加強預付款管理提高資金使用安全

王成業(yè)

摘 要：旅客、貨主預付款是鐵路運輸費用核收方式之一，加強鐵路客戶預付款管理，是企業(yè)財務會計核算和鐵路運輸收入管理重要組成部分。正確核算客戶預付款，加快鐵路運輸進款核收，履行簽認制度，確保債權債務核對相符，保證預付款資金安全使用。

關鍵詞：預付款管理;資金使用安全

為規(guī)范鐵路客戶預付款管理，為客戶提供便捷服務，確保運輸收入進款和客戶預付款安全，國鐵集團（原中國鐵路總公司）印發(fā)了《鐵路客戶預付款管理辦法》（鐵總財，2014，303 號），對加強鐵路預付款管理起到指導作用。根據(jù)集團公司轄區(qū)客貨營業(yè)單位預付款管理的實際情況，結(jié)合預付款管理的相關規(guī)定和要求，從鐵路運輸進款管理角度，淺談鐵路運輸收入工作中對預付款的核算和問題處理。

一、鐵路客戶預付款簡述

鐵路客戶預付款（以下簡稱客戶預付款）是指付款人（即鐵路客戶）與收款人（即鐵路單位）在簽訂鐵路客戶票款或運雜費預付款協(xié)議后，向鐵路支付并?？钣糜诟犊钊酥Ц段磥戆l(fā)生鐵路運輸費用的款項。辦理鐵路客戶預付款應遵循收付雙方自愿的原則，并簽訂鐵路客戶預付款協(xié)議。

（一）鐵路客戶預付款分類

1.客貨營業(yè)車站辦理結(jié)算的客戶預付款

2.鐵路局集團公司集中結(jié)算的客戶預付款

3.電子支付平臺結(jié)算的旅客候補購票預付款

（二）鐵路客戶預付款主要支付方式

1.現(xiàn)金

2.支票

3.電子支付（銀行 POS 機刷卡、銀行網(wǎng)銀支付等）

（三）辦理客貨預付款單位

局集團公司車務站段 13 個，客貨營業(yè)單位辦理預付款結(jié)算109 個;集團公司管理的集中結(jié)算預付款客戶 5 個。

二、易于發(fā)生的幾種預付款核算差錯

1.車站進款員違規(guī)抵用預付款。例：某車站分別管理甲、乙、丙 3 個客票代售點。當日結(jié)賬時，車站進款員發(fā)現(xiàn)甲代售點賬面預付款余額不足，無法進行抵用當日實際發(fā)生的客票進款金額，為達到當日進款當日核收和平衡票據(jù)進款報表的目的，擅自從乙或丙代售點預付款余額中抵用全部或部分甲代售點實際客票進款金額，違背了預付款不能相互抵用的原則。

2.單位間相互混用預付款。例：某站貨運營業(yè)部（以下簡稱營業(yè)部）辦理甲公司當日發(fā)送貨物運雜費結(jié)算時，發(fā)現(xiàn)甲公司賬面預付款余額不足，經(jīng)聯(lián)系甲公司確認，當日無法向營業(yè)部收入專戶存入預付款。甲公司提出其子公司也在該營業(yè)部辦理預付款業(yè)務，允許營業(yè)部從其子公司預付款賬面余額中抵用甲公司實際發(fā)生的運雜費結(jié)算款。營業(yè)部進款員未按規(guī)定填制“運輸進款欠補款報告”（財收-35）進行運輸收入正確核算，而是從甲公司的子公司賬面預付款余額中抵用了甲公司的運雜費結(jié)算款。

3.信譽使用預付款。例：某個體公司長期在車站貨運發(fā)送

貨物，預付款賬面余額足以抵用運雜費結(jié)算款，信譽度很好。某日，該公司流動資金不足，預付款賬面余額無法支付當日發(fā)生的運雜費結(jié)算款，車站因為該公司信譽度較好，為了穩(wěn)定客戶，默許該公司長期欠款裝車，按規(guī)定填制相關憑據(jù)，進行運輸收入核算，欠交的運雜費結(jié)算款進行債權債務核算和管理。當收到該公司因債務糾紛，資金鏈斷裂，無法維持企業(yè)正常經(jīng)營，公司倒閉清算時，車站開展追補工作，造成運輸收入進款安全隱患。

4.未按規(guī)定核算方式處理預付款。例：某私營物流公司到

車站營業(yè)部開辦貨物運輸業(yè)務，為了方便結(jié)算，提出運雜費結(jié)算

款采取預交現(xiàn)金方式。營業(yè)部收取該物流公司現(xiàn)金后，按規(guī)定存入車站運輸收入專戶并匯繳上級收入專戶，但未按照預付款管理規(guī)定，填制“預付款存入憑證”（財收-33）進行預付款核算及列報。營業(yè)部對該物流公司設立手工明細賬，形成賬外賬，詳細記錄物流公司每筆現(xiàn)金存入、結(jié)算款等。當物流公司發(fā)生運雜費結(jié)算款時，營業(yè)部未填制“預付款抵用（退款憑證）”（財收-33-1），而是在“運輸進款收支報告”（財收-8）和“票據(jù)進款交接單”（財收-22）支方“現(xiàn)金”欄列報該物流公司當日實際發(fā)生的運雜費結(jié)算款，表間勾稽關系雖然核對相符，但造成賬實不符。

三、車站客貨預付款差錯處理

旅客或托、收貨人繳納的預付款上繳集團公司收入管理部門統(tǒng)一管理，車站必須建立“運輸進款債權債務登記簿（財收-36）”和分戶名（按旅客、貨主單位的）的“分戶輔助賬（財收-34）”。“分戶輔助賬”按單位建立，按日逐筆登賬，按月按戶結(jié)出余額;“運輸進款債權債務登記簿”應按日、按單位分行登記，掌握發(fā)生和處理情況，做到“運輸進款債權債務登記簿”與“分戶輔助賬”相符。

預付款存入、抵用（退款）憑證填開錯誤時處理方法。

1.當日結(jié)賬前，車站發(fā)現(xiàn)“預付款存入憑證”或“預付款抵

用（退款）憑證”中“預付款單位”或“金額”填寫錯誤時，車站應收回原憑證，進行作廢處理，重新填開正確的“預付款存入憑證”或“預付款抵用（退款）憑證”，按規(guī)定列賬。

2.次日或月末，車站發(fā)現(xiàn)“預付款存入憑證”或“預付款抵

用（退款）憑證”中“預付款單位”填寫錯誤，車站應主動向上級收入審核部門匯報，經(jīng)上級收入管理部門同意，審核分管人員授權將“鐵路運輸收入信息管理系統(tǒng)”解封，車站重新填開正確的“預付款存入憑證”或“預付款抵用（退款）憑證”，在憑證備注欄進行情況說明或另附憑證說明，重新結(jié)賬，上傳收入數(shù)據(jù)電子信息和紙質(zhì)憑證。

3.次月發(fā)現(xiàn)時，車站填開的上期客戶“預付款存入憑證”或

“預付款抵用（退款）憑證”中“預付款單位”填寫錯誤，應主動向上級收入審核部門匯報，經(jīng)上級收入管理部門同意，對原始“預付款存入憑證”或“預付款抵用（退款）憑證”紅字沖正，重新填開正確的“預付款存入憑證”或“預付款抵用（退款）憑證”，分別在備注欄進行情況說明或另附憑證說明，上報紙質(zhì)憑證。

4.因車站責任導致客戶預付款余額不足而收取的運雜費遲交金，應予以退還。

四、落實預付款簽認制度，確保資金使用安全。

1.是會計核算的主要組成部分。核對簽認記錄用于上下級和往來單位之間，單位內(nèi)部一定期間互相核對的證明憑證。

2.是明確債權人與債務人之間經(jīng)濟往來，費用結(jié)算，資金結(jié)余確認，保護雙方資金履約使用的需要。雙方應定期（按季）簽認，核對相符。

3.客戶預付款單位與鐵路受理單位季度簽認余額存在差異時，雙方應主動進行預付款存入、抵用（退款）、發(fā)票開具情況、財務進賬情況等核對，查明原因，在“簽認記錄”附注欄進行說明，最終達到賬款相符，賬實相符、賬賬相符。

4.因預付款客戶消失、倒閉、重組及其他原因長期無法取得聯(lián)系，“簽認記錄”不能正常簽認時，應在“簽認記錄”附注欄說明原因。超過規(guī)定期限無法支付時，集團公司收入管理部門提出處理意見，按照會計制度規(guī)定處理。

結(jié)束語

預付款管理在企業(yè)財務管理中具有重要意義，有利于提高資金使用效率，加速資金周轉(zhuǎn)，避免或減少資金壞賬損失。鐵路客貨營業(yè)單位，要嚴格執(zhí)行國鐵集團《鐵路客戶預付款管理辦法》和運輸企業(yè)管理部門制定的預付款管理辦法，正確核算客戶預付款，準確列報運輸收入相關報表，為旅客和貨主提供優(yōu)質(zhì)服務，樹立良好的企業(yè)形象。