航運企業(yè)港口使費定額備用金的應(yīng)用與思考

趙 海 王媛媛

一、港口使費定額備用金的概念

港口使費備用金是航運企業(yè)預(yù)付給港口代理，用于支付船舶進出港和在港期間所需的港口使費、代理費及處理有關(guān)特殊業(yè)務(wù)的備用款項。通常情況下，采取單船單航次支付，每次船舶靠港前，船舶調(diào)度根據(jù)代理發(fā)送的港口使費預(yù)估單，向財務(wù)發(fā)出指令支付單船備用金。實際賬單到后，財務(wù)根據(jù)實際賬單金額核銷單船備用金與代理進行應(yīng)收或應(yīng)付的結(jié)算。

港口使費定額備用金是在港口使費備用金的基礎(chǔ)上，航運企業(yè)與港口代理簽訂定額備用金協(xié)議，測算出在未來一定的賬單結(jié)算周期內(nèi)航運企業(yè)所有掛港船舶的港口使費預(yù)計費用，提前一次性支付給港口代理的定額備用款項。在該種管理模式下，定額備用金長期在代理賬戶中，在結(jié)算周期內(nèi)所有單船備用金不再支付，實際賬單到后，財務(wù)部門將賬單全額與代理進行結(jié)算，待結(jié)算完成后，代理賬戶上定額備用金又可作為下一期的港口資金儲備，以此長期不斷循環(huán)。

二、港口使費定額備用金的優(yōu)勢和意義

（一）作為資金“堡壘”保障船期和緊急事故處理速度

受逆全球化思潮和地緣政治影響，當前航運市場環(huán)境變得越來越復雜和不確定，加上易受天氣、事故等因素影響，船舶航次任務(wù)具有不可預(yù)知的特點。在實際作業(yè)中，常常會有人為控制不了的因素出現(xiàn)，使得港口使費需要緊急付款的情形時有發(fā)生，若單船備用金付款不及時，會影響船舶正?？侩x泊作業(yè)，進而影響航運企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。而因為存在時差國內(nèi)外工作時間不同步，航運調(diào)度與國外代理之間信息不能及時傳遞，單船備用金資金支付無法快速完成。定額備用金不僅可以更好地滿足航運公司資金支付的預(yù)算性、計劃性，做到事前控制，而且可以防止信息溝通不及時導致船舶無法靠港的風險發(fā)生。

（二）控制人力成本和財務(wù)成本，促進航運企業(yè)降本增效

由于企業(yè)內(nèi)部控制的要求，每一筆港口使費單船備用金付款都需要經(jīng)過公司多個層級的部門進行審核，從業(yè)務(wù)部門發(fā)起到財務(wù)部門支付以及公司領(lǐng)導審批，不僅占用了航運公司的各級人力成本造成浪費，而且占用了大量的時間成本造成付款支付延遲和失敗的概率增加，加大了船舶無法靠港卸貨的風險。支付每一筆港口使費單船備用金都需要相應(yīng)的銀行手續(xù)費，而定額備用金一方面可以大大減少付款次數(shù)，降低航運公司財務(wù)費用成本，另一方面可以減少企業(yè)付款審批流程，提高與代理結(jié)算的效率，降低公司運營風險。另外，定額備用金可以使財務(wù)和代理對賬時流程更加簡潔明晰，使財務(wù)更快地明確代理的資金是否充足，在一定程度上可以杜絕單船備用金的超付，控制資金成本。

三、港口使費定額備用金的測算方法和具體應(yīng)用

（一）港口使費定額備用金的測算方法

港口使費定額備用金的發(fā)起應(yīng)由業(yè)務(wù)部門牽頭，與財務(wù)部門、港口代理共同協(xié)商核定（主要衡量標準：在全球范圍內(nèi)，選擇長期合作良好、配合度較高、在當?shù)鼐哂幸欢▽嵙鸵?guī)模的保護代理，且船舶掛靠港口的頻率高、作業(yè)量大）。財務(wù)部門負責對代理定額備用金額度及調(diào)整進行具體測算。具體測算方法為：

（1）對船舶一定期間內(nèi)委托該代理的掛港頻率和港口使費金額進行統(tǒng)計，測算出平均每月掛港艘次和單船港口發(fā)生的費用金額。

（2）對使費賬單的結(jié)算周期進行統(tǒng)計，測算出賬單的平均計算周期（月）。

（3）定額備用金額度=平均每月掛港艘次×單船港口發(fā)生的費用金額×賬單的平均計算周期（月）。

定額使費備用金匯付以后，由于船舶掛靠港作業(yè)密度、每結(jié)算周期墊付港口使費金額等實際情況發(fā)生變化需對定額使費備用金額度進行調(diào)整的，由業(yè)務(wù)部門會同財務(wù)部門和各代理公司具體協(xié)商確定，適時調(diào)整備用金模式和額度。具體流程如圖1所示。

圖1 定額備用金核定、增減及回收流程

（二）港口使費定額備用金的具體應(yīng)用——以H集團為例

H集團為一家遠洋運輸集團，船舶運營靠港遍布世界各地，下有四家子公司，分別為A、B、C、D公司，所屬船常在新加坡加油，產(chǎn)生相關(guān)港口使費的頻率極高，且作業(yè)量大。當?shù)馗劭诒Ｗo代理COSCO SINGAPORE與H集團合作時間較長，代理信譽度較好，因此，H集團擬與該代理采用定額備用金模式結(jié)算港口使費。

根據(jù)H集團4家子公司A、B、C、D與當?shù)卮鞢OSCO SINGAPORE在最近一年的靠港數(shù)據(jù)統(tǒng)計，2021年，H集團的4家公司船舶共計掛靠新加坡港143艘次，產(chǎn)生港口使費1010000 USD，具體數(shù)據(jù)明細如表1所示。

表1 船舶掛靠次數(shù)及使費

2021年度12個月，H集團下4家公司共掛靠船舶143艘次，平均每月掛靠艘次為143/12=11.9。

2021年度H集團4家公司合計發(fā)生港口使費1010000 USD，單船單港口發(fā)生的港口使費金額為1010000/143=7062.93 USD。

根據(jù)H集團財務(wù)部門統(tǒng)計，一艘船舶的港口使費賬單結(jié)算從代理郵寄賬單到H集團業(yè)務(wù)和財務(wù)部門審核完成，加上財務(wù)部門資金計劃的時間，大約需要3個月，因此H集團和當?shù)卮鞢OSCO SINGAPORE的賬單平均計算周期為3。

根據(jù)上述港口使費定額備用金的測算公式，H集團定額備用金額度為11.9×7062.93×3=252146.6 USD。

根據(jù)上述計算，H集團與COSCO SINGAPORE代理定額備用金為252146.6 USD，H集團支付定額備用金后，3個月內(nèi)，H集團4家公司掛靠新加坡港的船舶可以不支付任何單船備用金，并能保障正常運行。3個月后，H集團財務(wù)部門收到代理的賬單并完成支付，之前支付的定額備用金252146.6 USD又可作為下一期間的定額備用金，并長期實現(xiàn)動態(tài)循環(huán)，在理想狀態(tài)下，H集團不用再向代理支付單船備用金，只需收到代理賬單后完成結(jié)算。

四、對港口使費定額備用金的管理建議

（一）健全內(nèi)控制度，加強定額備用金的支付管理

港口使費定額備用金屬于專款專用項目，金額較大，經(jīng)財務(wù)部門測算后，一方面要和業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況進行討論，一方面要和代理進行協(xié)商，因此，需要提高企業(yè)內(nèi)部控制水平，設(shè)立嚴格的資金支付監(jiān)督管理制度，嚴格審核相關(guān)測算數(shù)據(jù)，提高定額備用金的使用效率，同時防止舞弊。

（二）樹立風險意識，防范定額備用金的匯率風險

由于航運企業(yè)一般只開設(shè)美元和人民幣賬戶，在遇到需要支付歐元或者其他貨幣時，需要購匯。而定額備用金金額較大，在購匯前，要對結(jié)算信用期內(nèi)的匯率波動進行預(yù)判，此時需要與銀行積極溝通，關(guān)注銀行的外匯匯率在一定期間內(nèi)的波動情況，在信用期內(nèi)，選擇較低的時點進行購匯和付款，防范大額定額備用金付款產(chǎn)生的購匯風險。

（三）依托信息化技術(shù)，提升定額備用金的管理水平

近年來，信息化技術(shù)已經(jīng)成為企業(yè)管控成本的重要手段。定額備用金的測算需要以大量的船舶航次掛靠港數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，隨著航運市場和船舶動態(tài)的變化，航運企業(yè)也需要及時地對定額備用金的額度進行重新測算和調(diào)整，這就需要企業(yè)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，整合業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)，加快信息化建設(shè)，構(gòu)造和設(shè)計定額備用金測算模型軟件，精確管控，提高定額備用金測算和管控效率。

（四）根據(jù)市場波動，適當增加或回收定額備用金

由于航運業(yè)船舶掛港每年分淡季和旺季，定額備用金只能測算出平均的結(jié)算周期和平均結(jié)算周期內(nèi)的代理資金需求額度，如果遇到航運市場旺季，船舶掛靠港口次數(shù)較多，定額備用金就會不足，則需要增加定額備用金額度或支付單船備用金；如果遇到淡季，船舶掛靠港口次數(shù)較少，代理定額備用金充足，會造成資金提前支出，損失這部分資金的機會成本和利息成本，則需要和代理協(xié)商適當回收定額備用金。因此，財務(wù)要結(jié)合與代理賬單的結(jié)算情況和目前的定額備用金額度，以信息化技術(shù)為媒介，對定額備用金額度進行實時管控，加強成本管理，提高企業(yè)資金運營效率。