如何加強(qiáng)和規(guī)范煤炭企業(yè)差旅費(fèi)的管理

張志紅

所謂“麻雀雖小，五臟俱全”，小小的差旅費(fèi)在煤炭企業(yè)成本中的比重雖然并不大，但在企業(yè)采購、運(yùn)輸、銷售、考察交流、職工學(xué)習(xí)培訓(xùn)等各個(gè)環(huán)節(jié)必不可少，可謂是貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程。當(dāng)然，企業(yè)會(huì)根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定切合自身實(shí)際情況的差旅費(fèi)管理辦法，對(duì)發(fā)生的各種類型的差旅費(fèi)進(jìn)行規(guī)范性約束，在一定程度上會(huì)達(dá)到厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)的效果。但也是正因?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)有差旅費(fèi)的出現(xiàn)，往往在差旅費(fèi)管理上會(huì)出現(xiàn)各種各樣的瑕疵問題，筆者根據(jù)多年財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合從事行業(yè)實(shí)際，對(duì)企業(yè)差旅費(fèi)的管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了剖析，為規(guī)范報(bào)銷差旅費(fèi)的個(gè)性問題進(jìn)行了梳理。

差旅費(fèi)，顧名思義，就是公司職工臨時(shí)到常駐地以外地區(qū)公務(wù)出差所產(chǎn)生的各種交通費(fèi)、住宿費(fèi)及各種補(bǔ)貼等費(fèi)用。為加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)差旅費(fèi)管理，推進(jìn)厲行節(jié)約反對(duì)浪費(fèi)經(jīng)營理念，企業(yè)會(huì)根據(jù)中央和國家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)辦法文件，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，在不突破中央和國家機(jī)關(guān)制定的差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的情況下，制定適合公司自身情況的差旅費(fèi)管理辦法。

一、加強(qiáng)差旅費(fèi)管理的意義

雖然每年差旅費(fèi)的發(fā)生額在煤炭企業(yè)總成本中占比微乎其微，但其卻是可控費(fèi)用的重要組成部分。加強(qiáng)和規(guī)范差旅費(fèi)的管理是企業(yè)可控成本管控的重點(diǎn)工作之一，也是把控企業(yè)廉政作風(fēng)建設(shè)的重要關(guān)口。需要公務(wù)外出的工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照工作計(jì)劃進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)，從嚴(yán)控制出差人數(shù)、天數(shù)及差旅費(fèi)規(guī)模。嚴(yán)禁在差旅活動(dòng)中進(jìn)行變相旅游、進(jìn)行無公務(wù)目的及無實(shí)質(zhì)意義的差旅活動(dòng)、到異地單位間無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的學(xué)習(xí)交流及調(diào)研考察活動(dòng)。否則就不僅僅是在揮霍企業(yè)的差旅經(jīng)費(fèi)的問題，更是違反黨風(fēng)黨紀(jì)、“四風(fēng)”意識(shí)淡薄、從思想上未對(duì)廉潔奉公提高重視的表現(xiàn)。

二、目前差旅費(fèi)管理的現(xiàn)狀

《公司差旅費(fèi)管理辦法》對(duì)公司職工臨時(shí)到常駐地以外地區(qū)公務(wù)出差所產(chǎn)生的各種費(fèi)用及補(bǔ)貼做出了詳細(xì)說明，并對(duì)國內(nèi)各省市自治區(qū)的住宿標(biāo)準(zhǔn)上限作出了規(guī)定，且較為人性化的對(duì)旅游城市作出了淡旺季差別標(biāo)準(zhǔn)上限。

（一）下達(dá)預(yù)算指標(biāo)，保證預(yù)算執(zhí)行剛性

職工差旅費(fèi)規(guī)模應(yīng)符合預(yù)算控制的要求。財(cái)務(wù)部門依據(jù)年初各部門申報(bào)的各種差旅、業(yè)務(wù)交流及培訓(xùn)學(xué)習(xí)計(jì)劃，通過對(duì)比最近兩年各部門差旅費(fèi)實(shí)際開銷、部門人員變動(dòng)、業(yè)務(wù)范圍變化以及行業(yè)環(huán)境形勢(shì)，科學(xué)地制定各部門的差旅費(fèi)年度預(yù)算指標(biāo)。差旅費(fèi)預(yù)算指標(biāo)一經(jīng)下達(dá)，即制定了各部門差旅費(fèi)支出限額，無特殊原因不得隨意調(diào)整，以保證預(yù)算控制執(zhí)行有效。

（二）履行事前審批手續(xù)，確保先審批再外出

職工公務(wù)出差前應(yīng)先辦理出差審批手續(xù)，由職工本人書面填寫公務(wù)外出審批單，由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批同意后，上交主管部門備案，方可公務(wù)外出。嚴(yán)控事前審批流于形式，口頭批準(zhǔn)或是電話批準(zhǔn)等形式將會(huì)造成無據(jù)可查的情況。此外，應(yīng)禁止先外出公務(wù)后補(bǔ)審批手續(xù)的情形發(fā)生。公務(wù)外出審批應(yīng)嚴(yán)格控制出差天數(shù)、出差人數(shù)及出差地點(diǎn)，不得隨意借由公務(wù)之名延長出差天數(shù)，不得隨意變更出差地點(diǎn)，對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)擅自出差的人員公司將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

出差員工選擇交通工具為飛機(jī)的，也應(yīng)當(dāng)提前履行審批手續(xù)。公司差旅費(fèi)文件規(guī)定，出差人員乘坐飛機(jī)要從嚴(yán)控制，原則上異地出差不允許乘坐飛機(jī)，確因工作需要乘坐飛機(jī)的，應(yīng)提前填報(bào)公務(wù)乘坐飛機(jī)申請(qǐng)表，并由公司總經(jīng)理審批通過后才可乘坐。凡是不經(jīng)批準(zhǔn)擅自乘坐飛機(jī)的，其機(jī)票只能按相應(yīng)職級(jí)乘坐火車的票價(jià)報(bào)銷，超額部分由個(gè)人自理。

（三）嚴(yán)格按規(guī)定審核差旅費(fèi)開支，確保差旅費(fèi)報(bào)銷手續(xù)完備

財(cái)務(wù)人員按照《公司差旅費(fèi)管理辦法》文件規(guī)定，對(duì)差旅活動(dòng)取得的原始票據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核。一是住宿費(fèi)是否是在標(biāo)準(zhǔn)限額之內(nèi)憑發(fā)票據(jù)實(shí)報(bào)銷;二是城市間交通費(fèi)是否按乘坐交通工具的等級(jí)憑票據(jù)據(jù)實(shí)報(bào)銷;三是實(shí)行定額包干的伙食補(bǔ)助費(fèi)、出差地市內(nèi)交通補(bǔ)助費(fèi)是否按規(guī)定領(lǐng)取;四是參加會(huì)議或是培訓(xùn)活動(dòng)是否有領(lǐng)導(dǎo)簽批的會(huì)議通知、培訓(xùn)通知;五是核驗(yàn)取得的發(fā)票是否真實(shí)有效;六是通過各種原始票據(jù)查看出差人員是否無故延長出差天數(shù)、變更出差地點(diǎn)。

三、差旅費(fèi)管理過程中出現(xiàn)的一些問題

（一）傳統(tǒng)手工報(bào)銷模式下預(yù)算指標(biāo)的使用效率有待提高

年初，財(cái)務(wù)部門會(huì)協(xié)同各業(yè)務(wù)部門針對(duì)本年差旅計(jì)劃及往年差旅費(fèi)實(shí)際使用情況，聯(lián)合制定較為科學(xué)的差旅費(fèi)預(yù)算指標(biāo)，并下發(fā)至各部門。各部門單獨(dú)使用本部門預(yù)算指標(biāo)，每月的預(yù)算指標(biāo)剩余額度以財(cái)務(wù)部門上月末結(jié)賬后的記錄為準(zhǔn)，導(dǎo)致預(yù)算指標(biāo)剩余額度無法做到每日實(shí)時(shí)更新，加之報(bào)銷流程中的領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)間上不可控從而造成了差旅費(fèi)積壓，對(duì)有些出差業(yè)務(wù)頻繁的部門在預(yù)算指標(biāo)的把控上無法做到切實(shí)到位。部分相關(guān)業(yè)務(wù)部門瞻前顧后，影響了其出差計(jì)劃。有些部門可能對(duì)差旅費(fèi)積壓未能及時(shí)報(bào)銷以及出差中的差旅費(fèi)不可控等原因考慮不周，造成差旅費(fèi)超出預(yù)算指標(biāo)的情況。

（二）差旅費(fèi)的監(jiān)督管理容易被忽視

按照《公司差旅費(fèi)管理辦法》規(guī)定，各部門對(duì)本部門的差旅費(fèi)管理負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)人員對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷進(jìn)行審核把關(guān)，并會(huì)同審計(jì)部、紀(jì)委監(jiān)察部等有關(guān)部門對(duì)差旅費(fèi)管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。實(shí)際工作中，經(jīng)審計(jì)部及紀(jì)委監(jiān)察部負(fù)責(zé)的重點(diǎn)項(xiàng)目繁多，而差旅費(fèi)報(bào)銷金額一般不大且是公務(wù)發(fā)生，故很少對(duì)差旅費(fèi)管理進(jìn)行專項(xiàng)檢查，差旅費(fèi)違規(guī)報(bào)銷引起的腐敗作風(fēng)容易被忽視。

（三）不同情況下的差旅費(fèi)核算容易進(jìn)入各種各樣的誤區(qū)

公司的差旅費(fèi)核算主要責(zé)任部門是財(cái)務(wù)部門，主管差旅費(fèi)報(bào)銷審核的財(cái)務(wù)人員不僅僅要熟悉會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及差旅費(fèi)管理辦法，還需謹(jǐn)慎細(xì)致地對(duì)待每一筆差旅活動(dòng)，確保費(fèi)用核算計(jì)入會(huì)計(jì)科目無誤。稍有疏忽，便會(huì)走入各種各樣的誤區(qū)。

一是并非公司承擔(dān)的所有人員的差旅費(fèi)都計(jì)入公司差旅費(fèi)。有些財(cái)務(wù)人員會(huì)因疏忽而未辨別報(bào)銷差旅費(fèi)的工作人員是否為本公司職工，而將所有的差旅費(fèi)全部計(jì)入到企業(yè)所得稅稅前扣除的公司差旅費(fèi)中。某些情況下，公司也需承擔(dān)本單位以外的業(yè)務(wù)往來的員工的差旅費(fèi)，如合同內(nèi)應(yīng)承擔(dān)的審計(jì)人員、律師的差旅費(fèi)、接待來訪的業(yè)務(wù)人員的差旅費(fèi)等，這些人員的差旅費(fèi)并不在公司差旅費(fèi)范疇之中。

二是并非所有出差人員均可按照出差天數(shù)領(lǐng)取定額包干的伙食補(bǔ)助?！豆静盥觅M(fèi)管理辦法》規(guī)定，到省內(nèi)其他地市及外省、市、地區(qū)出差人員的伙食補(bǔ)助費(fèi)按出差自然天數(shù)實(shí)行定額包干。公司本部職能部門從下屬單位借調(diào)人員協(xié)助工作的，一律不給發(fā)放伙食補(bǔ)助。工作人員外出參加會(huì)議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等，由舉辦單位統(tǒng)一安排食宿的，僅報(bào)銷往返途中伙食補(bǔ)助。

三是并非所有出差人員均可按照出差天數(shù)領(lǐng)取定額包干的市內(nèi)交通費(fèi)補(bǔ)助。公司差旅費(fèi)管理辦法有規(guī)定，到公司所在地以外的城市出差時(shí)，市內(nèi)交通費(fèi)按出差自然天數(shù)計(jì)算按規(guī)定包干使用。市內(nèi)交通費(fèi)補(bǔ)助的領(lǐng)取依據(jù)出差人員的公務(wù)事由而定，差旅費(fèi)管理辦法明確規(guī)定有些人員不適用市內(nèi)交通費(fèi)定額包干辦法。如：到基層單位（包括公司所在地以外地區(qū)）工作的人員;各種工作隊(duì)的人員;到外地參加會(huì)議、各種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)及脫產(chǎn)進(jìn)修的人員;自帶交通工具、接待單位或其他單位免費(fèi)提供交通工具的出差人員。這些人員可以憑票據(jù)報(bào)銷車站至目的地往返交通費(fèi)。

四是并非公司所有人的差旅費(fèi)用都計(jì)入到管理費(fèi)用。財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照差旅人員所屬部門進(jìn)行費(fèi)用劃分，有管理職能的機(jī)關(guān)各部室的人員的差旅費(fèi)計(jì)入到管理費(fèi)用，生產(chǎn)部門的人員的差旅費(fèi)應(yīng)計(jì)入生產(chǎn)成本，輔助生產(chǎn)部門的人員的差旅費(fèi)應(yīng)計(jì)入制造費(fèi)用，銷售部門的人員的差旅費(fèi)應(yīng)計(jì)入銷售費(fèi)用，招標(biāo)部門的人員差旅費(fèi)應(yīng)計(jì)入到其他業(yè)務(wù)成本。實(shí)際操作中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注研發(fā)部門的人員差旅費(fèi)，其中屬于為跑辦、完成研發(fā)項(xiàng)目而產(chǎn)生的差旅活動(dòng)的費(fèi)用應(yīng)計(jì)入到研發(fā)費(fèi)用，而其他未涉及研發(fā)項(xiàng)目的差旅活動(dòng)產(chǎn)生的費(fèi)用應(yīng)計(jì)入到管理費(fèi)用。各部門職工的培訓(xùn)差旅費(fèi)均需要在主管培訓(xùn)的部門進(jìn)行審核登記，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將培訓(xùn)類差旅費(fèi)計(jì)入到已計(jì)提的職工教育經(jīng)費(fèi)的支用部分。

五是并非所有的住宿費(fèi)發(fā)票都能全額抵扣進(jìn)項(xiàng)稅。企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)取得的進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票應(yīng)該做到“應(yīng)抵盡抵”，但是出差人員的超標(biāo)準(zhǔn)住宿費(fèi)不能按照發(fā)票上的稅額全額進(jìn)行抵扣。按照差旅費(fèi)文件規(guī)定，出差人員的住宿費(fèi)超出文件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)限額部分由員工個(gè)人承擔(dān)，若將已由個(gè)人承擔(dān)超標(biāo)準(zhǔn)部分的發(fā)票進(jìn)行全額進(jìn)賬、全額抵扣進(jìn)項(xiàng)稅是不合規(guī)的，應(yīng)將個(gè)人承擔(dān)那部分住宿費(fèi)的進(jìn)項(xiàng)稅做進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出處理。

六是并非所有的機(jī)票、車票都能按照票款全價(jià)進(jìn)行抵扣進(jìn)項(xiàng)稅。財(cái)務(wù)人員收到的差旅費(fèi)報(bào)銷單據(jù)的原始憑證中，機(jī)票、車票等應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注取得時(shí)間（2019年4月1日之后取得）、是否注明旅客信息，特別是出差人員信息應(yīng)與出差審批單的出差人員一致，其次就是乘坐的交通工具是否超出相應(yīng)的級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于超標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)票、高鐵票等超出標(biāo)準(zhǔn)部分需要個(gè)人承擔(dān)，不能按照票據(jù)的全額進(jìn)行抵扣進(jìn)項(xiàng)稅，應(yīng)按照公司承擔(dān)的票價(jià)部分按照適用的稅率進(jìn)行計(jì)算進(jìn)項(xiàng)稅。

七是并非所有的增值稅普通發(fā)票均不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅。根據(jù)稅法有關(guān)規(guī)定，納稅人購進(jìn)國內(nèi)旅客運(yùn)輸服務(wù)取得增值稅電子普通發(fā)票的，可以按照發(fā)票上注明的稅額進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅抵扣，如ETC通行費(fèi)、滴滴打車費(fèi)，開具的電子發(fā)票購買方信息必須為本公司發(fā)票信息，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將電子發(fā)票的電子原版妥善留存。

四、加強(qiáng)和規(guī)范差旅費(fèi)管理的幾點(diǎn)建議

加強(qiáng)和規(guī)范差旅費(fèi)管理并不是一時(shí)的行為，而是持續(xù)貫穿每年的工作任務(wù)。煤礦企業(yè)人員結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，那相應(yīng)的涉及的人員差旅費(fèi)也會(huì)是多種情形并存，為了加強(qiáng)差旅費(fèi)管理，筆者依據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)建議。

（一）通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高出差人員意識(shí)。加強(qiáng)和規(guī)范差旅費(fèi)需要各個(gè)部門差旅人員的大力配合，并不是單純的財(cái)務(wù)部門、紀(jì)委監(jiān)察部門等差旅費(fèi)管理部門提出嚴(yán)格要求就能做到的。紀(jì)委監(jiān)察部門可以通過多舉辦各種廉政從業(yè)、廉潔奉公的政治學(xué)習(xí)，提高出差人員厲行節(jié)約、廉潔自律的意識(shí)。財(cái)務(wù)部門可以通過辦公平臺(tái)、微信工作群等對(duì)各部門負(fù)責(zé)差旅費(fèi)報(bào)銷的人員進(jìn)行專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)是對(duì)交通工具的選擇上限、不同省市的住宿標(biāo)準(zhǔn)上限、定額包干伙食補(bǔ)助及市內(nèi)交通費(fèi)的領(lǐng)取限制條件等。此外，差旅費(fèi)報(bào)銷單的填寫看似簡單，卻是代表的一項(xiàng)差旅活動(dòng)的開始與結(jié)束，詳盡的出差事由及行程記錄、交通工具記錄、車票費(fèi)、各種補(bǔ)助補(bǔ)貼等都要記錄在報(bào)銷單上，一項(xiàng)都不能少，也不能存在涂改等情況。這些都應(yīng)讓負(fù)責(zé)報(bào)銷的人員了然于胸，然后將各種文件規(guī)定傳達(dá)至該部門所有有出差業(yè)務(wù)的人員。

（二）通過業(yè)務(wù)交流，提高財(cái)務(wù)人員規(guī)范差旅費(fèi)業(yè)務(wù)的能力。大多數(shù)的財(cái)務(wù)人員對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)都是依據(jù)文件規(guī)定及財(cái)務(wù)經(jīng)驗(yàn)或是職業(yè)判斷，但是各項(xiàng)文件規(guī)定都不會(huì)細(xì)到各種突發(fā)情況，所以僅僅靠經(jīng)驗(yàn)及個(gè)人對(duì)管理辦法文件的理解，是不足以正確處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的。各子分公司的財(cái)務(wù)人員定期或是不定期進(jìn)行業(yè)務(wù)交流是非常有必要的，每位財(cái)務(wù)人員都可以分享自己的經(jīng)驗(yàn)與不足、聽取別人的建議及經(jīng)歷，針對(duì)文件規(guī)定有歧義的地方進(jìn)行討論，商定較為理想的財(cái)務(wù)處理方法，進(jìn)一步對(duì)差旅費(fèi)業(yè)務(wù)核算進(jìn)行規(guī)范管理。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，適時(shí)完善改進(jìn)差旅費(fèi)管理辦法實(shí)施細(xì)則。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各種政策的不斷推陳出新，公司的差旅費(fèi)管理辦法也應(yīng)該適時(shí)地與社會(huì)發(fā)展接軌。各省市的住宿標(biāo)準(zhǔn)、交通工具的選擇也應(yīng)隨著全民生活水平的日益提高做出科學(xué)合理的調(diào)整，以備工作人員更積極地對(duì)待出差活動(dòng)。比如出差員工如遇機(jī)票打折費(fèi)用低于按規(guī)定等級(jí)乘坐交通工具的費(fèi)用時(shí)，可以本著為企業(yè)節(jié)約成本的原則，選擇更加省時(shí)的乘坐飛機(jī)，此類情況可不用提供乘坐飛機(jī)審批手續(xù)，提供相關(guān)證明后憑票據(jù)報(bào)銷。

（四）引入商旅平臺(tái)，加強(qiáng)差旅費(fèi)電子管控。企業(yè)員工出差的交通工具及住宿酒店等依托商旅平臺(tái)的大數(shù)據(jù)，不但可以按照出差時(shí)間選擇更優(yōu)的出行工具解決出差人員的訂票難問題，還可以通過設(shè)置住宿標(biāo)準(zhǔn)上限，在出差員工不超標(biāo)準(zhǔn)上限的范圍內(nèi)選擇與相應(yīng)出差目的地的距離較近且較為舒適的酒店，更重要的是如果通過第三方平臺(tái)結(jié)算各種出差費(fèi)用，提供的票據(jù)具備較高真實(shí)性，可進(jìn)行線上辨?zhèn)危瑫r(shí)出差的員工無需由自己墊付各種資金，財(cái)務(wù)人員也可省去審核各種票據(jù)是否超標(biāo)等繁瑣工作，使得出差費(fèi)用得到更好的管控。

結(jié) 語

在持之以恒落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定的時(shí)代背景下，加強(qiáng)和規(guī)范差旅費(fèi)管理更應(yīng)該具有持續(xù)性，對(duì)日常管理中出現(xiàn)的局部問題不斷地進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)不同情形下出現(xiàn)的實(shí)際問題做到深化細(xì)化處理，為廉政作風(fēng)建設(shè)添磚加瓦。