企業(yè)預(yù)付款管理

文/劉彤（南京磁谷科技股份有限公司）

預(yù)付款主要是指買方在確定好商品或服務(wù)后，與賣方簽訂了正式的合同或協(xié)議，但是目前還沒有收到商品或服務(wù)，就要向賣方支付一部分款項的結(jié)算方式。

預(yù)付款作為一種常見的貿(mào)易往來結(jié)算方式，備受各大供貨商的青睞，與貨到付款相比，預(yù)付款的方式減少了供貨商的壞賬風(fēng)險，同時也為供貨商企業(yè)減少了大量資金被占用的風(fēng)險，對于合同簽署雙方而言，支付款項的一方承擔(dān)了較大的風(fēng)險。但是在實際生產(chǎn)運營過程中，不可避免地會遇到某些特殊貨物，必須采用預(yù)付款方式進行交易，所以為了保障企業(yè)資金不受侵害，利益不受損壞，就要增強對預(yù)付款的管理，盡可能減少企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

一、企業(yè)預(yù)付款管理概述

（一）預(yù)付款與貨到付款之間的差別

企業(yè)選擇預(yù)付款和貨到付款兩種經(jīng)營方式的主要區(qū)別如表1 所示。

表1 預(yù)付款與貨到付款的主要區(qū)別

（二）企業(yè)預(yù)付款管理對其自身發(fā)展的重要作用

（1）減少庫存積壓，減少呆滯料，避免盲目采購，有效提高庫存管理效率；（2）減輕企業(yè)資金支付壓力，預(yù)付款占整個付款計劃的比例降低，可以提高企業(yè)資金使用的效率；（3）規(guī)避企業(yè)資金流出的風(fēng)險，有利于企業(yè)資金的安全；（4）進一步健全企業(yè)內(nèi)控管理制度，完善內(nèi)控管理體系，有利于企業(yè)的穩(wěn)定運行。

二、企業(yè)預(yù)付款存在的問題

（一）企業(yè)預(yù)付賬款制度體系不完善

（1）對實際預(yù)付款相關(guān)合同、協(xié)議簽訂內(nèi)容審查不嚴(yán)謹(jǐn)，負(fù)責(zé)人對合同、協(xié)議的審批也較粗放，存在很多監(jiān)管漏洞，所以給企業(yè)內(nèi)部中高層管理人員創(chuàng)造了舞弊、貪污、受賄等機會。個別內(nèi)部人員會利用職務(wù)之便，提前擬定虛假的貨物采購合同，相關(guān)人員的審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致不法人員長期利用職務(wù)之便私自轉(zhuǎn)移、挪用企業(yè)公款，給企業(yè)埋藏了極大的資金隱患，也可能給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟危機。

（2）貨物驗收條件靈活性差

企業(yè)并沒有制定貨物驗收相關(guān)的制度體系，也缺乏規(guī)范的流程操作。大型設(shè)備、生產(chǎn)線，根據(jù)合同進度支付貨款，等調(diào)試安裝驗收合同后統(tǒng)一開票。合同周期長，施工情況復(fù)雜，若合同暫停、終止、出現(xiàn)一些不可抗力因素，企業(yè)無法驗收[1]。

（3）預(yù)付賬款會計科目使用不規(guī)范

對于預(yù)付賬款的核算范圍是有一定界限的，并不是所有的預(yù)付賬款經(jīng)濟事項都要列入“預(yù)付賬款”科目中進行核算。預(yù)付賬款核算范圍中有明確規(guī)定，只是代表在購貨合同規(guī)定下，取得貨物之前提前支付給供貨方的部分定金和貨款。一些企業(yè)并沒有完全理解預(yù)付賬款科目含義，會把其他款項都納入預(yù)收賬款科目中。比如把銷售材料貨款的“應(yīng)收賬款”也納入了“預(yù)付賬款”科目中；把各種應(yīng)收賬款的保證金也納入了“預(yù)付賬款”科目中；還有些會把銷售過程中的主營業(yè)務(wù)活動收入也納入“預(yù)付賬款”科目賬戶中等。這些不規(guī)范的核算現(xiàn)象會造成企業(yè)賬戶關(guān)系混亂，無法通過科目分類準(zhǔn)確反映各項經(jīng)濟內(nèi)容，會存在部分截留收入、延遲納稅、偷稅漏稅等不良行為。

（二）供貨商信用度差

（1）進口、代理商收到合同預(yù)付款后發(fā)貨，且現(xiàn)款較多，不接受承兌，供貨周期長，企業(yè)資金壓力較大。預(yù)付款合同簽訂生效后，從支付預(yù)付款開始到最后清算、結(jié)算完成流程如下所述：合同生效→支付預(yù)付款項→供應(yīng)商供貨→到貨驗收→雙方對賬→票據(jù)傳遞→結(jié)算→清賬。這個流程涉及周期較長，而且在實際執(zhí)行過程中，任一環(huán)節(jié)進行不順利，都要格外注意，涉及的工作人員都要與供應(yīng)商進行詳細(xì)溝通交流，弄清楚出現(xiàn)問題的原因，這就會浪費很多時間成本，使得最后結(jié)算時間無限延長，也相當(dāng)于更多的占用了企業(yè)資金成本。

（2）對供應(yīng)商行業(yè)信用度調(diào)查有失偏頗，供應(yīng)商存在商業(yè)詐騙行為，預(yù)付款后，貨物無法在規(guī)定時間內(nèi)提供，甚至偶遇供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉等情況，導(dǎo)致企業(yè)無法獲得貨物，同時預(yù)付款也無法全部收回，會加劇企業(yè)資金周轉(zhuǎn)難度，形成嚴(yán)重的貨幣短缺現(xiàn)象，迫使企業(yè)再次向銀行或者采用其他途徑融資得以維持日常經(jīng)營活動。

（3）預(yù)付款后，缺乏對供應(yīng)商的監(jiān)管和運行能力跟進，到期才發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商無法依據(jù)合同進度履行商品或服務(wù)供應(yīng)，就會給企業(yè)接下來的正常業(yè)務(wù)經(jīng)營帶來一定的阻礙，看似受到影響的只是一個環(huán)節(jié)，但由于蝴蝶效應(yīng)，最終給企業(yè)帶來的影響并不小[2]。

（三）市場波動引起的價格波動

為應(yīng)對國際市場原材料漲價導(dǎo)致的下游供應(yīng)商漲價，企業(yè)需簽訂保價合同。支付供應(yīng)商的定金，占用了企業(yè)資金，而企業(yè)難以對未來原料價格波動進行有效的判斷，為了避免因為價格變動引起的一系列訴訟事件，可以在合同簽訂中注明，如果出現(xiàn)市場變動引起的價格波動，一般波動范圍在10%以內(nèi)的，差價由合同方自行承擔(dān)，波動在10%以上，需要雙方處理，雙方需要協(xié)商簽訂補充合同或者協(xié)調(diào)變更合同內(nèi)容。

實際周期較長的項目，確實會受到各種因素影響，導(dǎo)致后期材料價格與前期簽訂合同時差異較大。如果遇到市場因素引起的價格波動，企業(yè)可以采用價格指數(shù)調(diào)整差額或造價信息調(diào)整差額，盡可能挽回?fù)p失。

（四）預(yù)付款掛賬時間長

（1）企業(yè)對原料質(zhì)量要求高，精益程度要求高，貨到檢驗不合格，退供應(yīng)商返修，二次到貨驗收合格辦理入庫手續(xù)，會造成發(fā)票結(jié)算難的情形，導(dǎo)致預(yù)付款掛賬時間長。并且經(jīng)過來回返修，也會增加一定的時間成本，影響企業(yè)正常生產(chǎn)計劃，給企業(yè)造成一定的損失。

（2）預(yù)付款后，實際貨物流和資金流就會不相匹配，多數(shù)情況下是貨物先到，發(fā)票、單據(jù)等一系列重要憑證隔一段時間才會到，所以會造成預(yù)付款沖銷不及時、長期以掛賬形式出現(xiàn)的隱患，也會給企業(yè)會計核算工作人員帶來一定的難度。

三、企業(yè)預(yù)付款解決方案

（一）完善預(yù)付款制度體系

（1）設(shè)立預(yù)付賬款管理制度，首先，要對供應(yīng)商進行評審，合格供應(yīng)商才能進行預(yù)付款支付；其次，預(yù)付款合同必須經(jīng)過合同評審，評審需經(jīng)過采購部經(jīng)理——采購部分管副總——財務(wù)部——法務(wù)——總經(jīng)理——董事長審批后，合同才能正式成立生效；最后，采購部應(yīng)在提交的付款申請單中注明預(yù)付款字樣，同時提交預(yù)付款合同作為附件，財務(wù)部審核付款節(jié)點和合同執(zhí)行情況一致，經(jīng)過總經(jīng)理、董事長同意后付款。

（2）建立定期對賬制度。企業(yè)財務(wù)部門人員要每月對所有業(yè)務(wù)活動預(yù)付賬款進行明細(xì)賬核查；同時與每一個債權(quán)人確認(rèn)，最好每年確認(rèn)一次，確認(rèn)過程中雙方應(yīng)該簽署對賬協(xié)議，保留對賬認(rèn)證記錄，并且加蓋企業(yè)財務(wù)章及經(jīng)辦人簽字。

（3）完善預(yù)付款的內(nèi)部控制制度

企業(yè)要建立完善的預(yù)付款內(nèi)部控制制度，避免預(yù)付款風(fēng)險，領(lǐng)導(dǎo)及基層員工都要自覺遵守預(yù)付款內(nèi)部控制制度。另外，設(shè)置獨立的內(nèi)部審計機構(gòu)，審計人員要認(rèn)真履行審計職責(zé)，對預(yù)付款的所有環(huán)節(jié)加以監(jiān)督、管控，一旦發(fā)現(xiàn)預(yù)付款方面存在潛在的隱患，要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門匯報，并采取適當(dāng)措施加以防范，確保預(yù)付款環(huán)節(jié)的有序進行以及內(nèi)控制度的有效性。

以某企業(yè)預(yù)付賬款具體整理匯總數(shù)據(jù)信息為案例進行分析，該企業(yè)在沒有進行預(yù)付款管理期間，年平均預(yù)付款金額都在5 億元左右。后來管理者認(rèn)識到了忽視預(yù)付款對企業(yè)造成的經(jīng)濟損失，企業(yè)開始重視預(yù)付款管理，預(yù)付賬款從2019 年下半年開始大幅度減少，在下半年經(jīng)過6 個月的運行、管理，預(yù)付款的平均金額已經(jīng)大幅降低，保持在1.7 億元左右。如果按照年利率5%的費用進行成本估算，那么這一舉措就會給企業(yè)每年節(jié)省資金成本費用超過1600 萬元，這是一筆極為客觀的數(shù)字，極大地促進企業(yè)日常經(jīng)營發(fā)展。

（二）健全供應(yīng)商資料檔案，嚴(yán)格按照流程支付審批

（1）企業(yè)要建立合格供應(yīng)商檔案，同時可對供應(yīng)商進行評級，優(yōu)先從等級較高的供應(yīng)商處進行采購，若優(yōu)先級供應(yīng)商存在供貨困難，難以滿足企業(yè)的預(yù)訂量，再從次級供應(yīng)商處采購，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。

（2）在與供應(yīng)商談判中，要把可能發(fā)生的問題都考慮在內(nèi)，①針對進口、代理商盡量減少預(yù)付款的比例，靈活資金支付方式，減少企業(yè)資金壓力；②合同周期長的預(yù)付款，爭取按照合同履行進度結(jié)算，先計入在建工程，等達到預(yù)定可使用狀態(tài)后轉(zhuǎn)固[3]。

（3）對于因為原料漲價導(dǎo)致的下游產(chǎn)業(yè)供應(yīng)商漲價，縮短供應(yīng)商應(yīng)付款賬期，減少預(yù)付款。

（三）建立預(yù)付賬款管理的長效機制

（1）主要以市場發(fā)展為導(dǎo)向，及時調(diào)整企業(yè)預(yù)付賬款管理制度和策略。一般情況下，任何企業(yè)都會存在著一定的預(yù)付款問題，只是涉及金額大小的問題。

對于企業(yè)預(yù)付賬款額度是否合理，是可以通過市場環(huán)境進行有效測算的，所以企業(yè)要緊跟市場步伐，根據(jù)市場變化趨勢及時調(diào)整企業(yè)內(nèi)部預(yù)付款制度，包括調(diào)整獎懲機制、銷售方式、信用評級等，把潛在風(fēng)險盡可能控制在可控范圍內(nèi)。

（2）加強各部門間的溝通交流，確保數(shù)據(jù)信息真實可靠。預(yù)付賬款管理并不是短期的、財務(wù)部門的工作，而是長期的、需要企業(yè)各部門相互配合才能完成的工作。針對廠房、設(shè)備、原料租賃押金的預(yù)付款，經(jīng)辦部門要登記臺賬，臺賬需注明：經(jīng)辦人、付款日期、預(yù)付款合同號、押金金額、預(yù)計歸還日期等重要因素。同時把預(yù)付款合同和供應(yīng)商開具的收據(jù)歸檔處理。

（3）預(yù)付款管理工作涉及企業(yè)的每一位員工，所以為了長期高效地履行預(yù)付款管理職責(zé)，企業(yè)要把全體員工納入預(yù)付賬款制度體系中，將職責(zé)落實到個人，量化每一位員工的職責(zé)，鼓勵員工積極參與。

（四）加強企業(yè)預(yù)付款賬齡管理

企業(yè)要重視對預(yù)付款的賬齡管理，并采取相應(yīng)的措施加強管理。為了落實責(zé)任到人，可以安排專門的人員負(fù)責(zé)預(yù)付款賬齡信息統(tǒng)計、匯總、更新、監(jiān)管等工作，為了方便管理，實現(xiàn)實時賬齡信息監(jiān)管，可以建立動態(tài)化賬齡信息臺賬。在臺賬中，財務(wù)部門和相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門人員要對其未結(jié)算的原因進行探討、分析，尤其要特別關(guān)注“非正?！鳖愵A(yù)付賬款往來款項。還可以借助信息化技術(shù)，引入ERP 系統(tǒng)輔助進行預(yù)付賬款賬齡管理。企業(yè)可以在ERP 系統(tǒng)上設(shè)置預(yù)付賬款一級科目，設(shè)立次級科目（分類型）：預(yù)付賬款——貨款、預(yù)付賬款——設(shè)備款、預(yù)付賬款——服務(wù)?？蓮腅RP 系統(tǒng)中分類型導(dǎo)出預(yù)付款科目明細(xì)賬，財務(wù)部每月更新預(yù)付款賬齡分析表，表中注明申請人、經(jīng)辦人、金額、賬齡后發(fā)放給各部門，各部門寫明原因后反饋給財務(wù)部，如有異常情況需報公司領(lǐng)導(dǎo)審核。

（五）建立預(yù)付款預(yù)算考核機制

企業(yè)財務(wù)部是負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的主要管理部門，日常負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的分析、審核、考核工作。預(yù)付款獎懲標(biāo)準(zhǔn)與部門、個人預(yù)付款項目完成情況相關(guān)聯(lián)，按照多勞多得，不勞不得的原則獎懲。

為了進一步督促企業(yè)員工認(rèn)真對待預(yù)付款工作，還可以增設(shè)季度考核和年度清算制度。季度考核主要是階段性的考核，是建立在年度考核指標(biāo)基礎(chǔ)上的，具體獎懲標(biāo)準(zhǔn)按照年度標(biāo)準(zhǔn)的25%進行；年度預(yù)付款項目考核后，根據(jù)考核結(jié)果適當(dāng)修正指標(biāo)，年末對獎懲進行統(tǒng)一清算[4]。

（六）建立預(yù)付賬款調(diào)度會制度

企業(yè)要健全預(yù)付款調(diào)度會制度，在每月月初召開預(yù)付款調(diào)度會，會議內(nèi)容主要是分析上月預(yù)付款項情況，對大額預(yù)付款項詳細(xì)分析，尤其是款項交易內(nèi)容、發(fā)生經(jīng)過、實際執(zhí)行情況、清收方案等，企業(yè)預(yù)付款管理工作任重而道遠(yuǎn)，是一項長久的、持續(xù)存在的工作，不可中斷，相應(yīng)的企業(yè)預(yù)付款制度也要不斷完善和強化，形成一種長效管理機制。另外，把大額欠款作為重點清查對象，集中力量組織欠款清收工作，具體項目清收落實到實際責(zé)任人。在調(diào)度會議上還可以提出近期清收賬款遇到的問題，共同商議對策[5]。

四、總結(jié)與展望

綜上所述，加強預(yù)付款管理對于企業(yè)的資金風(fēng)險防范和實現(xiàn)內(nèi)部控制制度體系都有著重要作用。而且強化企業(yè)預(yù)付款管理也不是單一的財務(wù)部門的工作職責(zé)，而是全體員工共同的職責(zé)。

本文首先概述了企業(yè)預(yù)付賬款管理與貨到付款之間的差異，然后相繼提出了企業(yè)預(yù)付賬款存在的問題，比如預(yù)付賬款制度體系不完善、供應(yīng)商信用度差、市場影響大、預(yù)付賬款掛賬時間長等，針對這些問題，本文也提出了一系列解決方案，完善預(yù)付賬款制度體系、健全供應(yīng)商資料檔案、建立預(yù)付賬款長效機制、加強企業(yè)預(yù)付賬款賬齡管理、建立預(yù)付賬款預(yù)算考核機制、建立預(yù)付賬款調(diào)度會制度等，以達到降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險、減少資金占用的目的。

我公司自成立以來一直秉承著為社會服務(wù)、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略方針，始終把企業(yè)形象的維護和經(jīng)濟效益、社會效益的實現(xiàn)放在同等高度。而且公司也利用自身科技優(yōu)勢，積極研發(fā)磁懸浮技術(shù)產(chǎn)品，進一步踐行環(huán)保理念，履行企業(yè)社會責(zé)任。展望未來，我們也將為之而努力奮斗！