基于數(shù)據(jù)協(xié)同的耗材供應(yīng)鏈管理模式探討

□ 陳振宇CHEN Zhen-yu 盧巖LU Yan 阮平巧RUAN Ping-qiao

大型醫(yī)院和集團(tuán)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)的耗材品種數(shù)成千上萬(wàn)，采購(gòu)使用金額少則幾億元、多則十幾億元，不僅需要進(jìn)行常規(guī)的物流管理，還需進(jìn)行資金成本占用管理、收費(fèi)管理、證件資質(zhì)管理，部分冷藏物資還要進(jìn)行冷鏈管理。由于醫(yī)用耗材的使用直接關(guān)系到患者和使用者的安全，其產(chǎn)品不僅要求質(zhì)量可靠、使用安全，還要在采購(gòu)使用過(guò)程中實(shí)現(xiàn)全流程的追溯管理和資質(zhì)管理。實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息、入庫(kù)使用收費(fèi)信息、資質(zhì)信息互聯(lián)互通，需要現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行精準(zhǔn)、智能、高效的管理。為了不斷提升管理能力，我院采購(gòu)供應(yīng)中心與各相關(guān)職能部門攜手院內(nèi)、院外信息人員通過(guò)優(yōu)化多方面的信息化管理模式提升工作效率、降低人力成本、減少醫(yī)院儲(chǔ)備耗材的資金占用成本，并實(shí)現(xiàn)全程可追溯、可監(jiān)管的耗材供應(yīng)鏈管理。

耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)是以醫(yī)院數(shù)據(jù)庫(kù)管理為基礎(chǔ)與供應(yīng)商聯(lián)動(dòng)運(yùn)作的管理模式，由院外供應(yīng)商平臺(tái)系統(tǒng)、院內(nèi)用友物流系統(tǒng)和HIS收費(fèi)系統(tǒng)組成。根據(jù)耗材高值、低值和使用量等特點(diǎn)，結(jié)合各科室的業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商的管理能力，采用寄存耗材寄存采購(gòu)和非寄存耗材集中采購(gòu)模式。耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)運(yùn)行圖見圖1。

圖1 耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)運(yùn)行圖

耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的運(yùn)行需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)和各供應(yīng)商的相關(guān)工作人員積極參與，操作者快速、準(zhǔn)確識(shí)別物資信息的產(chǎn)品供應(yīng)目錄是所有工作的基礎(chǔ)。除了對(duì)各個(gè)崗位工作人員進(jìn)行醫(yī)用耗材基礎(chǔ)知識(shí)考核和崗前系統(tǒng)操作培訓(xùn)，由于醫(yī)用耗材產(chǎn)品的多樣性、相似性，信息數(shù)據(jù)要求的唯一性、共享性，還必須對(duì)產(chǎn)品供應(yīng)目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理。

以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的聯(lián)動(dòng)資質(zhì)監(jiān)管模式

產(chǎn)品供應(yīng)目錄要求滿足多方、多元化的管理需求，涵蓋了耗材準(zhǔn)入、采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用、監(jiān)測(cè)、淘汰等全生命周期管理環(huán)節(jié)[1]，其命名規(guī)則要求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。醫(yī)療器械三證分別為醫(yī)療器械注冊(cè)證、醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證，是信息數(shù)據(jù)命名的標(biāo)準(zhǔn)，也是數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基礎(chǔ)。其中醫(yī)療器械注冊(cè)證是指產(chǎn)品依照法定程序上市銷售、使用必須持有的證件，包含了標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的物資屬性信息，是建立統(tǒng)一完善的產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)、注冊(cè)證數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)；醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證是醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)必須持有的證件，是建立生產(chǎn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)；醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證是醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)企業(yè)必須具備的證件，是建立經(jīng)營(yíng)單位標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。以產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)的目錄為主體，再將生產(chǎn)單位、注冊(cè)證號(hào)、經(jīng)營(yíng)單位與之對(duì)應(yīng)匹配，建立方便院內(nèi)、院外系統(tǒng)操作者識(shí)別的產(chǎn)品供應(yīng)目錄，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)詳見圖2。

圖2 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)圖

產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)以產(chǎn)品基礎(chǔ)信息為主體，具體數(shù)據(jù)字段包產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、單位、單價(jià)，根據(jù)注冊(cè)證編碼分類在信息系統(tǒng)中維護(hù)產(chǎn)品分類目錄。注冊(cè)證數(shù)據(jù)庫(kù)具體數(shù)據(jù)字段包括注冊(cè)證編碼、注冊(cè)證號(hào)、需維護(hù)證件的有效期限。生產(chǎn)企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)具體數(shù)據(jù)字段包括生產(chǎn)企業(yè)編碼、生產(chǎn)企業(yè)名稱、簡(jiǎn)稱、地址，需維護(hù)生產(chǎn)許可證有效期限。經(jīng)營(yíng)方數(shù)據(jù)庫(kù)，具體數(shù)據(jù)字段包括供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商名稱、簡(jiǎn)稱、地址，需維護(hù)醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證有效期限，并根據(jù)醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證的經(jīng)營(yíng)范圍在信息系統(tǒng)中維護(hù)經(jīng)營(yíng)范圍分類目錄。經(jīng)營(yíng)范圍分為2002分類目錄和2017年分類目錄。對(duì)所有醫(yī)用耗材的“三證”效期信息進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，達(dá)到證件資料效期系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)證件效期的預(yù)警功能。若證件即將過(guò)期，系統(tǒng)自動(dòng)彈出預(yù)警框，提醒質(zhì)管員或采購(gòu)員聯(lián)系生產(chǎn)方或經(jīng)營(yíng)方索取新的證件資料，重新維護(hù)后系統(tǒng)自動(dòng)消除預(yù)警，實(shí)現(xiàn)證件效期全周期管理。通過(guò)信息化對(duì)產(chǎn)品供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍進(jìn)行聯(lián)動(dòng)管理，若產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)其分類目錄不在對(duì)應(yīng)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍，耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)自動(dòng)提示經(jīng)營(yíng)范圍不全，提醒管理人員重新對(duì)經(jīng)營(yíng)方的經(jīng)營(yíng)范圍進(jìn)行審核，避免供應(yīng)商超范圍違規(guī)經(jīng)營(yíng)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革與發(fā)展，精細(xì)化、多維度的管理需求不斷增加，耗材數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析、醫(yī)療成本控制對(duì)醫(yī)院的管理有積極意義，需要持續(xù)不斷充實(shí)、完善產(chǎn)品供應(yīng)目錄的信息內(nèi)容，以應(yīng)對(duì)形勢(shì)變化。

提升周轉(zhuǎn)率的請(qǐng)購(gòu)單生成模式

耗材種類繁多，人工采購(gòu)計(jì)劃的制訂費(fèi)時(shí)費(fèi)力，經(jīng)濟(jì)效果欠佳，傳統(tǒng)的低儲(chǔ)、高儲(chǔ)管理模式在提高耗材庫(kù)存周轉(zhuǎn)率方面發(fā)揮的作用極為有限。為了提升人員工作效率，同時(shí)降低醫(yī)院庫(kù)存資金占用成本，我院采購(gòu)供應(yīng)中心根據(jù)采購(gòu)頻次將醫(yī)用耗材分為臨時(shí)使用和長(zhǎng)期使用兩類。臨時(shí)使用耗材為年度購(gòu)用次數(shù)較少的特殊耗材，一般為外請(qǐng)專家臨時(shí)手術(shù)使用，審批后臨時(shí)采購(gòu)。長(zhǎng)期使用耗材為年度購(gòu)用次數(shù)多的常用耗材，針對(duì)該類耗材我院推行一鍵智能生成請(qǐng)購(gòu)單模式。具體操作方式是在用友系統(tǒng)上以耗材4天左右使用量維護(hù)存貨訂購(gòu)點(diǎn)數(shù)量，以2～4天使用量結(jié)合大、中、小包裝設(shè)定對(duì)應(yīng)耗材的經(jīng)濟(jì)批量。當(dāng)保管員進(jìn)行系統(tǒng)再訂購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，若庫(kù)存耗材存量少于設(shè)定的訂購(gòu)點(diǎn)數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)選取已設(shè)定的經(jīng)濟(jì)批量作為耗材請(qǐng)購(gòu)數(shù)量。該請(qǐng)購(gòu)單管理模式，避免了人工篩選工作，將耗材倉(cāng)庫(kù)存量控制在2～7天的使用量，合理的存量控制既保障了醫(yī)院運(yùn)行的需要，也提升了倉(cāng)庫(kù)周轉(zhuǎn)率。

供應(yīng)商平臺(tái)互動(dòng)的運(yùn)轉(zhuǎn)模式

1.采購(gòu)單。以往的采購(gòu)模式依靠雙方口頭溝通或信息系統(tǒng)導(dǎo)出采購(gòu)計(jì)劃后經(jīng)過(guò)篩選再分別傳送至各供應(yīng)商。由于醫(yī)用耗材種類名稱多、規(guī)格型號(hào)多、產(chǎn)品相似度高等原因，如果雙方系統(tǒng)沒有有效對(duì)接，在與多供商、大批量信息交流過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生信息偏差，導(dǎo)致錯(cuò)誤發(fā)貨、延遲發(fā)貨、多發(fā)、漏發(fā)等現(xiàn)象。目前采購(gòu)單通過(guò)供應(yīng)商平臺(tái)信息化的傳送模式，有效解決了這一問(wèn)題。庫(kù)管員根據(jù)耗材的實(shí)際消耗通過(guò)倉(cāng)庫(kù)信息系統(tǒng)向采購(gòu)員提交請(qǐng)購(gòu)單，按照系統(tǒng)存貨檔案維護(hù)的供應(yīng)商，自動(dòng)按供應(yīng)商名稱分類產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的采購(gòu)單，采購(gòu)員將采購(gòu)信息審核后一鍵提交，系統(tǒng)通過(guò)供應(yīng)商平臺(tái)將采購(gòu)單傳送至對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商，保證所需物資信息傳遞的準(zhǔn)確性、完整性。并且供應(yīng)商平臺(tái)能將是否接收到訂單信息反饋至院內(nèi)系統(tǒng)，顯示其是否處于響應(yīng)狀態(tài)，按時(shí)間分別形成未響應(yīng)供應(yīng)商訂單報(bào)表和已響應(yīng)供商訂單報(bào)表，供采購(gòu)員和庫(kù)管員查詢。

2.配送單。各供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)單的要求按照配送耗材的實(shí)際信息，由供應(yīng)商工作人員在平臺(tái)按照固定格式輸入生產(chǎn)日期、有效期、批號(hào)等信息，核對(duì)保存后生成配送單并通過(guò)平臺(tái)完成配送單信息的傳送，打印帶有條碼的紙質(zhì)配送單并加蓋單位公章后隨貨發(fā)送。醫(yī)院倉(cāng)庫(kù)管理員將收到的實(shí)物與配送單信息核對(duì)后，1秒掃碼批量錄入信息，將原先需要由倉(cāng)庫(kù)管理員完成的信息錄入工作分解給各供應(yīng)商，通過(guò)掃碼完成，從而減少了倉(cāng)庫(kù)管理人員的工作量，極大提升了工作效率。

3.物資狀態(tài)跟蹤。不同供應(yīng)商的物資配送往往由不同快遞公司承擔(dān)，醫(yī)院為了解貨物的配送狀態(tài)或供應(yīng)商為了解物資到貨入庫(kù)情況，需多次電話或微信聯(lián)系確認(rèn)，效率低下。供應(yīng)商平臺(tái)運(yùn)行后，一方面，供應(yīng)商發(fā)送貨物配送單后，院內(nèi)系統(tǒng)可按時(shí)間及供應(yīng)商在送物資報(bào)表查詢貨物配送狀態(tài)；另一方面，供應(yīng)商可通過(guò)平臺(tái)系統(tǒng)追蹤查詢已掃碼入庫(kù)的物資信息，了解物資入庫(kù)狀態(tài)，全面優(yōu)化了從請(qǐng)購(gòu)單到物資入庫(kù)全過(guò)程的耗材供應(yīng)鏈管理模式，實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)便、精準(zhǔn)、可追溯的信息化管理。

收費(fèi)與出庫(kù)聯(lián)動(dòng)的管理模式

寄存庫(kù)的推行以降低醫(yī)院的資金占用成本為目的，實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材驗(yàn)收入庫(kù)使用再結(jié)算的成本管理模式，有效地提升了醫(yī)院的現(xiàn)金流管理。如果在此過(guò)程中不能實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)、跨部門的聯(lián)合協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，反而會(huì)增加醫(yī)院的人力成本和工作人員的工作負(fù)擔(dān)。比如科室耗材使用后既要負(fù)責(zé)耗材收費(fèi)又要負(fù)責(zé)庫(kù)存核減出庫(kù)，存在項(xiàng)目收費(fèi)次數(shù)與出庫(kù)次數(shù)不匹配、管理人員無(wú)法監(jiān)控科室耗材使用情況、無(wú)法監(jiān)測(cè)耗材浪費(fèi)情況、信息系統(tǒng)批次與實(shí)物批次無(wú)法一一對(duì)應(yīng)、工作人員滿意度降低等現(xiàn)象。為解決上述矛盾，減少資金被占用的同時(shí)減少人力成本支出，我院采購(gòu)供應(yīng)中心詳細(xì)了解各方管理人員和各庫(kù)管人員的需求，聯(lián)合醫(yī)保管理部門、財(cái)務(wù)科、信息中心制定方案。首先，信息人員將院內(nèi)醫(yī)用耗材系統(tǒng)與耗材收費(fèi)系統(tǒng)有效連接起來(lái)，當(dāng)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)管理需要將耗材系統(tǒng)目錄中維護(hù)信息字段由非寄存狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)榧拇鏍顟B(tài)時(shí)，信息系統(tǒng)立即傳送至收費(fèi)管理系統(tǒng)，由物價(jià)員一對(duì)一匹配對(duì)應(yīng)的收費(fèi)目錄。收費(fèi)人員在耗材收費(fèi)時(shí)能選擇系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品批次號(hào)，實(shí)現(xiàn)了寄存耗材收費(fèi)和出庫(kù)聯(lián)動(dòng)管理，使醫(yī)用耗材使用收費(fèi)的次數(shù)及批次與庫(kù)存減少的數(shù)量及批次一一對(duì)應(yīng)，達(dá)到了耗材收費(fèi)與產(chǎn)品批次出庫(kù)同步進(jìn)行，避免了寄存庫(kù)管理人員分兩個(gè)步驟來(lái)操作耗材收費(fèi)和核減出庫(kù)的工作，提升其工作滿意度。通過(guò)信息管理系統(tǒng)，耗材收費(fèi)與病人信息綁定、收費(fèi)與庫(kù)存出庫(kù)綁定，管理人員可追蹤出庫(kù)耗材的使用情況，有效監(jiān)管耗材使用。為了防止賬物不相符，對(duì)損耗進(jìn)行有效的監(jiān)測(cè)，寄存庫(kù)每月盤點(diǎn)以對(duì)賬物進(jìn)行閉環(huán)管理。若在實(shí)際使用中有損耗或浪費(fèi)，盤點(diǎn)后的賬冊(cè)數(shù)量與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量將無(wú)法對(duì)應(yīng)，查找原因并糾正。確認(rèn)無(wú)誤后分別根據(jù)供應(yīng)商耗材出庫(kù)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，通知供應(yīng)商開票，從而在系統(tǒng)上保證所有寄存物資先使用后付款，避免個(gè)別耗材采購(gòu)入庫(kù)后因長(zhǎng)久未使用而導(dǎo)致的過(guò)期報(bào)廢。

展望

耗材供應(yīng)鏈的精細(xì)化管理，仍有很多可改進(jìn)的環(huán)節(jié)，比如供應(yīng)商考核。整個(gè)供應(yīng)鏈的運(yùn)行離不開供應(yīng)商的有效配合，醫(yī)院的耗材供應(yīng)商有300多家，除了需要開展常規(guī)的工作培訓(xùn)外，還要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)考核以提升供應(yīng)商的服務(wù)能力和生產(chǎn)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量，達(dá)到閉環(huán)管理的要求。以往使用紙質(zhì)或電子表格打分、統(tǒng)計(jì)匯總的傳統(tǒng)方法占用了工作人員大量的時(shí)間，無(wú)法形成數(shù)據(jù)化、動(dòng)態(tài)化、集成化的管理體系?？衫矛F(xiàn)有的工作基礎(chǔ)，包括訂單響應(yīng)即時(shí)性、到貨即時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、不良事件、應(yīng)急物資響應(yīng)等數(shù)據(jù)自動(dòng)生成打分考核表，并通過(guò)供應(yīng)商平臺(tái)進(jìn)行雙向交流反饋。完善的耗材供應(yīng)鏈中的供應(yīng)商考核系統(tǒng)是未來(lái)醫(yī)用耗材系統(tǒng)管理軟件研發(fā)的重要方向。