“雙高”背景下高職院校學(xué)籍管理工作的研究與探討

【摘要】在高校紛繁復(fù)雜的教學(xué)教務(wù)管理工作中，學(xué)籍管理貫穿著整個(gè)教學(xué)管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于維持正常的高校教育教學(xué)秩序意義重大?，F(xiàn)有的學(xué)籍管理工作體系已經(jīng)不能滿足建設(shè)中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)的新需求，本文就高職院校學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并針對(duì)當(dāng)前學(xué)籍管理工作存在的問題提出了相應(yīng)的意見建議，旨在為提升學(xué)籍管理質(zhì)量，服務(wù)于“雙高”建設(shè)提供一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】“雙高”建設(shè)? 高職院校? 學(xué)籍管理

【基金項(xiàng)目】雙高建設(shè)背景下高職院校學(xué)籍管理工作的研究與探索，項(xiàng)目編號(hào)：2021RWSY79。

【中圖分類號(hào)】G71 ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2022）04-0013-03

自2019年高職院校實(shí)施擴(kuò)招以來各院校學(xué)生人數(shù)急劇增加，這對(duì)高職院校的發(fā)展來說無疑是一則好消息，但也使學(xué)籍管理工作量成倍增加。高職院校學(xué)生人數(shù)逐年增加，學(xué)生電子注冊(cè)信息、學(xué)籍異動(dòng)等數(shù)據(jù)量越來越龐大，使得學(xué)籍管理工作變得更加繁瑣，工作難度系數(shù)也不斷加大?，F(xiàn)有的高職院校學(xué)籍管理的觀念、方式方法等都無法滿足和適應(yīng)“雙高”建設(shè)的時(shí)代需求。如何加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理工作，使高校學(xué)籍管理工作能夠適應(yīng)“雙高”的發(fā)展要求，對(duì)于提高高校辦學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量有著至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文結(jié)合筆者所在高職院校學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀及所存在的問題提出思考，針對(duì)現(xiàn)存問題提出改善建議，旨在為高校學(xué)籍管理工作及相關(guān)部門工作效率的提升提供一定的借鑒意義。

1.高職院校學(xué)籍管理現(xiàn)狀

1.1二級(jí)管理工作主觀能動(dòng)性不強(qiáng)

隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高職院校普遍推行院系二級(jí)管理模式，我院也積極推動(dòng)院系二級(jí)管理，期望把教務(wù)工作重心和管理權(quán)限逐漸下移，給二級(jí)院系更多的自主權(quán)，這就要求二級(jí)院系學(xué)籍管理工作人員能夠發(fā)揮主觀能動(dòng)性，能夠熟悉理解上級(jí)部門及學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，能夠根據(jù)實(shí)際情況處理各項(xiàng)事務(wù)工作，而不是停留在傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式，做單純的“傳聲筒”[1]。目前大部分高職院校學(xué)籍管理工作仍然由教務(wù)處統(tǒng)一管理，學(xué)籍異動(dòng)、在校生統(tǒng)計(jì)、電子注冊(cè)等學(xué)籍管理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)存在滯后現(xiàn)象，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也難以得到保證。二級(jí)院系對(duì)學(xué)籍管理工作不夠重視，分工不明確，導(dǎo)致出現(xiàn)問題第一時(shí)間不是思考如何解決，而是把問題直接拋給教務(wù)處，甚至部分二級(jí)院系直接讓老師、同學(xué)到教務(wù)處進(jìn)行咨詢，這種遇到問題權(quán)責(zé)不清、互相推諉的現(xiàn)象普遍存在。

1.2學(xué)籍管理與育人理念結(jié)合不夠

高職院校更注重對(duì)學(xué)生的約束和管理，缺乏對(duì)學(xué)生人文主義的關(guān)懷[2]。教育部第41號(hào)令《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》中體現(xiàn)了以人為本、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)的精神，要求高校切實(shí)尊重和保護(hù)學(xué)生利益。學(xué)籍管理部門是面向廣大學(xué)生的服務(wù)窗口，需要加強(qiáng)服務(wù)學(xué)生的意識(shí)，但是部分學(xué)籍管理人員還存在管理落后的情況，將工作行政化，近幾年高校與學(xué)生之間因?qū)W籍異動(dòng)引發(fā)的輿情與行政糾紛也愈演愈烈[3]。面對(duì)大量繁雜瑣碎的工作，學(xué)籍管理人員面對(duì)學(xué)生咨詢的時(shí)候難免會(huì)缺乏耐心，服務(wù)意識(shí)淡薄，專業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)。

1.3學(xué)籍管理制度宣傳力度不足

學(xué)籍管理制度與學(xué)生個(gè)人利益息息相關(guān)，涉及到學(xué)生從進(jìn)校到畢業(yè)的全過程。目前，高職院校普遍存在對(duì)學(xué)生宣傳教育不力的情況[4]，對(duì)學(xué)生的權(quán)利與義務(wù)關(guān)注少，宣傳方式相對(duì)有限。大部分高校最常見的宣傳手段是通過向新生發(fā)放學(xué)生手冊(cè)來解讀高校學(xué)籍管理制度，然而大部分學(xué)生拿到學(xué)生手冊(cè)后就不了了之了，并未認(rèn)真閱讀，學(xué)校也沒有組織學(xué)生進(jìn)行相關(guān)學(xué)習(xí)，宣傳力度不足。老師、學(xué)生對(duì)相關(guān)學(xué)籍制度不重視、不了解，導(dǎo)致學(xué)生對(duì)自己在校期間的權(quán)利與義務(wù)并不清楚，只有涉及到自身利益問題時(shí)才會(huì)臨時(shí)了解相關(guān)規(guī)定，這對(duì)學(xué)業(yè)困難學(xué)生可能造成無法按期畢業(yè)等嚴(yán)重后果。

1.4學(xué)籍管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)有待提高

高校學(xué)籍管理工作不僅僅是學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的簡單梳理和匯總上報(bào)，它具有繁瑣、復(fù)雜、涉及面廣、政策性強(qiáng)等特點(diǎn)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，與學(xué)生的切身利益息息相關(guān)，尤其是涉及到學(xué)生的學(xué)籍處分，更是需要學(xué)籍管理人員具有一定的法律知識(shí)，較強(qiáng)的責(zé)任心和較高的專業(yè)素質(zhì)[5]，既要做到客觀公正符合相關(guān)法律規(guī)定又要做好學(xué)生心理疏導(dǎo)，做好人文關(guān)懷工作。在實(shí)際工作中，學(xué)籍管理工作者往往還需要具備較強(qiáng)的專業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析能力。目前高校學(xué)籍管理人員多為聘用制員工，且大多為行政管理工作者或是兼職輔導(dǎo)員，學(xué)歷不高且穩(wěn)定性不夠，人員素質(zhì)也良莠不齊，對(duì)檔案管理、數(shù)據(jù)分析等信息化專業(yè)技能不夠熟悉，對(duì)上級(jí)部門下發(fā)的制度、文件精神無法很好地解讀領(lǐng)會(huì)，難以適應(yīng)復(fù)雜的學(xué)籍管理系統(tǒng)，在操作過程中常常出現(xiàn)由于信息化能力欠缺造成的信息錄入或數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析錯(cuò)誤等現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)學(xué)籍管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，院校之間缺乏交流，工作效率低，文檔文件歸檔不科學(xué)，創(chuàng)新性缺乏等問題較為嚴(yán)重，導(dǎo)致學(xué)籍管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)滯后。

1.5缺乏有效的信息化平臺(tái)

高職院校信息化程度偏低，在實(shí)際運(yùn)用過程中大部分學(xué)校學(xué)籍管理者仍采用相對(duì)落后的手工管理方式。學(xué)籍管理是一項(xiàng)精細(xì)化的工作且需要?jiǎng)討B(tài)統(tǒng)計(jì)相關(guān)信息，其中學(xué)籍異動(dòng)是學(xué)籍管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，包括休、轉(zhuǎn)、病、退等，我院每學(xué)年學(xué)籍異動(dòng)人數(shù)200余人，學(xué)籍異動(dòng)存在數(shù)量大而流程繁瑣等特點(diǎn)使得手工管理的方式常常造成信息更新不及時(shí)或信息漏更新等不可控因素，缺乏高效的信息化手段，則會(huì)造成工作效率低下甚至是出現(xiàn)錯(cuò)誤。雖然目前學(xué)校已建立多套信息化平臺(tái)，但并不完善，各信息化平臺(tái)功能較單一，未能互相結(jié)合，尚不能實(shí)現(xiàn)信息化管理，導(dǎo)致學(xué)生辦理各類手續(xù)困難重重。如在辦理休退學(xué)手續(xù)時(shí)，需經(jīng)過多處室同意并簽字，至少花費(fèi)1～2天時(shí)間才能完成，假如其中某一部門的負(fù)責(zé)人不能及時(shí)簽字而耽誤，辦完整個(gè)流程可能需要1周時(shí)間，甚至更久，這樣使得某些辦理學(xué)籍變更的學(xué)生沒辦完手續(xù)就提前離校，導(dǎo)致學(xué)生對(duì)學(xué)校評(píng)價(jià)不高[6]。另外，大量學(xué)生到各職能部門簽字蓋章，也影響各部門工作，導(dǎo)致工作效率降低。

2.學(xué)籍管理工作的思考對(duì)策

2.1明確工作職責(zé)，制定工作流程

隨著學(xué)籍檔案規(guī)模的不斷增加，學(xué)籍管理工作儼然已經(jīng)成為高職院校管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，學(xué)籍管理工作重要性不斷凸顯，要求我們的工作也要不斷創(chuàng)新。高職院校應(yīng)該制定和完善相應(yīng)的管理制度，尤其是制定相應(yīng)的二級(jí)管理制度和工作流程，明確二級(jí)院系的工作職責(zé)和權(quán)力，配備相應(yīng)的二級(jí)院系學(xué)籍工作人員，教務(wù)處只負(fù)責(zé)對(duì)二級(jí)院系學(xué)籍管理工作人員作解釋說明工作，學(xué)籍管理工作中涉及的詳細(xì)問題由輔導(dǎo)員、系部學(xué)籍管理工作人員對(duì)學(xué)生及家長做具體的指導(dǎo)工作，充分發(fā)揮二級(jí)院系學(xué)籍管理人員的主觀能動(dòng)性，提高服務(wù)師生的效率和質(zhì)量。而教務(wù)處的工作則將學(xué)籍管理的重心放在文件制度的制定修改和完善上，對(duì)二級(jí)院系具體工作的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。教務(wù)處對(duì)二級(jí)院系學(xué)籍管理人員有培訓(xùn)相關(guān)制度和流程的義務(wù)，針對(duì)學(xué)生家長及老師遇到的常見問題進(jìn)行整理匯總后統(tǒng)一由二級(jí)院系學(xué)籍管理老師進(jìn)行回復(fù)。

2.2轉(zhuǎn)變學(xué)籍管理理念

高校的育人宗旨是立德樹人，作為行政管理人員也需要樹立三全育人的理念，在當(dāng)前建設(shè)高水平高職院校的背景下更要對(duì)學(xué)籍管理工作進(jìn)行重新定義和思考，賦予管理工作更多的溫度和溫情，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，確立“以人為本，以生為本”的工作理念，使其更好地發(fā)揮管理育人的作用。結(jié)合我院自身的實(shí)際情況和學(xué)生的特點(diǎn)，以學(xué)生的利益為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，堅(jiān)持秉承為學(xué)生服務(wù)的理念，創(chuàng)新學(xué)籍管理理念。充分發(fā)揮學(xué)籍管理工作人員的主觀能動(dòng)性，將“一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切”的工作理念融入到學(xué)籍管理中。要以為學(xué)生提供便利為工作目的，尊重、理解和關(guān)心學(xué)生，對(duì)待學(xué)生的訴求要熱情周到，將學(xué)生滿意度作為衡量工作成果的標(biāo)準(zhǔn)，不為難學(xué)生及家長，依法依規(guī)辦事，不斷提高服務(wù)意識(shí)，切實(shí)把為學(xué)生處理解決問題落到實(shí)處。

2.3加強(qiáng)學(xué)籍管理制度的宣傳力度

加強(qiáng)學(xué)籍管理制度的宣傳力度是學(xué)籍管理工作有條不紊開展的有力支撐。高職院校應(yīng)通過各種途徑加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理制度的宣傳教育，讓學(xué)生掌握學(xué)籍管理制度的核心內(nèi)容，尤其是涉及學(xué)生自身利益的內(nèi)容更應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，讓師生認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理的重要性。就如何推行學(xué)籍管理制度的宣講工作可采取多種形式的共享交流，要讓學(xué)生真正了解學(xué)籍管理制度的相關(guān)內(nèi)容，不僅可以利用傳統(tǒng)的學(xué)生手冊(cè)進(jìn)行學(xué)習(xí)，還可以通過多種方式全方位宣傳。例如通過新生入學(xué)教育進(jìn)行宣講，將宣講內(nèi)容納入考核，未達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)需進(jìn)行補(bǔ)考，使各項(xiàng)制度深入人心，使學(xué)生在校期間能夠更好地維護(hù)自己的法律權(quán)益，減少不必要的沖突。此外，還可以利用短視頻、微信公眾號(hào)、學(xué)校網(wǎng)頁、展板等多種途徑進(jìn)行各項(xiàng)制度的宣傳推廣，加強(qiáng)學(xué)籍管理制度的普及、宣傳，讓學(xué)生潛移默化地了解相關(guān)政策法規(guī)，合理規(guī)劃自己的大學(xué)學(xué)業(yè)和生活。

2.4加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)

專業(yè)的學(xué)籍管理隊(duì)伍是學(xué)籍管理工作得以有力執(zhí)行的重要保障，要做好學(xué)籍管理工作，必須要配齊配強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍管理人員的綜合素質(zhì)[7]。學(xué)籍管理人員的綜合素質(zhì)不僅體現(xiàn)本人的文化素養(yǎng)更是體現(xiàn)了學(xué)校的學(xué)籍管理水平。首先，學(xué)校應(yīng)重視學(xué)籍管理工作，并加大投入，培養(yǎng)一支素質(zhì)較高的專業(yè)學(xué)籍管理隊(duì)伍。根據(jù)在校生人數(shù)配備專業(yè)學(xué)籍管理人員，要嚴(yán)格把控對(duì)人才的錄用入口，確保引進(jìn)人才符合崗位需求。在選人用人方面，挑選認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，優(yōu)先選擇具備計(jì)算機(jī)技能與學(xué)籍管理服務(wù)能力的人員擔(dān)任學(xué)籍管理人員。其次，還應(yīng)定期組織多種形式學(xué)籍管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍的交流學(xué)習(xí)，經(jīng)驗(yàn)豐富的老師充分利用“以老帶新”的方式，加快新舊人員在交接工作時(shí)信息的對(duì)接，避免發(fā)生數(shù)據(jù)丟失的情況，使得管理人員具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。一方面組織學(xué)習(xí)教育部相關(guān)政策法規(guī)、技能培訓(xùn)，包括學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)歷注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)等操作培訓(xùn);一方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案的歸檔管理知識(shí)，提高工作效率;另一方面提升學(xué)籍管理人員的計(jì)算機(jī)水平，學(xué)習(xí)常用辦公軟件，熟悉數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析匯總等操作。另外，建立行之有效的激勵(lì)考核機(jī)制，定期考核，對(duì)于優(yōu)秀的學(xué)籍管理人員通過頒發(fā)證書、獎(jiǎng)金等獎(jiǎng)勵(lì)措施，以此激發(fā)學(xué)籍管理人員的工作熱情，減少人員的流動(dòng)，保持學(xué)籍管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。通過各種措施不斷加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能保證學(xué)籍管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與科學(xué)性。

2.5促進(jìn)信息化平臺(tái)建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)與信息技術(shù)的融合也越來越密切，高職院校學(xué)籍管理同樣也離不開信息技術(shù)的支持。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，在建設(shè)中國特色高水平高職院校的契機(jī)推動(dòng)下，學(xué)籍管理平臺(tái)應(yīng)加快信息化智能化建設(shè)，優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)，提高系統(tǒng)性能，對(duì)常規(guī)流程如學(xué)籍異動(dòng)等進(jìn)行優(yōu)化重建，從管理模式、學(xué)籍管理細(xì)節(jié)等方面降低操作難度，通過PC端和移動(dòng)端（微信、微博等公眾號(hào)）操作，盡量精簡學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)，加快各級(jí)各處室審批流程，明確各相關(guān)部門權(quán)責(zé)，規(guī)范各崗位工作人員的操作，真正實(shí)現(xiàn)共享學(xué)籍管理工作數(shù)據(jù)，并在公眾號(hào)及時(shí)推送各類學(xué)籍變更受理結(jié)果，提高管理工作質(zhì)量和效率。通過學(xué)籍信息數(shù)據(jù)共享，學(xué)院相關(guān)部門可以及時(shí)掌握學(xué)生在校期間的動(dòng)態(tài)學(xué)籍信息，以便及時(shí)更新學(xué)院人才培養(yǎng)方案及調(diào)整教學(xué)活動(dòng)，對(duì)于維護(hù)良好的教學(xué)秩序，有效提高高職院校的辦學(xué)能力有重要意義。

3.結(jié)語

“雙高”建設(shè)背景下，加強(qiáng)學(xué)籍管理工作的科學(xué)有效性，發(fā)揮學(xué)籍管理工作在教育教學(xué)管理中的“目標(biāo)導(dǎo)向”作用，對(duì)于推進(jìn)高校發(fā)展，培養(yǎng)學(xué)生成才有著舉足輕重的影響意義。因此，各高職院校要與時(shí)俱進(jìn)，積極探索創(chuàng)新，要從學(xué)籍管理理念制度、學(xué)籍管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)、信息化平臺(tái)等方面優(yōu)化學(xué)籍管理方式與手段，提高學(xué)籍管理水平和質(zhì)量，更好地為廣大師生和社會(huì)服務(wù)。

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作者簡介：

王曉芳（1988年-），女，漢族，四川成都人，醫(yī)學(xué)碩士，講師，研究方向：學(xué)籍管理。