大數(shù)據(jù)環(huán)境下干部人事檔案資源管理與利用的思考

文/侯 杰

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著檔案管理理念的革新和新技術(shù)的應(yīng)用，干部人事檔案管理工作也呈現(xiàn)新的發(fā)展趨勢，面臨諸多新的挑戰(zhàn)。如新生的理論觀念、增多的數(shù)據(jù)資源、變換的服務(wù)方式等，這些變化都需要干部人事檔案部門對大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作重新進(jìn)行認(rèn)識(shí)和分析。干部人事檔案管理部門應(yīng)準(zhǔn)確把握大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，進(jìn)一步把握大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的改變、存在的突出問題及優(yōu)化措施，促進(jìn)干部人事管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境對干部人事檔案資源管理與利用的影響

1.1 推動(dòng)管理理念轉(zhuǎn)變

長期以來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案資源處于封閉管理狀態(tài)，未能完全擺脫“管控為先”的檔案管理理念，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨給干部人事檔案管理理念帶來了從“管控”向“服務(wù)”的價(jià)值取向轉(zhuǎn)型。其體現(xiàn)：一是能夠促進(jìn)傳統(tǒng)干部人事檔案管理的“靜態(tài)思維”向“動(dòng)態(tài)思維”轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)體量急速增加、快速迭代，傳統(tǒng)檔案管理的“長周期”正大幅縮小，更加注重?cái)?shù)據(jù)庫的動(dòng)態(tài)更新和實(shí)時(shí)完善。這給干部人事檔案資源管理與利用提供了現(xiàn)實(shí)借鑒，即干部人事檔案管理部門應(yīng)在保證檔案真實(shí)性、完整性的基礎(chǔ)上，更注重碎片化檔案資源的收集，定期或不定期收集工作人員的工作業(yè)績、實(shí)踐活動(dòng)與政治思想等方面的資料，不斷增強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)建設(shè)程度，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下人事檔案管理創(chuàng)新工作的新要求。二是促進(jìn)干部人事檔案管理的“完整性優(yōu)先”向“全面性”轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)環(huán)境下對數(shù)據(jù)的收集和處理方式都發(fā)生巨大變革，更注重跨行業(yè)、跨領(lǐng)域的數(shù)據(jù)整合，所有數(shù)據(jù)都被認(rèn)為是具有潛在價(jià)值的信息資源。在此環(huán)境下，干部人事檔案管理也應(yīng)打破常態(tài)下的“重此輕彼”現(xiàn)象，更注重檔案資源來源和需求的多元化。三是促進(jìn)管理思維的多元化。大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)類型更加豐富，囊括了現(xiàn)有技術(shù)條件能實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)載體而不是單一的文本化數(shù)據(jù)，促進(jìn)干部人事檔案資源管理與利用從原有簡單的紙質(zhì)或文本數(shù)據(jù)發(fā)展為音頻、視頻、圖片等多種載體相結(jié)合的多媒體信息資源管理，為干部人事檔案服務(wù)與利用層次的提高打下良好基礎(chǔ)。

1.2 推動(dòng)管理技術(shù)革新

技術(shù)革新是大數(shù)據(jù)環(huán)境下推動(dòng)干部人事檔案資源管理與利用創(chuàng)新發(fā)展的重要內(nèi)容和關(guān)鍵所在。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，無論是海量數(shù)據(jù)的收集、歸檔和管理，或是檔案信息資源的個(gè)性化利用，都給檔案管理部門的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)應(yīng)用提出更高要求，也為干部人事檔案信息化建設(shè)提供了現(xiàn)實(shí)條件。一是大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展打破了傳統(tǒng)干部人事檔案以紙質(zhì)為主的靜態(tài)管理弊端，從傳統(tǒng)手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?。隨著軟硬件設(shè)施的不斷完善，檔案管理信息系統(tǒng)、自動(dòng)歸檔以及云存儲(chǔ)的應(yīng)用愈加普及，不僅提高了干部人事檔案管理的精度，也借助網(wǎng)絡(luò)化傳輸和數(shù)字化存儲(chǔ)大大提高了管理效率。未來隨著人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的推廣與應(yīng)用，其與干部人事檔案管理的融合也會(huì)帶來新的管理模式的改變。二是數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展給數(shù)字化人事檔案資源建設(shè)帶來新的思路。干部人事檔案數(shù)據(jù)來源更加廣泛。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)來源突破了原有的內(nèi)部產(chǎn)生、收集與管理的格局，職工在日常工作中產(chǎn)生的過程性數(shù)據(jù)也成為重要的數(shù)據(jù)來源之一。而隨著人們信息獲取與傳輸習(xí)慣的改變，人事檔案在填寫、申報(bào)、歸檔上也更加依賴線上操作。數(shù)據(jù)內(nèi)容更加豐富，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)量明顯增大，隨著收集數(shù)據(jù)種類的不斷增多，這一趨勢將愈加明顯。檔案數(shù)據(jù)類型也在不斷增多，不僅包括傳統(tǒng)意義上的成套檔案，過程性信息也逐漸成為檔案保管的對象。數(shù)據(jù)價(jià)值密度降低。大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于數(shù)據(jù)類型和規(guī)模的急速增長，很多檔案長期以來無人利用，整體信息資源的價(jià)值密度逐漸降低。

1.3 推動(dòng)管理服務(wù)創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)環(huán)境下可推動(dòng)干部人事檔案服務(wù)創(chuàng)新。一是促進(jìn)資源建設(shè)。利用多渠道、多主體的檔案資源收集與自動(dòng)歸檔技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案智能收集、檢索與查閱，推進(jìn)檔案資源建設(shè)。二是拓展服務(wù)空間。利用信息技術(shù)一方面能夠在線下提供自助服務(wù)終端，線上也能夠集成各項(xiàng)功能提供統(tǒng)一的服務(wù)端口，打破傳統(tǒng)干部人事檔案服務(wù)的時(shí)空界限。三是擴(kuò)大服務(wù)渠道。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，干部人事檔案業(yè)務(wù)管理與利用服務(wù)能夠更好地整合，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的線上服務(wù)，提高服務(wù)效率，方便用戶利用檔案。四是加強(qiáng)服務(wù)反饋與優(yōu)化。傳統(tǒng)干部人事檔案服務(wù)機(jī)制多是自上而下的單向信息傳遞，對用戶行為數(shù)據(jù)和使用評價(jià)的采集較少。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，管理方與用戶的交互更為密切，能根據(jù)用戶利用檔案的需求和特點(diǎn)，不斷優(yōu)化檔案服務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下干部人事檔案資源管理與利用存在的突出問題

2.1 管理制度層面有不足

一是尚未建立現(xiàn)代化的干部人事檔案管理制度。傳統(tǒng)干部人事檔案管理與利用側(cè)重“管控”而忽略“服務(wù)”，這在管理制度上體現(xiàn)得尤為明顯。特別是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，以“管控”為導(dǎo)向的總體制度框架體系仍是主流，在一定程度上保證了干部人事檔案管理的規(guī)范性，但也與多元化的干部人事檔案利用需求產(chǎn)生矛盾，如流動(dòng)人員的“棄檔”現(xiàn)象和“重復(fù)建檔”，都體現(xiàn)了制度的僵化與陳舊。這也提醒管理部門應(yīng)積極構(gòu)建以“服務(wù)”為導(dǎo)向的制度框架體系，適應(yīng)數(shù)字化管理趨勢和日趨多元化的檔案利用需求。

二是數(shù)字化管理制度建設(shè)滯后。目前，數(shù)字化管理已成為干部人事檔案管理的重要趨勢，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案收集歸檔方面都采用了“紙質(zhì)加電子”的“雙軌制”管理模式。但從具體的制度建設(shè)上看，與大數(shù)據(jù)管理、數(shù)字化管理相關(guān)的制度多側(cè)重于籠統(tǒng)的原則性規(guī)定，多是沿用上級(jí)部門的管理規(guī)定，未根據(jù)本單位干部人事檔案特征進(jìn)行明確的具體要求和細(xì)化規(guī)定，導(dǎo)致干部人事檔案在流轉(zhuǎn)過程中各環(huán)節(jié)的自由裁量權(quán)較大，隨意性操作屢禁不止，不利于干部人事檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 信息化建設(shè)層面有遲緩

一是基礎(chǔ)設(shè)施硬件建設(shè)較為滯后。大數(shù)據(jù)理念以及相應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用需要基礎(chǔ)硬件的支撐，最基礎(chǔ)的如計(jì)算機(jī)設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等，而隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的應(yīng)用，對硬件設(shè)施的要求也進(jìn)一步擴(kuò)大。如檔案實(shí)時(shí)服務(wù)就要求高速網(wǎng)絡(luò)帶寬，大批量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理需要有高性能的服務(wù)器與CPU來提供強(qiáng)大的運(yùn)算存儲(chǔ)能力，包括維護(hù)方面的投入也是持續(xù)性的。同時(shí)，由于存儲(chǔ)需求的迅速增長，在庫房、機(jī)房管理方面的要求也有所提高，這些都需要在前期進(jìn)行大量投入。與這些需要相比，投入不足，影響工作推進(jìn)。

二是軟件系統(tǒng)有所欠缺。軟件系統(tǒng)對提高干部人事檔案管理與利用效率、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式有重要作用。近年來，隨著我國移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展，各類信息管理系統(tǒng)產(chǎn)品的開發(fā)空前繁榮，但專門針對干部人事檔案管理的系統(tǒng)還較少。特別是對機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，限于單位性質(zhì)和相關(guān)管理制度限制，無法完全與民營企業(yè)一樣采用外包和代管的形式，因此對于軟件的開發(fā)很大程度上取決于管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。在實(shí)際的管理中，經(jīng)常出現(xiàn)軟硬件不兼容的情況，影響檔案管理信息化的推進(jìn)。

2.3 隊(duì)伍建設(shè)層面有欠缺

一是干部人事檔案管理人員的大數(shù)據(jù)管理意識(shí)不強(qiáng)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門人員流動(dòng)較少，平均年齡較大，部分管理人員還習(xí)慣于紙質(zhì)檔案管理模式，認(rèn)為大數(shù)據(jù)管理只是數(shù)字化管理的一種模式，是紙質(zhì)檔案和電子檔案的不同，而沒有認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)管理的核心理念；即數(shù)據(jù)是有價(jià)值的信息資源。這也導(dǎo)致大數(shù)據(jù)并沒有在干部人事檔案資源管理與利用中充分發(fā)揮價(jià)值，無論是制度建設(shè)和信息化建設(shè)，其功效限制在“管控”層面，而沒有拓展到服務(wù)與利用層面。

二是干部人事檔案管理人員管理技能欠缺。大數(shù)據(jù)環(huán)境下干部人事檔案的功能得以拓展，其服務(wù)創(chuàng)新更多考慮用戶需求，通過特定的服務(wù)平臺(tái)，用戶能在動(dòng)態(tài)且可視化程度的界面中實(shí)現(xiàn)多種干部人事檔案的利用需求，這就對管理人員的信息素養(yǎng)和專業(yè)技能提出更高要求。一些工人員缺乏專業(yè)技能，不能熟練掌握現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)操作技能，不能將這些技術(shù)所帶來的巨大便利轉(zhuǎn)化為工作中的現(xiàn)實(shí)成果，影響了管理效率的提升。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下干部人事檔案資源管理與利用的策略

3.1 理順干部人事檔案管理制度

一是加強(qiáng)總體性的制度設(shè)計(jì)。應(yīng)在堅(jiān)持有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的“管控”原則基礎(chǔ)上，重點(diǎn)補(bǔ)充以“服務(wù)”為導(dǎo)向的干部人事檔案管理新制度。在框架設(shè)計(jì)上應(yīng)逐步轉(zhuǎn)化成為對業(yè)務(wù)相對人的發(fā)展與流動(dòng)提供相應(yīng)的信息、信用證明和服務(wù)。同時(shí)，制度設(shè)計(jì)應(yīng)更加注重服務(wù)干部人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展需要，充分滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源優(yōu)化配置的多樣化需求，努力提高干部人事檔管理發(fā)展的境界和水平。

二是完善日常管理制度。應(yīng)在總體框架下進(jìn)一步細(xì)化干部人事檔案數(shù)字化管理的歸檔、鑒別、轉(zhuǎn)換、保管、分析、利用等環(huán)節(jié)的分類管理制度，加強(qiáng)各個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理與監(jiān)控。同時(shí)，結(jié)合大數(shù)據(jù)信息化、開放化的特點(diǎn)，依據(jù)本單位干部人事檔案的特征，構(gòu)建電子文件在線歸檔和電子檔案管理的安全防范體系，加強(qiáng)對各類系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、配套硬件設(shè)施、人員權(quán)限等方面的管理，保證檔案安全。

三是完善績效考核制度。應(yīng)將原有的“粗放型”考核方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤熬?xì)型”考核方式，運(yùn)用數(shù)據(jù)思維進(jìn)一步明確和細(xì)化各環(huán)節(jié)的責(zé)任，采用目標(biāo)考核的方式，將定性評價(jià)與定量評價(jià)相結(jié)合，以便通過制度約束和量化考核的方式，規(guī)范干部人事檔案數(shù)字化管理人員的管理行為，保證干部人事檔案數(shù)字化管理制度的有序?qū)嵤┖土夹赃\(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2 完善檔案信息化建設(shè)

一是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為合理配置資源，提高工作效率，干部人事檔案管理部門應(yīng)做好短期和長期規(guī)劃，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢和工作需要，合理采購設(shè)備，為干部人事檔案數(shù)字化管理的順利實(shí)施創(chuàng)造良好的條件。同時(shí)，硬件設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)還有賴于日常的管理與維護(hù)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)安排專職人員對硬件設(shè)備和辦公場所進(jìn)行設(shè)備維護(hù)和日常管理，最大限度地延長干部人事檔案數(shù)字化管理設(shè)施設(shè)備的有效使用壽命，避免干部人事檔案數(shù)字化管理設(shè)備和設(shè)施的浪費(fèi)。

二是加強(qiáng)軟件系統(tǒng)開發(fā)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下干部人事檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)滿足內(nèi)部業(yè)務(wù)融合的基本要求，形成系統(tǒng)優(yōu)化、功能完善、以用戶為中心的、多種形式的檔案信息管理模式。在平臺(tái)框架方面，選取Bootstrap框架（為實(shí)現(xiàn)快速開發(fā)Web應(yīng)用程序而設(shè)計(jì)的前端工具包）作為平臺(tái)前端架構(gòu)方案并基于Web四層架構(gòu)模型來實(shí)現(xiàn)。四層架構(gòu)包括網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用服務(wù)層和用戶層。在功能模塊方面。服務(wù)方式上應(yīng)集成各個(gè)服務(wù)渠道，包括基于PC端內(nèi)部信息門戶的服務(wù)端口、基于線下服務(wù)窗口的服務(wù)終端和公共查詢平臺(tái)。此外，還應(yīng)基于大數(shù)據(jù)環(huán)境特征對后臺(tái)管理模塊和功能模塊進(jìn)行針對性的設(shè)計(jì)。在數(shù)據(jù)收集方面，應(yīng)采用適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的Agent等自動(dòng)數(shù)據(jù)抓取技術(shù)，采用開放的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)，開發(fā)接口模塊自動(dòng)采集和接收系統(tǒng)，推送待歸檔數(shù)據(jù)。

3.3 建立高效管理團(tuán)隊(duì)

一是樹立以“服務(wù)”為導(dǎo)向的管理理念。根據(jù)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的具體情況進(jìn)行前期規(guī)劃分析，將紙張、人工、庫房管理、空間管理等工作內(nèi)容進(jìn)行合理規(guī)劃，提高人員工作協(xié)調(diào)效率。在具體的業(yè)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)各領(lǐng)域的技術(shù)特征，建立并實(shí)行自下而上的管理流程優(yōu)化機(jī)制，周期性地對應(yīng)用效果以及衍生的危機(jī)事件進(jìn)行綜合評估，保證干部人事檔案管理的持續(xù)、穩(wěn)定推進(jìn)。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對干部人事檔案信息的開發(fā)和利用，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)內(nèi)容分析，挖掘人事檔案多元價(jià)值。

二是進(jìn)一步優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。一方面做好人才引進(jìn)工作，保證人力資源的充分利用。另一方面制定流失人才補(bǔ)償機(jī)制，針對本單位近年來的流動(dòng)情況做好數(shù)據(jù)分析，按流失的傾向性大小，分為高流失傾向人群、中等流失傾向人群、低流失傾向人群和潛在流失傾向人群。對每個(gè)群體流失的主客觀原因進(jìn)行分析并提出個(gè)性化的解決方案，以降低人才流失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化管理人員的綜合技能培訓(xùn)，不斷豐富和完善人事檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、理論儲(chǔ)備，提高實(shí)際操作能力。