張倩倩
摘要:在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,面對(duì)越來越復(fù)雜的商業(yè)環(huán)境和越來越精細(xì)化的管理層核算要求,財(cái)務(wù)信息化的普及應(yīng)用在企業(yè)中越來越廣泛。但是在企業(yè)信息化操作過程中,也存在較大的阻礙,如企業(yè)信息安全不到位、企業(yè)系統(tǒng)多元化、各部門需求難統(tǒng)一等?;诖?,企業(yè)需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),本文通過對(duì)企業(yè)搭建安全防范系統(tǒng),加強(qiáng)信息安全,統(tǒng)一企業(yè)中各部門的需求,保證企業(yè)信息一體化,培養(yǎng)綜合人才,完善企業(yè)財(cái)務(wù)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等問題進(jìn)行探討,以期財(cái)務(wù)信息化能夠更好地服務(wù)企業(yè),增加企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,使企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)信息化;業(yè)財(cái)融合;財(cái)務(wù)管理;問題;措施
在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息化是全球趨勢(shì)。信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶動(dòng)著各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)由手工到智能的轉(zhuǎn)變,面對(duì)企業(yè)管理需要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)精細(xì)化和及時(shí)性要求的不斷提升,人工操作模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)的需求。因此,財(cái)務(wù)管理方式的改革和優(yōu)化已經(jīng)到了刻不容緩的地步。企業(yè)需要通過財(cái)務(wù)信息化這一管理模式來避免人為因素造成的核算錯(cuò)誤,提高核算效率,保證公司運(yùn)營(yíng)每一個(gè)節(jié)點(diǎn)上的信息能夠無縫連接,可以用最短的時(shí)間獲取最有價(jià)值的信息并對(duì)該信息進(jìn)行整理和提取,幫助企業(yè)有效運(yùn)營(yíng)。
一、企業(yè)財(cái)務(wù)信息化概述
(一)財(cái)務(wù)信息化的概念
財(cái)務(wù)信息化主要是指以現(xiàn)代化企業(yè)的管理手段,以及共享大數(shù)據(jù)等計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的平臺(tái)為依據(jù),核心內(nèi)容是財(cái)會(huì)信息化,將財(cái)務(wù)管理數(shù)字化運(yùn)用在財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)監(jiān)督、財(cái)務(wù)決策等方面的一種財(cái)務(wù)管理模式。這種管理模式主要是依靠信息化手段將公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由人工統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)成計(jì)算機(jī)技術(shù)統(tǒng)計(jì),直接從業(yè)務(wù)源頭將數(shù)據(jù)信息化,通過系統(tǒng)平臺(tái)將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合成財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù),可以直接用于分析、管控及決策。
(二)財(cái)務(wù)信息化管理重要性
財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)迅速整合內(nèi)部的資金流、票據(jù)流和物流,提取有效信息用于企業(yè)運(yùn)營(yíng)決策。首先,它能夠有效減少企業(yè)的內(nèi)部管理成本。對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理后,所有經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)都能夠在系統(tǒng)里進(jìn)行審批支付,增加業(yè)務(wù)成本的透明度,減少不必要的費(fèi)用支出。同時(shí),通過財(cái)務(wù)信息化,財(cái)務(wù)人員能夠從繁瑣的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中解脫出來,將更多的時(shí)間和精力用于數(shù)據(jù)分析和管理工作中,減少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)人工成本,也能提供更有利于決策的財(cái)務(wù)信息。
其次,信息化推廣能提高企業(yè)管理水平?,F(xiàn)階段的很多財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都是通過人工手段統(tǒng)計(jì)匯總成財(cái)務(wù)報(bào)表。這樣操作使得數(shù)據(jù)取得效率低下,不但信息會(huì)滯后許多,同時(shí)也會(huì)存在人為因素的統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤,無法有效對(duì)業(yè)務(wù)全程實(shí)施監(jiān)督,統(tǒng)計(jì)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表于企業(yè)管理層而言并沒有很好的決策作用。通過財(cái)務(wù)信息化,財(cái)務(wù)人員能夠從繁瑣的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中解脫出來,將更多的時(shí)間和精力用于數(shù)據(jù)分析和管理工作中,企業(yè)決策者通過精確的數(shù)據(jù)能夠做出更加符合企業(yè)發(fā)展的決策,提高企業(yè)管理水平。
第三,面對(duì)近年來越來越快的辦公效率和事情處理周期,財(cái)務(wù)信息化管理能夠更好地幫助企業(yè)進(jìn)行遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)辦理。通過財(cái)務(wù)信息化平臺(tái),企業(yè)能夠跟平常一樣通過數(shù)據(jù)化將業(yè)務(wù)進(jìn)行下去,減少人員面對(duì)面溝通的成本。
二、企業(yè)財(cái)務(wù)信息化存在的問題
財(cái)務(wù)信息化是隨著大環(huán)境的趨勢(shì)而來,即使不少企業(yè)已經(jīng)開始重視起財(cái)務(wù)信息化管理的建設(shè),但它涉及企業(yè)運(yùn)行的方方面面,還是存在不少問題。
(一)信息安全不到位,“漏洞百出”
很多企業(yè)在上信息化系統(tǒng)之前都有這樣那樣的擔(dān)憂,其中最重要的就是信息化數(shù)據(jù)的安全問題,因?yàn)閿?shù)據(jù)都存在系統(tǒng)平臺(tái)上,看不到,摸不著。在系統(tǒng)運(yùn)行過程中,企業(yè)要面對(duì)很多來自企業(yè)內(nèi)部和外部的干擾,可能會(huì)影響數(shù)據(jù)安全。首先是外部環(huán)境的問題。越來越多的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中會(huì)遇到不同程度上的病毒入侵,通過互聯(lián)網(wǎng)的各種不正當(dāng)手段竊取商業(yè)機(jī)密,導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失等,使得企業(yè)不能正常運(yùn)行。其次是企業(yè)內(nèi)部因素。員工的不規(guī)范操作以及系統(tǒng)本身自帶的操作漏洞,也會(huì)影響信息化平臺(tái)的運(yùn)行,導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,從而帶來安全隱患。
不過隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷的發(fā)展,系統(tǒng)自身帶來的安全隱患不斷被新的信息化技術(shù)修正,越來越不影響企業(yè)的正常運(yùn)行。隨著企業(yè)依賴信息化程度的提高,受到外部病毒入侵和內(nèi)部員工不規(guī)范操作逐漸成為企業(yè)信息安全監(jiān)管的重要方面。
(二)企業(yè)系統(tǒng)多元化,“各自為政”
隨著社會(huì)環(huán)境的高速發(fā)展,許多企業(yè)意識(shí)到信息化帶來的便捷和效果,但是因?yàn)樾枰臉?biāo)準(zhǔn)不一致,各個(gè)部門、各個(gè)業(yè)務(wù)單元因各自的業(yè)務(wù)需要和工作流程不一致,對(duì)信息化的搭建各執(zhí)一詞,導(dǎo)致最后形成的信息化系統(tǒng)也是只能在各自部門或者單元里使用,數(shù)據(jù)更是不存在勾稽關(guān)系。這樣的操作使得不少企業(yè)在內(nèi)部就擁有不少信息化系統(tǒng),如業(yè)務(wù)客戶或供應(yīng)商系統(tǒng)、研發(fā)材料系統(tǒng)、財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)等,所有數(shù)據(jù)都存在各自系統(tǒng)里,看著像是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理了。但是這些數(shù)據(jù)在匯總之初就沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),無法做到信息共享。紛繁的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)使得財(cái)務(wù)工作人員需要花費(fèi)更多的時(shí)間去匯總統(tǒng)計(jì),卻存在統(tǒng)計(jì)口徑不統(tǒng)一的問題,收集加工后的數(shù)據(jù)并不具有參考意義。
同時(shí),不少企業(yè)的管理者還對(duì)信息共享這個(gè)概念存在一定的偏見,覺得將所有業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享,可能會(huì)帶來商業(yè)秘密的外泄,影響企業(yè)發(fā)展,將企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息分割,分段管理更能保護(hù)企業(yè)可持續(xù)性的發(fā)展。這種墨守成規(guī)的觀點(diǎn)在一定程度上也制約了企業(yè)管理層對(duì)財(cái)務(wù)信息化的推進(jìn),影響了財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展。
(三)需求難統(tǒng)一,“眾口難調(diào)”
為了提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,擴(kuò)大市場(chǎng)占有率,在開源節(jié)流方面,很多企業(yè)會(huì)在節(jié)流方面下功夫,企業(yè)管理層往往也更加關(guān)注內(nèi)部管控,這個(gè)時(shí)候,財(cái)務(wù)信息化管理就能很好地滿足管理者的需求。雖然這個(gè)管理模式能夠很好地達(dá)到目的,但是如何操作往往也會(huì)使企業(yè)比較難操作。因?yàn)樵谛畔⒒罱ㄟ^程中,很多時(shí)候企業(yè)可能只有一個(gè)部門牽頭負(fù)責(zé),需求只針對(duì)牽頭部門的,也沒有做事前的需求調(diào)研,統(tǒng)一整個(gè)企業(yè)各個(gè)部門的需求,就會(huì)導(dǎo)致信息不一致,目標(biāo)混亂,系統(tǒng)設(shè)計(jì)無法達(dá)到預(yù)期效果。想要能夠達(dá)到財(cái)務(wù)信息化管理的效果,需要各部門同一目標(biāo),協(xié)同辦公,齊力搭建信息化平臺(tái)。但往往有的部門領(lǐng)導(dǎo)人或管理者并未意識(shí)到這點(diǎn)。在他們的意識(shí)中,上線信息化平臺(tái)不過是順應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境,順應(yīng)潮流,沒有對(duì)財(cái)務(wù)信息化有很大的重視。這就導(dǎo)致具體搭建信息化平臺(tái)時(shí),各部門沒有得到統(tǒng)一,大家按照自己部門或單元的需求,提出各自的要求,無法達(dá)到協(xié)同企業(yè)的需求,導(dǎo)致信息化搭建的崩盤,企業(yè)的內(nèi)控管理混亂。
第二,企業(yè)缺少能夠全盤負(fù)責(zé)搭建信息化平臺(tái)的專業(yè)人員。普通員工熟悉自己工作或部門工作,卻無法按照公司整體需求去考慮信息化平臺(tái)的搭建。他們提出的需求,都只是按照企業(yè)戰(zhàn)略分解出來的管控內(nèi)容,使得平臺(tái)搭建的時(shí)候缺少主脈絡(luò),增加了平臺(tái)設(shè)計(jì)的難度,使信息化進(jìn)程受到嚴(yán)重干擾而無法達(dá)到預(yù)期效果。
三、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的管理措施
盡管財(cái)務(wù)信息化這一管理模式在實(shí)踐中存在不少安全隱患和操作難題,但它如果能夠根據(jù)企業(yè)自身情況進(jìn)行優(yōu)化,依舊能夠給企業(yè)帶來高質(zhì)量的內(nèi)部管控。
(一)搭建安全防范系統(tǒng),加強(qiáng)信息安全
財(cái)務(wù)信息化在利用信息化技術(shù)提供高效率的便利化的同時(shí),也會(huì)出現(xiàn)信息安全隱患,這會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重影響,因此信息安全尤為重要。
首先,企業(yè)在選擇系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)之前需要進(jìn)行考察,對(duì)比系統(tǒng)綜合穩(wěn)定性,具有很大的意義。這里說的系統(tǒng)綜合穩(wěn)定性不單指系統(tǒng)配載的硬件設(shè)備,也包括軟件設(shè)備能夠承載企業(yè)所有信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行。
其次,要配備相應(yīng)的信息泄露防范措施,如布置防火墻和殺毒軟件。現(xiàn)代信息化技術(shù)在這方面已經(jīng)能夠抵御所有普通的惡意攻擊,較大程度保障了企業(yè)信息安全。同時(shí),也要聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)維,保證系統(tǒng)運(yùn)行正常,從而保障數(shù)據(jù)的正常流通。當(dāng)然,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享也不是沒有任何限制的,要根據(jù)企業(yè)自身情況建立健全的信息化平臺(tái),保證財(cái)務(wù)信息化管理是在安全可控的情況下進(jìn)行。
第三,加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化的理論指導(dǎo),保證員工規(guī)范化操作。企業(yè)可以通過增加對(duì)員工的信息化系統(tǒng)操作培訓(xùn),減少違規(guī)操作,保證流程運(yùn)行正常。員工要樹立良好的信息化理念,明白企業(yè)上線信息化是為了增加核心競(jìng)爭(zhēng)力,提高企業(yè)管理效率,是一件有利于企業(yè)發(fā)展的事情,應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)地用科學(xué)的方式看待新事物,轉(zhuǎn)變一成不變的落后理念,以開放的、發(fā)展的眼光看待財(cái)務(wù)信息化管理模應(yīng)用于企業(yè)中,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化共享數(shù)據(jù),為企業(yè)帶來更好的效益。
(二)業(yè)財(cái)融合,保證企業(yè)信息一體化
財(cái)務(wù)信息化管理不是單獨(dú)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息化,信息化平臺(tái)的搭建,不單只是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)核算電算化的問題。它是以企業(yè)運(yùn)營(yíng)為目的,通過將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息化,構(gòu)建企業(yè)所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息化的系統(tǒng)平臺(tái),能夠滿足各部門需求的軟件系統(tǒng),達(dá)到業(yè)財(cái)融合,保證企業(yè)信息一體化。
前期,企業(yè)需要整合所有部門需求。整合需求可以由財(cái)務(wù)牽頭,進(jìn)行各個(gè)部門數(shù)據(jù)信息化的調(diào)研和溝通,匯總業(yè)務(wù)信息,深入業(yè)務(wù)流程管理。系統(tǒng)平臺(tái)的搭建,不但要滿足財(cái)務(wù)核算需求,更要滿足業(yè)務(wù)流程需要,以達(dá)到提高管理效果。
中期,企業(yè)需要在財(cái)務(wù)核算規(guī)則、核算方式、審核流程的基礎(chǔ)上,在系統(tǒng)各功能模塊上結(jié)合業(yè)務(wù)部門梳理優(yōu)化業(yè)務(wù)審批流程和數(shù)據(jù)流通渠道,對(duì)企業(yè)整體資源進(jìn)行優(yōu)化配置,完成適合企業(yè)自身的信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì),從而搭建出一套適合企業(yè)各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的信息系統(tǒng),以達(dá)到企業(yè)精細(xì)化管控的目的。該信息系統(tǒng)需要滿足企業(yè)各部門對(duì)數(shù)據(jù)信息化的需求,達(dá)到數(shù)據(jù)方面的業(yè)財(cái)融合,一鍵共享所有業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息。同時(shí),也能在信息系統(tǒng)上完成財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析,達(dá)到對(duì)企業(yè)各種業(yè)務(wù)流的有效監(jiān)督和管控。
后期,通過信息化數(shù)據(jù)的分析和對(duì)比,企業(yè)能夠不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和收入成本費(fèi)用的管控,提高內(nèi)控管理效果。所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流程都能夠集成在一個(gè)信息化平臺(tái)里操作,不但能夠提高工作效率,減少人為因素造成的流程滯后,也增強(qiáng)了業(yè)務(wù)信息透明化,便于企業(yè)資金管理。而且數(shù)據(jù)從源頭就開始標(biāo)準(zhǔn)一致,減少統(tǒng)計(jì)核算錯(cuò)誤,降低了人工成本。高質(zhì)量的數(shù)據(jù)還能讓企業(yè)管理者更好地利用財(cái)務(wù)信息化的數(shù)據(jù)指定決策,利于企業(yè)發(fā)展。
(三)培養(yǎng)綜合人才,完善企業(yè)財(cái)務(wù)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)
數(shù)據(jù)信息化的發(fā)展,隨著互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)不斷改革而加深,專業(yè)人士對(duì)于飛速發(fā)展的信息化更是不可或缺。很多企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化管理模式下取得的效果不理想,很大程度上是因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)水平高的綜合型管理人才缺失,使得企業(yè)在設(shè)計(jì)信息化平臺(tái)之初就無法統(tǒng)籌該項(xiàng)工作,最后導(dǎo)致信息化上線失敗。
企業(yè)財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)核算方便有著十分熟練的技能,也能很好地處理會(huì)計(jì)電算化的一系列工作,但對(duì)于信息化的技術(shù)操作還是不熟練的,有的甚至對(duì)此一無所知。而專業(yè)的信息化技術(shù)人員,又無法系統(tǒng)地了解財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)方面的信息化管控流程,在技術(shù)層面無法兼顧業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)需求。這種情況下,就需要企業(yè)加大對(duì)企業(yè)員工全方面的培養(yǎng)。
在搭建信息化平臺(tái)系統(tǒng)之前,企業(yè)就要確認(rèn)信息化系統(tǒng)搭建實(shí)施的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。他將會(huì)是系統(tǒng)構(gòu)建的所有事項(xiàng)負(fù)責(zé)人,溝通業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等所有方面的紐帶,成為系統(tǒng)實(shí)施節(jié)點(diǎn)的關(guān)鍵。同時(shí)也是系統(tǒng)實(shí)施供應(yīng)商和自身企業(yè)之間的溝通者。挑選這個(gè)人的關(guān)鍵點(diǎn)在于他必須能夠全盤了解企業(yè)信息化的需求,了解公司整體運(yùn)行活動(dòng)和財(cái)務(wù)操作關(guān)注的方面還需要了解系統(tǒng)相關(guān)軟件的模塊功能,能夠很好地將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)需求進(jìn)行融合,跟系統(tǒng)供應(yīng)商溝通順暢,一起完成企業(yè)層面的信息化系統(tǒng)構(gòu)建設(shè)計(jì)。
搭建信息化平臺(tái)系統(tǒng)成功之后,通過系統(tǒng)培訓(xùn)能夠讓企業(yè)員工基本上了解信息化系統(tǒng)的操作。企業(yè)可以多進(jìn)行該項(xiàng)培訓(xùn),增加員工的系統(tǒng)操作熟練度。財(cái)務(wù)人員能夠利用系統(tǒng),通過系統(tǒng)模塊的功能,完成數(shù)據(jù)核算,并能夠結(jié)合信息化管理推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)的融合,提高財(cái)務(wù)人員的整體能力和業(yè)務(wù)水平,提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量,為管理層提供更加優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)報(bào)表,便于管理層決策。其他員工能夠通過培訓(xùn),對(duì)系統(tǒng)達(dá)到熟練使用的程度,能夠很流暢地完成業(yè)務(wù)流程,包括開票、費(fèi)用報(bào)銷等。通過培訓(xùn),企業(yè)員工不但能夠熟練操作系統(tǒng),在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)最好能夠基本判斷出問題出現(xiàn)的原因,比如使用人員的操作不當(dāng)、表單設(shè)置的問題或者是系統(tǒng)自身的問題,還可以針對(duì)不同的問題,采取不同的辦法及相應(yīng)的流程及時(shí)解決,并且在工作中能夠利用系統(tǒng)快速查找并提取所需要的相關(guān)數(shù)據(jù),提高工作效率。
四、結(jié)語
在大數(shù)據(jù)時(shí)代,企業(yè)根據(jù)自身需要,財(cái)務(wù)信息化的實(shí)現(xiàn)已經(jīng)刻不容緩。企業(yè)選擇符合需求的信息化系統(tǒng),統(tǒng)一各部門的需求,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,數(shù)據(jù)一體化管理,是符合企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的,更是保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展能夠滿足社會(huì)發(fā)展需求的重要手段。雖然現(xiàn)在的實(shí)施過程中存在較多問題,往往讓企業(yè)在實(shí)施的過程中有一種無從下手的感覺,但是對(duì)應(yīng)問題都能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)化解決的。面對(duì)數(shù)據(jù)的安全性,企業(yè)可以通過內(nèi)部外部手段防范漏洞的產(chǎn)生。面對(duì)人員不專業(yè)的問題,企業(yè)可以加大人才培養(yǎng),增加綜合能力培訓(xùn),讓專業(yè)人士不單單只在自己熟悉的領(lǐng)域鉆研,同時(shí)也增加對(duì)其他業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。面對(duì)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)需求不統(tǒng)一,各部門系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)孤島的問題,企業(yè)可以統(tǒng)籌安排,將各部門整合,完成企業(yè)層面上數(shù)據(jù)一體化。通過高效率利用財(cái)務(wù)信息化管理模式,對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)的提煉和整合,完成數(shù)據(jù)共享,幫助企業(yè)管理層高效獲取更有價(jià)值的決策信息,降低管理成本,促進(jìn)企業(yè)更好的可持續(xù)性發(fā)展。
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