資源規(guī)劃系統(tǒng)在醫(yī)院供應(yīng)鏈管理中的應(yīng)用與效果分析

□ 胡偉標(biāo)HU Wei-biao 戴偉DAI Wei 胡曉婷HU Xiao-ting 尹燕玲YIN Yan-ling 任潔REN Jie

浙江省臺州恩澤醫(yī)療中心(集團)擁有“三甲”綜合性醫(yī)院臺州醫(yī)院和恩澤醫(yī)院，“三乙”路橋醫(yī)院和高端婦產(chǎn)?？漆t(yī)院，開放床位近3000張。2019年浙江省臺州醫(yī)院獲得“全國質(zhì)量獎”，成為全國首個獲此殊榮的醫(yī)療機構(gòu)。供應(yīng)鏈的過程管理及結(jié)果是“全國質(zhì)量獎”評審的主要內(nèi)容之一，供應(yīng)鏈信息化管理更是體現(xiàn)后勤保障能力的重要組成部分，也是賦能醫(yī)院發(fā)展的主要途徑。

醫(yī)療集團在運行中存在以下問題：監(jiān)控管理體系缺少統(tǒng)一的、一體化的綜合管理平臺及其有效集成，院區(qū)間協(xié)同相對不一致，集團戰(zhàn)略落地困難，院區(qū)各自為政，風(fēng)險控制難，業(yè)務(wù)開展效率相對低下，人財物管理不到位，決策分析慢，精細(xì)化管理程度低，需要建立健全成本管控體系。2012年起，恩澤醫(yī)療中心(集團)與用友公司合作開發(fā)創(chuàng)建了醫(yī)院資源管理平臺——醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)(hospital resource planning，HRP)并在2020年進(jìn)行了升級。HRP整合了醫(yī)院已有信息資源，融合了企業(yè)現(xiàn)代化管理流程，在供應(yīng)鏈過程管理上向前通過與供應(yīng)商平臺、省藥械采購平臺接口對接前端供應(yīng)鏈，向后通過與HIS系統(tǒng)、手麻系統(tǒng)接口對接后端供應(yīng)鏈。管理人員在系統(tǒng)內(nèi)完成采購單后鏈接HRP系統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)文檔及績效多維度管理，實現(xiàn)實時協(xié)同、快速追溯、互聯(lián)互通、信息共享。

HRP系統(tǒng)中醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理過程特點及實施

1.集團運營HRP系統(tǒng)整體框架及特點。HRP系統(tǒng)創(chuàng)建和升級是根據(jù)省藥械采購平臺、三級公立醫(yī)院考核和新醫(yī)改的相關(guān)要求，通過咨詢、學(xué)習(xí)政府相關(guān)制度，從調(diào)查、問詢、訪談、頭腦風(fēng)暴等了解和收集供應(yīng)商、臨床科室、患者及家屬的需求及期望，明確各方的需求內(nèi)容，確認(rèn)關(guān)鍵績效指標(biāo)(key performance indication，KPI)。對供應(yīng)商評價、付款計劃、采購管理、質(zhì)量控制、庫存管理、配送管理，制定標(biāo)準(zhǔn)操作程序(SOP)。確定收集指標(biāo)的定義、指標(biāo)來源、計算公式、責(zé)任部門和責(zé)任人、數(shù)據(jù)提供者、周期和時間節(jié)點，實現(xiàn)客戶價值最大化，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、保障供應(yīng)、降低成本，高效和多贏[1]。

HRP在供應(yīng)鏈管理中有資產(chǎn)管理、物流管理和合同管理三個模塊，其系統(tǒng)整體框架如圖1所示。物流管理通過采購管理銜接供應(yīng)商平臺、庫存管理和存貨核算，對于合同管理分為前期管控、中期實施和后期監(jiān)管。建立供應(yīng)商協(xié)同管理平臺，包括產(chǎn)品“三證”、規(guī)模、代理及供應(yīng)商廉政管理，在售后服務(wù)上包括物資配給及時性、準(zhǔn)確性、培訓(xùn)及不良事件的反應(yīng)處理等管理[2]。

圖1 集團運營HRP系統(tǒng)整體框架

HRP系統(tǒng)中供應(yīng)商平臺是上下游協(xié)同、信息共享，聚焦供應(yīng)商資質(zhì)管理、采購業(yè)務(wù)協(xié)同、項目招投標(biāo)管理三大流程為一體的高效協(xié)同平臺，包括采購和物流兩個業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了多方共贏的發(fā)展格局，有效地避免了供應(yīng)商不能及時更新資質(zhì)信息，無法及時獲取醫(yī)院的訂單，無法實時傳遞配貨信息；有效地避免了庫房管理人員和供應(yīng)商無法抓取寄存物資庫存信息及寄存庫發(fā)票和付款對賬困難問題。資質(zhì)管理的有效性，規(guī)避了法律法規(guī)上的風(fēng)險。優(yōu)化并規(guī)范醫(yī)院采購流程，實時業(yè)務(wù)協(xié)同和公開，可避免暗箱操作。溯源的有效和方便查處，可降低采購成本，實現(xiàn)快捷配送。時效物資的全程質(zhì)量追溯，從供應(yīng)商到云采購平臺再到HRP全程跟蹤，實現(xiàn)全面的報表統(tǒng)計及數(shù)據(jù)分析，包括分析采購執(zhí)行時間效率，供應(yīng)商評價，預(yù)測短期內(nèi)院方需求和供應(yīng)商供貨能力等情況，同時提供價格變動趨勢。

通過整合醫(yī)院在用的多個軟件系統(tǒng)，實時產(chǎn)生各類耗材相關(guān)報表，供耗材管理決策參考的行為識別BI系統(tǒng)(behavior identity，BI)。HRP系統(tǒng)集成了物資信息、采購數(shù)據(jù)、倉儲狀況、價格信息等，采集了病案系統(tǒng)中的病人信息、RW值、病種信息，麻醉系統(tǒng)中的麻醉和手術(shù)信息、耗材使用、治療信息及HIS系統(tǒng)中的病人信息、治療護理信息、醫(yī)生信息、收費信息等。通過以上各個系統(tǒng)內(nèi)的信息收集整合，再通過行為識別BI系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同價值分析，降低采購和供應(yīng)鏈管理成本。

2.醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)(HRP)在運行管理中的實現(xiàn)和作用。根據(jù)醫(yī)院實際的運行需求，醫(yī)用耗材采購流程分為普通采購業(yè)務(wù)流程和寄存采購業(yè)務(wù)流程。普通采購業(yè)務(wù)流程是由使用科室提出物資需求申請，庫房管理人員進(jìn)行匯總平衡，產(chǎn)生申請單并通過系統(tǒng)通知采購人員，采購員采購后直接收貨入庫。寄存采購業(yè)務(wù)流程是由供應(yīng)商把材料(物資)寄存在醫(yī)院，醫(yī)院預(yù)驗收后，提供一個符合規(guī)范的庫房，由供應(yīng)商自行保管。產(chǎn)品所有權(quán)是廠商，沒有發(fā)生交易及變化。當(dāng)醫(yī)院使用收費后，自動對寄存庫的數(shù)量核減，這時醫(yī)院與供應(yīng)商形成交易，月底與供應(yīng)商核對消耗記錄，供應(yīng)商根據(jù)消耗記錄開具銷售發(fā)票。

2.1醫(yī)用耗材采購。臨床科室在進(jìn)行醫(yī)用耗材需求申領(lǐng)后，對不符合預(yù)算、業(yè)務(wù)收入不匹配的物資需求HRP系統(tǒng)自動剔除，根據(jù)平衡供給規(guī)則，HRP系統(tǒng)自動庫存平衡，計算精確的需求量，自動生成采購單，采購員在HRP系統(tǒng)下達(dá)采購訂單，供應(yīng)商接收相關(guān)信息后，根據(jù)采購信息制作配貨單，同時產(chǎn)生配貨單條形碼或二維碼。在采購報貨的過程中，采購員通過網(wǎng)絡(luò)訂購的形式進(jìn)行報貨，避免出現(xiàn)把產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號報錯的情況，減少與供應(yīng)商的溝通成本。采購員隨時對訂單進(jìn)行跟蹤，對訂單的發(fā)貨狀態(tài)、物流狀態(tài)及時了解，有效降低醫(yī)院物資的缺貨率，保證臨床使用，保證病人及時得到有效治療、護理。

2.2醫(yī)用耗材溯源管理。供應(yīng)商根據(jù)醫(yī)院需求將醫(yī)用耗材發(fā)貨到醫(yī)院，庫房管理人員掃描供應(yīng)商配送單上的條形碼或二維碼，將產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)企業(yè)、供貨商、注冊證號、規(guī)格型號、產(chǎn)品數(shù)量、生產(chǎn)日期及批號、滅菌批號、有效期等相關(guān)物資信息錄入系統(tǒng)后入庫?？値?一級庫)庫管員掃描物資庫位碼上架，臨床有領(lǐng)用需求時根據(jù)科室的物資需求申請單，將物資轉(zhuǎn)庫到科室直接使用或科室?guī)旆?二級庫)保存，同時科室?guī)旆?二級庫)按物資和出入庫時間等進(jìn)行分類精細(xì)化管理，做好物資流向管理。與HIS收費系統(tǒng)對接，臨床收費自動生成材料出庫單核減二級庫或科室寄存庫庫存，在其收費后同時生成《植入性醫(yī)療器械使用登記表》。整個物流管理過程中做到耗材的入庫、計費、出庫，全流程條碼追溯管理，醫(yī)用耗材臨床使用、耗材產(chǎn)品、病人以及診療信息等關(guān)聯(lián)整合，進(jìn)行全流程的追溯管理[3]。

2.3醫(yī)用耗材使用分析。通過HRP系統(tǒng)內(nèi)的各個模塊有效數(shù)據(jù)信息收集，集成到BI系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同分析，使用耗材收入占醫(yī)院耗材總收入比的Pareto圖來確定耗材使用的主要科室。通過圖表，可知曉80%的耗材使用基本上集中在外科及需介入、ERCP等需要手術(shù)治療的科室。同時分析耗材收入增速比較高的科室、同比增長明顯的耗材品種、同比耗材使用增長明顯的病種、相同病種耗材占比高的醫(yī)療組及各類耗材國產(chǎn)化比例增比情況。分析重點科室同期業(yè)務(wù)收入、手術(shù)量與耗材增比情況。比較分析不同醫(yī)療組相同病種不同病人總費用情況、耗材費用情況、自費比例、手術(shù)費、平均住院日等。通過以上報表、數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)醫(yī)療、護理工作中存在的醫(yī)用耗材不合理使用等現(xiàn)象，使醫(yī)療組和相關(guān)人員避免過度醫(yī)療，減少病人醫(yī)療費用[4]。

3.醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)(HRP)的效能評估

3.1對醫(yī)用耗材采購申請和領(lǐng)用的匯總計算準(zhǔn)確，對不符合預(yù)算、業(yè)務(wù)收入不匹配的物資需求自動剔除，根據(jù)平衡供給規(guī)則，系統(tǒng)自動庫存平衡，計算精確的需求量，自動生成請購單[1]。

3.2采購價格控制上，集團統(tǒng)一招標(biāo)采購，對采購價格進(jìn)行有效控制，同時及時了解價格變動，控制采購成本。供應(yīng)商在平臺錄入采購發(fā)票信息后同步到HRP系統(tǒng)，財務(wù)審核發(fā)票信息，自動生成應(yīng)付單和采購結(jié)算單，庫房管理人員根據(jù)應(yīng)付單對照實物驗收后做付款單，實行采購的自動結(jié)算，同時完成集團內(nèi)院區(qū)間交易結(jié)算。

3.3為賦能臨床對手術(shù)室、介入和內(nèi)窺鏡等科室設(shè)立科室?guī)旆?二級庫)，實行二級庫管理，一級庫(總庫)庫管員根據(jù)科室的物資需求申請單，將物資轉(zhuǎn)庫到科室二級庫，實現(xiàn)二級庫精細(xì)管理、實時查詢、流向管理，與HIS收費系統(tǒng)對接，臨床收費自動生成材料出庫單核減二級庫或科室寄存庫庫存，實現(xiàn)對高值耗材入庫、計費、出庫、全流程條碼追溯管理[5]。

3.4存貨自動核算。通過HRP系統(tǒng)中的采購和庫存模塊自動生成采購入庫單、材料出庫單及其他出入庫單，產(chǎn)生物資的出入庫憑證及財務(wù)憑證，加強科室核算。

3.5采購合同的閉環(huán)管理。HRP系統(tǒng)中嵌入合同管理模板，通過電子招采的過程生成關(guān)鍵信息，對合同的統(tǒng)一編碼、重要條款錄入、流程控制、權(quán)限控制、付款控制等進(jìn)行分類管理，使合同會簽審批更加規(guī)范和有效，同時付款過程嚴(yán)格控制，付款執(zhí)行實時監(jiān)控，避免合同實施過程中重付、漏付款現(xiàn)象的發(fā)生。

供應(yīng)鏈管理KPI指標(biāo)完成結(jié)果

完善的HRP系統(tǒng)使醫(yī)用耗材的訂單缺貨率從去年的6%下降到3.4%，庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)從7天下降到3.2天，耗材的臨床配送時間從2.1天下降到1.17天，耗材驗收合格率從99.45%提高到99.51%，耗材付款及時率從99.3%提高到99.5%。通過“辦事效能、工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度”等指標(biāo)的測評打分，2019年醫(yī)用耗材的臨床服務(wù)滿意度從2017年的85.32%提高到89.64%。

展望

通過系統(tǒng)的合作開發(fā)實施和持續(xù)改進(jìn)，保障了集團醫(yī)用耗材的供應(yīng)，持續(xù)推進(jìn)了動態(tài)化信息化管理，使醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈前后端信息通暢，資金利用率最大化，有效提升了醫(yī)院后勤管理和實際應(yīng)用能力。搭建高效的信息流、資金流、產(chǎn)品流，形成合作共贏的供應(yīng)鏈平臺，高質(zhì)量低成本服務(wù)臨床、服務(wù)患者，為緊密型醫(yī)聯(lián)體和醫(yī)共體，集團調(diào)配醫(yī)院的物資、人力以及資金等提供了安全有效的保障。