如何利用干部人事檔案助推人才培養(yǎng)工作

文/卜 茜

干部人事檔案是用人單位或單位的人力資源職能管理部門在員工工作、學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育培訓(xùn)、調(diào)崗晉級、科技研發(fā)、學(xué)術(shù)研究等工作期間所形成的真實記錄，反映了干部職工的政治面貌、工作業(yè)績、科研成果、個人綜合能力素質(zhì)等。是用人單位招聘錄用員工、培養(yǎng)選拔任用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案管理能為進(jìn)行人才培養(yǎng)、開發(fā)、利用，選拔任免領(lǐng)導(dǎo)干部提供真實、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息依據(jù)。本文主要探討有關(guān)干部人事檔案管理助力人才培養(yǎng)的幾個重大問題。

1 干部人事檔案及管理工作的重要性

1.1 可靠的憑證作用

干部人事檔案是記錄單位干部職工從進(jìn)入求學(xué)期間開始，到單位聘用、錄用，以及隨著時間的推進(jìn)，在工作中成長、變化情況，客觀、真實地反映了每個人在每個階段的成長過程和工作業(yè)績；具有時間上的連貫性，信息記錄上的真實性，是能夠全面、真實地提供可靠的、具有法律效力的原始憑證材料，是完整、可靠的真實歷史憑證材料。

1.2 重要的參考作用

在人才錄用、任命初期，干部人事檔案作為人才履歷的唯一證明，記錄了人才的培養(yǎng)狀況。求學(xué)時期的檔案材料使用人單位初步了解員工的能力素質(zhì)基礎(chǔ)。員工的錄用、聘任，以及每一次崗位變遷所記載的信息，向用人單位展示了員工綜合能力素質(zhì)發(fā)展變化的各種可能性和可塑性，是提拔員工、任命重要職務(wù)的重要參考依據(jù)。

1.3 珍貴的寫實史料

從某種意義上說，干部人事檔案也是黨和國家各項事業(yè)及經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展史的重要基礎(chǔ)材料，是每個人投身于中國革命、改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的寫實產(chǎn)物，為后人了解、研究當(dāng)下的社會歷史發(fā)展或撰寫紀(jì)實文學(xué)作品提供珍貴的歷史參考。干部人事檔案以它專屬的形式，忠實地記錄了社會歷史的發(fā)展，使其具有很重要的史料價值，也有很強(qiáng)的時代印跡。

1.4 協(xié)助進(jìn)行人才定位、培養(yǎng)

通過干部人事檔案提供的準(zhǔn)確信息，結(jié)合本單位人力資源管理發(fā)展需求和充足的資料，對人才的綜合能力素質(zhì)進(jìn)行評價，并根據(jù)評價結(jié)果為選人用人提供有參考價值的信息，可以更好地協(xié)助用人單位人力資源的開發(fā)、利用，促進(jìn)單位人才隊伍的建設(shè)和管理。

2 當(dāng)前干部人事檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 干部人事檔案歸檔內(nèi)容缺失

干部人事檔案材料的收集整理歸檔必須保證其全面完整、真實有效。然而依然有一些干部人事檔案材料在經(jīng)過跨地區(qū)、跨部門或者跨單位傳遞后，一些細(xì)節(jié)性的內(nèi)容會出現(xiàn)某一個時間段的斷層，應(yīng)該新增補(bǔ)進(jìn)去的內(nèi)容沒有得到及時的更新，從而導(dǎo)致了干部人事檔案材料內(nèi)容的部分缺失，用人單位在進(jìn)行評價、考核的時候也就無法全面真實地查考和反映這些人才的真實狀態(tài)，有的員工可能因此喪失了應(yīng)有的競爭優(yōu)勢，失去寶貴的晉升機(jī)會和發(fā)展平臺，影響用人單位的選拔任用人才工作。

2.2 干部人事檔案的利用價值未能充分體現(xiàn)

一般來說，干部人事檔案主要為單位進(jìn)行人才崗位調(diào)整、晉升提拔等工作提供有效幫助。對于一些干部職工來說，并沒有享受到干部人事檔案工作所帶來的便利。在職位應(yīng)聘求職過程中，沒有有效利用人事檔案，人事檔案沒有充分發(fā)揮其價值，使聘用人才的單位無法建立對人才的全方位認(rèn)識，進(jìn)而無法為其安排更為合適的工作崗位。

2.3 干部人事檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，檔案意識不高

諸多單位依然未能正確認(rèn)識到干部人事檔案工作的重要性，檔案意識不強(qiáng)、職業(yè)道德素質(zhì)較低、專業(yè)知識結(jié)構(gòu)不佳。相對于某些重點項目來說，干部人事檔案管理不能給用人單位帶來明顯的、直接的經(jīng)濟(jì)利益，所以在開展干部人事檔案管理工作時，存在投入不足、制度不完善、忽視日常管理、效率低下、質(zhì)量不高等問題，致使干部人事檔案管理工作一直處于被動落后的局面。

2.4 干部人事檔案管理手段落后

一些單位的干部人事檔案管理手段依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，沒有推行干部人事檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，依靠檔案管理人員進(jìn)行被動的干部人事檔案材料的收集、整理、審核、歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞等大量簡單的、重復(fù)性工作，效率低下。特別是一些大型國有企業(yè)在職員工數(shù)量龐大，管理手段落后，干部人事檔案利用率低，工作成效不高。

3 利用干部人事檔案促進(jìn)人才培養(yǎng)工作的措施

3.1 完善干部人事檔案管理制度，為人才培養(yǎng)提供保障

中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案管理條例》，為干部人事檔案管理提出了指導(dǎo)性、政策性意見，為全國干部人事檔案管理工作提供了可遵循的管理規(guī)范，為干部人事檔案管理工作中普遍存在的突出問題指出了解決的方向，為人才的選拔、任用提供了一個公平、公正的平臺。按照《條例》相關(guān)規(guī)定和要求，單位在開展干部人事檔案管理工作時，應(yīng)嚴(yán)格遵循相應(yīng)原則，并根據(jù)用人單位的實際情況，結(jié)合當(dāng)下社會發(fā)展的需求，不斷完善、規(guī)范用人單位的干部人事檔案管理制度，積極主動收集原始材料，認(rèn)真對檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行審核整理，加強(qiáng)對干部人事檔案的分類管理、查詢利用，做到工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，不斷提升干部人事檔案工作質(zhì)量，保證干部人事檔案信息的全面完整、真實有效，為員工未來的職業(yè)發(fā)展、單位的人力資源建設(shè)和開發(fā)提供有力的基礎(chǔ)保障。

3.2 充分發(fā)揮干部人事檔案的利用價值，為人才培養(yǎng)搭建平臺

干部人事檔案記錄的是員工自身各類信息的總和，對用人單位的人才開發(fā)與培養(yǎng)發(fā)揮著不可或缺的作用。干部人事檔案只有被充分利用，才能真正實現(xiàn)其價值。只有全面掌握干部人事檔案中所反映的信息數(shù)據(jù)，才能確保干部人事檔案信息得到全方位的運(yùn)用，為員工搭建更好的發(fā)展平臺、施展才華的舞臺，充分發(fā)揮員工的個人能力。

3.3 推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，提升管理效率

“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提出，對各項檔案管理工作要逐步開展檔案資料的信息化、數(shù)字化建設(shè)，干部人事檔案也不例外。根據(jù)《條例》相關(guān)規(guī)定，干部人事檔案材料的存檔分為正本和副本兩個部分，干部人事檔案正本是由真實地、全面地反映人才情況的最原始材料構(gòu)成的檔案，檔案材料的內(nèi)容包含個人信息、求學(xué)經(jīng)歷、績效考核、黨團(tuán)類材料、表彰處分材料等十個方面的內(nèi)容。而干部人事檔案副本是正本的影印復(fù)制件，在以前的傳統(tǒng)人事檔案管理中，一般是通過復(fù)印的方式來進(jìn)行副本的管理。在信息化、數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，干部人事檔案正本、副本均可采用信息化、電子化管理手段，利用掃描技術(shù)將人事檔案紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化成更方便直觀的數(shù)字圖像和數(shù)字文本，能極大地方便干部人事檔案的查閱和利用工作，減輕了干部人事檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時豐富了干部人事檔案材料存檔及利用的形式，使干部人事檔案材料更加豐富、形象、立體，進(jìn)一步提高了干部人事檔案的利用效率和效果，從而提升其保存利用價值。

3.4 不斷提升干部人事檔案管理者的綜合能力素質(zhì)，創(chuàng)新開展干部人事檔案管理工作

要實現(xiàn)干部人事檔案管理工作的高質(zhì)量高水平發(fā)展，就應(yīng)持續(xù)提升干部人事檔案管理人員的綜合能力素質(zhì)、更新其專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，促其積極探索創(chuàng)新，努力實現(xiàn)干部人事檔案工作的新突破。應(yīng)注重干部人事檔案管理人員綜合能力素質(zhì)的培養(yǎng)和持續(xù)提升，強(qiáng)化檔案管理工作的職業(yè)道德素養(yǎng)。應(yīng)重視和加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)力度，與時俱進(jìn)，通過檔案專業(yè)性培訓(xùn)、不定期的檔案管理講座等，不斷提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、工作作風(fēng)，建設(shè)一支綜合能力和素質(zhì)強(qiáng)的干部人事檔案管理人才隊伍。

全面提升、優(yōu)化干部人事檔案管理手段，促進(jìn)人力資源管理科學(xué)化、合理化開發(fā)和人才培養(yǎng)，是為用人單位組建高素質(zhì)高水平人才隊伍的重要基礎(chǔ)。應(yīng)結(jié)合用人單位的實際需要，不斷完善干部人事檔案管理體制和規(guī)范，健全工作制度，細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新工作方式，加快推進(jìn)干部人事管理信息化，持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，全面提升干部人事檔案管理工作水平，更好地為人才培養(yǎng)提供檔案服務(wù)。