大數(shù)據(jù)背景下的高校人事檔案信息化建設(shè)研究

趙瑛月

摘要：為實(shí)現(xiàn)高效人事檔案信息化改革建設(shè)工作目標(biāo)，該文將從大數(shù)據(jù)背景角度出發(fā)展開相關(guān)研究，主要論述大數(shù)據(jù)下檔案管理工作的特征，論證其信息化建設(shè)的重要性，然后指出高校人事檔案信息化現(xiàn)狀問題，最終提出檔案信息化建設(shè)的策略。采用文中策略，可以解決高校人事檔案信息化的現(xiàn)狀問題，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)，目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后檔案工作符合大數(shù)據(jù)時代特征，相關(guān)工作質(zhì)量將明顯提升。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)高校人事檔案信息技術(shù)信息化建設(shè)

中圖分類號：G64文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? 文章編號：1672-3791（2022）04（a）-0000-00

Research on the Information Construction of University Personnel Archives under the Background of Big Data

ZHAO Yingyue

（Changchun Polytechnic，Changchun，Jilin Province，130000 China）

Abstract：To achieve efficient personnel file information construction goal， this article will research from the Angle of the background of big data， this paper discusses mainly the large data file management features， the necessity of information construction， demonstrate the importance of information construction， points out that the present situation of college personnel archives information problem， finally put forward the strategies of the archives information construction. Adopting the strategy in this paper can solve the current situation of university personnel archives informatization and achieve the goal of informatization construction. After the realization of the goal， the archives work conforms to the characteristics of the big data era， and the quality of related work will be significantly improved.

Key Words：Big data;University personnel files;Information technology; Information construction

人事檔案管理是高校必須展開的一項(xiàng)工作，其關(guān)系到高校的人力資源管理、人力資源調(diào)度以及人力資源體系的發(fā)展，而人力資源的相關(guān)工作成果又對高校辦學(xué)工作有直接影響，因此做好高校人事檔案管理工作，有利于高校辦學(xué)質(zhì)量提升。但大數(shù)據(jù)背景下，許多高校在高校人事檔案中遇到了困難，以往依賴人工的工作模式不再使用，因此高校需要對工作模式進(jìn)行改革，信息化建設(shè)就是此目標(biāo)下必須展開的工作，而高校在該項(xiàng)工作中同樣存在問題，因此如何進(jìn)一步做好高校人事檔案信息化建設(shè)工作成為了一項(xiàng)值得思考的問題，對此有必要展開相關(guān)研究。

1大數(shù)據(jù)下高校人事檔案的特征

目前，大數(shù)據(jù)開始走入高校人事檔案工作，理論上借助大數(shù)據(jù)能夠提高工作整體質(zhì)量，但大數(shù)據(jù)的介入對高校人事檔案造成了影響，這一點(diǎn)可以從人事檔案工作的特征上來進(jìn)行分析，即大數(shù)據(jù)下高校人事檔案工作的特征是大數(shù)據(jù)庫，如人事檔案中記錄了大量的人事信息，而記錄這些信息的目的就是為了給校內(nèi)其他部門工作提供信息服務(wù)，因此從職能定位上人事檔案管理部門相對于其他部門而言處于服務(wù)地位。在服務(wù)地位上，高校人事檔案管理部門自然要注意自身服務(wù)能力水平，不斷拔高水平上限是該部門所有工作人員的追求，但以往工作受限于人力局限性，服務(wù)能力上限難以提升，原因就在于檔案內(nèi)的信息、數(shù)據(jù)量級越來越多，人工無法有效進(jìn)行處理，也很難展開深入分析，這就導(dǎo)致相關(guān)工作質(zhì)量低下，服務(wù)能力不增反減，讓許多相關(guān)工作人員苦惱。而在大數(shù)據(jù)指引下，人們可以將龐大的檔案信息匯總，生成檔案大數(shù)據(jù)，而后對該大數(shù)據(jù)體進(jìn)行深入分析，分析結(jié)果將給其他部門提供更加準(zhǔn)確的建議，因此大數(shù)據(jù)作用下高校人事檔案工作的服務(wù)質(zhì)量上限明顯提高，說明大數(shù)據(jù)對相關(guān)工作有利[1]。

2高校人事檔案信息化現(xiàn)狀問題

2.1信息技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)差

首先，不少高校的人事檔案工作人員對于信息化技術(shù)的作用缺乏應(yīng)有認(rèn)識，工作中即使高校為其配備了相關(guān)設(shè)備，也依舊習(xí)慣使用傳統(tǒng)方法展開工作，普遍情況來看，多數(shù)工作人員只是簡單使用設(shè)備來保存檔案，卻并未建立檔案大數(shù)據(jù)，更不用說用信息技術(shù)進(jìn)行檔案大數(shù)據(jù)處理或分析，除檔案保存以外，其他工作基本保持傳統(tǒng)態(tài)勢。同時，也有不少高校雖然引入了信息技術(shù)，但因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)的正確認(rèn)識，所以在投入上有所欠缺，諸如某高校就僅僅是引入了常規(guī)電腦與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，沒有建立滿足大數(shù)據(jù)儲存的數(shù)據(jù)庫，這將限制信息技術(shù)作用發(fā)揮，不利于改革目標(biāo)落實(shí)[2]。

其次，高校對于人事檔案信息化建設(shè)的看法比較簡單，認(rèn)為需要保障信息技術(shù)功能、性能足夠強(qiáng)大，就能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，因此改革側(cè)重與信息技術(shù)環(huán)境建設(shè)，反之忽略了工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平等重要事項(xiàng)，這種做法造成了信息化建設(shè)上下不匹配的問題，信息技術(shù)的許多功能都無法投入實(shí)際工作。例如某高校在信息化建設(shè)中就沒有展開人員培訓(xùn)，但卻建立了高技術(shù)水平的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，故受限于人員技能水平，系統(tǒng)的實(shí)際使用頻率、作用性程度都遠(yuǎn)低于預(yù)期。另外，部分高校在信息化建設(shè)中并不會去建立信息化系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)使用十分不便，諸如某校就沒有建立相關(guān)系統(tǒng)，導(dǎo)致其他部門要獲取檔案信息，必須經(jīng)檔案工作人員之手，而工作人員又要根據(jù)部門要求進(jìn)行信息搜索、處理、分析，效率緩慢。結(jié)合以上論述，可見高校信息技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)較差[3]。

2.2忽視檔案信息化建設(shè)的安全性問題

雖然相比于傳統(tǒng)檔案，信息格式檔案具有諸多優(yōu)勢，但信息技術(shù)的介入會帶來一些安全性問題，這些問題一旦爆發(fā)，有可能導(dǎo)致高校人事檔案內(nèi)的信息外泄，這對高校的形象、運(yùn)作等都有非常嚴(yán)重的影響，高校理應(yīng)引起重視。但不少高校太過關(guān)注信息技術(shù)對檔案工作的作用，沒有發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)帶來的安全問題，因此內(nèi)部缺乏對應(yīng)的安全防護(hù)體系，具體表現(xiàn)為：第一，高校并未在信息設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中設(shè)置高標(biāo)準(zhǔn)的信息安全防護(hù)軟件，常用軟件都缺乏針對性，防護(hù)作用程度相對較低;第二，高校并未展開安全防護(hù)意識培訓(xùn)工作，導(dǎo)致工作人員缺乏對應(yīng)的意識，諸如某些工作人員明明知道信息備份功能，卻在工作中很少使用該功能來備份檔案信息，這種情況下一旦發(fā)生安全性問題，就會導(dǎo)致檔案信息遺失[4];第三，高校沒有改進(jìn)檔案信息安全管理的相關(guān)制度，諸如某高校依舊沿用傳統(tǒng)制度，讓檔案工作部門專職負(fù)責(zé)安全管理工作，而信息技術(shù)作用下檔案信息安全問題的誘發(fā)原因非常多，校內(nèi)所有部門都可能成為問題發(fā)生地，故傳統(tǒng)制度并未指明其他部門在安全防護(hù)方面的責(zé)任，說明傳統(tǒng)制度無法全面保障檔案信息安全，整體不完善。

3高校檔案信息化建設(shè)策略

3.1消除問題的策略

面對高校檔案信息技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)差的問題，高校就要從人力資源管理與開發(fā)投入、人力資源技能培訓(xùn)與安全防護(hù)體系建設(shè)兩個角度出發(fā)，采用相關(guān)策略來夯實(shí)基礎(chǔ)，具體內(nèi)容如下。

3.1.1人力資源管理與開發(fā)投入

人力資源管理的目的是調(diào)動檔案工作人員的個人意識，讓他們知道傳統(tǒng)工作模式在信息化建設(shè)改革下已經(jīng)不再適用，必須改革，同時也提高工作人員對信息技術(shù)的重視程度，這樣才能夯實(shí)信息技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)[5]。從這一角度出發(fā)，高校應(yīng)當(dāng)針對人事檔案有關(guān)部門中各個崗位的職能提出對應(yīng)的工作要求，要求中要明確指出圍繞信息技術(shù)展開工作的規(guī)范，諸如所有人事檔案都必須經(jīng)信息系統(tǒng)保存，系統(tǒng)內(nèi)要有檔案記錄，或者在提供服務(wù)時，必須給出信息數(shù)據(jù)分析過程與結(jié)果（傳統(tǒng)模式下往往都是只提供結(jié)果，或只提供原始數(shù)據(jù)信息），又或者提出工作效率等方面的要求，這些要求的提出會讓習(xí)慣于傳統(tǒng)工作模式的工作人員感到不適應(yīng)，轉(zhuǎn)而發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)能夠給自己提供工作上的幫助，讓工作成果滿足當(dāng)下要求，逐漸工作人員就會對信息技術(shù)保持足夠多的重視，慢慢會接受信息技術(shù)。

3.1.2人力資源技能培訓(xùn)與安全防護(hù)體系建設(shè)

著眼于高校檔案信息安全防護(hù)力度不足的問題，高校應(yīng)當(dāng)展開安全防護(hù)體系建設(shè)工作，過程中首先要先設(shè)立安全防護(hù)力度標(biāo)準(zhǔn)，這一點(diǎn)可以結(jié)合現(xiàn)代信息安全技術(shù)的特性來設(shè)立，即現(xiàn)代信息安全技術(shù)與以往技術(shù)不同，其安全防護(hù)力度標(biāo)準(zhǔn)并不固定，原因在于先進(jìn)技術(shù)具有自主學(xué)習(xí)能力，每次遭遇無法識別的攻擊都會將其機(jī)制記錄下來，然后在不斷分析，剖析其中原理，那么在下一次遇到相同攻擊之后就可以直接識別，由此提供有效防護(hù)，同時技術(shù)本身還具有完善的防護(hù)邏輯，第一次面對無法識別攻擊時，會將其定義為“疑似威脅”，將對其進(jìn)行持續(xù)性的控制，期間攻擊程序不會造成影響，直到完全剖析后對程序進(jìn)行定義之后才會進(jìn)行處理[6]。這一基礎(chǔ)上，高校在大數(shù)據(jù)支撐下也可以引入此類技術(shù)，以技術(shù)動態(tài)化標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，可有效提高安全防護(hù)力度，避免各種惡意攻擊。其次因?yàn)樵诎踩雷o(hù)中各種防護(hù)舉措的決策權(quán)依舊把握在人工手中，所以高校在建立了對應(yīng)的防護(hù)軟件之后，還要對人工進(jìn)行安全防護(hù)教育，并提出對應(yīng)的工作要求，諸如要求所有工作人員通過軟件發(fā)現(xiàn)“疑似威脅”的程序之后，不能選擇“忽略”等帶有認(rèn)可意義的選項(xiàng)（除非人員能確認(rèn)程序沒有任何威脅，但無論如何只要人員選擇了帶有認(rèn)可意義的選項(xiàng)，之后若出現(xiàn)問題就要對問題負(fù)責(zé)，這一點(diǎn)要明確在規(guī)范要求中指出），并且要做好檔案信息備份工作等[7]。通過這些方式，人工加防護(hù)軟件的防護(hù)力度得到了全面提升，高校就成功建設(shè)了完善的安全防護(hù)體系。

3.2信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)結(jié)合

為了讓信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)結(jié)合，高校需要展開三項(xiàng)工作，具體如下。

3.2.1建構(gòu)檔案管理系統(tǒng)

高校應(yīng)當(dāng)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)（即大數(shù)據(jù)+信息技術(shù)）來建構(gòu)電子化檔案管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)結(jié)合的第一步。具體方法上，高?？梢砸訠/S架構(gòu)為基礎(chǔ)，采用Java語言進(jìn)行編程，同步深入開發(fā)SQL數(shù)據(jù)庫，或者直接選擇云數(shù)據(jù)庫，再設(shè)置數(shù)據(jù)庫內(nèi)部功能，諸如數(shù)據(jù)分類、關(guān)鍵詞檢索等，以便系統(tǒng)使用。最后在進(jìn)行應(yīng)用層設(shè)計，即從不同用戶角度出發(fā)，考慮他們在使用檔案管理系統(tǒng)時的需求，由此開發(fā)對應(yīng)的功能，集成后即可生成應(yīng)用層，諸如用戶需要登錄后才能訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)，那么系統(tǒng)就要具備登錄窗口、登錄審驗(yàn)邏輯等功能架構(gòu)。

3.2.2注意數(shù)據(jù)規(guī)范

高校在通過信息技術(shù)挖掘檔案大數(shù)據(jù)價值時，常常會遇到不規(guī)范數(shù)據(jù)，諸如錯誤數(shù)據(jù)、重復(fù)數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)可能會導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)作效率變慢，也可能使得數(shù)據(jù)分析結(jié)果出錯，因此高校要注意數(shù)據(jù)規(guī)范[8]。面對這一要求，高校在系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)設(shè)立預(yù)處理機(jī)制，并配置數(shù)據(jù)規(guī)范目標(biāo)，這樣系統(tǒng)獲取相關(guān)數(shù)據(jù)之后，會根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板來檢測數(shù)據(jù)是否符合規(guī)范，所有不合規(guī)范的數(shù)據(jù)會被提出，由人工處理（這一部分?jǐn)?shù)據(jù)量級不高，人工可以應(yīng)對）。

4結(jié)語

綜上，大數(shù)據(jù)背景下高校必須展開人事檔案信息化建設(shè)工作，否則檔案工作質(zhì)量無法滿足當(dāng)下要求，而許多高校在信息化建設(shè)工作中存在問題，不利于信息技術(shù)發(fā)揮，因此高校要深入分析這些問題，再采用對應(yīng)策略解決問題、推進(jìn)信息化建設(shè)發(fā)展，使得信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)結(jié)合，這樣利用信息技術(shù)即可發(fā)揮大數(shù)據(jù)作用，提高人事檔案服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張紅，龐波.大數(shù)據(jù)視域下高校人事檔案信息化建設(shè)研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（10）：7-9.

[2]于鋒.新時期加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性及對策研究[J].蘭臺世界，2021（S1）：85-86.

[3]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)困境與對策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].學(xué)術(shù)論壇，2016，39（4）：157-161.

[4]夏振影.數(shù)字化校園背景下加強(qiáng)高校人事管理信息化建設(shè)的研究[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2019，（15）32，39.

[5]楊瑩琨，陳善平.區(qū)塊鏈技術(shù)在體育檔案管理中的應(yīng)用與挑戰(zhàn)[J].當(dāng)代體育科技，2020，10（8）：229-232.

[6]魏文達(dá).“互聯(lián)網(wǎng)+”在校園足球發(fā)展中的運(yùn)用[J].當(dāng)代體育科技，2020，10（4）：136-137.

[7]安然.新時期人事工作中檔案管理的重要性和對策[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2020，17（2）：156，158.

[8]金滿銀.大數(shù)據(jù)視域下高校人事檔案信息化建設(shè)的思與行[J].機(jī)電兵船檔案，2019（3）：101-104.