中職學(xué)校綜合檔案的信息服務(wù)與安全管理體系構(gòu)建

蘇繼鳳 鐘梅

摘 要：當(dāng)前，中職教育快速發(fā)展，歷經(jīng)社會發(fā)展與教育改革，檔案記錄了中職學(xué)校的發(fā)展歷程，檔案管理在學(xué)校的日常管理中發(fā)揮著重要作用。中職學(xué)校綜合檔案的信息服務(wù)還在延續(xù)著傳統(tǒng)模式，面對新時期職業(yè)教育的發(fā)展，中職學(xué)校綜合檔案管理要基于信息服務(wù)加以改進(jìn)和創(chuàng)新，并構(gòu)建出安全管理體系，以提高檔案管理的效率與服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;綜合檔案管理;信息服務(wù);安全管理體系

中職學(xué)校的各方面工作都要涉及綜合檔案服務(wù)，檔案信息服務(wù)是學(xué)校管理工作中的重點。近年來，職業(yè)教育實現(xiàn)了快速發(fā)展，職業(yè)院校檔案管理工作卻相對滯后。本文結(jié)合中職學(xué)校綜合檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題，總結(jié)出信息服務(wù)與安全管理體系構(gòu)建的相關(guān)建議。

一、中職學(xué)校綜合檔案管理的價值

學(xué)校是各類人才的聚集地。在學(xué)校的發(fā)展中，積累了多樣化的檔案，這些檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，體現(xiàn)出學(xué)校的文化特色。可以說，檔案體現(xiàn)出學(xué)校的發(fā)展變化，反映了學(xué)校多方面的內(nèi)容，如反映教育事業(yè)的發(fā)展變遷、學(xué)生的學(xué)籍信息等。學(xué)校檔案由于具有多樣性的特點，在教學(xué)與日常中具有多方面的價值，因此有必要重視綜合檔案的信息服務(wù)工作。

學(xué)校針對綜合檔案管理要注重挖掘檔案的信息價值，以實現(xiàn)檔案的文化功能與教育功能，提升學(xué)校形象，擴展學(xué)校知名度與影響。此外，學(xué)校檔案信息服務(wù)可以更好地實現(xiàn)主動、系統(tǒng)化為各類用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還可以延緩檔案原件的受損程度，提升了檔案資料壽命，有利于檔案史料的長期流存，體現(xiàn)出檔案的多方面價值。

學(xué)校綜合檔案的信息服務(wù)工作作為檔案管理的重要內(nèi)容之一，體現(xiàn)出政治、經(jīng)濟、文化等多方面功能，在學(xué)校歷史文化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，對于傳承傳統(tǒng)文化也發(fā)揮著推動作用。

進(jìn)入21世紀(jì)以來，國內(nèi)中職學(xué)校的發(fā)展駛?cè)肓丝燔嚨?，檔案管理工作需要更好地服務(wù)于學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展，信息服務(wù)與安全管理工作是保證檔案服務(wù)效果的重要基礎(chǔ)。許多學(xué)校不斷強化檔案信息服務(wù)與安全管理，進(jìn)一步提升了檔案的利用價值。

二、中職學(xué)校綜合檔案信息服務(wù)的內(nèi)容

1.服務(wù)于咨詢查證

學(xué)校的綜合檔案管理可以為各類咨詢查證提供信息服務(wù)。檔案使用者可在管理許可范圍內(nèi)對相關(guān)的文件、票據(jù)、照片、影像資料等進(jìn)行查詢，還可以為相關(guān)人員提供有價值的憑證。咨詢查證實現(xiàn)了檔案資料的高效利用，實現(xiàn)檔案資源在特定范圍內(nèi)的共享。

2.服務(wù)于決策

學(xué)校的決策離不開檔案資料。綜合檔案信息服務(wù)可以為學(xué)校的決策提供有價值的參考資源與數(shù)據(jù)支持。檔案信息服務(wù)于學(xué)校深化教育改革，對提升學(xué)校的內(nèi)部管理水平發(fā)揮著重要作用。

3.服務(wù)于科研

當(dāng)前中職學(xué)校的檔案管理應(yīng)用了較多的現(xiàn)代化信息技術(shù)與多媒體技術(shù)。這些技術(shù)的應(yīng)用擴大了檔案資源利用范圍。檔案需求者可以方便獲取所需的檔案資料，科研與教學(xué)可以借助更多有價值的檔案資料，提升了檔案資料的服務(wù)功能。

4.服務(wù)于教學(xué)

學(xué)校的檔案信息服務(wù)對于教學(xué)可以起到促進(jìn)作用。當(dāng)前檔案管理與教學(xué)有著更加緊密的聯(lián)系。檔案信息服務(wù)作為學(xué)校的基礎(chǔ)工作，將原始資料加以分類整合，可以為學(xué)校開展教育教學(xué)研究提供支持。

三、中職學(xué)校綜合檔案信息服務(wù)存在的問題

1.學(xué)校管理者對于檔案管理缺少重視

許多學(xué)校將管理的重點放在保證教學(xué)質(zhì)量，對檔案管理缺少重視。檔案記錄了學(xué)校的辦學(xué)發(fā)展歷程，是歷史發(fā)展中形成的產(chǎn)物，各類檔案資料在短期內(nèi)不能直接產(chǎn)生效益，但是在利用時可以產(chǎn)生出無形的價值。為了保證檔案管理的工作質(zhì)量，管理制度是基礎(chǔ)，也是保證規(guī)范化服務(wù)的依據(jù)。但是，目前部分中職學(xué)校的檔案管理制度還需要加以完善，制度沒有結(jié)合新《檔案法》的要求，管理人員在服務(wù)時，需要細(xì)致化的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，否則檔案管理的規(guī)范化受到影響。部分學(xué)校管理者對于檔案的信息服務(wù)沒有正確認(rèn)識，存在急功近利的思想，沒有將檔案信息服務(wù)納入學(xué)校的日常管理，檔案管理成為學(xué)校管理附屬性內(nèi)容。由于管理層的不重視，檔案信息服務(wù)的效果受到了影響。

2.檔案管理人員信息服務(wù)意識薄弱

檔案信息服務(wù)對于推動學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮著重要作用，但是部分學(xué)校的檔案管理人員在日常管理中缺乏信息服務(wù)意識。在知識經(jīng)濟時代，人們對于知識的評價標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合了經(jīng)濟價值和社會價值。因此，檔案管理要將檔案資源化，轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力，檔案管理要加以變革，以滿足需求方的“原生動力”，滿足知識經(jīng)濟化的需要。另外，檔案服務(wù)要有針對性。在傳統(tǒng)模式下，檔案管理“重藏輕用”，檔案服務(wù)局限于“你問我答”的固有方式，檔案資源是處于被動利用狀態(tài)，檔案建設(shè)要主動提供更有價值的檔案，以保證檔案資源具有更大價值。

3.學(xué)校檔案服務(wù)模式相對落后

當(dāng)前中職學(xué)校檔案收集中主要存在資料歸納意識不強、收集種類不全面、檔案文件收集范圍不清、資料信息文件收集不規(guī)范、零散文件收集脫節(jié)等現(xiàn)象。檔案收集要想做到精準(zhǔn)，可以從增強檔案管理人員服務(wù)意識，提高其對檔案收集工作重要性的認(rèn)識，并對各分支部門兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，明確歸檔范圍，借助電子設(shè)備等現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案收集等，進(jìn)而解決檔案收集不精準(zhǔn)問題。在知識經(jīng)濟時代，人們更加注重先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。檔案服務(wù)要面向當(dāng)前知識密集型經(jīng)濟，需要實現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新，利用創(chuàng)新更好地服務(wù)于社會發(fā)展。檔案資源建設(shè)要“以用戶需求為中心”，發(fā)展方向要符合社會各界對于檔案資源存在的不同需求，實現(xiàn)服務(wù)方式的變革。檔案建設(shè)要借助技術(shù)進(jìn)一步理順檔案提供過程中不同環(huán)節(jié)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)。社會共建是要保證檔案資源的效益。檔案服務(wù)方式的變革要集中于對需求方期望的把握，改變現(xiàn)有服務(wù)方式存在的缺陷。

4.學(xué)校檔案服務(wù)理念落后

面對新時期職業(yè)教育的發(fā)展，檔案信息服務(wù)要有新模式。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)范圍狹窄，服務(wù)方式有限。在檔案服務(wù)過程中，檔案工作局限于防和守的被動狀態(tài)，擔(dān)心發(fā)生泄密，害怕資料丟失，所以采用了限制利用的式，服務(wù)采用了“守株待兔”等候式服務(wù)。檔案資源建設(shè)要重新構(gòu)建體系，檔案服務(wù)理念也要發(fā)生轉(zhuǎn)變，為社會提供更多檔案資源服務(wù)。但當(dāng)前檔案服務(wù)還存在不充分、不平衡、不協(xié)調(diào)等多方面的問題。檔案服務(wù)還局限于“你送我收、你查我供”的被動模式，服務(wù)理念缺少改變，服務(wù)不注重實現(xiàn)檔案資源的經(jīng)濟效益和社會效益。

四、中職學(xué)校完善綜合檔案信息服務(wù)的措施

1.服務(wù)模式的變革

在原有的模式下，中職學(xué)校對于檔案綜合服務(wù)缺少變革，服務(wù)一直局限于被動式，即學(xué)校管理需要什么內(nèi)容的檔案，檔案部門就要提供相應(yīng)的信息服務(wù)。面對當(dāng)前職業(yè)教育新的發(fā)展方向，學(xué)校的檔案管理擴大了服務(wù)范圍，需要面向政府機關(guān)、日常管理、教學(xué)、科研、用人單位等各類群體對于檔案服務(wù)存在差異化的需要。如果繼續(xù)沿用被動式的服務(wù)模式，難以為檔案需求者提供更有針對性的檔案資源。因此，中職學(xué)校檔案信息服務(wù)需要實現(xiàn)開發(fā)與利用的變革，檔案信息服務(wù)要提高準(zhǔn)確性和針對性，可以采用主題聚類方式，還要結(jié)合需要實現(xiàn)協(xié)同過濾、檢索具有語義標(biāo)簽等。服務(wù)模式的變革，會更加受到用戶關(guān)注。檔案信息服務(wù)要精準(zhǔn)分析用戶的各類需求，服務(wù)內(nèi)容與方式要體現(xiàn)出針對性，要轉(zhuǎn)變原有的服務(wù)理念，以更好適應(yīng)中職教育的發(fā)展。

2.平臺的建立

中職學(xué)校的檔案信息服務(wù)要構(gòu)筑智慧化的服務(wù)平臺。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案信息服務(wù)應(yīng)依托信息技術(shù)完善利用體系，使檔案信息服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)深度融合，實現(xiàn)檔案資源的可獲取、可共用。網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)平臺的建立既可以保護原件，規(guī)避保護與利用存在的矛盾，還可以為檔案利用者節(jié)省時間，又能提高服務(wù)效率，實現(xiàn)用戶的自我服務(wù)，對于提高檔案服務(wù)的效果大有裨益。檔案信息服務(wù)要應(yīng)用新技術(shù)變定時定點為即時多點，變現(xiàn)場查閱為網(wǎng)上實時查詢，實現(xiàn)大服務(wù)、大協(xié)作的“移動式”服務(wù)。

平臺架構(gòu)要保證易用性、交互性。檔案信息服務(wù)要為查檔提供有效指引，消除“以為有而卻沒有”的信息不對稱。檔案信息服務(wù)要具有完備的檢索功能，對需求者實現(xiàn)精準(zhǔn)推送，促進(jìn)檔案利用方式的變革，實現(xiàn)服務(wù)智能化、精準(zhǔn)化。學(xué)校檔案室可以發(fā)揮新技術(shù)優(yōu)勢，對于信息資源實施綜合開發(fā)，以提升利用價值。檔案資源的開發(fā)要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理，要向用戶提供在線搜索、在線查閱等服務(wù)，以提升檔案資源的利用價值。比如，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案檢索，可以提取相關(guān)信息為檔案的精準(zhǔn)檢索創(chuàng)造了條件。還要對目前掌握的檔案資源信息進(jìn)行歸類梳理，搭建服務(wù)于用戶的信息資源數(shù)據(jù)庫，并設(shè)計客戶端界面，以及實現(xiàn)查詢、檢索、評分、價值挖掘等功能，對檢索出的結(jié)果按照價值高低、資源分類、專業(yè)分類等進(jìn)行排列，從而為用戶提供快捷的檔案資料查詢服務(wù)。

3.種類的多樣

現(xiàn)階段，各類支持檔案管理的新技術(shù)、新設(shè)備層出不窮，特別是電子化、信息化技術(shù)使檔案管理變得高效、便捷，提高了檔案利用率，提升了檔案部門的綜合服務(wù)水平。檔案部門可采取與信息技術(shù)中心相互合作方式，共同開發(fā)創(chuàng)建適合本單位的檔案信息管理系統(tǒng)，簡化檔案管理的工作流程，促進(jìn)檔案的自動化管理，從而提升檔案服務(wù)水平。許多中職學(xué)校借助信息技術(shù)建立了檔案資源服務(wù)平臺，但是平臺開發(fā)后利用率不高，主要是由于平臺上的檔案資源量少，資源服務(wù)類型單一。平臺雖已開發(fā)，但是數(shù)字化檔案資源建設(shè)滯后。此外，資源的分類多是基于主題，向用戶推送的檔案服務(wù)難以滿足需求。主題式推送難以發(fā)揮檔案資源“數(shù)字化”優(yōu)勢，如數(shù)字檔案中的聲像資源，難以采用主題推送方式，難以有效滿足用戶需要。檔案需求者不能依據(jù)需要選擇有價值的內(nèi)容。當(dāng)前，檔案信息管理提供的交互服務(wù)僅面向單一用戶需求，不能保證個性化需求，需要針對用戶各類需求進(jìn)行數(shù)據(jù)化分析。檔案資源管理不能局限于簡單的整合，要發(fā)揮大數(shù)據(jù)與云計算優(yōu)勢對用戶需求加以分析。檔案信息服務(wù)要體現(xiàn)出交互性，要包括社會中不同的檔案管理部門，管理者與用戶間要實現(xiàn)交互，不同用戶間也要實現(xiàn)交互。檔案管理部門提供的交互服務(wù)要考慮到如何保證不同用戶的相對獨立，還要實現(xiàn)用戶間的相互交流，用戶間要實現(xiàn)關(guān)聯(lián)性。因此，中職學(xué)校針對檔案資源的開發(fā)與利用，要立足于提升數(shù)字檔案資源的利用價值。

4.用戶的需求

學(xué)校的檔案管理部門針對信息服務(wù)要優(yōu)化現(xiàn)有的館藏結(jié)構(gòu)，提供多樣化的信息服務(wù)。檔案資源是檔案管理基礎(chǔ)。館藏建設(shè)要體現(xiàn)職業(yè)教育的不同層面，確保門類的齊全完整，滿足不同職業(yè)、不同層次差異化的需求，形成面向市場的知識服務(wù)。檔案信息服務(wù)要注重資源的收集整理。對于典型性、代表性的重要檔案資源，可以通過征集、復(fù)制、捐贈等多種方式收集建檔。檔案部門要注重電子檔案資源庫的建設(shè)，為線上服務(wù)提供基礎(chǔ)。檔案管理要對現(xiàn)有電子檔案加以梳理，實現(xiàn)存量檔案數(shù)字化。還要推進(jìn)跨區(qū)域、跨館的資源整合，實現(xiàn)信息資源更大范圍的共享，擴大檔案資源開放的力度，及時解密相關(guān)檔案信息，以豐富供給資源。檔案中蘊含的經(jīng)濟價值，要通過開發(fā)檔案實現(xiàn)利用、盤活檔案。檔案服務(wù)要激活檔案的隱性價值，提升檔案服務(wù)的生命力。學(xué)校的檔案服務(wù)要從供給側(cè)發(fā)力，找準(zhǔn)市場定位，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。

五、構(gòu)建檔案信息資源安全管理體系

1.工作人員的安全管理

雖然檔案管理有計算機作為輔助，但是檔案管理的許多工作還需要人工來完成。與具有較強防御性的計算機保護相比，許多信息泄露事件的發(fā)生都是與檔案管理部門人員的失誤有關(guān)。檔案管理部門人員發(fā)生泄露或破壞信息有可能是無意的，一些經(jīng)驗較為豐富的管理人員也會由于疏忽而出現(xiàn)信息破壞或泄露問題，雖然只是一時粗心，工作人員也需要承擔(dān)責(zé)任。但是，也會存在有人故意泄密行為。部分工作人員會受到他人指使，利用管理職權(quán)私自拷貝，泄露檔案信息，以達(dá)到獲取經(jīng)濟利益的目的，對于此類行為要從管理體系的構(gòu)建入手加以抵制。針對管理人員工作中存在的安全隱患，需要有一系列的防控措施，以控制檔案信息發(fā)生泄露或檔案資源受到損壞現(xiàn)象的發(fā)生。學(xué)校的檔案管理部門要注重對于管理人員的教育，讓其認(rèn)識到檔案安全防護的重要性，從主觀上樹立安全管理意識。學(xué)校還要加強檔案管理的制度建設(shè)，特別是在操作檔案信息時要有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，防止內(nèi)外勾結(jié)發(fā)生泄露檔案信息問題。

2.保證物理環(huán)境的安全

檔案安全是所有檔案工作的生命線和底線。檔案部門要把檔案安全擺在工作的首要位置，既要保障實體檔案安全，又要保障數(shù)字化檔案安全，牢牢守住檔案安全底線，維護檔案安全不動搖，堅持“安全第一，預(yù)防為主”的工作方針，強化檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任，開展檔案安全風(fēng)險防控和治理，從而保障檔案安全。針對檔案信息資源的安全管理還要考慮到物理環(huán)境存在的安全漏洞。安全管理的重點是預(yù)防火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害發(fā)生的破壞。針對自然災(zāi)害的防控，需要結(jié)合實際情況采取相應(yīng)的防護策略。此外，針對當(dāng)前數(shù)字檔案的管理需要有新方法，一方面可以將數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文件備份，防止數(shù)據(jù)遺失。另一方面還要保證檔案管理系統(tǒng)的可靠性，從硬件與軟件入手建立安全可靠的管理制度。

六、結(jié)語

中職學(xué)校的檔案管理經(jīng)過不斷發(fā)展，其管理效能得到了同步提升。中職學(xué)校針對綜合檔案的信息服務(wù)需要有可行措施，以更好地服務(wù)中職學(xué)校的發(fā)展。針對檔案安全，需要切實可行的防控措施，保證檔案資源的安全。

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[3]鄭 青.中職學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)探討[J].蘭臺內(nèi)外，2019

（作者單位：1.廣西農(nóng)牧工程學(xué)校;2.廣西玉林農(nóng)業(yè)學(xué)校）

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