云儲(chǔ)存技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用

連華英

摘 要：云儲(chǔ)存技術(shù)是在互聯(lián)網(wǎng)支持下建立而成的超大數(shù)據(jù)空間，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以將各種類(lèi)型的電子檔案進(jìn)行規(guī)范化儲(chǔ)存。將其應(yīng)用于電子檔案管理環(huán)節(jié)，可以有效強(qiáng)化電子檔案管理的便利性與穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化電子信息儲(chǔ)存以及數(shù)據(jù)共享?；诖?，本文深度分析在電子檔案管理環(huán)節(jié)引入云儲(chǔ)存技術(shù)的實(shí)踐策略，供廣大相關(guān)從業(yè)人員參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù);云儲(chǔ)存技術(shù);實(shí)踐策略分析;電子檔案管理

眾所周知，云儲(chǔ)存技術(shù)是一種新型且優(yōu)質(zhì)的云技術(shù)，在電子檔案管理環(huán)節(jié)有著極其廣泛的應(yīng)用，不僅提升了電子檔案管理的靈活性與便捷性，同時(shí)也提升了電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。整體而言，云儲(chǔ)存技術(shù)的功能性較強(qiáng)、儲(chǔ)存空間較大，而且信息利用與信息儲(chǔ)存也不會(huì)受到空間和限制，這使得電子檔案管理效率顯著提升，同時(shí)有效降低檔案管理投入成本，因此如何應(yīng)用云儲(chǔ)存技術(shù)來(lái)提升電子檔案管理效率，是值得每位從業(yè)人員深思的問(wèn)題。

一、云儲(chǔ)存技術(shù)的核心概述

1.云儲(chǔ)存技術(shù)的核心內(nèi)涵

云儲(chǔ)存技術(shù)是由云計(jì)算技術(shù)延伸而來(lái)的一種現(xiàn)代化儲(chǔ)存領(lǐng)域，為電子信息帶來(lái)全新的儲(chǔ)存概念，通過(guò)借助互聯(lián)網(wǎng)功能以及文件系統(tǒng)功能，對(duì)線下所應(yīng)用到的數(shù)據(jù)信息展開(kāi)精準(zhǔn)收集，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中的各種儲(chǔ)存文件進(jìn)行統(tǒng)籌，形成對(duì)外開(kāi)放業(yè)務(wù)儲(chǔ)存系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)儲(chǔ)存系統(tǒng)，允許用戶(hù)隨時(shí)查詢(xún)相關(guān)信息，并且對(duì)其展開(kāi)處理。其中，云計(jì)算技術(shù)運(yùn)行環(huán)節(jié)需要借助大量的儲(chǔ)存設(shè)備，因此在云計(jì)算系統(tǒng)引入后會(huì)出現(xiàn)大量的電子信息，而云儲(chǔ)存系統(tǒng)可以隨時(shí)隨地開(kāi)展信息傳遞與信息分享，即便信息量龐大或者信息儲(chǔ)備較為復(fù)雜，用戶(hù)也可以借助云儲(chǔ)存系統(tǒng)來(lái)完成電子信息處理。

2.云儲(chǔ)存技術(shù)儲(chǔ)存形式劃分

經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的發(fā)展，目前云儲(chǔ)存技術(shù)日漸完善，按照儲(chǔ)存形式分析，主要可以分為以下種類(lèi)：首先，是公共云儲(chǔ)存技術(shù)，這類(lèi)儲(chǔ)存技術(shù)主要是為大型的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)商提供信息儲(chǔ)存服務(wù)，是面向全體互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)，用戶(hù)可以在完成注冊(cè)后，使用云儲(chǔ)存功能來(lái)進(jìn)行電子檔案處理與電子檔案保存。同時(shí)，也可以花費(fèi)部分資金來(lái)購(gòu)買(mǎi)云儲(chǔ)存技術(shù)的拓展服務(wù)，拓展服務(wù)當(dāng)中的功能更為強(qiáng)大，信息處理效率也會(huì)隨之提升;其次，是私有云儲(chǔ)存技術(shù)，對(duì)于部分單位與企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)營(yíng)信息儲(chǔ)存，系統(tǒng)特定區(qū)域內(nèi)的用戶(hù)可以使用這一權(quán)限，此類(lèi)電子檔案信息具有更強(qiáng)的安全性與私密性;最后，是混合式云儲(chǔ)存技術(shù)，這種云儲(chǔ)存技術(shù)主要是將以上兩種方式進(jìn)行有機(jī)融合，提供一個(gè)折中平臺(tái)，這種儲(chǔ)存形式的優(yōu)勢(shì)在于可以隨著信息儲(chǔ)存波動(dòng)來(lái)進(jìn)行云儲(chǔ)存容量擴(kuò)充，避免出現(xiàn)由于儲(chǔ)存不當(dāng)而導(dǎo)致的電子信息丟失，同時(shí)兼具良好的獨(dú)立性與私密性特征。

二、在電子檔案管理環(huán)節(jié)引入云儲(chǔ)存技術(shù)的基本條件與應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.基本條件分析

云儲(chǔ)存技術(shù)是一項(xiàng)系統(tǒng)性應(yīng)用工程，系統(tǒng)內(nèi)部覆蓋范圍極為廣泛，在全球各地均有涉及，若想合理運(yùn)用云儲(chǔ)存技術(shù)來(lái)完成電子檔案管理工作，就需要采用聯(lián)網(wǎng)設(shè)備與云儲(chǔ)存系統(tǒng)連接，而且需要結(jié)合數(shù)據(jù)傳輸規(guī)模來(lái)進(jìn)行傳輸設(shè)備數(shù)量調(diào)整?；陔娮訖n案的信息傳輸量較大，需要充足的寬帶數(shù)量?jī)?chǔ)備，才可以顯著提升數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩耘c高效性，實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙信息儲(chǔ)存與信息傳輸。

2.應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

（1）實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

信息共享是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心基礎(chǔ)，而電子檔案中儲(chǔ)存極具價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，檔案信息的科學(xué)運(yùn)用，對(duì)于社會(huì)發(fā)展有著巨大幫助。結(jié)合云儲(chǔ)存技術(shù)特點(diǎn)，將電子檔案進(jìn)行異地保存，可以隨時(shí)隨地展開(kāi)信息共享與信息共建，實(shí)現(xiàn)提升電子檔案管理效率目標(biāo)，促進(jìn)電子檔案利用率顯著提升。傳統(tǒng)的電子檔案管理工作領(lǐng)域中雖然也開(kāi)始重視信息共享，但是缺乏良好的共享平臺(tái)、渠道、環(huán)境、系統(tǒng)，而在應(yīng)用先進(jìn)的云存儲(chǔ)技術(shù)之后，可以在云平臺(tái)和系統(tǒng)中借助各類(lèi)技術(shù)增強(qiáng)電子檔案信息、文件的分享效果，保證共享的科學(xué)化水平，滿(mǎn)足不同工程對(duì)象和共享主體的基本需求，改善目前的電子檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展模式，從根本層面推動(dòng)檔案信息共享、分享效果的提升。

（2）減少檔案管理投入

在電子檔案管理環(huán)節(jié)引入云儲(chǔ)存技術(shù)，可以顯著降低檔案管理成本，因?yàn)樵苾?chǔ)存技術(shù)本身就擁有鮮明的技術(shù)優(yōu)勢(shì)與獨(dú)立的操作系統(tǒng)，不需要電子檔案管理人員進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，這也是云儲(chǔ)存技術(shù)的優(yōu)勢(shì)所在。而且隨著電子檔案管理工作的日益深入，信息儲(chǔ)備量也會(huì)隨之提升，如有新的電子數(shù)據(jù)、電子檔案需要儲(chǔ)存，文件包括影像、音頻以及文字形式，以往的電子檔案管理工作就需要增加移動(dòng)硬盤(pán)以及防磁柜設(shè)備，而在云儲(chǔ)存技術(shù)引入后，則不需要這些額外的投入，可直接將電子數(shù)據(jù)資料結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)軟件或者系統(tǒng)服務(wù)器來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存空間，擴(kuò)充數(shù)據(jù)信息，同時(shí)系統(tǒng)也會(huì)進(jìn)行智能備份。另外，應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)和平臺(tái)進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中，還能積極借鑒其他企業(yè)、組織機(jī)構(gòu)的成功經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，因地制宜制訂云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用模式和計(jì)劃體系，盡可能降低技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中平臺(tái)和系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)成本，減少電子檔案管理工作的成本投入量。

（3）保證電子檔案安全

在電子檔案儲(chǔ)存期間，資料的穩(wěn)定性與安全性是整個(gè)管理工作的重中之重，但結(jié)合以往的管理工作分析，在檔案管理環(huán)節(jié)容易受到系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊及設(shè)備損壞等因素影響，導(dǎo)致電子信息丟失或者電子檔案損壞。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅浪費(fèi)儲(chǔ)存空間，而且稍有不當(dāng)可能會(huì)出現(xiàn)火災(zāi)、蟲(chóng)蛀、發(fā)霉等隱患，極易造成檔案信息缺失或損毀。同時(shí)，在信息查閱環(huán)節(jié)效率也略顯低下，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化辦公需求，而在云儲(chǔ)存技術(shù)引入后，可以確保電子檔案信息儲(chǔ)存的穩(wěn)定性與安全性，將電子檔案信息展開(kāi)異地儲(chǔ)存，當(dāng)環(huán)境出現(xiàn)變化或者設(shè)備損壞時(shí)，都不會(huì)影響到資料的儲(chǔ)存效果。甚至在某些特定設(shè)置情況下，可以對(duì)檔案信息展開(kāi)永久儲(chǔ)存。

（4）檔案儲(chǔ)存更加便利

在云儲(chǔ)存技術(shù)引入后，電子檔案數(shù)據(jù)管理只需連接互聯(lián)網(wǎng)，就可以進(jìn)行實(shí)時(shí)查閱以及利用，電子檔案信息的利用與儲(chǔ)存，不再受到時(shí)間、地點(diǎn)的制約，信息儲(chǔ)存與信息管理功能更為便利，這也是云儲(chǔ)存技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)所在。同時(shí)，在使用云存儲(chǔ)技術(shù)的過(guò)程中，還能借助目前已經(jīng)掌握的成功經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)化的云存儲(chǔ)平臺(tái)，在其中全面存儲(chǔ)和管理各類(lèi)電子檔案的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，提升工作的便利性、簡(jiǎn)化性程度，滿(mǎn)足具體的工作標(biāo)準(zhǔn)要求。

三、在電子檔案管理環(huán)節(jié)引入云儲(chǔ)存技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)

1.保證寬帶數(shù)量充足

電子檔案管理環(huán)節(jié)引入云儲(chǔ)存技術(shù)，需要將各種各樣的電子數(shù)據(jù)信息進(jìn)行上傳，使其順利進(jìn)入云儲(chǔ)存空間完成信息儲(chǔ)存，由于電子信息數(shù)量相對(duì)龐大，再加上數(shù)據(jù)形式種類(lèi)多種多樣，因此在傳輸環(huán)節(jié)需要確保傳輸寬帶數(shù)量始終高于信息傳輸所需，這樣才可以使整個(gè)信息傳輸效率得到有效保障。

2.科學(xué)應(yīng)用安全技術(shù)

云儲(chǔ)存技術(shù)主要是通過(guò)將電子檔案信息儲(chǔ)存到虛擬的儲(chǔ)存空間中，因此信息處于虛擬儲(chǔ)存狀態(tài)，加強(qiáng)安全防護(hù)工作極為必要。首先，需要檔案管理人員樹(shù)立良好的安全防患意識(shí)，在云儲(chǔ)存技術(shù)引入環(huán)節(jié)需要注重檔案的安全管理工作，避免出現(xiàn)任何信息損毀風(fēng)險(xiǎn)。其次，電子檔案管理環(huán)節(jié)還需引入安全防范技術(shù)，結(jié)合檔案機(jī)密程度來(lái)進(jìn)行科學(xué)防護(hù)、科學(xué)處理涉密文件，不宜儲(chǔ)存在公共空間。其余文檔可以結(jié)合情況來(lái)進(jìn)行訪問(wèn)權(quán)限設(shè)定，也可以設(shè)置特定的密碼，以此對(duì)檔案資料展開(kāi)安全管理，避免遭受外界破壞與攻擊。需要注意的是，在應(yīng)用安全技術(shù)期間應(yīng)按照云存儲(chǔ)系統(tǒng)的實(shí)際狀況、電子檔案存儲(chǔ)的特點(diǎn)等，積極運(yùn)用入侵檢測(cè)安全技術(shù)、防火墻安全技術(shù)、病毒查殺安全技術(shù)、密碼口令安全技術(shù)、人臉識(shí)別安全技術(shù)等，在各類(lèi)技術(shù)的支持下增強(qiáng)整體系統(tǒng)和數(shù)據(jù)信息的安全水平，保證電子檔案的保密性符合標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔案管理人員掌握技術(shù)要點(diǎn)

為保證云儲(chǔ)存技術(shù)可以在電子檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)揮真正的作用與優(yōu)勢(shì)，就需要檔案管理工作者掌握云儲(chǔ)存技術(shù)的相關(guān)知識(shí)以及具體操作方法。為實(shí)現(xiàn)這一目的，需要企業(yè)提升電子檔案管理工作重視，組織相關(guān)人員展開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)、技術(shù)學(xué)習(xí)以及云儲(chǔ)存知識(shí)培訓(xùn)、設(shè)備軟件操作培訓(xùn)等，從上至下貫徹云儲(chǔ)存技術(shù)的應(yīng)用，確保整體檔案管理工作的真實(shí)性與穩(wěn)固性。工作部門(mén)還需階段性針對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行先進(jìn)知識(shí)、技能的培訓(xùn)，使其在培訓(xùn)期間掌握如何使用云存儲(chǔ)技術(shù)高質(zhì)量完成電子檔案管理的相關(guān)任務(wù)，最大程度提升檔案管理工作質(zhì)量和水平。

四、云儲(chǔ)存技術(shù)發(fā)展對(duì)電子檔案管理帶來(lái)的影響

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，國(guó)內(nèi)電子信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展極為迅猛，云儲(chǔ)存技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)也因此獲得了巨大的發(fā)展前景。在高速發(fā)展環(huán)節(jié)，不僅對(duì)電子數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存效率提供幫助，而且有效保護(hù)了用戶(hù)的隱私。這種技術(shù)引入后，可以在大量的云儲(chǔ)存數(shù)據(jù)中展開(kāi)數(shù)據(jù)分析，有效降低檔案管理工作的整體成本。同時(shí)，在發(fā)展環(huán)節(jié)進(jìn)一步減少電子檔案管理環(huán)節(jié)所遇到的問(wèn)題與瓶頸，盡量減少中間信息傳輸所帶來(lái)的負(fù)擔(dān)，使整個(gè)電子檔案管理工作高效運(yùn)行。云計(jì)算等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，加快了大眾的生活、生產(chǎn)步伐，在云計(jì)算發(fā)展環(huán)節(jié)，可以為大眾的工作與生活帶來(lái)極大便利，使其盡快融入現(xiàn)代化辦公狀態(tài)，這主要得益于云儲(chǔ)存技術(shù)擁有良好的信息上傳以及下載功能，能夠滿(mǎn)足大多數(shù)企業(yè)與個(gè)人信息儲(chǔ)存以及信息獲取的需求。目前，在眾多行業(yè)當(dāng)中，云儲(chǔ)存技術(shù)有著廣闊的應(yīng)用空間與發(fā)展空間，可以為大眾的日常工作與生活帶來(lái)極大便利，因此也對(duì)人們的工作與生活方式帶來(lái)了極其深遠(yuǎn)的影響。除此之外，在云儲(chǔ)存技術(shù)發(fā)展環(huán)節(jié)，對(duì)電子檔案管理人員的思維模式也帶來(lái)了一定的影響，通過(guò)云儲(chǔ)存技術(shù)使電子檔案管理人員明確檔案信息備份、信息下載以及信息共享，擺脫傳統(tǒng)信息管理模式的制約與限制，提升電子檔案管理效率。

五、在電子檔案管理環(huán)節(jié)引入云儲(chǔ)存技術(shù)的實(shí)踐策略

1.引入檔案資源網(wǎng)站技術(shù)

檔案資源網(wǎng)站技術(shù)是結(jié)合特定的服務(wù)器將電子檔案信息儲(chǔ)存于本地計(jì)算機(jī)設(shè)備，儲(chǔ)存空間處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，使整個(gè)電子檔案具有更加充足的儲(chǔ)存空間，檔案共享效率與安全防護(hù)功能也可以得到有效保障，使整體檔案儲(chǔ)存效率顯著提升。與此同時(shí)，檔案資源網(wǎng)站的專(zhuān)業(yè)性標(biāo)準(zhǔn)較高，在電子檔案管理環(huán)節(jié)也需要進(jìn)行精準(zhǔn)應(yīng)用，以此提升電子服務(wù)的優(yōu)質(zhì)性。在電子檔案管理期間，若是檔案信息處于虛擬空間當(dāng)中，儲(chǔ)存效果會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性的影響，嚴(yán)重時(shí)甚至可能帶來(lái)難以挽回的影響與損失，因此需要將檔案資源網(wǎng)站與互聯(lián)網(wǎng)云環(huán)境有機(jī)銜接，以此提升數(shù)據(jù)的安全性。

2.引入互聯(lián)網(wǎng)硬盤(pán)技術(shù)

互聯(lián)網(wǎng)硬盤(pán)又被稱(chēng)之為網(wǎng)盤(pán)，是部分互聯(lián)網(wǎng)公司為突出互聯(lián)網(wǎng)在線信息儲(chǔ)存服務(wù)向廣大用戶(hù)提供的信息儲(chǔ)存功能，這項(xiàng)功能可以對(duì)各類(lèi)電子文件信息展開(kāi)科學(xué)儲(chǔ)存、備份、訪問(wèn)、共享，這也是整個(gè)電子檔案管理的必然需求?；ヂ?lián)網(wǎng)硬盤(pán)的工作原理在于互聯(lián)網(wǎng)公司將部分網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)容量取出，并且分享給注冊(cè)用戶(hù)，這也為云儲(chǔ)存空間帶來(lái)了良好的發(fā)展空間與契機(jī)，使得互聯(lián)網(wǎng)硬盤(pán)儲(chǔ)存容量顯著提升。目前，永久免費(fèi)開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)儲(chǔ)存空間為500gb，單個(gè)文件容量最高可達(dá)2gb，并且滿(mǎn)足巨型信息儲(chǔ)存，檔案管理單位可以將互聯(lián)網(wǎng)硬盤(pán)作為移動(dòng)硬盤(pán)，無(wú)論在任何地方，只需連接互聯(lián)網(wǎng)，就可以展開(kāi)電子檔案管理、下載或者信息傳輸，實(shí)現(xiàn)在沒(méi)有實(shí)物的狀態(tài)下完成電子檔案的信息儲(chǔ)存。

3.引入同步盤(pán)云儲(chǔ)存技術(shù)

同步盤(pán)云儲(chǔ)存技術(shù)是結(jié)合同步盤(pán)工具，擁有良好的信息同步以及信息儲(chǔ)存功能，在信息檔案管理環(huán)節(jié)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息的同步儲(chǔ)存、搜索、查詢(xún)與同步管理，所有的檔案信息操作都可以在云端互聯(lián)網(wǎng)同步體現(xiàn)，直接對(duì)其進(jìn)行變動(dòng)與更改，并且保證更改后的內(nèi)容可以及時(shí)傳送到互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器中，檔案信息更新更為及時(shí)、便捷。這樣一來(lái)，不僅電子檔案管理效率有所提升，而且也為用戶(hù)提供了極大方便，可以及時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)展開(kāi)查詢(xún)與處理，同步盤(pán)云處理技術(shù)在整個(gè)電子檔案管理環(huán)節(jié)應(yīng)用極為廣泛，并且在本地計(jì)算機(jī)設(shè)備安裝同步客戶(hù)端軟件，并不會(huì)占用本地儲(chǔ)存空間，只是以一種虛擬形式來(lái)展開(kāi)信息儲(chǔ)存，電子檔案信息儲(chǔ)存就可以進(jìn)一步應(yīng)用同步功能，將本地操作與云儲(chǔ)存服務(wù)器有效銜接，不需要管理人員進(jìn)行手動(dòng)上傳。同時(shí)，在開(kāi)展電子檔案管理環(huán)節(jié)，可以隨時(shí)隨地在云儲(chǔ)存服務(wù)器當(dāng)中進(jìn)行檔案信息下載以及檔案信息瀏覽，擁有極強(qiáng)的便利性。

六、結(jié)語(yǔ)

總而言之，電子檔案管理與云儲(chǔ)存技術(shù)高度契合，二者之間具有諸多互通之處，電子檔案管理人員可以通過(guò)引入檔案資源網(wǎng)站技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)硬盤(pán)技術(shù)、同步盤(pán)云儲(chǔ)存技術(shù)等方式來(lái)開(kāi)展云儲(chǔ)存技術(shù)引入，為電子檔案管理效率與管理質(zhì)量提升奠定堅(jiān)實(shí)而穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

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