醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)途徑研究

石青 曹昊洋

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用在人們生活中，推動(dòng)了社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，在醫(yī)院管理的改革中，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理是非常必要的。醫(yī)院在現(xiàn)有的基礎(chǔ)建設(shè)上，要保障醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的安全問(wèn)題，并以標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理檔案，提高醫(yī)院對(duì)于檔案數(shù)字化管理的重視程度，該文將具體剖析醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，以及實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)實(shí)現(xiàn)途徑

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? 文章編號(hào)：1672-3791（2022）04（a）-0000-00

Research on the Realization of Digital Management of Hospital Archives

SHI QingCAO Haoyang*

（Zhejiang Provincial Tongde Hospital，Hangzhou，Zhejiang Province，310000China）

Abstract：With the development of the times， information technology has been widely used in people's life and promoted the process of social development. In the reform of hospital management， the digital management of hospital archives is very necessary. Based on the existing infrastructure， the hospital should ensure the safety of hospital archives digital management， manage archives with standardized processes， and improve the hospital's attention to archives digital management. The following will specifically analyze the problems existing in hospital archives management and the strategies to realize hospital archives digital management.

Key Words：Archives management; Digitization; Hospital construction; Realization way

醫(yī)院在信息時(shí)代的發(fā)展中應(yīng)抓住改革機(jī)遇，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)思維和先進(jìn)的技術(shù)完成醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)，提高工作效率，增強(qiáng)檔案的安全性。目前醫(yī)院已結(jié)合信息技術(shù)理念，將傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理向數(shù)字化管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，但是醫(yī)院檔案數(shù)字化管理改革比較表面化，因此在探究醫(yī)院檔案數(shù)字化管理這一問(wèn)題中，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況進(jìn)行完善管理制度。

1醫(yī)院檔案數(shù)字化管理意義

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院的基礎(chǔ)管理部門(mén)，與醫(yī)院的發(fā)展和改革息息相關(guān)，目前大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)采用醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的方式，將成熟的管理方案直接用在本院的管理建設(shè)上，出現(xiàn)了因?yàn)楣芾砗蛯?shí)際情況不匹配的問(wèn)題，在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中扔存在一些問(wèn)題需要進(jìn)行優(yōu)化，管理者深入調(diào)研醫(yī)院的實(shí)際問(wèn)題，醫(yī)院檔案的內(nèi)容非常多，包括醫(yī)院各個(gè)部門(mén)、各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)檔案，文件資料大部分是紙質(zhì)版檔案，還有一部分?jǐn)?shù)據(jù)、影像資料，在管理上較為復(fù)雜，為了方便醫(yī)院管理檔案，發(fā)展醫(yī)院數(shù)字化管理是非常有意義的。

首先，檔案數(shù)字化管理能通過(guò)數(shù)據(jù)的方式將紙質(zhì)版資料進(jìn)行歸檔和備份，形成醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)以子集的形式進(jìn)行構(gòu)建，規(guī)范的管理數(shù)據(jù)，從檔案的建檔到歸檔實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可追蹤，并且在醫(yī)院的發(fā)展中，數(shù)據(jù)庫(kù)可作為數(shù)據(jù)分析的依據(jù)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，醫(yī)院必須要建立醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展;

其次，檔案數(shù)字化管理能保證檔案的時(shí)效性和有效性，醫(yī)院的部分檔案是患者的病歷檔案，很多數(shù)據(jù)都是具有時(shí)效性的，因此檔案數(shù)字化管理能夠方便醫(yī)務(wù)人員迅速的檢索信息，及時(shí)解決問(wèn)題。

最后，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的共享性能夠增加醫(yī)院各部門(mén)之間的聯(lián)系，提高協(xié)同辦公的能力和效率，在完善檔案數(shù)字化管理后會(huì)實(shí)現(xiàn)資源的整合和共享，提高檔案信息高效傳遞性[1]。

2醫(yī)院檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中存在著一些限制發(fā)展的問(wèn)題。

2.1醫(yī)院檔案管理與數(shù)字化管理上的銜接問(wèn)題

傳統(tǒng)管理在向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)化工程中，很多問(wèn)題都被忽略，造成了現(xiàn)在“半數(shù)字化”的尷尬局面，在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，大多數(shù)的檔案數(shù)據(jù)都是紙質(zhì)檔案，由于在過(guò)去的管理中，技術(shù)水平與檔案管理意識(shí)不足，導(dǎo)致很多檔案的歸檔混亂，出現(xiàn)檔案丟失、檔案破損、檔案不全等問(wèn)題，這為醫(yī)院檔案管理與數(shù)字化管理的銜接造成了很大的困難，很多檔案沒(méi)辦法進(jìn)數(shù)字化歸檔管理，以至于部分檔案電子化、部分檔案紙質(zhì)化，非常不利于檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

2.2網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)應(yīng)用到信息技術(shù)，因此保障網(wǎng)絡(luò)信息安全是非常重要的工作，但在醫(yī)院建設(shè)中，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題沒(méi)有引起管理者的足夠重視，導(dǎo)致在檔案數(shù)字化管理中會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的問(wèn)題，在醫(yī)院檔案管理中，安全性是最為重要的要求，很多檔案關(guān)系到醫(yī)院的一些核心資料和數(shù)據(jù)，所以信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)者應(yīng)充分的考慮醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，在保證醫(yī)院檔案數(shù)字化管理為醫(yī)院管理提供便利的同時(shí)設(shè)置查看權(quán)限，保證網(wǎng)絡(luò)安全，減少因病毒侵入醫(yī)院的管理系統(tǒng)或者其他人黑入醫(yī)院的核心數(shù)據(jù)庫(kù)，避免出現(xiàn)信息泄露影響醫(yī)院發(fā)展的問(wèn)題。

2.3關(guān)于醫(yī)院發(fā)展建設(shè)者的思想觀念問(wèn)題

一些管理者認(rèn)為在醫(yī)院的發(fā)展中只需要提升醫(yī)療水平，加大醫(yī)療設(shè)備的投入，對(duì)于醫(yī)院檔案數(shù)字化管理并不重視，認(rèn)為醫(yī)院檔案管理并不會(huì)影響到醫(yī)院的發(fā)展，導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進(jìn)程推進(jìn)緩慢，資金投入量較少的問(wèn)題[2]。

3發(fā)展醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的原則

3.1提高檔案使用率

完善醫(yī)院檔案數(shù)字化管理能夠提高檔案的使用效率，在傳統(tǒng)檔案管理中，以患者病歷檔案為例，一些患者需要進(jìn)行復(fù)診或者多次前往醫(yī)院就診，紙質(zhì)版病歷需要患者妥善保管，如果出現(xiàn)檢查結(jié)果丟失等情況，就會(huì)影響就診的效率，病歷檔案因?yàn)椴环矫娌榭?，所以使用率并不高，但在完善醫(yī)院檔案數(shù)字化管理后，患者的病歷信息會(huì)非常的明確，醫(yī)務(wù)人員通過(guò)在醫(yī)院信息化平臺(tái)中輸入患者的信息就能夠檢索到患者的病歷檔案、檢測(cè)檔案、影像資料等檔案信息，便捷的方式也提高了檔案的使用率。

3.2實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理

標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理能夠提高檔案的安全性。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理要從建檔到歸檔實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，檔案管理部門(mén)細(xì)化工作流程，按照規(guī)章制度來(lái)完成工作，明確各崗位的職責(zé)和職能，不僅在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，在人員管理上也應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)字化的要求規(guī)范各崗位人員，在完成工作是有據(jù)可依、有據(jù)可查，出現(xiàn)問(wèn)題是能夠追溯源頭。完善醫(yī)院檔案數(shù)字化管理離不開(kāi)檔案管理人員對(duì)于數(shù)據(jù)的收集、整理、分類(lèi)、分析等工作，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案室醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的前提。

4實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的策略

4.1建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)

建立醫(yī)院管理檔案系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的重要途徑，醫(yī)院管理檔案系統(tǒng)是醫(yī)院檔案數(shù)字化的載體，在醫(yī)院的發(fā)展中，很多醫(yī)院將成熟的系統(tǒng)直接應(yīng)用到醫(yī)院的管理中，產(chǎn)生了很多與醫(yī)院實(shí)際管理不匹配的問(wèn)題，因此在建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)時(shí)首先要深入調(diào)研醫(yī)院管理需求，結(jié)合醫(yī)院特色和管理需求建立與本院高度匹配的檔案管理系統(tǒng);其次醫(yī)院檔案管理內(nèi)容非常的多，且隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)也會(huì)越來(lái)越多，因此醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在保證網(wǎng)絡(luò)完全的同時(shí)做好擴(kuò)容工作，保證檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存空間;最后結(jié)合醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的共享性實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，傳統(tǒng)的醫(yī)院管理中，存在各部門(mén)交流困難的問(wèn)題，很多數(shù)據(jù)檔案共享效率低，想要跨部門(mén)調(diào)取資料需要層層申報(bào)、層層審批，非常應(yīng)先工作效率，在搭建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，完善醫(yī)院檔案數(shù)字化管理后，完成檔案數(shù)據(jù)的整合，能夠大幅度提高檔案的使用率以及符合條件的快速共享數(shù)據(jù)，將層層審批的環(huán)節(jié)改為系統(tǒng)審批，系統(tǒng)預(yù)設(shè)審批要求，大部分情況系統(tǒng)都?jí)蚩焖俚淖R(shí)別審批內(nèi)容，如果出現(xiàn)系統(tǒng)無(wú)法審核的情況，進(jìn)行人工審核，這樣既能夠環(huán)節(jié)工作人員的工作量，又能夠提高工作效率。

例如：患者就醫(yī)時(shí)需要做心電圖、CT、血檢等檢查項(xiàng)目，患者需要在各個(gè)檢查室檢查后等待報(bào)告結(jié)果，拿到所有報(bào)告結(jié)果后給到醫(yī)生查看，應(yīng)用數(shù)字化管理使用醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，在輸入患者信息后，系統(tǒng)中就能夠顯示各個(gè)科室的檢測(cè)報(bào)告，提高了工作效率，便于患者檔案信息的存檔、查取，以及為醫(yī)院的數(shù)據(jù)分析工作提供支持[3]。

4.2加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)、提高醫(yī)院檔案數(shù)字化管理意識(shí)

為了加快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的腳步，需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，將現(xiàn)代的管理理念應(yīng)用在檔案管理工作中。由于傳統(tǒng)醫(yī)院管理中，檔案管理工作并沒(méi)有得到相關(guān)管理者的重視，檔案管理人員沒(méi)有數(shù)據(jù)管理分析的能力，所以目前檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能不足以完成檔案數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型工作，對(duì)此可進(jìn)行以下3個(gè)方面的工作加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。

（1）吸引優(yōu)秀的人才加入到完善檔案數(shù)字化管理的隊(duì)伍中，專(zhuān)業(yè)的人才會(huì)以專(zhuān)業(yè)的角度完成工作，因此這是做高效的解決辦法，目前關(guān)于檔案管理相關(guān)的技術(shù)人才是非常短缺的，因?yàn)楝F(xiàn)代化的檔案管理工作不再只是文職工作，更是結(jié)合信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等專(zhuān)業(yè)技能的符合型人才，能夠使用先進(jìn)的信息設(shè)備，了解科學(xué)的管理理念，為醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)化管理貢獻(xiàn)專(zhuān)業(yè)力量[4]。

（2）要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)培訓(xùn)的方式提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，并結(jié)合培訓(xùn)了解先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)的檔案管理方式，在檔案數(shù)字化管理中，能夠熟練地使用系統(tǒng)，完成文檔庫(kù)的建立、數(shù)據(jù)錄入、檔案移交、整理組卷、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、報(bào)表打印、借閱管理、檔案保管等一些列的數(shù)字化管理流程。

（3）應(yīng)提高檔案管理人員的數(shù)字化管理意識(shí)，檔案管理數(shù)字化在醫(yī)院改革發(fā)展進(jìn)程中是必然的結(jié)果，還需要檔案管理人員能夠改變固有的陳舊思想，為檔案數(shù)字化管理建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量，以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制的方式，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，引導(dǎo)檔案工作人員提高數(shù)字化管理工作的意識(shí)，多與基層工作人員溝通交流，避免疑問(wèn)改革出現(xiàn)“一刀切”的問(wèn)題，影響基層工作人員的工作熱情，與檔案管理人員分享科學(xué)的工作方法和管理思慮，增進(jìn)員工之間的交流和情感，更好地開(kāi)展檔案數(shù)字化管理的工作。另外，醫(yī)院相關(guān)部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)于檔案數(shù)字化管理的資金投入，引進(jìn)科學(xué)的硬件設(shè)施，讓檔案數(shù)字化管理能夠得到技術(shù)支持，在提供檔案管理人員能力的同時(shí)保證硬件設(shè)施的引進(jìn)，從內(nèi)因外因兩個(gè)角度、兩個(gè)維度共同完成醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)[5]。

4.3規(guī)范醫(yī)院方案管理工作流程

規(guī)范的工作流程能夠避免出現(xiàn)工作中的疏漏，檔案管理工作需要工作人員足夠的細(xì)致和謹(jǐn)慎，在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理混亂，丟失檔案數(shù)據(jù)等問(wèn)題對(duì)此檔案管理部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的工作流程，規(guī)范人員管理，針對(duì)細(xì)化流程，可從以下幾個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行細(xì)化流程。

（1）0分類(lèi)歸檔。分類(lèi)歸檔包括按照性質(zhì)分類(lèi)、按照內(nèi)容分類(lèi)、按照保密級(jí)別分類(lèi)幾個(gè)分類(lèi)原則，紙質(zhì)檔案按照要求分類(lèi)后放至檔案室進(jìn)行保管，電子檔案則進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，在數(shù)據(jù)錄入時(shí)根據(jù)系統(tǒng)要求及時(shí)填寫(xiě)和提交檔案資料，以比較常見(jiàn)的數(shù)據(jù)錄入方式為例，按照資料錄入—輸入代碼—復(fù)制信息—提取數(shù)據(jù)編碼—查詢重復(fù)值—批量修改等步驟完成數(shù)據(jù)的錄入工作，然后進(jìn)行文件的掃描歸檔，比如：有時(shí)效性的數(shù)據(jù)檔案需要進(jìn)行銷(xiāo)毀，則需要建立銷(xiāo)毀數(shù)據(jù)庫(kù)，并按照醫(yī)院要求設(shè)置可恢復(fù)數(shù)據(jù)的期限，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)無(wú)法找回的問(wèn)題。除保密文件外，重要檔案數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份，建立備份數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存空間安全性。

（2）檔案的順序性。通常來(lái)說(shuō)，檔案都是會(huì)按照時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，便于后期查閱，針對(duì)此問(wèn)題的檔案數(shù)據(jù)管理應(yīng)建立不同的時(shí)間檔案子集，按照時(shí)間的順序?qū)n案有序的歸檔，后續(xù)查找檔案時(shí)按照不同時(shí)間段的文件夾子集查找檔案信息，有效的節(jié)省了查找檔案的時(shí)間[6]。

5結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的高度發(fā)展，逐漸暴露出醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)和思想觀念完善醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)化管理工作，加強(qiáng)醫(yī)院管理的基礎(chǔ)建設(shè)，保障醫(yī)院工作的運(yùn)營(yíng)，推進(jìn)醫(yī)院工作的發(fā)展。應(yīng)用檔案數(shù)字化管理能夠提高醫(yī)院管理的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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