高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全性研究

文/王 梅

根據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)，2022屆高校畢業(yè)生規(guī)模預(yù)計(jì)達(dá)到1076萬人，較2021年增加167萬人。畢業(yè)生人數(shù)首次突破千萬大關(guān)，規(guī)模和數(shù)量創(chuàng)歷史新高，對檔案轉(zhuǎn)遞工作也提出了新的更高的要求。根據(jù)規(guī)定，高校每年將在畢業(yè)前夕完成檔案轉(zhuǎn)遞工作，高校畢業(yè)生檔案按生源地及工作地，存放于縣級以上人社部門所屬公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以及經(jīng)省級人力資源和社會(huì)保障部門授權(quán)管理流動(dòng)人員人事檔案的機(jī)構(gòu)，由其保管非公單位就業(yè)和離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案。在機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位就業(yè)的畢業(yè)生，檔案由其人事部門保管。暫未找到就業(yè)單位的，可申請由高校免費(fèi)保管，時(shí)間為兩年，兩年內(nèi)找到工作的，均可由保管學(xué)校開具報(bào)到證。嚴(yán)禁個(gè)人保管自己的檔案。在具體轉(zhuǎn)遞過程中，高校畢業(yè)生檔案安全性一直備受用人單位和學(xué)生的廣泛關(guān)注。檔案轉(zhuǎn)遞是否安全、及時(shí)、準(zhǔn)確，不僅會(huì)影響高校畢業(yè)生的就業(yè)，甚至還會(huì)制約人才的流動(dòng)和資源共享。因此，要高度重視高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中影響安全的問題，提前做好應(yīng)急預(yù)案和各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全、及時(shí)。

1 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞特點(diǎn)

根據(jù)“人隨檔走”的原則，高校應(yīng)根據(jù)畢業(yè)生的去向決定其檔案轉(zhuǎn)遞的具體存放位置。隨著畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式、轉(zhuǎn)遞要求和轉(zhuǎn)遞內(nèi)容的變化，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：

1.1 轉(zhuǎn)遞時(shí)間集中化

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞主要集中于7月份，雖然有些畢業(yè)生選擇將檔案繼續(xù)暫存于高校內(nèi)，但大部分高校畢業(yè)生因就業(yè)或因方便使用需要將檔案轉(zhuǎn)遞至專門機(jī)構(gòu)或場所。因此，高校必須在轉(zhuǎn)遞前完成畢業(yè)生檔案的提檔、資料接收、檔案袋密封、寄送信息審核等相關(guān)工作。時(shí)間緊，任務(wù)重，給檔案安全轉(zhuǎn)遞帶來巨大挑戰(zhàn)。

1.2 轉(zhuǎn)遞方式多元化

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式也是隨著國家的相關(guān)規(guī)定變化而變化。2015年前，明確要求高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞要么選擇機(jī)要交通，要么采取專人取送，絕大部分都采取機(jī)要通信方式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，學(xué)校、機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞工作繁忙。2015年6月開始，國家郵政局、教育部、人社局聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項(xiàng)的通知》，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞可采用“郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞”形式轉(zhuǎn)遞，對涉密高校、涉密專業(yè)和到涉密單位就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，要求繼續(xù)以“郵政機(jī)要通信或派專人轉(zhuǎn)遞”。自此，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞為以EMS轉(zhuǎn)遞為主，其他轉(zhuǎn)遞為輔的多元轉(zhuǎn)遞模式。

1.3 轉(zhuǎn)遞去向多樣化

隨著高校畢業(yè)生數(shù)量和規(guī)模的不斷增加，國家也積極推動(dòng)靈活就業(yè)模式。2020年，國務(wù)院專門出臺(tái)《關(guān)于支持多渠道靈活就業(yè)的意見》，就業(yè)領(lǐng)域更加多樣，就業(yè)方式更加靈活，就業(yè)時(shí)間更加寬泛。與之相對應(yīng)，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向就呈現(xiàn)出更加多樣化的特點(diǎn)。在國家機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位就業(yè)，且有編制的，將檔案直接郵寄其人事部門；沒有編制的非公人員檔案，則將檔案郵寄至用人單位委托的專業(yè)人事代理機(jī)構(gòu)；就業(yè)于民營企業(yè)或私營企業(yè)的，檔案則郵寄回原籍所在縣級及以上人社部門下屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，或者就業(yè)單位所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)妥善保管；暫未就業(yè)的，可暫存于高校；自主創(chuàng)業(yè)或暫未就業(yè)的，也可選擇將其人事檔案托管至原籍人才服務(wù)機(jī)構(gòu)；選擇留學(xué)或暫存于高校（最長時(shí)間為2年）超過暫存期限的，由學(xué)生本人提出轉(zhuǎn)遞或由具有檔案接收權(quán)限的單位、機(jī)構(gòu)來函調(diào)檔。

1.4 轉(zhuǎn)遞資料多樣化

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞并非簡單的郵寄、轉(zhuǎn)交學(xué)生檔案，在此之前還需要做好畢業(yè)生檔案的歸檔工作。本科生、碩士生、博士生檔案材料不盡相同。其中，主要是錄取通知書、學(xué)生成績單、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證、學(xué)位授予材料、在校期間的獎(jiǎng)懲資料、取得的各類資格證登記資料、個(gè)人體檢材料，以及黨員發(fā)展材料，等等。畢業(yè)人數(shù)多，每人情況不同，材料不同，這就需要大量時(shí)間和人力對檔案材料進(jìn)行核查，以保證檔案材料的完整性。

1.5 轉(zhuǎn)遞流程可追溯

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息化技術(shù)含量越來越高，使轉(zhuǎn)遞流程及結(jié)果可實(shí)時(shí)追溯，為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞提供可靠技術(shù)保障。每一次檔案轉(zhuǎn)遞，都可一鍵導(dǎo)入畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息，轉(zhuǎn)遞地域、行業(yè)、時(shí)間等信息快速統(tǒng)計(jì)，形成檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)信息，提高檔案轉(zhuǎn)遞效率。將EMS郵寄單號與檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)共享，能夠?qū)崟r(shí)跟蹤畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息。作為高校畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞主體，可實(shí)時(shí)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞流程，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，提前告知接收單位檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間等信息，使檔案接收單位或部門把握接收時(shí)間節(jié)點(diǎn)。由于檔案轉(zhuǎn)遞軌跡可追溯、可查詢，減少了因檔案快遞環(huán)節(jié)引發(fā)的矛盾糾紛。

2 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全問題

高校畢業(yè)生檔案記錄了學(xué)生的成長經(jīng)歷，以及高校的培養(yǎng)過程，是用人單位考察、了解人才，以及后期提拔、晉升的重要依據(jù)。但由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞量大、轉(zhuǎn)遞時(shí)間集中、轉(zhuǎn)遞流動(dòng)性強(qiáng)、轉(zhuǎn)遞去向廣泛等等，影響了檔案轉(zhuǎn)遞中的安全性和可靠性。高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞中存在的安全問題主要表現(xiàn)如下：

2.1 轉(zhuǎn)遞方式“多元”存隱患

安全，是高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞必須堅(jiān)守的底線，在轉(zhuǎn)遞過程中任何閃失都會(huì)給畢業(yè)生就業(yè)和成長、發(fā)展帶來不良影響。但從發(fā)生的檔案轉(zhuǎn)遞安全問題來看，除了機(jī)要通信轉(zhuǎn)遞具有較強(qiáng)的安全性外，因特快專遞郵寄而導(dǎo)致的檔案安全問題時(shí)有發(fā)生。還有畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至原籍后，學(xué)生未在指定時(shí)間內(nèi)報(bào)道，也未確認(rèn)檔案是否郵寄到。極易造成不知檔案“所蹤”或不知在何環(huán)節(jié)，久而久之，發(fā)生的安全問題無法挽回。

2.2 轉(zhuǎn)遞資料多樣缺規(guī)范

高校畢業(yè)生檔案大多只經(jīng)簡單的收集、歸檔，并未按人事檔案管理要求進(jìn)行系統(tǒng)的整理、編目，同時(shí)各個(gè)高校對材料的收集要求又不盡相同，材料內(nèi)容多樣化。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，由于沒有詳細(xì)的目錄清單，收檔單位也很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料是否缺少或不規(guī)范，常常難以及時(shí)解決。時(shí)有印章不全、裝錯(cuò)材料等情況，給用人單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收工作帶來不便。

2.3 轉(zhuǎn)遞回執(zhí)作用有缺失

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通常參照干部檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)定和要求，需要有轉(zhuǎn)遞通知單，并要求收檔單位核對無誤后，在轉(zhuǎn)遞回執(zhí)簽名蓋章；完成轉(zhuǎn)遞后，逾期未退回者，發(fā)檔單位應(yīng)予以催問，防止丟失。高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，一般都附有“回執(zhí)”或“檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，但在實(shí)際轉(zhuǎn)遞過程中，收檔單位未及時(shí)將回執(zhí)退回高?；蛘卟挥柰嘶?。高校對檔案轉(zhuǎn)遞結(jié)果不清楚，發(fā)生檔案丟失安全問題也未能及時(shí)追查。部分收檔單位退回回執(zhí)單或通知單，但回執(zhí)欄目填寫不完整，或未填寫，同樣易造成發(fā)生安全問題無法查證。

2.4 轉(zhuǎn)遞過程管理現(xiàn)失控

近年來，隨著高校畢業(yè)生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，重就業(yè)輕檔案轉(zhuǎn)遞的現(xiàn)象不同程度存在，轉(zhuǎn)遞過程中的管理存在失控現(xiàn)象。高校按照之前畢業(yè)生提供的就業(yè)單位或人才機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，在就業(yè)發(fā)生變化，或因?yàn)樯龑W(xué)及其他原因未報(bào)道的，未及時(shí)與學(xué)校溝通，出現(xiàn)人檔分離。例如，一些用人單位通過考試擇優(yōu)錄取畢業(yè)生，發(fā)出調(diào)檔函，本人卻不知檔案所蹤，最終未被聘用或錄用，以致影響個(gè)人發(fā)展。

3 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全問題原因

3.1 安全意識(shí)不強(qiáng)

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞量大、轉(zhuǎn)遞時(shí)間較為集中，但從事檔案轉(zhuǎn)遞工作部門及人員的安全意識(shí)不強(qiáng)，對檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)安全規(guī)定和要求落實(shí)不到位。例如，未按照教育部27號文件，專門設(shè)置學(xué)生檔案機(jī)構(gòu)，配備的專職檔案人員力量薄弱。轉(zhuǎn)遞檔案前，未重視畢業(yè)生檔案歸檔、整理、裝檔、編目和封裝等，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案資料不夠規(guī)范、完整，個(gè)別出現(xiàn)裝錯(cuò)情況。每年檔案轉(zhuǎn)遞前，未有效組織具體從業(yè)人員安全培訓(xùn)及核查，對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)不足、防范措施跟不上。

3.2 轉(zhuǎn)遞信息不準(zhǔn)

由于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫不準(zhǔn)確、不規(guī)范而導(dǎo)致學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不到位、不及時(shí)，埋下諸多安全隱患和問題。例如，接收單位填寫不規(guī)范，收件單位使用簡稱，郵寄至多校區(qū)的未標(biāo)明具體校區(qū)，或者快遞至有分址單位而未明確具體地點(diǎn)。填寫接收單位不具有畢業(yè)生檔案接收權(quán)限，一旦發(fā)生退檔，高校檔案快遞部門還需要再次聯(lián)系畢業(yè)生進(jìn)行二次轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞不成功的，便會(huì)長時(shí)間滯留學(xué)校，出現(xiàn)人檔分離，時(shí)間久了就會(huì)容易造成檔案丟失。此外，轉(zhuǎn)遞檔案信息查詢服務(wù)不及時(shí)，EMS終端投遞人員變動(dòng)大，快件滯留代收點(diǎn)等情況時(shí)有發(fā)生，甚至未見回執(zhí)默認(rèn)送達(dá)。

3.3 留滯檔案處理不及時(shí)

高校畢業(yè)生檔案因轉(zhuǎn)遞信息填寫錯(cuò)誤而被退回高校，以及超過2年自主擇業(yè)期繼續(xù)保留檔案在學(xué)校而未聯(lián)系學(xué)校進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，都屬于留滯檔案，此類問題處理不及時(shí)極易造成檔案安全問題。目前，高校也缺少留滯檔案處理的專門辦法和措施，要么坐等畢業(yè)生聯(lián)系學(xué)校，要么等待用人單位來函調(diào)檔。隨著高校畢業(yè)留滯檔案的增加，不僅占用了寶貴的高校檔案館公共空間資源，也降低了檔案轉(zhuǎn)遞效率，限制了高校畢業(yè)生檔案的查詢和利用。

4 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全保障措施

4.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)

要切實(shí)增強(qiáng)高校師生的檔案意識(shí)，尤其是畢業(yè)生檔案，通過各種途徑引導(dǎo)和鼓勵(lì)師生參與到檔案轉(zhuǎn)遞工作。首先是加強(qiáng)檔案宣傳。既要在平時(shí)做好檔案宣傳，也要在臨近畢業(yè)學(xué)年有重點(diǎn)的加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，通過校園網(wǎng)站、官方微信、微博平臺(tái)，以及班級QQ群等，加強(qiáng)畢業(yè)生檔案相關(guān)知識(shí)及注意事項(xiàng)的宣傳，潛移默化地影響和引導(dǎo)師生正確認(rèn)識(shí)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的重要性。其次是把握宣傳重點(diǎn)。在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，重點(diǎn)就檔案轉(zhuǎn)遞的途徑、方法、要求等進(jìn)行宣傳教育，讓師生了解檔案的重要性、檔案轉(zhuǎn)遞流程，按照要求提供檔案準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)遞信息，時(shí)刻關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞去向，監(jiān)督高校檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，從而形成檔案轉(zhuǎn)遞工作合力，防止出現(xiàn)“死檔”、留滯檔案等，確保檔案安全。

4.2 規(guī)范檔案整理

把檔案安全關(guān)口前移，一是檔案管理人員要注重日常管理，按照人事檔案管理有關(guān)要求，及時(shí)收集檔案材料、整理、編目，把工作做在平時(shí)，每一案卷內(nèi)既有統(tǒng)一編號，又有詳細(xì)案卷目錄；二是加強(qiáng)材料內(nèi)容的甄別，核對印章是否齊全，材料前后是否連續(xù)，無錯(cuò)裝、漏裝。檔案翔實(shí)規(guī)范，也為接收單位提供了準(zhǔn)確檔案信息。

4.3 嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞手續(xù)

要嚴(yán)格遵守高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞程序和要求，始終把安全放在第一位。在轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案前，履行必要的檢查程序，確保高校畢業(yè)生檔案的完整性。

在轉(zhuǎn)遞過程中，要認(rèn)真填寫回執(zhí)單或轉(zhuǎn)遞通知單，詳細(xì)寫清楚轉(zhuǎn)遞檔案卷數(shù)、分?jǐn)?shù)，以及頁數(shù)，確保通知單中所填的信息內(nèi)容與轉(zhuǎn)遞的畢業(yè)生檔案實(shí)際內(nèi)容完全一致。嚴(yán)格封包，包口封條處加蓋密封印戳。規(guī)范填寫郵寄單，保存記錄備查。

轉(zhuǎn)遞后，要做好“回執(zhí)單”的接收整理，轉(zhuǎn)遞完成收到接收單位的“回執(zhí)”，應(yīng)逐件附于對應(yīng)的“檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根”之后，存檔備查。重點(diǎn)關(guān)注退回檔案，要檢查其是否與原樣保持一致，是否有拆封等情形。逾期一個(gè)月未收到轉(zhuǎn)遞檔案回執(zhí)的，要及時(shí)向接收部門或機(jī)構(gòu)發(fā)函或去電索取。

4.4 完善轉(zhuǎn)遞查詢

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞完成并非轉(zhuǎn)遞工作的真正結(jié)束，還需要做好檔案去向查詢工作，利用現(xiàn)代信息數(shù)字技術(shù)，將高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程全程“留痕”，開通信息查詢渠道，方便學(xué)生或用人單位，甚至是高校自身實(shí)時(shí)查詢檔案，了解畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)展。具體來說，要求高校提前做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢方案，及時(shí)將查詢路徑和方法通過校園網(wǎng)等渠道公布，后期將檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞人員、轉(zhuǎn)遞EMS單號等信息實(shí)時(shí)錄入系統(tǒng)，畢業(yè)生根據(jù)其學(xué)生號或EMS單號及時(shí)查詢檔案轉(zhuǎn)遞情況。高校應(yīng)提供網(wǎng)絡(luò)查詢、電話查詢、短信查詢和人工查詢等各種查詢手段，滿足畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息查詢需求，維護(hù)當(dāng)事人利益。

4.5 強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)專業(yè)且重要的工作，關(guān)乎學(xué)生、學(xué)校及用人單位多方權(quán)益。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，既要讓師生掌握一些基本的檔案轉(zhuǎn)遞知識(shí)，更要做好具體從事檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)要做好檔案轉(zhuǎn)遞安全方面的宣傳教育，讓相關(guān)人員熟練掌握檔案流轉(zhuǎn)規(guī)定和要求，始終在思想上繃緊安全防線，做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，為檔案的利用提供方便。