關(guān)于強化高校干部人事檔案管理工作的幾點思考

張士花 魏娟

關(guān)鍵詞：高校;干部人事檔案;檔案管理

干部人事檔案管理是組織人事管理工作的重要組成部分，是對干部材料進行收集整理、鑒別分類、審核監(jiān)督、保管利用等一系列活動。做好高校干部人事管理工作能夠為干部選拔任用、教育培養(yǎng)、管理監(jiān)督提供有力的抓手，能提升檔案工作的科學化、制度化、規(guī)范化水平，更好地為建設(shè)高水平大學、培養(yǎng)高素質(zhì)人才服務(wù)。隨著信息時代的發(fā)展，高校干部人事檔案管理工作面臨機遇和挑戰(zhàn)并存，從傳統(tǒng)的“管存用”模式向“信息化”模式轉(zhuǎn)變。雖然管理模式及技術(shù)手段在不斷完善和提高，但還存在不少問題有待解決。在日常的管理工作中發(fā)現(xiàn)問題，提升干部人事檔案管理效率，發(fā)揮干部人事檔案服務(wù)功能，優(yōu)化干部人事檔案管理工作，成為檔案管理工作者的一項重要任務(wù)和研究課題。

一、高校干部人事檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理層面重視程度不夠，管檔意識差

高校干部人事檔案一般歸屬于組織人事部門，也有的歸屬于高校綜合檔案館，但僅限于整理、保管，審核、利用基本還是集中在組織人事部門。檔案管理作為基礎(chǔ)性工作，在組織人事部門常常被忽視，對檔案的利用價值認識不足，存在一種“說起來非常重要，排起來一般次要，忙起來就會不要”的現(xiàn)象。

2.管檔人員配備不足，缺少專業(yè)化的檔案管理隊伍

《干部人事檔案工作條例》明確規(guī)定“組織人事部門應(yīng)當明確負責干部人事檔案工作的機構(gòu)，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當配備1名專職工作人員” 。但在實際工作中，高校保管的現(xiàn)有在職人員檔案、退休人員檔案、死亡人員檔案、附屬單位人員檔案、編外人員檔案等總和數(shù)量龐大，實際檔案管理人員配備嚴重不足，有的單位2000～3000卷檔案也就配備一名專職管檔人員。

管檔人員大多不是學圖書檔案專業(yè)，也不經(jīng)常參加專業(yè)培訓，普遍存在對檔案管理工作不夠重視，只著眼于傳統(tǒng)的“收集、整理、保管、存用”的舊模式，對新興的檔案管理技術(shù)及信息系統(tǒng)不夠關(guān)注和重視，缺乏管理方面的創(chuàng)新意識。同時，管檔人員整天面對的是文書檔案，工作量大、煩瑣、重復性高，工作人員的價值不易衡量和體現(xiàn)，待遇低、成長慢，晉升途徑少，缺少激勵機制，導致檔案工作人員經(jīng)常調(diào)換崗位，工作延續(xù)性差。

3.檔案基礎(chǔ)設(shè)施條件差，無相應(yīng)的檔案專項經(jīng)費或經(jīng)費不足

為有效保護檔案，庫房溫度要求14～24℃，相對濕度45～60%。檔案庫房不能建在朝陽房間、頂層和底層，保證有“防火、防盜、防潮、防高溫、防日光及紫外線、防有害生物、防塵、防污染”等防護措施，檔案的存放需要做到辦公室、庫房、閱檔室“三室”分開。但在實際管理工作中，很多高校的檔案庫房未達到這一要求，庫房面積嚴重不足，經(jīng)常和辦公用房混在一起，不是標準化庫房，達不到相應(yīng)的溫度、濕度要求。沒有檔案的專門經(jīng)費立項或經(jīng)費不足，檔案庫房用的檔案柜、檔案盒、防蟲藥品等基礎(chǔ)用品支出往往都是從本單位辦公經(jīng)費支出，經(jīng)常出現(xiàn)青黃不接的情況，購買不及時，嚴重影響檔案管理工作。

4.檔案材料不齊全、不規(guī)范，重要內(nèi)容記載不一致，存在涂改造假情況

干部檔案記載了其個人學習、工作成長經(jīng)歷及德能勤績廉等方面，檔案材料的形成也涉及多個單位及部門。對檔案材料收集歸檔規(guī)定的具體要求是完整、真實、及時、規(guī)范，雖然相關(guān)規(guī)定要求材料形成后一個月內(nèi)移交歸檔部門，但在實際工作中，材料形成部門往往移交不主動，管檔部門往往催要不及時，造成檔案材料缺失。

干部個人對“三齡兩歷”重要信息時間記憶模糊，填表時隨意填寫，造成存檔材料信息前后不一致。還有的干部為了達到某種個人利益，填寫虛假信息，而管檔部門在收集歸檔時審核不嚴，造成不實材料歸入檔案。

5.檔案信息化水平低，利用效能差，服務(wù)功能不足

據(jù)調(diào)研，目前很多高校還未實現(xiàn)檔案數(shù)字化，雖然有些高校將檔案數(shù)字化建設(shè)提上日程，但由于經(jīng)費、技術(shù)、人力等原因進展緩慢?？紤]到利用效能和經(jīng)濟支出之間的關(guān)系，有的學校對利用率比較高的在職人員檔案實行數(shù)字化，利用率少的退休人員檔案則擱置下來。數(shù)字化是一個長期連續(xù)的過程，有的單位完成了首次檔案數(shù)字化，但由于人力和經(jīng)費得不到及時補充，后期形成的檔案材料數(shù)字化得不到及時更新及歸檔。

干部人事檔案一般是在辦理干部任前審核、工作調(diào)動、工資起薪、辦理退休、開具證明等業(yè)務(wù)時使用，使用要有嚴格的審批手續(xù)，具有保密性、服務(wù)功能差。同時，只注重紙質(zhì)檔案的管理，檔案信息化水平低下，在使用上受檔案管理方式的限制。

二、干部人事檔案管理存在問題原因分析

1.管理部門檔案意識淡薄

領(lǐng)導層面檔案意識淡薄，對檔案工作不夠重視，沒有健全的檔案規(guī)章制度，或者規(guī)章制度只是流于形式，掛在嘴邊或貼在墻上，沒有落實到行動中，沒有深入人心落實到具體工作中。檔案管理缺少必要的人力、物力、財力支持，管理設(shè)備簡單，條件相對落后，沒有專門的閱檔室，庫房面積嚴重不足，為防火、防盜等帶來了安全隱患。

檔案管理人員管理意識薄弱，業(yè)務(wù)水平不足，對檔案入口審核把關(guān)不嚴。自身對檔案管理的工作性質(zhì)和意義認識不足，認為檔案管理工作就是一項沒有挑戰(zhàn)性、瑣碎重復且沒有含金量的工作，工作只限于保管和保密，沒有對工作進行深一層次的理解，不是科班出身，也不經(jīng)常參加專業(yè)化的培訓和學習。

2.材料形成部門檔案意識欠缺

檔案材料形成單位檔案意識淡薄，對歸口哪些檔案材料應(yīng)該存入個人檔案不清楚，沒有很好地學習檔案相關(guān)文件。應(yīng)該存到個人檔案的卻不存檔，造成重要檔案材料缺失。比如，每個人的檔案材料中不可或缺的就是學歷學位材料，干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定中明確要求高中畢業(yè)生登記表、高校報考錄取登記表、研究生推免生登記表、學生登記表、學生成績表、畢業(yè)生登記表、學位申請及授予材料、畢業(yè)及學位證書復印件等材料都是必須入檔的材料，但是有些高校在學生畢業(yè)的時候形成材料不齊全，或者不做為重要材料入檔，造成大批學生缺少檔案材料，只有在進入單位審核檔案時才發(fā)現(xiàn)缺少，到時再補也只能以說明的形式補充，或者是到原單位的檔案館查找原始文件，給檔案管理工作者帶來很大的工作量。

3.干部個人檔案意識不足

干部個人無檔案意識，沒有檔案觀念。有些人在填寫存檔材料時不負責任地隨意填寫，造成個人基本信息前后填寫不一致，為后期檔案審核造成困擾;有些人在填寫個人考核鑒定材料時，沒有用心撰寫，只寫優(yōu)點不寫缺點，利用網(wǎng)上材料抄寫模仿，不能體現(xiàn)干部個人的真實情況;有些人是為了謀取個人利益，檔案弄虛作假，填寫不實信息，造成檔案失真;也有些人在組織專項審查檔案時，不積極配合組織審查發(fā)現(xiàn)問題，不及時提供缺失的檔案材料或提供虛假檔案材料，給檔案管理工作帶來極大挑戰(zhàn)。

4.檔案信息化建設(shè)推進緩慢，缺少數(shù)字化建設(shè)的專業(yè)人才

中組部在近十年的《全國組網(wǎng)系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》中反復強調(diào)要大力推進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷擴大數(shù)字檔案的覆蓋面，筑牢防止檔案涂改造假的技術(shù)防線。隨著檔案從后臺走向前臺，發(fā)揮作用越來越重要，要求信息化的趨勢日益明顯。然而，在實際工作中，檔案的數(shù)字化制作和信息化建設(shè)卻進展緩慢，究其原因，一是全國甚至全省都沒有統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，安全性、保密性、對接性不穩(wěn)定;二是缺少必要的資金支持，數(shù)字化檔案的制作僅依靠管檔人員無法完成，需要大量的人力、物力、財力，同時還需要引入外包服務(wù)，這就存在網(wǎng)絡(luò)安全保密等一系列問題;三是缺少信息化、專業(yè)化的技術(shù)人才，對檔案管理信息化是很大的制約因素。

三、做好高校干部人事檔案管理工作的策略建議

1.堅持以更通俗更廣泛的宣傳手段使檔案意識深入人心

要把檔案工作當成一項偉大崇高的事業(yè)，注重思想引導，充分認識檔案的價值和重要性。一是要設(shè)置宣傳欄、板報等張貼宣傳檔案的法律法規(guī)和相關(guān)文件，讓全體師生了解檔案法規(guī)，熟知檔案條例，規(guī)范檔案行為。二是利用發(fā)放明白紙、簽寫承諾書等要求干部重視檔案的填寫和補充，教育干部要對組織忠誠，對自己負責。三是抓好學習培訓，通過舉辦講座報告會，以及“干部檔案條例學習進大學、中學、小學課堂”活動，引導廣大師生和學生家長重視檔案，敬畏檔案，填好人生的第一份檔案。四是要拓展網(wǎng)絡(luò)教育新陣地，通過“兩微一端”“學習強國”“燈塔黨建在線”“抖音”等廣大師生喜聞樂見的新媒體、新方式加強檔案重要性宣傳，實現(xiàn)線上和線下相結(jié)合，讓檔案宣傳教育入腦入心，使人人識檔案、講誠信。

2.堅持以更優(yōu)質(zhì)、更高效的模式完善檔案管理工作體系

要提高檔案工作政治站位，把檔案工作作為全面從嚴治黨的關(guān)鍵一環(huán)抓實抓細。一是凝聚從嚴管檔共識。領(lǐng)導干部及管檔人員認真學習檔案文件，把做好干部檔案工作作為基本功和必修課，通過集中學習政策規(guī)定、向職能部門請教、向兄弟單位借鑒等方式，提高管檔意識水平;二是完善規(guī)章制度。在國家法律法規(guī)和檔案相關(guān)文件出臺的基礎(chǔ)上，根據(jù)學校實踐工作經(jīng)驗，將成熟做法用制度形式固定下來，形成適合本單位的檔案管理制度，努力構(gòu)建科學規(guī)范、系統(tǒng)完備的從嚴管檔制度體系;三是提高管檔質(zhì)量。（1）把好材料收集關(guān)，在抓好檔案材料日常收集歸檔的基礎(chǔ)上，定期開展“干部檔案材料收集月”活動，做到日常收集和定期收集相結(jié)合，使干部人事檔案更充實;（2）把好接收關(guān)，對接收的每卷檔案仔細審核，保證檔案齊全規(guī)范、真實可靠;（3）把好借閱關(guān)，嚴格檔案借閱流程，未經(jīng)領(lǐng)導批準、超出借閱范圍、手續(xù)不全的一律不借;（4）把好保管關(guān)，嚴格檔案出入庫登記，確保檔案保密安全;（5）把好轉(zhuǎn)遞關(guān)，對調(diào)轉(zhuǎn)的人員檔案，在收到調(diào)檔函后及時轉(zhuǎn)遞給相關(guān)單位，要建立《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞登記冊》，寄發(fā)檔案要明確責任人，有簽字和寄發(fā)時間。轉(zhuǎn)出的檔案要通過機要交通或派兩名工作人員送取，杜絕自帶，防止任何人對檔案弄虛作假。四是增強管檔隊伍建設(shè)。要選擇政治立場堅定、責任心強、有敬業(yè)精神的人從事檔案管理工作，定期參加業(yè)務(wù)培訓和進行自主專業(yè)學習，提高專業(yè)素養(yǎng)。同時，要加強激勵機制，增加晉升途徑，提高檔案管理人員的工作積極性。

3.堅持以更嚴格、更規(guī)范的要求抓好干部人事檔案審核

干部人事檔案審核工作是管理中的重中之重，只要做好審核工作才能防止“帶病提拔”，營造組織人事工作的“綠水青山”。一是要規(guī)范審核標準和程序，根據(jù)國家政策法規(guī)，結(jié)合本校實際，細化工作環(huán)節(jié)，制定審核手冊，使審核工作有章可循。二是干部檔案專項審核要不打折扣，堅持嚴格的標準做好審核工作，筑牢干部人事檔案涂改造假工作防線。三是要夯實工作基礎(chǔ)，規(guī)范強化檔案日常管理，把好入口關(guān)，堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，不管是一般審核還是專項審核，都要嚴把審核“質(zhì)量關(guān)”“準確關(guān)”“認定關(guān)”，做到嚴格規(guī)范。四是要用心用力解決檔案遺留問題，認真調(diào)查核實，同時及時掌握干部的思想動態(tài)，積極做好政策的解讀和心理疏導工作。

4.堅持以更新穎、更靈活的方式推進檔案管理信息化建設(shè)

對標中組部和省委組織部，積極開展數(shù)字化檔案建設(shè)，推動信息技術(shù)和檔案管理有機融合。一是加大政策支持和推行力度，提高管檔信息化共識，利用檔案管理信息系統(tǒng)對數(shù)字化檔案進行統(tǒng)一管理，減少檔案正本使用損耗，有效防止檔案涂改造假問題。二是要開發(fā)檔案審核系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案審核、檔案管理從手工操作到信息化、智能化操作的轉(zhuǎn)變。三是加大對基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費的投入，保證數(shù)字化檔案建設(shè)順利完成及后期的持續(xù)性發(fā)展;四是加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，配備具備檔案管理知識和精通信息技術(shù)的專業(yè)人才，提高干部人事檔案管理創(chuàng)新。

5.堅持更科學、更辯證的方法拓展檔案功能，增強檔案的服務(wù)效用

干部人事檔案的“收集歸檔、分類整理、鑒別審核”最終是為檔案利用服務(wù)的，服務(wù)利用是檔案的天然屬性，只有主動滿足、創(chuàng)造更多的檔案服務(wù)需求，才能更大程度上發(fā)揮和實現(xiàn)檔案的價值。一是要加強檔案審核數(shù)據(jù)的利用，及時更新人事資源信息管理系統(tǒng)，做到數(shù)據(jù)同步，審用結(jié)合。二是審核數(shù)據(jù)中出生年月、參加工作時間、入黨時間、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員情況等信息，適當對干部個人實現(xiàn)系統(tǒng)公開。一方面如果審核有問題會得到及時反饋，另一方面讓干部了解自己詳細的信息認定，防止在下次需要填寫這些基本信息時填錯，使檔案信息出現(xiàn)不一致情況。三是在學校網(wǎng)站、微信公眾號推送檔案查借閱流程及服務(wù)范圍，讓教職工有詳細的了解，同時利用檔案信息管理系統(tǒng)開放遠程查閱功能，借助現(xiàn)代技術(shù)手段使檔案利用更人性化、更便捷。四是拓展干部人事檔案信息收集歸檔范圍和渠道，推動干部信息資源共建共享，為管理工作提供更加全面準確、鮮活生動的檔案信息服務(wù)。

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（作者單位：1.曲阜師范大學;2.濱州學院）