傳遞給相關部門或者人員時或進行一些公示時，由于缺乏網(wǎng)絡安全信息知識，沒有對重要的個人信息進行隱藏或者設置，從而在無意間泄露了企業(yè)的人事信息，操作人員沒有對人事檔案的信息進行及時備份，或者檔案管理人員操作不當導致數(shù)據(jù)信息丟失等，這些問題也是數(shù)字化信息背景下人事檔案管理中的常見問題。

4.檔案管理人員的信息素養(yǎng)較低

傳統(tǒng)的檔案信息管理人員更側(cè)重對紙質(zhì)檔案進行分類和歸檔，數(shù)字信息化背景下對人事檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案信息管理知識，能夠科學地對檔案進行整理和歸類，還要求檔案管理人員具有較高的信息素養(yǎng)，能夠滿足企業(yè)日常管理中對檔案管理工作的需求，維護檔案信息安全，在人事進行變動時能夠?qū)n案信息進行及時更新和完善。但是，當前既具有專業(yè)檔案管理知識又具有信息素養(yǎng)的專業(yè)檔案管理人員，仍然不能滿足企業(yè)的實際需求。雖然近年來，企業(yè)也逐漸認識到檔案管理人員工作中面臨的挑戰(zhàn)，并且對檔案管理人員進行了較多培訓，但是，都不能滿足信息化下檔案管理工作需求。

5.人事檔案信息出現(xiàn)失真

信息化背景下，人事檔案管理工作雖然效率大幅度提升，工作更加便利，但是，對檔案信息工作的變化難以辨認，增加了檔案信息失真的概率。在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案信息出現(xiàn)更改的痕跡，一般具有明顯的修改痕跡，而在當前信息化背景下，檔案信息進行修改，沒有明顯的修改痕跡，容易導致人事檔案信息失真。

三、優(yōu)化人事檔案數(shù)字信息化管理的策略

1.選擇適當?shù)娜耸聶n案存儲載體

人事檔案是企業(yè)重要的檔案資料，數(shù)字信息化背景下改變了傳統(tǒng)的檔案信息載體，因此在檔案儲存過程中應該進一步重視載體的選擇，在考慮載體時應該考慮其生產(chǎn)廠家，聲明使用周期以及內(nèi)存容量、注意事項等，必要時可以選擇多載體組合進行人事檔案信息的存儲，必要時可以將人事檔案資料進行打印以傳統(tǒng)方式進行儲存，防止因為儲存介質(zhì)選擇不當造成人事檔案信息損壞，影響企業(yè)正常管理或者影響企業(yè)正常信息獲取等，應該注重檔案載體介質(zhì)的存儲條件，盡量不要將檔案信息放在靠近火源或者高溫的地方，也不能放在濕潤潮濕的地方，更不能將檔案載體放在易磨損的地方，這樣都容易造成人事檔案數(shù)據(jù)丟失。應該將檔案存儲介質(zhì)放在專門的辦公區(qū)域內(nèi)，注重對檔案存儲介質(zhì)的妥善保管，必要時在放置的抽屜或者柜子增加智能鎖或者密碼鎖，防止檔案信息存儲介質(zhì)的丟失或者被人盜取等。

2.科學選擇電腦操作系統(tǒng)

在選擇人事檔案的數(shù)字化信息系統(tǒng)時應該注重信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性，特別是要注重系統(tǒng)在換代或者升級過程中對檔案信息穩(wěn)定性、可識別性、數(shù)據(jù)安全性的影響，防止在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程中造成數(shù)據(jù)信息的丟失或者損壞，影響數(shù)據(jù)的完整性。要注重系統(tǒng)的兼容性和穩(wěn)定性，防止在使用過程中頻繁出現(xiàn)卡頓或者藍屏等情況。再次應該注重使用的操作系統(tǒng)的技術性問題，盡量選擇技術完善、漏洞少、安全性較高的系統(tǒng)，防止在使用過程中被其他用戶攻擊，造成信息泄露。數(shù)字化信息系統(tǒng)應該具備仿真安全性、軟件基礎高，防止在復制或者保存過程中被其他人輕易進行信息數(shù)據(jù)的獲取，造成重要人事數(shù)據(jù)信息泄露，影響企業(yè)管理安全和個人隱私安全，日常注重對電腦系統(tǒng)的維護和保養(yǎng)工作，電腦使用者上下班注重科學關機，減少電腦信息系統(tǒng)的故障概率，特別是現(xiàn)在電腦軟件系統(tǒng)越來越多的情況下，應該注重系統(tǒng)的運行環(huán)境或者運行條件，促進軟件系統(tǒng)和電腦硬件系統(tǒng)的協(xié)調(diào)性。

3.重視人事檔案的安全性

數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)具有方便、快捷的優(yōu)點，但是信息安全是數(shù)字信息化背景下應該重視的問題，也是關系到企業(yè)發(fā)展的重要問題，檔案信息泄露就會被其他企業(yè)挖墻腳，或者針對企業(yè)管理層的行為放大或者抹黑，影響企業(yè)的正常管理。因此，人事檔案管理部門或者人員應該將信息安全作為檔案信息管理工作的重要問題。在當前大環(huán)境下，人事檔案管理工作越來越復雜，面臨的內(nèi)部和外部影響要素越來越多，首先，企業(yè)應該將信息安全作為重要的內(nèi)容，將其納入檔案管理員的工作職責范圍內(nèi);其次，企業(yè)檔案人員在向有關部門分享企業(yè)的人事檔案信息時，盡量做一個分享記錄，以便于在信息發(fā)生泄露時能更好發(fā)現(xiàn)問題。檔案管理的電腦系統(tǒng)或者文件系統(tǒng)設置專屬密碼，防止被其他人無意間瀏覽企業(yè)的人事檔案信息。再次，應該注重傳輸過程中的檔案信息安全。在信息傳輸過程中對數(shù)據(jù)信息進行加密，防止被黑客或者其他人員盜取企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案管理人員要定期對企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)使用專門的軟件殺毒，及時下載補丁程序，防止電腦內(nèi)存在病毒或者漏洞，導致電腦信息系統(tǒng)癱瘓或者電腦信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)被其他人獲取。定期升級企業(yè)電腦信息系統(tǒng)的防火墻，提高等級設置，防止電腦系統(tǒng)被攻擊。人事檔案管理人員應該根據(jù)安全性和共享性辯證統(tǒng)一關系，盡可能參與到安全信息系統(tǒng)建設中，對一些必要的人事信息數(shù)據(jù)資料進行公開，促進檔案信息共享，減少安全隱患。要定期對檔案管理部門或者人員展開安全性教育，將信息安全納入企業(yè)文化或者企業(yè)發(fā)展理念建設當中，將檔案信息數(shù)據(jù)作為長效工作對待，增強檔案信息管理的安全性。要定期梳理企業(yè)檔案管理信息，對一般的人事檔案管理信息需要進行日常備份，對一些重要的人事管理檔案信息應該推動傳統(tǒng)紙質(zhì)保存的方式，減少信息跨時間或者跨空間訪問的可能，增強企業(yè)信息安全。人事檔案管理信息安全是信息化環(huán)境下必然存在的問題，也是信息化背景下人事檔案管理工作面臨的重要挑戰(zhàn)，因此，在人事檔案管理信息化過程中，應該不斷探索信息安全管理的新路徑或者新方法，增強人事檔案信息在存儲，傳輸或者保存過程中的安全性，在此前提下增強人事檔案管理工作的便捷性，提升檔案信息管理工作的質(zhì)量。

4.提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

數(shù)字化信息背景下人事檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，因此對人事檔案管理人員提出了新要求，人事檔案管理人員應該具備基本的人事檔案管理知識，能夠識別、整理和歸類企業(yè)重要的人事檔案信息，并且能夠根據(jù)部門需求進行檔案信息資料的查找等工作，還要求檔案管理人員具有信息素養(yǎng)，能夠具備基本的信息系統(tǒng)操作知識，將企業(yè)的人事檔案信息資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，還能夠利用檔案信息的相關軟件進行人事檔案管理信息的歸類和整理;其次，應該對人事檔案信息進行定期備份，增強信息安全意識，因此要注重對人事檔案管理人員進行技能培訓，促進檔案管理人員整體的素質(zhì)提升。要推動檔案管理人員轉(zhuǎn)型，使他們由具備基本的檔案管理信息知識逐步向具備檔案信息安全、計算機基礎知識、檔案管理標準化等多方面的知識，由單一技能型人才向復合型人才轉(zhuǎn)變;再次，應該注重對人事檔案管理人員的門檻設置，提高人員招聘要求，對其檔案管理專業(yè)知識、人事電子檔案信息化建設、信息安全等多方面知識進行考察，使招聘的人員能夠滿足人事檔案管理的基本需求。增強人事檔案管理員自我提升的內(nèi)動力和外動力，制定明確的人事檔案管理人員工作內(nèi)容，不斷對工作內(nèi)容進行更新和完善，激發(fā)人事檔案管理人員的危機意識。再次應該注重對檔案管理人員的績效考核或者部門技能考核等，將考核結(jié)果與企業(yè)的激勵措施聯(lián)系起來，激發(fā)檔案管理人員提升的外部動力，從而促進檔案管理人員的提升。應該將檔案管理人員的職業(yè)精神納入考核范疇，增強檔案管理人員的敬業(yè)、負責精神，防止人事檔案管理人員因為操作不當造成人事檔案信息數(shù)據(jù)丟失或者造成人事檔案信息泄露等問題。

5.加強預防，減少數(shù)據(jù)失真

信息化背景下增加了人事檔案數(shù)據(jù)信息的失真性。在瀏覽過程中無意修改了企業(yè)的人事檔案信息數(shù)據(jù)，或者在將人事檔案信息傳給他人的過程中也容易被篡改，增加了信息識別的難度，因此應該加強預防，減少檔案數(shù)據(jù)信息的失真性。首先，應該定期對檔案管理信息數(shù)據(jù)進行整理，盡量按照某些規(guī)律進行檔案信息數(shù)據(jù)排序，例如：利用人員名字或者利用人員出生日期或者入職時間進行檔案信息錯誤的查找或者變動，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息中的錯誤，減少人事檔案信息的失真性。其次，分析其他部門對檔案人員的需求，大多數(shù)部門需要人事檔案信息只是進行獲取信息，并不是要修改，可以對檔案信息進行保護后再傳送，防止人員進行檔案信息的誤操作。再次，應該設置檔案信息系統(tǒng)的訪問權限，對每個有權限訪問的人設置賬號和密碼，哪個時間段有哪些人登錄系統(tǒng)，進行了哪些操作，一目了然，防止人事檔案信息被惡意篡改。人事檔案管理人員在日常錄入檔案信息時應該本著負責、認真的工作精神，在人事檔案信息錄入完畢要檢查和審核，通過設定條件，是否能找到相應的人事信息，是否與人事的基本資料一致，排除信息錄入錯誤的可能。在日常工作中不定期對檔案數(shù)據(jù)信息進行瀏覽或者檢查，查找人事檔案數(shù)據(jù)的真實性，總結(jié)查找人事檔案數(shù)據(jù)信息失真性的查找辦法，從而增強人事檔案信息的真實性，能夠為員工或者其他部門提供真實可靠的人事檔案數(shù)據(jù)資料。人事檔案數(shù)據(jù)信息的真實性不僅關系到員工的個人發(fā)展，也關系到企業(yè)能否對現(xiàn)有的人力進行最大程序地開發(fā)，增強企業(yè)的人力資源價值等方面。因此應該注重檔案信息數(shù)據(jù)的真實性檢驗，為企業(yè)提供真實的檔案數(shù)據(jù)信息參考。

四、總結(jié)

人事檔案數(shù)字信息化建設是信息化時代發(fā)展的必然要求，有助于提升檔案管理工作質(zhì)量，增強檔案管理效率，但是，人事檔案數(shù)字化信息建設也面臨較多問題。檔案存儲介質(zhì)容易損壞，檔案管理系統(tǒng)兼容性或者協(xié)調(diào)性不足，人事檔案數(shù)據(jù)安全性存在風險，檔案管理人員素養(yǎng)有限等，因此，應該在檔案信息管理工作當中科學選擇存儲介質(zhì)和應用系統(tǒng)，提高檔案信息安全意識，增強檔案信息工作安全性，提升檔案管理人員素養(yǎng)，減少檔案數(shù)據(jù)失真，增強人事檔案數(shù)字信息化建設的功能。

參考文獻：

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[2]符白云.人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策[J].佳木斯職業(yè)技術學院，2017

[3]黃金勇.人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題及對策研究[J].人才資源開發(fā)，2016

（作者單位：吉林油田公司鉆井工藝研究院）

作者簡介：卜晶（1976—），女，漢族，吉林九臺人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理。