高校輔導(dǎo)員視角下學生檔案利用與服務(wù)研究

紀向宇

摘? 要：學生檔案是高校輔導(dǎo)員工作的重要參考文獻，其利用需求貫穿于學生從入校到畢業(yè)的全過程。當前學生檔案在利用方面主要面臨著資源有限、輔導(dǎo)員檔案利用意識薄弱，及檔案利用方式單一、利用效率低下的問題。需要輔導(dǎo)員和檔案管理部門協(xié)同優(yōu)化學生檔案利用服務(wù)，拓展學生檔案資源內(nèi)容、嚴格執(zhí)行學生檔案管理利用制度、更新學生檔案的管理利用方法、提升檔案利用服務(wù)品質(zhì)，在強化學生檔案利用的同時加強信息安全維護。

關(guān)鍵詞：高校輔導(dǎo)員;學生檔案;檔案利用與服務(wù)

Abstract： The student archive is an important reference for the work of college counselors， and its utilization needs run through the whole process of students from admission to graduation. At present， the use of student archives is mainly faced with the problems of limited resources， weak awareness of the use of archives by counselors， single use of archives， and low utilization efficiency. It is necessary for counselors and archives management departments to coordinate and optimize student archives utilization services， expand the content of student archives resources， strictly implement the student archives management and utilization system， update the management and utilization methods of student archives， and improve the quality of archives utilization services， strengthen the maintenance of information security while strengthening the utilization of student archives.

Keywords： College counselor; Student archive; Archive utilization and service

高校學生檔案是大學生在校活動的真實記錄，可以幫助輔導(dǎo)員詳細掌握學生基本信息、心理健康、誠信記錄、社會關(guān)系、個人經(jīng)歷等，為輔導(dǎo)員針對學生個性化需求精準地開展學生工作、履行工作職責提供有力支撐。因此，收好管好用好學生檔案，是輔導(dǎo)員提高自身工作效率和質(zhì)量的重要抓手。

1 高校學生檔案利用服務(wù)存在的問題

1.1 學生檔案利用服務(wù)中的檔案資源問題

1.1.1 學生檔案管理分散，不能保證內(nèi)容真實完整。在學生檔案管理工作中，不管是高校采用何種管理模式，學生檔案管理都涉及多元主體，存在“多頭分散”管理情況。既有檔案館（室）、教務(wù)處、組織部、學工部、團委、研工部、招就處、心理健康等學生管理部門，也包括院部、學生組織等二級學院和團體。多元主體管理模式難以保障學生檔案管理工作有效落實，無法確保在學生工作中形成即時、完整、真實的記錄，影響后續(xù)的收集、管理工作。[1]

1.1.2 學生檔案內(nèi)容單一，不能有效滿足工作要求。《高等學校檔案管理辦法》對學生類檔案規(guī)定的多為學生的基本信息，高校收集管理的學生檔案也多以此為依據(jù)。但在實際工作中，僅掌握學生的基本信息，遠不能滿足輔導(dǎo)員有效管理學生群體的需求。目前高校學生檔案內(nèi)容較為單一，沒有記錄學生在校參加的各項活動、心理健康和個人信用等動態(tài)發(fā)展的全過程，不能有效地發(fā)揮檔案的憑證和參考價值，幫助輔導(dǎo)員有針對性地指導(dǎo)學生處理好在校學習生活等方面的具體問題。

1.2 學生檔案利用服務(wù)中的利用意愿問題

1.2.1 檔案利用意識淡薄，影響輔導(dǎo)員檔案利用的主動性。多數(shù)師生對于學生檔案的認識依然較為傳統(tǒng)，認為學生檔案就是封裝于檔案袋中的材料，需要嚴格保密，不能隨意拆封和查閱，其中記錄的都是學生的個人信息，是學生個人履歷的證明，對于學生個人十分重要，多數(shù)輔導(dǎo)員對學生檔案工作的認識依舊停留在學校要形成并保管學生檔案，而不對學生檔案的利用服務(wù)作更多思考。

1.2.2 檔案利用方式繁瑣，影響輔導(dǎo)員檔案利用的積極性。學生檔案的“多頭分散”管理導(dǎo)致學生檔案不能提供統(tǒng)一的服務(wù)空間和利用制度，檔案利用方式也較為傳統(tǒng)，輔導(dǎo)員如果想利用學生檔案，只能自行向保管檔案的部門咨詢并在遵守各部門規(guī)定的前提下進行利用，整體利用服務(wù)效率低下。

1.3 學生檔案利用服務(wù)中的服務(wù)方式問題

1.3.1 使用傳統(tǒng)服務(wù)方式，不能提供高效利用服務(wù)。多數(shù)高校學生檔案利用方式仍是以線下利用紙質(zhì)檔案為主。例如畢業(yè)生在應(yīng)聘或升學過程中，需要提供在校期間的成績證明，無法通過線上的途徑獲取成績單，只能自行回校領(lǐng)取或通過信件郵寄，獲取由學生處或檔案館打印并加蓋公章的成績單。[2]

2 高校學生檔案利用與服務(wù)優(yōu)化策略

2.1 優(yōu)化思路。針對高校學生檔案利用與服務(wù)過程中存在的檔案資源問題、利用意愿及能力問題、檔案服務(wù)方式等問題，本文認為，應(yīng)當先解決基礎(chǔ)性問題，再進行利用方法及形式的優(yōu)化，即先行解決檔案資源問題，提升輔導(dǎo)員檔案利用的意愿及能力，最后優(yōu)化檔案資源利用服務(wù)的方式方法。

2.2 優(yōu)化路徑

2.2.1 豐富學生檔案資源，優(yōu)化檔案可用內(nèi)容。輔導(dǎo)員作為在校教職工中與學生接觸最多的人，較其他人員而言能夠更直接地獲取學生信息，因而高校輔導(dǎo)員可以是學生檔案的記錄者、管理者、利用者。根據(jù)管理和育人的需求，需要輔導(dǎo)員有意識地形成和管理檔案，擴充學生檔案資源，豐富學生檔案可用內(nèi)容，為檔案利用打下資源基礎(chǔ)。[3]

豐富的學生檔案資源可用于輔導(dǎo)員具體工作職責中：（1）在思想理論教育和價值引領(lǐng)中，利用記錄學生行為特點和思想政治狀況及其變動的檔案材料，在跟蹤考評學生思想政治素質(zhì)的同時，對思想政治教育工作的效果進行評估，及時調(diào)整思政教育方法;（2）在黨團和班級建設(shè)中，利用記錄學生日常表現(xiàn)的檔案材料，評估學生思想政治水平和日常表現(xiàn)，可以幫助開展學生干部遴選工作，助力班級建設(shè);（3）在學風建設(shè)中，利用記錄學生專業(yè)成績、課堂考勤、學習狀況等檔案材料，實現(xiàn)有效對學風進行監(jiān)控和干預(yù);（4）在學生日常事務(wù)管理中，以檔案為依據(jù)進行入學教育、獎助學金評選和貧困生幫扶等;（5）在心理健康教育與咨詢工作中，利用記錄學生心理健康情況的檔案材料，關(guān)注學生心理變化;（6）在網(wǎng)絡(luò)思想政治教育中，利用記錄學生網(wǎng)上活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，進行思想政治和網(wǎng)絡(luò)安全教育;（7）在職業(yè)規(guī)劃與就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)中，利用學生檔案為學生就業(yè)創(chuàng)業(yè)提供指導(dǎo)及與用人單位溝通協(xié)商等。

2.2.2 完善檔案管理制度，創(chuàng)造良好利用環(huán)境。各高校應(yīng)當結(jié)合學校實際情況，完善學生檔案管理制度，從管理主體與責任、工作流程、服務(wù)規(guī)范等方面提升學生檔案管理的規(guī)范化和標準化流程，創(chuàng)造良好利用條件和服務(wù)環(huán)境。[4]在檔案管理主體上，把輔導(dǎo)員列入兼職檔案員隊伍，充分利用好輔導(dǎo)員的職責優(yōu)勢，界定包括學生管理信息系統(tǒng)在內(nèi)的各種載體和類別的學生檔案管理范圍、歸口管理單位，落實管理責任，確保學生檔案及時形成、按時收集。

在工作流程上，明確檔案在“收、管、用”各個環(huán)節(jié)的具體程序和步驟，及時和如實記錄發(fā)展黨員的全過程、對發(fā)展對象的每一次教育和考察，使檔案工作步驟有章可循，提高學生檔案管理標準化水平。

2.2.3 優(yōu)化檔案服務(wù)方式，提升檔案服務(wù)品質(zhì)。在web2.0以及辦公自動化全面推行的今天，應(yīng)跟進技術(shù)發(fā)布步伐，提高檔案的利用效率和利用質(zhì)量。學生檔案的作用主要體現(xiàn)在參考作用和憑證作用兩種。對于發(fā)揮學生檔案的憑證作用，不僅要獲取學生檔案信息，并且要取得證實該信息真實可靠的有力證明，以助力學生評獎評優(yōu)、升學就業(yè)時使用。[5]

檔案利用服務(wù)信息系統(tǒng)是優(yōu)化利用服務(wù)的現(xiàn)實途徑，除線上利用外，還需實現(xiàn)線下查檔預(yù)約、檔案復(fù)印郵寄等功能。在系統(tǒng)資源建設(shè)方面，在現(xiàn)有學生檔案的資源管理的基礎(chǔ)上，將學生管理信息系統(tǒng)中的學生電子檔案管理也納入其中。也可以開發(fā)適應(yīng)于各類移動終端的信息服務(wù)平臺，為進一步提升利用服務(wù)的效率。

2.2.4 開展檔案知識宣教，增強檔案利用能力。檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認識，包括了對于檔案重要性、利用必要性的認識以及對利用方法的認識。在檔案利用服務(wù)中，檔案意識的提升表現(xiàn)為檔案利用意愿及利用能力的提升。具有充分的檔案意識是輔導(dǎo)員能夠積極主動利用檔案的前提。檔案知識宣傳教育是提升檔案意識的有效途徑。[6]

首先要從學生檔案與輔導(dǎo)員工作的實際出發(fā)，增強輔導(dǎo)員對學生檔案重要意義的認同感，以檔案知識宣教為基礎(chǔ)，針對學生檔案的特點及內(nèi)容對輔導(dǎo)員開展檔案宣教工作，有效提升輔導(dǎo)員的檔案意識，使輔導(dǎo)員能夠發(fā)揮主觀能動作用，積極利用學生檔案輔助自身工作。

其次是對輔導(dǎo)員開展信息技能培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代化檔案利用技能，達到用戶能夠正確使用校內(nèi)信息系統(tǒng)、使用校內(nèi)檔案信息資源的目的，真正發(fā)揮學生檔案信息資源的作用。

2.2.5 維護檔案信息安全，保障學生合法權(quán)益。從輔導(dǎo)員視角出發(fā)，學生檔案信息安全最主要的是內(nèi)容安全，要求確保學生檔案信息真實和保密。檔案信息安全事關(guān)學生的前途和命運，不僅是從檔案有效安全利用方面對輔導(dǎo)員提出的要求，同時也是出于自身工作職責層面對輔導(dǎo)員提出的要求。[7]

學生檔案作為個人學習生活經(jīng)歷的有力憑證，對學生評優(yōu)評先、求學求職等有重要的參考作用，維護學生檔案信息的真實完整，是提供優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)的前提條件。目前社會上個人信息泄露的事件層出不窮，不法分子根據(jù)泄露的信息，利用學生缺乏警惕意識和社會經(jīng)驗進行詐騙，造成嚴重后果和惡劣社會影響。

在學生個人檔案分類細化、信息記錄更加詳盡的狀況下，輔導(dǎo)員作為最了解學生個人情況、掌握大量學生信息的人，具有利用學生檔案的權(quán)利，同時也有保護學生信息安全的義務(wù)，需要恪守檔案利用規(guī)定，避免檔案信息泄露，維護安全的檔案信息環(huán)境。

參考文獻：

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[7]王友建.基于微信的高校學生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)架構(gòu)與實現(xiàn)[J].浙江檔案，2016（09）：19-21.