新《檔案法》視域下醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新思考

杭書禮

醫(yī)院是提供醫(yī)療公共服務的公益類事業(yè)單位，屬于地方社會事業(yè)的重要組成部分。檔案工作是醫(yī)院不可或缺的一項重要基礎工作，關系到醫(yī)院能否保持正常的運行。當前，各級醫(yī)院都應當以貫徹執(zhí)行新《檔案法》為契機，著力推進檔案工作制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化建設，努力實現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，為更好地履行治病防病、保障人民健康的社會職責奠定堅實基礎。筆者聯(lián)系常州市第一人民醫(yī)院（以下簡稱“該院”）的實際，就貫徹執(zhí)行新《檔案法》背景下醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新發(fā)展談些初步思考。

一、 加快推進檔案信息化建設步伐

新《檔案法》專門增加了第五章“檔案信息化建設”，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化建設等方面作出了明確的規(guī)定，鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，并且對電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺建設等作出了具體的規(guī)定和要求。這些規(guī)定和要求適應時代發(fā)展，體現(xiàn)時代特色，既針對當前檔案工作的變革，又指明了未來檔案工作的走向，具有很強的時代性、針對性和指導性。

進入21世紀以來，該院加快了以電子病歷為核心的醫(yī)院信息化建設步伐，先后建立了由醫(yī)療信息管理系統(tǒng)、檢驗信息管理系統(tǒng)、醫(yī)保大病管理系統(tǒng)、電子發(fā)票管理系統(tǒng)等70多個系統(tǒng)組成的醫(yī)院數(shù)據(jù)集成平臺和大數(shù)據(jù)中心，配備了服務器、存儲器、交換機以及全系列的網(wǎng)絡安全設備等硬件設施，搭建了互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院平臺，推出了5G遠程醫(yī)療項目。截至目前，該院已經(jīng)將現(xiàn)代信息技術全面應用于醫(yī)院的各項醫(yī)療業(yè)務工作中，信息化水平處于全市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)前列。

然而，在檔案信息化建設方面，該院只配備了數(shù)臺電腦和功能較為完備的檔案管理系統(tǒng)，建立了專門的局域網(wǎng)，定期開展數(shù)據(jù)備份，保存了共計50余萬條目錄數(shù)據(jù)，總體上明顯滯后于本院醫(yī)療業(yè)務信息化建設。不僅如此，與已經(jīng)實現(xiàn)了院內(nèi)系統(tǒng)互聯(lián)互通，能將檔案數(shù)據(jù)通過信息平臺集成，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)調(diào)用的江蘇省中醫(yī)院等省內(nèi)兄弟單位相比，該院在檔案信息化建設方面也存在著較大的差距。為此，該院抓住貫徹落實新《檔案法》的有利時機，切實按照相關的法定要求，自覺將檔案信息化建設納入全院信息化建設整體規(guī)劃，并扎實有效地加以組織實施，加速推進檔案工作信息化進程。加大資金投入力度，切實加強檔案信息化建設軟硬件設施配備和較高層次人才培養(yǎng)，為提升檔案工作信息化水平提供可靠保障。加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化步伐，切實采取措施保障檔案信息安全，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，實現(xiàn)與醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務管理系統(tǒng)等互聯(lián)互通和共享共用，全面提升檔案信息化建設水平。

二、 切實加強檔案工作的監(jiān)督檢查

新《檔案法》增加了第六章“監(jiān)督檢查”，分別對檔案主管部門依法進行檢查的范圍、根據(jù)違法線索進行檢查的方式、發(fā)現(xiàn)檔案部門存在檔案安全隱患責令整改、按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查、各類檔案部門發(fā)現(xiàn)存在檔案安全隱患應當及時采取措施、對檔案違法行為的舉報等，作了具體規(guī)定。這是根據(jù)全國檔案機構(gòu)改革后面臨的新情況新問題，為了明確各級檔案主管部門的監(jiān)督檢查職責，確保其主體責任得以真正落實而增加的。監(jiān)督檢查是檔案工作和檔案事業(yè)的重要制度保障，任何地區(qū)、系統(tǒng)和單位都必須通過加強監(jiān)督檢查，有效保證檔案工作和檔案事業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。

加強醫(yī)院檔案工作的監(jiān)督檢查，首先要落實本院內(nèi)部檔案工作的監(jiān)督檢查，明確醫(yī)院中心檔案室負責全院檔案工作監(jiān)督檢查的職責，依托檔案工作網(wǎng)絡體系，對全院各部門涉及檔案工作的相關規(guī)章制度執(zhí)行、工作任務落實等情況進行全面監(jiān)督檢查，真正建立“橫向到邊，縱向到底”的覆蓋醫(yī)院各個層面、所有部門的檔案工作監(jiān)督檢查機制。

其次，要密切關注隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷改革，城市高等級醫(yī)院通過兼并區(qū)縣低等級醫(yī)院，或者通過合資建立民營性質(zhì)的綜合性、?？菩苑衷海ㄈ缥以航鼛啄陙硐嗬^建立的常州一院鐘樓院區(qū)、新北分院、卜弋分院），實行集團化運營管理的新趨勢新情況，及時主動擴展檔案工作監(jiān)督檢查的范圍，將其延伸到被兼并的區(qū)縣醫(yī)院、合資新建的民營醫(yī)院。始終堅持“五個統(tǒng)一”，即統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一檢查、統(tǒng)一考核，真正做到醫(yī)療業(yè)務工作延伸到哪里，檔案工作監(jiān)督檢查就覆蓋到哪里。

再次，要注意緊密聯(lián)系醫(yī)院檔案工作的特點，定期開展包括本院各部門以及各個被兼并的區(qū)縣醫(yī)院、合資新建的民營醫(yī)院在內(nèi)的，線上線下相結(jié)合的檔案工作檢查督查、考核評比以及觀摩交流，從整體上提升工作水平，更好地服務于醫(yī)院的長遠發(fā)展。

三、 積極推進檔案工作的長遠發(fā)展

新《檔案法》第一章總則第三條明確規(guī)定：“堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領導，各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應?！迸c修訂前的《檔案法》第一章總則第四條相比較，首次提出堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領導，同時要求各級人民政府應當把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預算，為進一步加強檔案工作，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應提供了有力的制度保障。

2021年上半年，該院制定并實施了“十四五”發(fā)展規(guī)劃，以期在今后一個時期努力實現(xiàn)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。根據(jù)院部的統(tǒng)一部署，院中心檔案室在認真總結(jié)全院檔案工作“十三五”發(fā)展規(guī)劃實施情況，特別是“十三五”時期我院大力提升全院檔案意識、健全完善檔案管理體系、自覺貫徹執(zhí)行規(guī)章制度、全面推進檔案業(yè)務工作、有效豐富室藏檔案資源、充分發(fā)揮檔案資源作用等各方面情況及取得成果的基礎上，堅持從本院檔案工作的實際出發(fā)，研究制定了檔案工作“十四五”發(fā)展規(guī)劃，描繪了全院檔案工作的發(fā)展藍圖。

根據(jù)該院檔案工作“十四五”發(fā)展規(guī)劃，今后一個時期，將重點學習宣傳貫徹新《檔案法》精神，進一步加強全院檔案工作的規(guī)章制度建設，將各項規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行情況列入檢查考核范圍，促進各項規(guī)章制度落到實處；加快推進檔案信息化建設，特別是加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程，完成電子檔案管理系統(tǒng)與全院辦公自動化系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)全院信息資源的互聯(lián)共享；強化檔案工作監(jiān)督檢查，在加強對本院檔案工作監(jiān)督檢查，確保“橫向到邊，縱向到底”全覆蓋的同時，還要及時將檔案工作監(jiān)督檢查延伸到集團化運營管理的各成員醫(yī)院，全面推動各相關醫(yī)院檔案工作水平的整體提升；進一步夯實檔案業(yè)務建設基礎，深化檔案資源開發(fā)利用，強化檔案安全風險管控，加大檔案人才隊伍建設力度。力爭在這些方面有更加積極作為，推動檔案工作與醫(yī)療業(yè)務工作等全院其他工作的同步協(xié)調(diào)發(fā)展，以提供更加可靠的檔案資源保障和更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務，為實現(xiàn)全院“十四五”發(fā)展總體目標作出應有的貢獻。

參考文獻

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