“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案工作改革的幾點(diǎn)思考

【摘? 要】隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，檔案工作將面臨更多的新要求。“互聯(lián)網(wǎng)+”理念在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，不僅豐富了檔案信息資源，轉(zhuǎn)變了檔案信息屬性，而且促進(jìn)了檔案信息量的不斷增長，這些變化為檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，加速推動(dòng)檔案工作改革已成為當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”理念與檔案工作有效融合的必然趨勢。基于此，論文闡述了“互聯(lián)網(wǎng)+”的含義，論述了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對檔案工作帶來的影響，并就如何實(shí)現(xiàn)檔案工作改革提出了一些可行性建議。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案工作;改革

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）05-0127-03

1 引言

在信息化時(shí)代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”理念可以與各個(gè)領(lǐng)域有機(jī)融合，可以利用自身優(yōu)勢和特點(diǎn)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)進(jìn)行升級或者改造，使傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)能夠適應(yīng)并滿足新時(shí)代的發(fā)展要求。現(xiàn)階段，我國在建設(shè)數(shù)字檔案館、提供檔案移動(dòng)服務(wù)和電子文件檔案管理方面取得了一些成果，這有利于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作模式的進(jìn)一步應(yīng)用和發(fā)展。由此可見，有效促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案工作的深度融合與創(chuàng)新應(yīng)用，已成為檔案部門刻不容緩的研究熱點(diǎn)與工作主題。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”概述

在國內(nèi)，“互聯(lián)網(wǎng)+”這一概念的提出最早可以追溯到2012年11月于揚(yáng)在易觀第五屆移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)博覽會(huì)的發(fā)言，他提出：“‘互聯(lián)網(wǎng)+模式應(yīng)被廣泛應(yīng)用于所有行業(yè)的產(chǎn)品與服務(wù)之中。”2014年11月，在世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)上，李克強(qiáng)總理指出：“互聯(lián)網(wǎng)是大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的新工具?！边@一提法使得普通“大眾”成為“互聯(lián)網(wǎng)+”的參與主體，并且將“互聯(lián)網(wǎng)+”的服務(wù)宗旨定位為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)服務(wù)的“新工具”[1]。馬化騰在2015年3月舉行的全國兩會(huì)上提出議案：“‘互聯(lián)網(wǎng)+通過互聯(lián)網(wǎng)平臺與信息通信技術(shù)將互聯(lián)網(wǎng)與各行各業(yè)結(jié)合在一起，從而在新領(lǐng)域創(chuàng)造出一種新生態(tài)?！边@一議案闡明了“跨界融合”這一思想主題。2015年7月，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》，將“互聯(lián)網(wǎng)+”定義為把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果與經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域深度融合，推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步、效率提升和組織變革，提升實(shí)體經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新力和生產(chǎn)力，形成更廣泛的以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)設(shè)施和創(chuàng)新要素的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形態(tài)。

對于“互聯(lián)網(wǎng)+”的含義，雖然有很多不同的理解，但是具體可以歸納為以下幾點(diǎn)：

第一，“互聯(lián)網(wǎng)+”既是技術(shù)層面的“+”，也是思想、理念以及模式上的“+”;第二，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中堅(jiān)力量;第三，“互聯(lián)網(wǎng)+”中的“+”可以提升傳統(tǒng)行業(yè)的競爭力，對于實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級發(fā)揮促進(jìn)作用;第四，“互聯(lián)網(wǎng)+”具有“跨界融合”“創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)”“重塑結(jié)構(gòu)”“尊重人性”“開放生態(tài)”以及“連接一切”的特點(diǎn)。

由此可見，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個(gè)比較豐富的概念，擁有極其豐富的內(nèi)涵。近年來，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了有機(jī)結(jié)合，而將檔案工作互聯(lián)網(wǎng)化，并不是簡單地將紙質(zhì)檔案錄入電腦當(dāng)中，而是各個(gè)環(huán)節(jié)與互聯(lián)網(wǎng)的有機(jī)融合。隨著檔案工作的互聯(lián)網(wǎng)化，檔案數(shù)據(jù)的信息化推動(dòng)了檔案組織的變革。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對檔案工作的影響

3.1 對管理模式的影響

從以往的管理工作情況來看，所謂檔案管理，是指在一定時(shí)間內(nèi)直接接收有關(guān)部門的檔案和電子數(shù)據(jù)，在整理過程中，對這些檔案和資料進(jìn)行分類、編輯和編目，最終對其進(jìn)行編研與利用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，辦公軟件已成為大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)獲取信息的主要手段，大多數(shù)檔案資料以電子數(shù)據(jù)的形式出現(xiàn)，在產(chǎn)生之初就已生成一定的文件號與目錄。換言之，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，為了獲取符合要求的檔案數(shù)據(jù)，檔案管理中心需要在數(shù)據(jù)生成之前接入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的對接，從而完成自動(dòng)化歸檔。

3.2 對管理流程的影響

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理流程發(fā)生了一系列改變，電子數(shù)據(jù)在不同的系統(tǒng)中生成，然后檔案管理系統(tǒng)將這些電子數(shù)據(jù)歸檔，在檔案的接收、管理、分類和利用方面，計(jì)算機(jī)歸檔已完全取代了人工歸檔，同時(shí)，文件管理、文件查詢等主要由計(jì)算機(jī)通過具體操作完成?，F(xiàn)階段，許多公開信息可以直接在網(wǎng)絡(luò)上搜索和獲取，不再需要通過管理部門獲取。在這種新的管理流程的影響下，一方面，檔案管理部門的工作量逐漸減少;另一方面，在一定程度上弱化了管理部門的地位，甚至有人認(rèn)為檔案部門不再具有價(jià)值，這對檔案工作的原有地位產(chǎn)生了很大的沖擊。

3.3 對管理服務(wù)的影響

檔案顧名思義，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

從以上定義可以看出，國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織是開展檔案管理工作的主體。與國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織有關(guān)的活動(dòng)記錄由檔案部門集中管理和使用，檔案編制人員沒有隨意開發(fā)利用的權(quán)利。換言之，檔案編制人員和管理人員的權(quán)利是分離的。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，每個(gè)人都擁有一定的信息資源，與此同時(shí)，海量數(shù)據(jù)不斷更新，檔案已經(jīng)成為社會(huì)生活中最原始的生活數(shù)據(jù)記錄，記錄人們在社會(huì)生活中的各種活動(dòng)，并在大數(shù)據(jù)平臺上形成個(gè)人檔案，這對檔案管理服務(wù)的內(nèi)容和形式帶來了巨大變革。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案工作改革的路徑

4.1 轉(zhuǎn)變檔案工作模式

以福建龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司為例，其創(chuàng)建于1951年，擁有2 000多名員工，是全國36家重點(diǎn)卷煙工業(yè)企業(yè)之一[2]。

近年來，福建龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司取得了突破性的發(fā)展，這對其檔案管理工作也提出了更高的要求。在福建龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司以往的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到外部因素的影響，例如，外部管理環(huán)境中一旦出現(xiàn)發(fā)霉、受潮、蛀蟲現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案將受到諸多不利影響，給檔案管理工作帶來很多不便。同時(shí)，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理人員往往依靠過去的經(jīng)驗(yàn)來開展檔案管理工作。從長遠(yuǎn)來看，檔案管理人員對經(jīng)驗(yàn)的依賴性增強(qiáng)，檔案管理工作受到個(gè)人主觀意識的影響較大，因此，檔案管理工作的科學(xué)性和有效性無法得到保證。

除此之外，在新的時(shí)代背景下，原有的檔案管理模式已不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式不適應(yīng)檔案管理工作者當(dāng)前開展的檔案管理活動(dòng)。

當(dāng)前，檔案管理人員更加注重工作的規(guī)范化、信息化和準(zhǔn)確性，這就要求檔案管理人員具備較高的信息技術(shù)水平和豐富的檔案專業(yè)知識，以滿足檔案工作模式改革的需要。為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變革，不斷推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的深入開展，福建龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司在工廠中開展了檔案在職教育培訓(xùn)，構(gòu)建了不同層次的教育培訓(xùn)模式，實(shí)現(xiàn)了多層次、多形式、多渠道、廣覆蓋的培訓(xùn)目標(biāo)，從而及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案工作模式，促進(jìn)工作效率和質(zhì)量的提升。

4.2 完善檔案管理制度

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案信息資源不再受到紙質(zhì)檔案整理與收集模式的限制。對任何人來說，他們都可以成為信息的生產(chǎn)者。在新的時(shí)代環(huán)境下，檔案信息更加多元化，雖然檔案管理部門存儲(chǔ)了大量的數(shù)據(jù)信息，但由于部分?jǐn)?shù)據(jù)只有在軟件生成后才可使用，因此，相關(guān)人員無法有效及時(shí)使用存儲(chǔ)的信息。

由此可見，檔案管理部門應(yīng)加快推進(jìn)信息規(guī)范化工作，建立健全管理制度，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)，并以此標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)進(jìn)行信息歸檔和管理，確保數(shù)據(jù)和信息在收集整理過程中按照一定的管理標(biāo)準(zhǔn)生成檔案信息，以完成歸檔和后續(xù)使用。

具體來說：第一，檔案管理部門在存儲(chǔ)信息時(shí)，可以制定和落實(shí)考核激勵(lì)機(jī)制，以此激發(fā)工作人員的積極性，強(qiáng)化制度的約束作用，在緊急情況下及時(shí)采取有效措施。第二，每個(gè)管理組織都需要構(gòu)建一個(gè)共同的標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理與使用。用戶在搜索信息時(shí)，受到不同系統(tǒng)操作模式的影響，無法顯示所有有效資源，無法實(shí)現(xiàn)資源共享。由此可見，相關(guān)部門應(yīng)制定統(tǒng)一的輸入標(biāo)準(zhǔn)，明確文件存儲(chǔ)目錄和格式，提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換效率，使檔案管理工作更加便利、更加快捷。

4.3 優(yōu)化檔案管理平臺

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，由于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)可以自由使用，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，個(gè)人在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的各種信息也有被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。在這種情況下，相關(guān)部門應(yīng)該做好檔案保密工作，以促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)使用行為更加規(guī)范。同時(shí)，檔案管理工作可以將互聯(lián)網(wǎng)平臺作為依托，不斷改革和創(chuàng)新管理工作。例如，福建龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司的檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中，整合和優(yōu)化云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，打造檔案創(chuàng)新技術(shù)服務(wù)生態(tài)圈（如圖1所示）。同時(shí)，檔案部門應(yīng)該更加重視局域網(wǎng)的建設(shè)，從檔案和管理人員的實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)建一個(gè)更為細(xì)致具體的網(wǎng)絡(luò)模塊，以提高操作的便利性，從而推動(dòng)服務(wù)工作不斷向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型。此外，如果檔案管理人員想要確保數(shù)據(jù)信息的安全和隱私，其應(yīng)該積極引入更為先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝防火墻和殺毒系統(tǒng)，有效防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵。同時(shí)，檔案管理部門、宣傳部門和網(wǎng)站運(yùn)營者應(yīng)共同努力，嚴(yán)格審查網(wǎng)絡(luò)信息，仔細(xì)審核涉密文件、專利等數(shù)據(jù)內(nèi)容，并在確保不會(huì)造成信息泄露的情況下上傳網(wǎng)絡(luò)平臺。

4.4 明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理工作者在開展檔案管理工作的過程中，要始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，要積極轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，全面認(rèn)識檔案管理工作，樹立正確的檔案管理意識，同時(shí)，檔案管理者應(yīng)全方位、多層次地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)專業(yè)知識。例如，對于科技檔案管理、企業(yè)檔案管理或者電子文件管理，要將相關(guān)知識和管理標(biāo)準(zhǔn)有效運(yùn)用到檔案管理工作之中，對各類檔案進(jìn)行科學(xué)管理。與此同時(shí)，檔案管理者要不斷強(qiáng)化自身責(zé)任感，樹立學(xué)習(xí)意識，重視提升檔案管理的安全性與準(zhǔn)確性，科學(xué)合理地利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。在對各類檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理的同時(shí)，檔案管理者應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理工作的具體要求，明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理工作進(jìn)行全方位監(jiān)督，不斷提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。除此之外，以往的檔案管理既開放又封閉，只有管理部門可以查閱檔案，用戶只有前往管理部門查詢，才能獲得所需信息，檔案工作的重點(diǎn)在于加強(qiáng)對檔案的管理與保密工作[3]。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，這種工作方式已經(jīng)無法滿足檔案工作的實(shí)際發(fā)展需求，由此可見，檔案管理者應(yīng)主動(dòng)收集信息數(shù)據(jù)，對網(wǎng)絡(luò)中的信息資源進(jìn)行匯總，標(biāo)準(zhǔn)化整合與梳理信息數(shù)據(jù)，定期開展維護(hù)工作，不斷提升檔案管理的社會(huì)地位。

4.5 加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用

相關(guān)部門應(yīng)推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”理念與檔案管理的有效融合，一方面，應(yīng)該對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并將其上傳或妥善保存;另一方面，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)平臺和電子信息技術(shù)，進(jìn)一步優(yōu)化信息資源的存儲(chǔ)和分配，提高檔案數(shù)據(jù)的開放性，促進(jìn)地方政府、系統(tǒng)開發(fā)者、檔案管理企業(yè)和社會(huì)群眾形成良好的溝通聯(lián)系，推動(dòng)檔案工作向智能化方向不斷深入發(fā)展。檔案工作者應(yīng)以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，加快針對檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，促進(jìn)電子文獻(xiàn)信息資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化和檔案管理自動(dòng)化。例如，在實(shí)際工作過程中，福建龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司的檔案管理部門通過目錄數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)庫，將部分檔案目錄在互聯(lián)網(wǎng)上公開，這有利于檔案的快速查詢和檢索。公司檔案宣傳部門對檔案管理工作予以有效配合，對公司在一些重大活動(dòng)中形成的新聞視頻檔案進(jìn)行數(shù)字化，并且及時(shí)歸檔，建立數(shù)字視頻檔案數(shù)據(jù)庫，有利于后續(xù)宣傳利用。同時(shí)，福建龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司早在2004年就將清華紫光檔案管理系統(tǒng)引入公司檔案管理工作，并結(jié)合公司實(shí)際發(fā)展進(jìn)行了進(jìn)一步升級?，F(xiàn)已具備海量存儲(chǔ)、全文檢索、圖形自動(dòng)矢量化以及單點(diǎn)登錄等技術(shù)功能，為企業(yè)未來實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”理念逐漸成為各個(gè)行業(yè)謀求發(fā)展的主要抓手。從政府部門發(fā)布的文件中不難看出，當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”理念已經(jīng)深入人們的日常工作和生活當(dāng)中，并且以此為基礎(chǔ)構(gòu)建了滿足人們?nèi)粘Ｐ枨蟮拇髷?shù)據(jù)平臺。在“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的引領(lǐng)下，檔案管理在逐步實(shí)現(xiàn)整合、創(chuàng)新、開放、協(xié)作發(fā)展的過程中也面臨著一些新的沖擊和挑戰(zhàn)。這就要求檔案管理工作者積極轉(zhuǎn)變觀念，采取科學(xué)合理的對策，有效解決新的問題，推動(dòng)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

【參考文獻(xiàn)】

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【作者簡介】吳藝慧（1977-），女，福建廈門人，檔案館員，從事檔案管理研究。