高校電子文件管理問題及其應(yīng)對(duì)策略

謝俊英

摘 要：目前，高校電子文件管理呈現(xiàn)出對(duì)“雙套制”管理方式的過分依賴、部分電子文件缺失、資金投入效益低以及缺乏政策引領(lǐng)等問題，迫切需要對(duì)其實(shí)施規(guī)范管理。本文擬從領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)、研究層面的內(nèi)部策略和政策、技術(shù)、管理三位一體的外部策略全方位指導(dǎo)高校電子文件管理實(shí)踐，以期各高校盡快過渡到電子文件“單套制”管理模式，從而構(gòu)建高校真正意義上的資源流通、安全便捷的數(shù)字檔案室，也為區(qū)域間、行業(yè)內(nèi)建立高校電子文件資源互聯(lián)共享體系奠定理論和實(shí)踐基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校;電子文件;管理問題;管理策略

21世紀(jì)初，我國(guó)開始重視電子文件管理，從《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003年）到《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020）《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》（2019年）等一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)性文件的頒布，許多地方政府和檔案主管部門積極開展電子文件歸檔和管理工作試點(diǎn)，開始由分散管理模式到集中管理模式轉(zhuǎn)變，取得了一定成績(jī)。在此背景下，高校電子文件管理顯得有些許冷清和被動(dòng)，從總體上看，各高校電子文件管理工作表現(xiàn)為自發(fā)性和分散性，檔案主管部門對(duì)轄區(qū)內(nèi)高校電子文件管理較為松散，而高校內(nèi)部電子文件的形成部門、信息技術(shù)部門、檔案部門等 “各自為政，分頭管理”，部門化管理影響了電子文件的全流程、規(guī)范化管理。高校電子文件既缺少政府、行業(yè)層面指導(dǎo)，又缺少高校內(nèi)部的整體設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃，如果不及時(shí)變革，很難保證全面、規(guī)范地收集該類資源，隨之也會(huì)影響電子文件的完整保存和有效利用，高校將會(huì)為后續(xù)電子類資源的再管理付出較高的經(jīng)濟(jì)和時(shí)間成本。因此，全面、系統(tǒng)地對(duì)高校電子文件管理問題進(jìn)行梳理，制定高校電子文件管理內(nèi)外策略，助力電子文件管理實(shí)踐已非常迫切。

一、高校電子文件管理問題梳理

1.對(duì)電子文件“雙套制”管理方式的過分依賴

目前，高校電子文件管理呈現(xiàn)多樣化特征。少數(shù)學(xué)校開始嘗試只保存電子文件形式的“單套制”管理，或者紙質(zhì)和電子兩種形式同時(shí)保存的“雙套制”管理，更多高校則是繼續(xù)以紙質(zhì)文件保存為主，對(duì)應(yīng)的電子文件只是作為其數(shù)字化副本，在學(xué)校內(nèi)部提供臨時(shí)性利用。紙質(zhì)文件及其電子文件同時(shí)并存的“雙套制”管理是電子文件管理技術(shù)不太成熟時(shí)期的一種過渡形式的管理方式，但目前大部分高校卻將“雙套制”作為長(zhǎng)期的文件管理形式，這不僅是對(duì)“雙套制” 的過分依賴，還是對(duì)電子檔案“單套制”管理趨勢(shì)的消極應(yīng)對(duì)。

同時(shí)，很多高校更重視信息的現(xiàn)實(shí)利用，即更注重信息資源的參考價(jià)值，對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存的證據(jù)價(jià)值有所忽略，所以高校真正意義上的電子文件管理的實(shí)現(xiàn)還有很長(zhǎng)的路要走。

2.電子文件承載的歷史記憶已部分缺損

目前，高校電子文件管理大致有以下幾種情況：一是電子文件按照辦公流程處理完畢后隨意存放電腦，沒有進(jìn)行及時(shí)整理、歸檔;二是有些可打印的電子文件以紙質(zhì)形態(tài)被保存，而電子文件全流程運(yùn)行的系統(tǒng)環(huán)境沒有進(jìn)行技術(shù)升級(jí)或者專業(yè)維護(hù)，很多重要的電子文件與生成的軟硬件環(huán)境不匹配，已經(jīng)不能有效利用;三是部分高校已經(jīng)開始重視電子文件的管理，探索適合于本校發(fā)展?fàn)顩r和檔案管理情況的思路和方法，但并非一帆風(fēng)順，難免出現(xiàn)一些紕漏和偏差。諸多狀況都會(huì)影響高校電子文件管理的科學(xué)性和規(guī)范性，對(duì)高校歷史記憶造成一定程度的缺損。

3.電子文件“信息孤島”現(xiàn)象普遍存在

很多高校根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)狀況和技術(shù)開發(fā)水平研發(fā)電子文件管理系統(tǒng)或購(gòu)買第三方公司開發(fā)的電子文件管理系統(tǒng)。業(yè)內(nèi)及高校內(nèi)部由于缺乏對(duì)電子文件相關(guān)要素，如文件格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等統(tǒng)一規(guī)范，造成高校電子文件“信息孤島”的出現(xiàn)，這種局勢(shì)有加劇的趨勢(shì)。由于各高校內(nèi)部、高校之間、高校與主管部門之間在系統(tǒng)功能的設(shè)置、執(zhí)行的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等都有較大差異，所以孤島現(xiàn)象不僅出現(xiàn)在高校內(nèi)部，也存在于各高校之間以及與行業(yè)主管部門之間，業(yè)界對(duì)他們之間電子信息資源的互聯(lián)和共享的關(guān)注度較低。如果各省市檔案主管部門、高校內(nèi)部不從整體上規(guī)范和合理引導(dǎo)，任其自由發(fā)展、自定標(biāo)準(zhǔn)、自成體系，將會(huì)形成眾多各種形式的高校電子文件信息孤島，信息共享難度增大，無(wú)法滿足校內(nèi)外師生和社會(huì)公眾綜合性、跨部門和地區(qū)的、多元化的利用需求。

4.電子文件管理項(xiàng)目收益偏低

近年來，高校不斷增加對(duì)電子文件管理資金的投入，但產(chǎn)生的效益較低，各地高校自建電子文件管理項(xiàng)目或者購(gòu)買管理軟件， 存在重復(fù)投資現(xiàn)象。有些高校急于求成，注重短期效果， 建設(shè)質(zhì)量不高，存在返工情況，難以保持項(xiàng)目建設(shè)的持續(xù)性和穩(wěn)定性。隨著數(shù)字校園建設(shè)的加速，很多高校紛紛啟動(dòng)電子文件管理相關(guān)項(xiàng)目，由于主管部門以及高校缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)前期調(diào)研也不夠充分，對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)督和審計(jì)不到位，諸多因素增加了電子文件管理項(xiàng)目的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，很難保證項(xiàng)目的投資效益。除此之外，很多高校多年延續(xù)的“雙套制”管理模式，增加了管理成本，日積月累，投入的資金不斷增加，加之保存的電子文件缺乏證據(jù)性的歸檔要素，如果對(duì)其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化利用，紙質(zhì)載體形式的文件又必須進(jìn)行數(shù)字化，又需要再次投入資金。從學(xué)校來看，投入資金不大，但是總體上是對(duì)國(guó)家財(cái)政資金的巨大浪費(fèi)。

5.電子文件管理缺乏政策或制度引領(lǐng)

盡管國(guó)家制定和頒布了一系列電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和辦法， 但除了少數(shù)地區(qū)開展電子文件“單套制”試點(diǎn)外，大部分地區(qū)執(zhí)行力度還不夠，而高校領(lǐng)域?qū)n案的分類和管理等自成體系，其運(yùn)行的環(huán)境也與政府試點(diǎn)的電子政務(wù)有別，所以對(duì)國(guó)家電子文件相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、辦法等參照性有限，各省市高校對(duì)電子文件管理基本上是自我拓展或效仿同類院校電子文件管理方法。隨著高校電子文件的激增，規(guī)范管理迫在眉睫，急需行業(yè)主管部門制定管理規(guī)范、制度等，引領(lǐng)高校電子文件管理實(shí)踐。

二、高校電子文件管理的內(nèi)部策略

高校電子文件管理現(xiàn)狀令人擔(dān)憂，需要從高校內(nèi)部進(jìn)行細(xì)致剖析，從頂層設(shè)計(jì)、全面規(guī)劃，集中管理、共建共享，積極行動(dòng)、鉆研技術(shù)等方面著手，以促進(jìn)高校電子文件管理的科學(xué)性和利用的效率性。

1.領(lǐng)導(dǎo)層面：加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，納入學(xué)校全面規(guī)劃

《檔案法》中第三十五條、第三十六條分別提出： “企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。”“企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！币虼耍鞲咝?yīng)遵從法律規(guī)定，重視電子文件管理，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，將電子文件管理作為校園信息化建設(shè)的重要組成部分，推進(jìn)學(xué)校各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，促進(jìn)校內(nèi)各類電子文件及時(shí)、完整、有效歸檔和安全保存，組織學(xué)校檔案部門和信息技術(shù)部門加強(qiáng)對(duì)電子文件相關(guān)工作的監(jiān)督，將電子文件管理工作作為學(xué)校各部門績(jī)效考核的內(nèi)容與依據(jù)。

另外，《檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！眹?guó)家層面對(duì)電子檔案效力的認(rèn)可，是高校電子文件規(guī)范管理和相關(guān)制度建設(shè)的動(dòng)力。各高校應(yīng)將電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和有效性作為電子文件管理的目標(biāo)，并制訂相應(yīng)的技術(shù)攻關(guān)計(jì)劃，在高校治理現(xiàn)代化實(shí)施進(jìn)程中，將電子文件管理作為學(xué)校辦學(xué)責(zé)任的重要內(nèi)容，將電子文件資源歸屬于學(xué)校信息資產(chǎn)范疇， 將電子文件管理評(píng)估納入學(xué)校信息化評(píng)估體系，將電子文件風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理納入學(xué)校信息系統(tǒng)安全評(píng)估和安全管理，并在學(xué)校相關(guān)文件中予以明確。

2.業(yè)務(wù)層面：檔案部門應(yīng)接收和集中存放各類電子文件，構(gòu)建電子文件管理和利用中心

由于高校電子文件管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接技術(shù)不夠成熟，導(dǎo)致高校各部門產(chǎn)生的大量電子文件還處于分散保管狀態(tài)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文件類型和數(shù)量也隨之增加，集中保管電子文件將成為共識(shí)。作為永久保管學(xué)校文件的專門機(jī)構(gòu)， 檔案部門在電子文件管理上起著非常重要的作用，它是連接各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)、統(tǒng)籌電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)行、集中存放各類電子文件的樞紐。檔案部門應(yīng)把接收學(xué)校各部門產(chǎn)生的各種類型的電子文件作為首要任務(wù)，為師生和社會(huì)提供便捷服務(wù)作為工作重心，同時(shí)檔案部門應(yīng)對(duì)電子文件從形成部門到接收進(jìn)館實(shí)施全程無(wú)縫管理，隨時(shí)提供在線服務(wù)。檔案部門還需針對(duì)電子文件的收集以及網(wǎng)絡(luò)化利用制訂周詳計(jì)劃，以促進(jìn)學(xué)校電子資源的共建共享。

另外，為了使學(xué)校電子文件管理更規(guī)范，讓電子文件移交、接收、鑒定、歸檔、管理、利用等有法可依，檔案部門須根據(jù)本校電子文件管理狀況及上級(jí)相關(guān)規(guī)定配套制定學(xué)校電子文件管理制度，推進(jìn)電子文件的規(guī)范管理和電子檔案合法利用。

3.研究層面：因校制宜，對(duì)學(xué)校電子文件管理開展相關(guān)研究

學(xué)校應(yīng)組織檔案隊(duì)伍采用獨(dú)立、合作、委托等方式對(duì)本校電子文件的管理狀況、電子文件的種類、系統(tǒng)功能設(shè)置、科學(xué)歸檔流程、集中管理模式、安全存儲(chǔ)方法等進(jìn)行研究，還應(yīng)結(jié)合本校電子文件管理的總體構(gòu)想、資源體系的構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)化利用的部署、安保系統(tǒng)的建設(shè)等內(nèi)容進(jìn)行研究。同時(shí)，還需了解業(yè)界電子文件研究前沿及電子文件創(chuàng)新管理實(shí)踐，借鑒其理論和實(shí)踐成果為本校電子文件管理提供行動(dòng)指引。

另外，各高校應(yīng)悉心解讀文件連續(xù)體理論、文件全生命周期管理理論等，使本校電子文件管理流程規(guī)范且具有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。還應(yīng)積極將本校的理論成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣，為業(yè)界或其他行業(yè)電子文件在政策制定和電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)等方面提供理論和實(shí)踐參考。

三、高校電子文件管理的外部策略

高校電子文件屬于高等教育的集體記憶，它真實(shí)記錄了高知識(shí)和高技能人才培養(yǎng)的軌跡，是國(guó)家信息資源的重要組成部分。因此，高校電子文件管理的重視程度不應(yīng)僅限于高校內(nèi)部，還應(yīng)在各級(jí)行政區(qū)域內(nèi)、行業(yè)中，甚至國(guó)家層面，加強(qiáng)督促該部分資源的管理。

按照《檔案法》第四條要求，“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則”。各級(jí)檔案主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)轄區(qū)內(nèi)高校檔案工作的管理，積極引導(dǎo)高校執(zhí)行電子文件歸檔和電子檔案管理相關(guān)制度，對(duì)高校檔案部門數(shù)字化建設(shè)提出技術(shù)規(guī)范和要求，并開展監(jiān)督檢查，避免盲目建設(shè)和浪費(fèi)性的重復(fù)建設(shè)，力圖經(jīng)濟(jì)節(jié)約。組織高校電子文件技術(shù)攻關(guān)，搭建各層級(jí)館際間高校電子文件共享利用體系，為高校電子文件管理提供全方位的策略保障。

1.政策層面：推行或制定高校電子文件管理系統(tǒng)功能需求相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)

檔案主管部門應(yīng)針對(duì)系統(tǒng)軟件開發(fā)推行或出臺(tái)國(guó)家、地方高校電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，保障文件形成的全過程、運(yùn)行的各環(huán)節(jié)真實(shí)、完整、有效，全面保證電子文件的證據(jù)價(jià)值。

2.技術(shù)層面：加強(qiáng)各區(qū)域高校電子文件管理技術(shù)攻關(guān)

軟件系統(tǒng)是電子文件管理的核心， 軟件系統(tǒng)功能的科學(xué)與完善是保證電子文件“四性”要求的關(guān)鍵。高校檔案主管部門應(yīng)領(lǐng)銜主持或委托高校電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)，要求集政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)于一體，確保電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量， 通過系統(tǒng)軟件規(guī)范高校電子文件管理，也可避免高校內(nèi)部低水平重復(fù)研發(fā)。如果管理系統(tǒng)實(shí)施效果明顯，可以對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證或者推介示范產(chǎn)品，使其在更廣泛的區(qū)域推廣實(shí)施。

同時(shí)，各區(qū)域高校檔案主管部門應(yīng)以保證高校電子文件的真實(shí)可信、齊全完整、安全有效、便捷利用為宗旨，破除高校目前較為消極的電子文件“雙套制”管理方式，領(lǐng)銜探究永久保存高校電子文件的核心技術(shù)，主持論證電子文件保存系統(tǒng)的功能，構(gòu)建高校電子檔案可信存儲(chǔ)系統(tǒng)，在保護(hù)隱私或涉密信息的同時(shí)，保證各校師生及社會(huì)的利用。

此外，還應(yīng)致力于研究轄區(qū)內(nèi)高校電子文件信息服務(wù)體系中資源共享的技術(shù)實(shí)現(xiàn)，為高等教育系統(tǒng)電子資源的廣泛利用提供技術(shù)支撐。電子文件永久保存和高度共享的實(shí)現(xiàn)，將推進(jìn)高校電子文件管理的整體成熟度，實(shí)現(xiàn)高校電子文件管理質(zhì)的飛躍。

3.管理層面：制定轄區(qū)內(nèi)高校數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)劃，構(gòu)建高校電子文件管理體系

各檔案主管部門應(yīng)制定轄區(qū)內(nèi)集中保存和長(zhǎng)期利用高校電子文件的有效辦法，并在檔案事業(yè)發(fā)展以及長(zhǎng)期規(guī)劃中明確高校數(shù)字檔案室建設(shè)階段性目標(biāo)，為高校電子文件集中管理和查詢利用提供實(shí)施方案和實(shí)現(xiàn)路徑。同時(shí)，推出高校數(shù)字檔案室以及電子文件管理平臺(tái)系統(tǒng)相關(guān)示范項(xiàng)目，促使高校電子文件管理系統(tǒng)從機(jī)制構(gòu)建、制度確立、技術(shù)攻關(guān)等方面不斷突破創(chuàng)新，為轄區(qū)內(nèi)電子文件體系的系統(tǒng)構(gòu)建奠定基礎(chǔ)。

另外，高校檔案主管部門可在轄區(qū)內(nèi)通過檔案工作協(xié)作組、各類聯(lián)盟或聯(lián)席會(huì)議等形式，與各高校檔案部門聯(lián)合行動(dòng)。加強(qiáng)與法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)制定部門的聯(lián)系和交流，統(tǒng)一高等教育系統(tǒng)電子文件的收集標(biāo)準(zhǔn)和保存標(biāo)準(zhǔn)， 構(gòu)建主管部門和各高校、高校之間館際電子文件信息資源的互聯(lián)共享體系。

四、結(jié)語(yǔ)

高校電子文件內(nèi)部策略的實(shí)施，是為了各高校建立從電子文件的有效捕捉到永久保存、再到便捷利用的電子信息資源的生產(chǎn)管理利用網(wǎng)絡(luò)體系，使電子文件進(jìn)入正常的運(yùn)行軌道，保證電子檔案形成全過程的有效性，發(fā)揮其應(yīng)有的參考及憑證價(jià)值，促進(jìn)高校集體記憶的完整保存。同時(shí)，助力實(shí)現(xiàn)高校電子文件“單套制”管理模式，從而構(gòu)建部門協(xié)作、資源流通的真正意義上的高校數(shù)字檔案室。

從外圍層面對(duì)高校電子文件管理施行政策、技術(shù)、管理策略，為高校電子文件宏觀管理和多層級(jí)共享提供政策保障和技術(shù)支持，也為高校電子文件管理指明了發(fā)展方向。逐步在行業(yè)領(lǐng)域及各區(qū)域建立高校電子文件管理互聯(lián)互通、互利共享的信息系統(tǒng)，最大限度發(fā)揮高校電子資源價(jià)值。

將高校電子文件管理內(nèi)外策略相融合，實(shí)現(xiàn)技術(shù)突破及管理革新，引導(dǎo)高校電子文件實(shí)踐行動(dòng)，為促進(jìn)一定范圍內(nèi)高校電子文件的互聯(lián)共享拓寬渠道、儲(chǔ)備資源。內(nèi)外圍層面策略的實(shí)施，將開創(chuàng)高校電子文件管理的新局面。

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（作者單位：重慶工商職業(yè)學(xué)院）