新形勢下財務共享服務中心的建設

凌莉　張獻瑩　許晴

經(jīng)濟快速發(fā)展及應用信息技術(shù)的不斷完善，催生了我國財務數(shù)據(jù)信息共享服務的新模式，推動了我國財務數(shù)據(jù)共享服務中心的逐步建立。隨著企業(yè)云計算和大數(shù)據(jù)的快速融合發(fā)展，企業(yè)財務數(shù)據(jù)共享服務中心有了更先進的信息技術(shù)平臺支撐，可以更及時地處理更大體量和更加復雜的財務信息，進而為企業(yè)決策層提供更精準有效的財務決策依據(jù)，使每個企業(yè)財務負責人對企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營成果一目了然。在企業(yè)財務數(shù)據(jù)共享服務中心的運營管理過程中，機遇和挑戰(zhàn)總是相生相伴，所以企業(yè)應該搶抓機遇，敢于挑戰(zhàn)，不斷完善自身，和時代同進步。

2020年初，一場突如其來的新冠肺炎疫情肆虐全球，在威脅著人類生命健康的同時，嚴重制約著國內(nèi)外經(jīng)濟的發(fā)展。在疫情防控期間，北京K歌之王由于資金鏈斷裂而倒閉了，但是一些類似的公司依舊屹立不倒，深究它們迥然不同的命運，其中一個重要影響因素就是企業(yè)財務。對財務進行長遠規(guī)劃，成立共享服務中心，依托大數(shù)據(jù)、云計算和移動互聯(lián)網(wǎng)，全面推進業(yè)財融合，數(shù)據(jù)實時共享。故即使是在疫情居家隔離期間，領導者基于實時財務數(shù)據(jù)也能對公司財務進行全方位統(tǒng)籌規(guī)劃。而北京K歌之王既由于自己本身的業(yè)務性質(zhì)難以適應疫情戰(zhàn)時部署，又因為響應國家政策被迫停業(yè)而資金鏈斷裂。刨根究底也是因為企業(yè)財務難以維系企業(yè)生存。業(yè)務被暫時中斷，財務被隔離在辦公室，數(shù)據(jù)還在企業(yè)里，但是員工還被隔離在家，領導者掙扎在斷裂的資金鏈里，加上行業(yè)本身的不景氣，這一切都造成了北京K歌之王的倒閉結(jié)局。如果在家也能看著財務，能夠清清楚楚地知道各類財務數(shù)據(jù)，在大數(shù)據(jù)、云計算和移動互聯(lián)網(wǎng)的依托下，也許還能夠做到財務的最佳統(tǒng)籌。針對疫情，苦覓生機，業(yè)務轉(zhuǎn)型為線上業(yè)務，并深層次挖掘，也許疫情并不是災難之源而是企業(yè)業(yè)務轉(zhuǎn)型和財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型的契機。

企業(yè)財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必由之路，而建設財務共享服務中心是企業(yè)財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要的一環(huán)。這件事在20世紀80年代就已被提出并被實踐，隨后有很多知名企業(yè)也在這條路上不斷探索，現(xiàn)在疫情又在向我們無聲地警示是時候也有必要去建設財務共享服務中心了，并推動企業(yè)財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一、從財務到財務共享中心的聯(lián)系與思考

二十一世紀是信息數(shù)字化經(jīng)濟時代，許多企業(yè)的經(jīng)營范圍不斷擴大，業(yè)務數(shù)量日益增多，業(yè)務性質(zhì)也逐漸復雜，企業(yè)的商業(yè)模式和業(yè)務模式正在時時刻刻沖擊著企業(yè)財務。業(yè)務數(shù)據(jù)先于財務數(shù)據(jù)，二者之間經(jīng)常性不同步，造成企業(yè)的財務信息嚴重滯后，大大降低了財務處理效率。在諸多的形勢壓力下，企業(yè)需要新的轉(zhuǎn)機，建設財務共享服務中心迫在眉睫。財務共享服務中心的建成將會使業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)在不同的地域與不同的部門之間實現(xiàn)實時共享。而后對這些共享數(shù)據(jù)進行分析，為企業(yè)管理層提供可靠的財務數(shù)據(jù)支撐，進而服務于企業(yè)下一步的經(jīng)營戰(zhàn)略決策。

二、適合建設財務共享服務中心的企業(yè)類型

企業(yè)在進行財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型之際，對于是否建設財務共享服務中心，應當對自身建設條件有一個全面的分析與認識。企業(yè)規(guī)模與業(yè)務數(shù)量是否有建設財務共享服務中心的必要，自身的技術(shù)與財力是否能支撐起財務共享服務中心的建設，這些都是決策前不可忽視的問題。顯而易見，那些公司規(guī)模相對較大，業(yè)務數(shù)量較多，且其業(yè)財流程具有相同或類同規(guī)則可遵從的企業(yè)，更適合建設財務共享服務中心。目前已有中國工商銀行、中興、阿里、華為、海爾等企業(yè)建設了財務共享服務中心，走在了財務共享服務道路的前列，在強大自身財務的同時，也為這條道路上的后來者提供了一些范例借鑒。

三、建設財務共享服務中心要做的準備

眾所周知，財務共享服務中心前景可期，眾多企業(yè)接二連三地加入到了建設財務共享服務中心的行列，在這之中，不乏有很多企業(yè)已經(jīng)落在隊伍的后面。那么企業(yè)應該如何建設財務共享服務中心去解決財務共享和財務服務的問題？

如何使財務做到共享？

首先，統(tǒng)一標準。

總公司要根據(jù)最新變更的會計政策統(tǒng)一旗下所有子公司在財務組織管理上所實行的規(guī)章制度，在財務業(yè)務處理流程上的標準，以及一些具體業(yè)務處理上的規(guī)則標準。一項業(yè)務的多種處理手段被強制統(tǒng)一為一種處理標準時，便于促進整個財務業(yè)務處理流程統(tǒng)一，使這個后續(xù)的財務處理過程更加流水作業(yè)化和標準度量化。統(tǒng)一財務組織管理制度從企業(yè)組織管理視角上而言，即使總公司能夠全面清晰地掌控子公司的財務狀況和經(jīng)營狀況，又進一步加速了財務共享服務中心的形成。

其次，搭建系統(tǒng)。

第一步，搭建前端業(yè)務系統(tǒng)：企業(yè)資源信息管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)、供應鏈管理系統(tǒng)和以產(chǎn)品生命周期為基礎構(gòu)建的方案處理系統(tǒng)。人力資源管理系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)、供應鏈管理系統(tǒng)和以產(chǎn)品生命周期為基礎構(gòu)建的方案處理系統(tǒng)都是企業(yè)資源信息管理系統(tǒng)組成的一小部分。比如中興供應鏈管理系統(tǒng)打造的是供應商、制造商、貿(mào)易商等各成員共同線上協(xié)作的管理系統(tǒng)。供應商將原材料提供給制造商，制造商將產(chǎn)成品再提供給貿(mào)易商，這一系列的業(yè)務操作，都可以在這個系統(tǒng)中進行，并留下痕跡，根據(jù)系統(tǒng)生成的業(yè)務數(shù)據(jù)既可以與終端財務信息處理系統(tǒng)相連接，也可以使中興企業(yè)管理層全面有效地掌握各個流程環(huán)節(jié)的進度，并對企業(yè)資源進行合理分配與管理?？蛻絷P系管理系統(tǒng)與供應鏈管理系統(tǒng)密不可分，通過供應鏈管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以有效地為客戶關系管理系統(tǒng)提供基礎數(shù)據(jù)，進而通過系統(tǒng)算法設計的關系友好參數(shù)指標，可以使中興的管理層更清楚地了解到客戶與中興的業(yè)務進度和關系友好程度，進而使中興更有方向地去管理和維護客戶關系。這些業(yè)務系統(tǒng)環(huán)環(huán)相扣，層層嵌套，相互連接，形成了企業(yè)前端業(yè)務的流程處理系統(tǒng)，并隨著企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)算法的不斷完善，在時刻提高企業(yè)的業(yè)務流程處理效率。

第二步，搭建基礎支撐系統(tǒng)。平安保險的業(yè)務憑證數(shù)據(jù)繁多，人為識別審核業(yè)務量大，通過影像識別系統(tǒng)進行自動識別，系統(tǒng)生成電子憑證，并于財務管理端進行審核。企業(yè)需要申請報銷的業(yè)務人員可以在網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)上隨時隨地通過手機或PC端口自行上傳報銷憑證以等待報銷審核。財務人員在網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)審核端進行報銷處理。從傳統(tǒng)的面對面的紙質(zhì)報銷轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的網(wǎng)絡系統(tǒng)報銷，不僅節(jié)省了時間成本，也大幅度降低了在疫情時期員工之間病毒傳播的風險，更響應了國家在疫情防控期間的政策導向。建立統(tǒng)一標準的系統(tǒng)化的財務核算處理體系，可以提高財務核算服務質(zhì)量，把人力從繁雜冗多的核算業(yè)務中解放出來，并降低核算業(yè)務處理風險。資金管理系統(tǒng)是基于企業(yè)的業(yè)務運作流程和財務管理系統(tǒng)而進一步形成的。企業(yè)財務收支管理狀況在業(yè)務流程跟進程度的基礎上，時時刻刻都可能在發(fā)生變化，而在這個過程中的每一點變化都會在企業(yè)的資金管理系統(tǒng)中實時呈現(xiàn)。通過資金管理系統(tǒng)，企業(yè)可以實時追蹤企業(yè)的資金來源、動向及去向，進而預測資金的風險，并對資金的各項管理進行統(tǒng)籌分配，保證資金鏈安全，在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，電子數(shù)字數(shù)據(jù)已基本流行于各個行業(yè)和各大群體，所以企業(yè)需要在符合會計準則規(guī)定的前提下，對電子發(fā)票等會計數(shù)據(jù)進行整理和歸類形成電子檔案系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)有利于企業(yè)對會計檔案的信息化管理，可以有效減少紙質(zhì)檔案管理的工作量。電子檔案系統(tǒng)會形成企業(yè)的財務數(shù)據(jù)庫，通過優(yōu)化電子檔案系統(tǒng)的索引算法，可以有效提高企業(yè)自身的審計部門的工作效率。財務支撐系統(tǒng)的不斷完善使企業(yè)財務人員可以通過稅務系統(tǒng)自行申報納稅，節(jié)省了財務人員的工作時間，提高了工作效率。

第三步，搭建經(jīng)營決策支持系統(tǒng)，主要包括預算管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、績效管理系統(tǒng)和風險管理系統(tǒng)。預算管理系統(tǒng)需要企業(yè)建立一套以預算為中心的，集預算編制、預算控制、預算分析和預算考核為一體的閉環(huán)管理體系。在預算管理系統(tǒng)中，通過運用系統(tǒng)中預算建模進行預算編制，可以提高項目預算編制效率;基于企業(yè)自身的預算決策，并結(jié)合預算控制參數(shù)指標上，使項目預算控制在一個合理的預算區(qū)間內(nèi);充分了解并追蹤市場行情，在結(jié)合預算編制與控制，可以做出合理的預算分析;將實際的項目成本與先前的預算之間的差異形成預算考核的數(shù)據(jù)基礎，再輔以績效考核體系對員工的工作績效進行綜合考評。成本管理系統(tǒng)需要企業(yè)圍繞成本和費用建立一套以處理采用計劃成本核算的材料成本和物料相關成本的核算管理體系。實行全面預算管理是確立成本指標和進行成本管理的基礎?？冃Ч芾眢w系需要企業(yè)拆分戰(zhàn)略目標，對其進行細分化，合理制定績效考核指標，嚴格化績效運營體系。在績效管理系統(tǒng)中，企業(yè)不應只過分注重于績效管理過程，而應深刻明白績效管理的目標與結(jié)果就是讓企業(yè)員工對自己的工作有成就感和歸屬感，進而激勵員工更加發(fā)奮圖強工作，使企業(yè)在一個積極進取的氛圍中發(fā)展壯大。卓有成效的華為績效管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展提供了強大動力，值得中國民營企業(yè)學習和借鑒，其員工、風險共擔和利益共享的全員持股激勵方式更形成了華為強大的生產(chǎn)力。同時企業(yè)也應建立一套集法務、合規(guī)、內(nèi)控和風控為一體的風險管理系統(tǒng)。通過全面的風險管理系統(tǒng)，企業(yè)可以有效監(jiān)測各種風險，并加以識別，進而針對財務風險或戰(zhàn)略風險等其他具體的風險作出有效防范措施和解決方案。這些系統(tǒng)所形成的數(shù)據(jù)都是企業(yè)經(jīng)營決策的基礎，也在不斷地推動著企業(yè)經(jīng)營決策支持系統(tǒng)的完善。

最后，加強人員建設。財務共享服務中心依托于大數(shù)據(jù)，故企業(yè)需要招聘或培養(yǎng)一些擅長大數(shù)據(jù)分析，熟悉運營管理，深諳經(jīng)營決策之道的復合型專業(yè)人才。基于財務共享服務中心內(nèi)部基礎工作人員較大的流動現(xiàn)狀，企業(yè)可以適當提高員工福利，為員工營造良好和諧的工作氛圍。

財務共享系統(tǒng)是財務共享服務中心的堅實的基礎，可以更有效地推動財務共享服務中心的運行和服務。財務共享服務中心使業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)實時共享，將及時的財務數(shù)據(jù)依次通過財務系統(tǒng)的處理端匯總到系統(tǒng)終端，再通過系統(tǒng)中的基于人工智能、大數(shù)據(jù)分析和云計算的數(shù)字算法程序自動初步生成成本分析、預算分析、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)分析、資金動態(tài)分析、財務戰(zhàn)略風險分析等。財務決策管理者在綜合市場分析和財務分析的基礎上作出更加審慎合理的財務決策。

四、建設財務共享服務中心所遇到的問題及解決措施

建設財務共享服務中心的道路并非一帆風順的，在這個過程中企業(yè)會遇到各種各樣的問題，比如數(shù)據(jù)安全問題、財務人員建設問題和流程完善問題等等。

第一，數(shù)據(jù)安全問題。數(shù)據(jù)共享是財務共享中心的基礎，所以需要企業(yè)更加重視數(shù)據(jù)來源的真實性和數(shù)據(jù)被泄露的風險。由于共享的數(shù)據(jù)繁雜多樣，財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)一定程度上存在不匹配的問題，所以企業(yè)需要定期地對數(shù)據(jù)的精準性進行審核。財務共享中心平臺上的共享數(shù)據(jù)隨時面臨著被泄露的風險。數(shù)據(jù)泄露有兩種。一是內(nèi)部泄露問題，需要及時調(diào)查泄密人員被泄露的數(shù)據(jù)信息的同時，也要加強懲罰力度和完善內(nèi)部監(jiān)督機制。二是外部商業(yè)黑客侵入平臺盜取數(shù)據(jù)和核心信息，就要完善平臺入侵風險監(jiān)測和警報。第一時間利用內(nèi)部技術(shù)員工進行反偵察，找到違法盜取信息者，并積極通過法律途徑進行維權(quán)。

第二，財務人員建設問題。由于財務共享中心的工作內(nèi)容重復煩瑣，財務人員面臨升職難，發(fā)展難和易被替代的問題。這就導致了財務共享中心里的財務人員流動性大和人才流失的問題。這就需要企業(yè)建立科學的人員管理制度，明確員工的職場晉升路線和完善工作內(nèi)容并提高員工的福利及待遇水平。

第三，流程完善問題。財務處理流程是由多個處理環(huán)節(jié)組成，每一環(huán)節(jié)步驟的規(guī)范性和統(tǒng)一性都應制定嚴格的標準并嚴格遵守。企業(yè)的業(yè)務復雜多樣迫切要求企業(yè)及時地對流程進行升級完善，同時也需要建立完善的流程監(jiān)督機制對員工的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。

（作者單位：1.3.吉林外國語大學 國際商學院;2.吉林工商學院 會計學院）

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