檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的作用

武雙

摘要：檔案是能夠將醫(yī)療機構的發(fā)展歷程全面且細致地記錄下來重要工具，以此來為醫(yī)院未來發(fā)展提供一定的參考依據(jù)，因此，針對檔案管理工作的到位落實應給予足夠的重視。尤其是在信息化快速發(fā)展帶動下，不僅為人們日常生活、社會經(jīng)濟發(fā)展帶來了諸多便利，也為檔案信息化建設帶來了更多發(fā)展契機，能夠促進醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。

關鍵詞：檔案? 信息化建設? 醫(yī)院? 檔案管理? 作用? 分析

中圖分類號：G27文獻標識碼：A? ?文章編號：1672-3791（2022）03（a）-0000-00

The Role of Archives Information Construction in Hospital Archives Management

WU Shuang

（Jilin Provincial People's Hospital，Changchun，Jilin Province，130000 China）

Abstract：Archives can comprehensively and carefully record the development process of medical institutions， so as to provide a certain reference basis for the future development of hospitals. Therefore， enough attention should be paid to the implementation of archives management. In particular， driven by the rapid development of informatization， it not only brings many conveniences to people's daily life and social and economic development， but also brings more development opportunities for archives informatization construction， which can promote the continuous improvement of hospital archives management level.

Key Words： Archives; Information construction;Hospital; Archives management; Effect; Analysis

隨著醫(yī)院服務、業(yè)務水平的不斷提升，以及各類新穎、先進技術的不斷涌現(xiàn)，檔案信息化建設也得到了醫(yī)院的廣泛重視。以往的檔案管理一般都是以人工的方式來落實各項管理工作的，不僅容易出現(xiàn)差錯，工作效率也較低。而通過進一步提升檔案信息化建設水平，不僅能夠有效突破傳統(tǒng)工作方式存在的諸多局限，也能夠促進醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升，應給予足夠重視，聯(lián)系實際，從不同層面來給予深入探究。

1醫(yī)院檔案信息化管理建設情況分析

首先，檔案管理體系不完善。醫(yī)院檔案管理工作一般都是對分類管理現(xiàn)有檔案，很少會在利用方面充分考慮，同時也未構建出系統(tǒng)的管理標準與體系，這不僅會給各項檔案管理工作的到位落實帶來諸多阻礙，也會制約醫(yī)院檔案信息化建設水平的進一步提升[1]。

其次，忽視資金與技術投入?，F(xiàn)階段一些醫(yī)院雖然也對檔案管理工作給予了足夠重視，但卻沒有結合各階段發(fā)展需求，給予足夠的資金與技術支持。而醫(yī)院檔案中不僅記錄著醫(yī)院發(fā)展中發(fā)生一系列重大事件，還有病人的病例，還有一些醫(yī)療糾紛等重要信息，是未來發(fā)展決策的重要參考依據(jù)。但因為缺少資金與技術支持，檔案管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)重要資料丟失或是受損的情況，給檔案信息化建設帶來了諸多不利影響。

最后，忽視專業(yè)人才培養(yǎng)。很多醫(yī)院的檔案管理人員并非專業(yè)人才，也很少接受專業(yè)、系統(tǒng)的培訓，導致其不僅缺少專業(yè)知識，也無法對發(fā)展中涌現(xiàn)出的新技術、新體系進行深入了解，難以在檔案信息化建設中發(fā)揮促進作用。

2檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的作用

2.1能夠有效提升醫(yī)院檔案管理水平

檔案信息化建設不僅突破了傳統(tǒng)管理模式的諸多局限，也探索出了更新穎的醫(yī)療服務模式，能夠從整體上提升服務質量，為高效、優(yōu)質醫(yī)療服務的實現(xiàn)提供一定保障。同時，醫(yī)療衛(wèi)生服務也能夠因此獲得更高效、全面的管理平臺，幫助醫(yī)院構建跨科室、跨流程的檔案管理模式。通過加強檔案信息化建設，可以通過電子檔案的形式來存儲檢查單、CT圖等一系列技術類的資料，從而為后續(xù)更高效、準確地查找應用提供更多便利。這樣在促進醫(yī)療診斷工作水平與準確性大幅度提升的同時，也能夠給醫(yī)療效果的不斷增強以及服務水平的提升帶來促進作用[2]。

2.2能為醫(yī)院后續(xù)決策提供有力參考

在進一步提升檔案信息化建設水平過程中，可以在信息建設平臺上存儲醫(yī)院發(fā)展中產(chǎn)生的一系列信息資料。這樣醫(yī)院領導、各部門管理人員便能夠實現(xiàn)對各階段醫(yī)院實際發(fā)展情況的及時、準確了解，從而及時圍繞發(fā)展中遇到的各類問題來制定出針對性、可行性較強的解決措施。另外，還可以妥善存儲醫(yī)療、管理活動中產(chǎn)生的各類資料、信息，為后續(xù)應用提供一定便捷。在信息化系統(tǒng)平臺的有力支持下，醫(yī)院各管理部門及其領導人員可以及時獲得更精確的資料信息，進而使得后期決策，以及管理制度的完善可以獲得有力參考，以確保檔案的積極作用可以在醫(yī)院檔案管理中得到充分發(fā)揮。

2.3有助于提升醫(yī)院競爭力

檔案信息化建設水平的進一步提升，能夠使得各科室之間可以實現(xiàn)高效溝通交流，完善資源信息共享。同時，醫(yī)院內部之間的醫(yī)療經(jīng)驗分享、技術交流也會更加順暢。醫(yī)患之間可以圍繞相關問題進行公開式、開放式交流，在突破傳統(tǒng)管理模式諸多束縛的同時，還可以合理地簡化醫(yī)療活動流程，促進醫(yī)療服務質量的不斷提升。這樣既有助于拉近醫(yī)患之間的距離，醫(yī)院的綜合競爭實力也會得到顯著增強[3]。

2.4能夠緊跟時代發(fā)展步伐

檔案信息化建設水平能夠確保醫(yī)院檔案管理能夠全面適應社會經(jīng)濟發(fā)展需求，促進管理、服務水平的進一步提升。在醫(yī)院日常管理中，檔案發(fā)揮的作用是不容忽視的。通過不斷完善檔案信息化建設，能夠基于相關管理平臺來為管理中遇到的難題，以及疑難病例查找更適合的解決方法。同時，醫(yī)生也可以通過信息化平臺來對一些病例的診療實踐進行查閱，這樣既有助于自身業(yè)務水平的不斷提升，也可以進一步開拓視野，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

3提升檔案信息化建設水平的策略探究

3.1完善檔案管理制度

現(xiàn)階段，我國大多醫(yī)院都將精力放在了“治病救人”上，在經(jīng)營管理這一方面，很少會對檔案管理信息化建設進行深入探索。特別是一些領導者未給予足夠重視，這也是一些醫(yī)院檔案信息化建設水平一直難以得到顯著提升的主要原因之一。對此，在新時期下，醫(yī)院管理層應及時更新自身管理理念，適當增加檔案信息化建設中的人力、物力、財力上的投入，使得各項建設工作在具體開展中可以獲得理想環(huán)境。在此基礎上，醫(yī)院因聯(lián)系實際，構建更完善的檔案管理制度，基于對醫(yī)院文化、運營情況，還有現(xiàn)有制度的落實情況的綜合分析來從不同角度對檔案管理制度做出合理調整，促進各項管理制度向標準化、規(guī)范化方向發(fā)展。例如：檔案信息化系統(tǒng)設備管理維修，以及檔案數(shù)據(jù)信息安全保護等方面制度的進一步完善，應給予足夠重視[4]。

3.2適當增加資金投入

安全是檔案信息化建設中應給予足夠重視的一方面，但就目前來看，隨著檔案管理工作的不斷深入，很多檔案管理人員都逐漸忽視了安全管理工作。為了有效改善這一情況，醫(yī)院要提升對安全管理工作的重視，聯(lián)系實際需求，適當增加資金投入，為安全管理工作人員自身權益提供一定保障。在增加資金投入過程中，一定要充分考慮醫(yī)院現(xiàn)在與未來發(fā)展需求，在資金流轉中，要加大各環(huán)節(jié)的監(jiān)督力度，以免因為某一環(huán)節(jié)的疏漏，或是制度上存在的漏洞而影響資金流轉安全。對此，在檔案信息系統(tǒng)建設過程中，醫(yī)院相關管理部門應嚴格遵循各項規(guī)章制度來到位落實各項工作，以確保各項資金能夠在規(guī)定期限內到位落實。

3.3提升管理人員素質

就目前來看，無論檔案信息化建設水平有多高，如果沒有綜合素質較高的工作人員的科學操作，也難以將其積極作用發(fā)揮出來。要想確保醫(yī)院檔案信息化建設管理工作的高效、有序落實，工作人員除了要掌握豐富的檔案管理專業(yè)知識之外，還要做到對計算機的熟練應用。但就目前來看，很多醫(yī)院的檔案管理人員都未達到這一要求，且很多都非專業(yè)人員，再加上年齡偏大，這也給檔案管理信息化建設水平的進一步提升帶來了諸多制約。對此，醫(yī)院應從以下幾個方面來強化高素質管理人才的培養(yǎng)。

（1）重視檔案管理工作崗位，特別是在招聘時，要明確各項要求，不斷完善崗位內容，確保最終入職的人員是檔案管理專業(yè)的人才，且可以做到對計算機技術的數(shù)量應用[5]。

（2）要到位落實入職、在職培訓工作。很多醫(yī)院都習慣以“老人帶新人”的方式來完成崗位交接，很少會組織新人參與專業(yè)、系統(tǒng)的入職培訓，這也是一些新上崗人員難以做到對崗位工作內容全面、準確把握，經(jīng)常出現(xiàn)工作疏漏，且計算機技術的掌握不過關的主要原因，給醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展進程帶來了諸多阻礙。所以，對于入職培訓一定要給予足夠重視，確保所有新人都可以在進入崗位之前做到對崗位職責、檔案管理工作流程，以及注意事項等內容的準確把握。招聘到的人員若無法勝任崗位工作，應及時辭退，以免出現(xiàn)更大的工作疏漏。同時，對于在職檔案管理人員也要定期組織其參加專業(yè)、系統(tǒng)的培訓工作。醫(yī)院引用的檔案管理信息化系統(tǒng)是需要及時更新升級的，所以，在實際引用中經(jīng)常會接觸新的功能模塊，這就需要通過培訓來做到對新穎操作技能的熟練掌握。且通過定期參與各項培訓，管理人員也能夠對管理方面的專業(yè)知識，以及計算機操作技能的鞏固掌握，促進其整體專業(yè)素養(yǎng)與工作水平的不斷提升。另外，績效考核工作也要到位落實。醫(yī)院要堅持公正公開地開展績效考核工作，除了工作業(yè)績、工作行為，工作態(tài)度等方面的考核也是重點，并結合考核結果來對工作人員做出合理的獎懲，以此來激發(fā)、保持檔案管理人員的工作熱情[6]。

3.4重視檔案信息安全保護

為了進一步提升檔案信息化建設水平，醫(yī)院要對自身發(fā)展規(guī)模、患者人數(shù)數(shù)量，還有系統(tǒng)軟件成本等方面的綜合考慮，來選擇更適合自身需求的檔案信息化系統(tǒng)軟件。同時，對于平時的系統(tǒng)軟件管理維護工作要給予足夠重視，通過對軟件的定期維護、檢修來保證其穩(wěn)定運行。還要加大檔案數(shù)據(jù)信息的安全保護力度。可以結合實際情況，通過電子病歷實名認證方式登錄操作軟件，比如：檔案信息資源動態(tài)實時監(jiān)控，以及電子病歷加密方式傳送等方式來為醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的安全、完整性提供一定保障。主要是因為醫(yī)院檔案種類較多，其中還涉及病理檔案、人事檔案等諸多涉密檔案，這類資料若外漏或是操作失誤，會直接影響到醫(yī)院發(fā)展。所以，一定要安排專業(yè)人員來負責檔案的保密工作。可以通過檢索身份、查詢驗證等一些阻礙的設置來為檔案信息保密性提供一定保障。

4結語

綜上所述，對于以往的醫(yī)院檔案管理工作來講，在具體開展中通常都要投入諸多的人力、物力，且后期利用也需要經(jīng)過較為繁瑣的流程，這也在一定程度上制約了醫(yī)院發(fā)展。而通過進一步提升檔案信息化建設水平，便可以通過新穎、先進信息技術的科學引用來高效地完成醫(yī)院檔案的收集、歸納整理與存檔工作，還可以為之后的應用提供一定便利。因此，為了不斷優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，應從不同層面來優(yōu)化檔案信息化建設。

參考文獻

[1]劉勇.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的作用探析[J].卷宗，2019，9（31）：96.

[2]蔣秀梅.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位探究[J].蘭臺內外，2021（2）：7-9.

[3]隋萌.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的作用研究[J].辦公室業(yè)務，2020（21）：88-89.

[4]董麗琪.試論檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的重要作用[J].魅力中國，2020（21）：84-85.

[5]李靜，王欲曉，徐楠松，等.大數(shù)據(jù)技術在醫(yī)院檔案管理中的應用分析[J].文化創(chuàng)新比較研究，2020，4（32）：148-150.

[6]王淼.醫(yī)院文化視角下醫(yī)院綜合檔案管理工作研究[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019，3（30）：153-154.