iLab智慧實驗室系統(tǒng)在輸血科試劑耗材管理中的應(yīng)用探討

秦洪偉 石菲菲 王小霞 李媛 許夢迪

輸血相容性檢測是醫(yī)院輸血科的重要職能，是保障臨床輸血安全的關(guān)鍵檢驗程序。輸血相容性檢測需要專業(yè)的檢測試劑和耗材，管理質(zhì)量直接影響到檢測結(jié)果的準確性。我院輸血科前期采用人工記錄方式進行庫存管理，容易出現(xiàn)各種人為差錯，試劑有效期無法快速掌握，管理數(shù)據(jù)無法追溯。為提高輸血科試劑耗材信息化和精細化管理水平，輸血科自2019年10月開始采用iLab智慧實驗室管理系統(tǒng)，取得了較好的管理成效。

1 iLab智慧實驗室管理系統(tǒng)

1.1 系統(tǒng)設(shè)置

該系統(tǒng)是基于JAVA+MySQL架構(gòu)開發(fā)的實驗室消耗品管理軟件，數(shù)據(jù)采用加密存儲方式，數(shù)據(jù)傳輸使用https安全鏈接。主要功能模塊有采購、庫存、儀器、供應(yīng)商、統(tǒng)計、文檔等。我院試劑耗材是按照醫(yī)院招標采購制度進行，試劑耗材由供應(yīng)商配送醫(yī)院，設(shè)備科或總務(wù)科驗收確認后分配至各科室，輸血科利用該系統(tǒng)進行庫存管理，操作界面見圖1。

圖1 iLab智慧實驗室管理系統(tǒng)操作界面

1.2 人員設(shè)置

由系統(tǒng)管理員對實驗室基本信息進行維護，通過郵件邀請的方式建立工作人員登錄賬戶，根據(jù)不同人員類別，如科主任、實驗員、庫管員等分別進行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置。工作人員登錄賬戶通過郵箱登錄驗證成功后，通過關(guān)注iLab智慧實驗室微信公眾號進行信息同步，在手機微信端進行試劑耗材出庫及盤點。

1.3 試劑耗材信息維護

試劑信息按照注冊證信息進行維護，規(guī)范名稱使用。試劑耗材管理員在系統(tǒng)中采用單條信息維護或采用Excel模板批量導(dǎo)入的方式進行維護，基本信息包括品名、品牌、數(shù)量、數(shù)量單位、貨號、CAS號、供應(yīng)商、批號、條碼、過期時間、發(fā)票號、單價等。

1.4 存放地設(shè)置

試劑類消耗品對冷鏈溫度有特殊要求，一般性試驗耗材和辦公用品于室溫保存。輸血科3臺試劑冰箱、室溫庫房分別設(shè)置為二級庫，所有試劑冰箱都安裝了智能冷鏈監(jiān)控系統(tǒng)，實現(xiàn)了對試劑保存條件進行24小時不間斷監(jiān)控。

2 試劑耗材管理

2.1 驗收入庫

根據(jù)科室試劑耗材出入庫管理制度，對由總務(wù)科或設(shè)備科分配至科室的試劑耗材進行質(zhì)量外觀檢查、數(shù)量有效期查驗、冷鏈監(jiān)控查驗，合格后在接收表上確認簽字。登陸iLab智慧實驗室管理系統(tǒng)，采用Excel模板批量導(dǎo)入或單條信息錄入方式進行系統(tǒng)入庫操作。如試劑耗材有固定條碼，試劑耗材管理員通過掃描條形碼方式實現(xiàn)快速查詢所需入庫試劑耗材。

2.2 二級庫分類管理

根據(jù)試劑耗材實際用途和使用特點對試劑耗材進行一、二級分類管理，便于查找所需試劑耗材及信息查詢統(tǒng)計。檢驗試劑根據(jù)用途大致分為血型及配血試劑、血栓彈力圖試劑、科研試劑、流式細胞術(shù)檢測試劑、自身免疫性疾病檢測試劑，耗材包括輸血治療耗材、醫(yī)用防護用品、消毒用品、辦公用品等不同類別?？剖以噭┖牟墓芾韱T根據(jù)科室實際情況進行一、二級分類管理，在二級分類下的菜單維護具體的試劑耗材名稱，見圖2。

圖2 試劑耗材分類設(shè)置

2.3 出庫管理

出庫時，試劑耗材管理員采用2種方式進行試劑耗材的出庫，即電腦WEB端登陸和手機微信端的使用。管理員在電腦WEB端登陸系統(tǒng)，通過名稱搜索或點擊一級分類方式查找出庫試劑耗材；使用手機微信端時，通過iLab智慧實驗室微信公眾號，點擊“領(lǐng)用申購”，采用關(guān)鍵字查詢或存放地查詢的方式找到預(yù)出庫試劑耗材名稱，點擊“領(lǐng)用”按鈕，確定領(lǐng)用數(shù)量后點擊“提交”，即可完成出庫。如庫存不足，點擊“申購”按鈕，實驗室管理者將會收到申購審批提示。

2.4 庫存預(yù)警

分為效期預(yù)警和缺貨預(yù)警2種形式。試劑耗材管理員根據(jù)實驗室管理要求自主進行距有效期前天數(shù)和庫存數(shù)量降至多少時進行預(yù)警的設(shè)定。當達到預(yù)警值時，系統(tǒng)端將在試劑名稱后顯示將要過期或缺貨的預(yù)警符號提示，并在“我的消息”欄目推送提示信息，iLab智慧實驗室微信公眾號將同步推送試劑耗材預(yù)警信息。見圖3。

圖3 微信公眾號端庫存預(yù)警提醒

2.5 統(tǒng)計管理

在“統(tǒng)計”菜單下，系統(tǒng)具有入庫統(tǒng)計、領(lǐng)用統(tǒng)計、歸還統(tǒng)計、庫存統(tǒng)計等統(tǒng)計功能，在細節(jié)上具備按金額和數(shù)量、按存放地和產(chǎn)品進行分類統(tǒng)計功能。在實際工作中，試劑耗材管理員根據(jù)實際需要選擇不同的統(tǒng)計類型，選擇時間段后點擊“統(tǒng)計”按鈕展示統(tǒng)計數(shù)據(jù)，點擊“導(dǎo)出Excel”保存并備份統(tǒng)計數(shù)據(jù)。試劑耗材定期盤點時，管理員將統(tǒng)計數(shù)據(jù)與實際庫存量進行查驗核對，確認庫存數(shù)據(jù)的一致性。

2.6 其他

試劑耗材管理員通過系統(tǒng)“儀器”菜單進行儀器設(shè)備檔案管理，管理的信息包含儀器圖片、名稱、資產(chǎn)編號、型號、品牌、使用文檔等；同時，管理員在“文檔”菜單下實現(xiàn)對實驗室標準操作規(guī)程、試劑使用說明書、質(zhì)量記錄表格等文件的電子化分類管理。

3 應(yīng)用效果評價

輸血科自應(yīng)用iLab智慧實驗室管理系統(tǒng)以來，改變了原有的手工記錄試劑耗材的管理模式，通過調(diào)查問卷，采用模糊綜合評價法對系統(tǒng)應(yīng)用前后進行評價，確定了6個評價指標，即工作效率、人力成本、時間成本、精細化水平、信息化水平、試劑效期管理，以5個評語集進行模糊綜合評價，即非常好（5分）、很好（4分）、好（3分）、一般（2分）、差（1分），見表1。建立評價指標權(quán)重向量矩陣A，以及構(gòu)建出6×5權(quán)重判斷矩陣R，最終進行SPSSAU分析出應(yīng)用前后5個評語集的權(quán)重值，見表2。結(jié)合最大隸屬度法則可知，最終應(yīng)用前綜合得分為2.555，綜合評價結(jié)果為“一般”，應(yīng)用后綜合得分為4.020，綜合評價結(jié)果為“很好”。

表1 評價指標內(nèi)容及權(quán)重與評語集調(diào)查頻數(shù)

表2 權(quán)重計算結(jié)果

4 討論

輸血是臨床重要的治療手段，對于嚴重貧血、凝血功能紊亂、外傷出血患者，輸血發(fā)揮著不可替代的作用。輸血科是醫(yī)院內(nèi)的一個重要臨床科室，擔負著血液儲存與質(zhì)量監(jiān)測、輸血相容性檢測、血液發(fā)放、臨床輸血質(zhì)量管理和輸血不良反應(yīng)調(diào)查等重要職能。輸血醫(yī)學現(xiàn)在已成為二級學科，輸血醫(yī)學進入高質(zhì)量精益發(fā)展階段，試劑耗材的科學規(guī)范管理是輸血實驗室質(zhì)量管理的重要組成部分，直接關(guān)系到輸血安全。ISO15189《醫(yī)學實驗室質(zhì)量和能力認可準則》中對于實驗室試劑和消耗品管理提出了管理要素，包括應(yīng)建立試劑耗材的出入庫記錄、對溫度環(huán)境監(jiān)控、試劑領(lǐng)用先入先出并建立失效預(yù)警提示等要求。

利用出入庫登記表格進行試劑耗材的手工出入庫記錄是目前多數(shù)醫(yī)院輸血科的管理方式，主要特點為手工記錄、表格多且繁瑣、統(tǒng)計耗時、不易管理效期等。目前智慧醫(yī)院建設(shè)已成為國內(nèi)大型醫(yī)院信息化發(fā)展趨勢，作為醫(yī)院管理的一個的縮影，醫(yī)院信息化建設(shè)程度在一定程度上影響并決定了醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平，而利用信息管理系統(tǒng)進行試劑耗材的規(guī)范、高效管理不僅可以提高工作效率，也能促進醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)提升。

輸血科相容性檢測包含ABO和RhD血型鑒定、意外抗體篩查及交叉配血試驗，是輸血前保證輸血安全的關(guān)鍵檢驗項目，而輸血相容性檢測試劑及耗材的質(zhì)量管理是輸血科質(zhì)量管理體系中的重要環(huán)節(jié)。輸血科自應(yīng)用iLab智慧實驗室系統(tǒng)后，實現(xiàn)了試劑耗材信息化管理，避免了手工登記出現(xiàn)的差錯及數(shù)據(jù)備份保存問題，提高了工作效率，環(huán)節(jié)流程清晰，庫存情況一目了然，避免了試劑過期或庫存不足對輸血相容性檢測的影響，節(jié)省的時間成本可用于臨床輸血質(zhì)量管理探索提升方面，從而進一步保障了輸血質(zhì)量和安全。

應(yīng)用iLab智慧實驗室管理系統(tǒng)對輸血科試劑耗材進行管理，是一種信息化管理的嘗試，在使用過程中還需要不斷積累經(jīng)驗及進行改進，如何提高出入庫的便利性及對試劑啟封使用進行規(guī)范標識是進一步探索優(yōu)化的方向。利用條形碼技術(shù)、射頻識別標簽等信息技術(shù)手段，生成單一產(chǎn)品的唯一性標識，配合出入庫管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)試劑耗材流通各個環(huán)節(jié)的信息追溯。下一步科室將根據(jù)實際管理需要，采用獨立開發(fā)或聯(lián)合開發(fā)的形式，對輸血科試劑耗材管理系統(tǒng)進行獨立開發(fā)或聯(lián)合開發(fā)，使管理系統(tǒng)更趨于智能和便捷，充分發(fā)揮信息管理系統(tǒng)在構(gòu)建輸血質(zhì)量管理體系中的作用。