基于“簡(jiǎn)道云”+企業(yè)微信平臺(tái)搭建院系級(jí)信息化管理平臺(tái)的探索與實(shí)踐

孔海濤

摘要：目前，各大高校普遍建立了成熟的校級(jí)信息化管理平臺(tái)，但在二級(jí)院系層面，信息化管理平臺(tái)的建設(shè)仍處于探索階段。該文針對(duì)二級(jí)院系管理的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，探討了“簡(jiǎn)道云”+企業(yè)微信搭建院系級(jí)信息化管理平臺(tái)的可行性及優(yōu)勢(shì)，并將其應(yīng)用到二級(jí)院系的管理實(shí)踐中。結(jié)果證明，該方案有助于降低管理人員的工作強(qiáng)度，規(guī)范和簡(jiǎn)化管理工作流程，有效提高了院系管理工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：簡(jiǎn)道云;企業(yè)微信;二級(jí)學(xué)院;信息化管理平臺(tái)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）35-0058-03

伴隨著大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來(lái)臨，信息化管理成為勢(shì)在必行的一場(chǎng)管理手段的革命，迅速升入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和階層。目前，國(guó)內(nèi)高校大都建立了校級(jí)層面的信息化管理平臺(tái)，這些平臺(tái)一般較為完善，也發(fā)揮了其應(yīng)有的作用。但其功能的重心大多都集中在校級(jí)層面，服務(wù)的重點(diǎn)也集中在學(xué)校的職能部門(mén)，如人事處、科研處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處等。隨著高校二級(jí)管理的深入，管理重心的下移，二級(jí)院系的管理工作范疇不斷擴(kuò)大，涉及面越來(lái)越寬，所需處理的信息日益復(fù)雜。而各個(gè)二級(jí)院系的管理工作具有明顯的學(xué)科和專(zhuān)業(yè)特色，無(wú)法在校級(jí)信息化平臺(tái)上進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此，有必要對(duì)高校二級(jí)院系的信息化管理平臺(tái)建設(shè)進(jìn)行探索。

1 二級(jí)院系信息化管理的現(xiàn)狀

受財(cái)力、人力、技術(shù)力量限制，目前大多數(shù)高校的二級(jí)院系均無(wú)法自主開(kāi)發(fā)專(zhuān)用的信息化管理平臺(tái)。院系內(nèi)部信息的發(fā)布、收集、共享仍然通過(guò)網(wǎng)站通知公告、QQ 群消息、電子郵件、電話通知等傳統(tǒng)方式實(shí)現(xiàn);數(shù)據(jù)的匯總、分析、處理通常由教學(xué)管理人員通過(guò)單機(jī)版Excel人工完成;文件流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)審批通常采用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的方式。這必然會(huì)帶來(lái)管理成本高、效率低、管理不規(guī)范等問(wèn)題。

2 二級(jí)院系信息化管理需解決的問(wèn)題

2.1 日常管理中數(shù)據(jù)填報(bào)、收集、匯總工作量大且效率低

院系的日常管理工作中，涉及大量數(shù)據(jù)的填報(bào)、收集和匯總。由于缺少統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，目前多數(shù)院系日常數(shù)據(jù)的填報(bào)、收集和匯總?cè)圆捎肙ffice軟件+QQ的模式來(lái)完成。由于Office軟件是一款 PC 端單機(jī)軟件，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速整合和實(shí)時(shí)分析，匯總和核對(duì)工作一般由管理人員手工完成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且效率低。

雖然微軟、金山、騰訊等公司近年來(lái)都推出了在線共享文檔，可以多用戶編輯Word或Excel文檔，但是無(wú)法實(shí)現(xiàn)字段的權(quán)限設(shè)置，不適用于重要數(shù)據(jù)的填寫(xiě)和匯總。

2.2 文件流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)審批低效且不規(guī)范

院系內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)審批大多仍采用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)和郵件（或QQ）流轉(zhuǎn)兩種方式進(jìn)行。前者流程規(guī)范，但流轉(zhuǎn)效率低，且對(duì)各級(jí)管理人員工作地點(diǎn)、時(shí)間有較大的限制;后者突破空間限制，但流轉(zhuǎn)過(guò)程不能實(shí)時(shí)記錄，且無(wú)法記錄審批痕跡，流轉(zhuǎn)程序易產(chǎn)生混亂，不適合重要文件流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)審批。

2.3 高值信息難以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)推送

管理過(guò)程中產(chǎn)生的信息只有及時(shí)達(dá)至相關(guān)責(zé)任人，才是有效的信息，而傳統(tǒng)的信息推送方式難以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)推送。以實(shí)訓(xùn)室日常檢查為例，每次檢查后，管理人員會(huì)將實(shí)訓(xùn)室檢查的結(jié)果匯總后發(fā)布在QQ群或者部門(mén)網(wǎng)站，存在問(wèn)題的實(shí)訓(xùn)室管理員有可能會(huì)因?yàn)镼Q群、網(wǎng)站信息過(guò)多而錯(cuò)過(guò)此條信息，導(dǎo)致檢查實(shí)效大打折扣。

2.4 移動(dòng)辦公支撐較差

隨著我國(guó)5G網(wǎng)絡(luò)的深度覆蓋和智能終端的不斷普及，人們更傾向于隨時(shí)隨地地移動(dòng)辦公，而傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)對(duì)電腦的依賴(lài)程度較高，對(duì)智能終端的移動(dòng)辦公兼容性并不高。

2.5 缺少安全可靠、便捷的網(wǎng)絡(luò)資料庫(kù)

近年來(lái)，二級(jí)院系越來(lái)越重視電子檔案信息的保存。但是教學(xué)管理人員的工作大部分都在各自的電腦上單獨(dú)完成，其工作產(chǎn)生的有用數(shù)據(jù)多以Word或Excel電子文檔的形式零散存儲(chǔ)在個(gè)人電腦上，即便是需集中保存的重要文檔，通常也是保存在院系檔案管理人員的個(gè)人電腦上。這種方式容易造成數(shù)據(jù)丟失，安全性比較差，且管理查詢(xún)效率低，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.6 開(kāi)發(fā)專(zhuān)用信息化管理平臺(tái)成本高

經(jīng)過(guò)多方詢(xún)價(jià)，開(kāi)發(fā)一套專(zhuān)用的院系級(jí)信息化管理平臺(tái)至少需要幾十萬(wàn)元，開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)，運(yùn)行維護(hù)成本高。且專(zhuān)用信息化管理平臺(tái)可擴(kuò)展性較差，每次功能升級(jí)都需要花費(fèi)資金，投入與產(chǎn)出不成正比。

3 “簡(jiǎn)道云”+企業(yè)微信搭建院系級(jí)信息化管理平臺(tái)的可行性及優(yōu)勢(shì)

3.1 “簡(jiǎn)道云”與企業(yè)微信介紹

“簡(jiǎn)道云”是一款基于公有云的SaaS企業(yè)應(yīng)用搭建平臺(tái)，基于類(lèi)Excel的表單功能，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的獲取、分析、展示。主要包含自定義在線表單、在線流程引擎、數(shù)據(jù)分析儀表盤(pán)、知識(shí)庫(kù)等功能模塊。用戶不需要任何編程基礎(chǔ)，即可設(shè)計(jì)符合自身需求的應(yīng)用，具有零編碼、可定制、使用門(mén)檻低等特點(diǎn)。

企業(yè)微信是一款企業(yè)通訊與辦公工具，具有與微信一致的溝通體驗(yàn)，支持多終端登錄。企業(yè)微信集成了包括“簡(jiǎn)道云”在內(nèi)的各類(lèi)應(yīng)用。企業(yè)微信號(hào)綁定“簡(jiǎn)道云”企業(yè)賬號(hào)后，用戶可在企業(yè)微信中使用“簡(jiǎn)道云”應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)推送、收集、錄入以及移動(dòng)獲取。

3.2 “簡(jiǎn)道云”+企業(yè)微信搭建院系級(jí)信息化管理平臺(tái)的可行性

1）功能豐富，符合院系管理需求

簡(jiǎn)道云及企業(yè)微信提供的在線表單、流程管理、數(shù)據(jù)分析儀表盤(pán)、知識(shí)庫(kù)、消息推送等功能，覆蓋了院系級(jí)信息化管理的絕大部分需求。

2）開(kāi)發(fā)技術(shù)門(mén)檻低

“簡(jiǎn)道云”所有的應(yīng)用開(kāi)發(fā)（即在線表單、流程等））不需要專(zhuān)業(yè)的編程技術(shù)，沒(méi)有任何編程基礎(chǔ)的教學(xué)管理人員也可根據(jù)業(yè)務(wù)需求開(kāi)發(fā)不同的應(yīng)用，操作簡(jiǎn)單方便，極大降低了平臺(tái)開(kāi)發(fā)的技術(shù)門(mén)檻。

3）經(jīng)濟(jì)成本低

以100名教職工、2000名學(xué)生規(guī)模的院系為例，“簡(jiǎn)道云”平臺(tái)每年的使用費(fèi)不足6000元，在院系財(cái)力承受范圍之內(nèi)。此外，“簡(jiǎn)道云”中所有應(yīng)用設(shè)計(jì)及維護(hù)均由院系教學(xué)管理人員自行完成，不產(chǎn)生額外費(fèi)用。

3.3 “簡(jiǎn)道云”+企業(yè)微信搭建院系級(jí)信息化管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

1）高效的數(shù)據(jù)采集功能，解放管理者精力

借助“簡(jiǎn)道云”在線表單功能，管理人員可快速便捷地實(shí)現(xiàn)日常數(shù)據(jù)的填報(bào)、收集、匯總、分析。以教師科研工作量統(tǒng)計(jì)為例，管理人員只需要根據(jù)科研工作量申報(bào)模表設(shè)計(jì)在線表單，設(shè)置各個(gè)字段的權(quán)限。教師登錄系統(tǒng)填寫(xiě)本人數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)實(shí)時(shí)生成匯總數(shù)據(jù)，并根據(jù)需求顯示院系科研數(shù)據(jù)的分析報(bào)表。數(shù)據(jù)填報(bào)發(fā)起、新增數(shù)據(jù)、異常數(shù)據(jù)返回修改等節(jié)點(diǎn)還可以設(shè)置企業(yè)微信提醒。借助這些功能，使教學(xué)管理人員從電話通知、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等繁雜事務(wù)中徹底解脫出來(lái)，將更多精力投入到改進(jìn)管理方法、提高管理效率的思考中去，從而提升院系整體管理水平。

2）強(qiáng)大的用戶權(quán)限管理功能，確保數(shù)據(jù)安全

不同于微軟、WPS、騰訊的在線文檔，“簡(jiǎn)道云”在線表單的用戶權(quán)限設(shè)置功能更為豐富，管理員可以根據(jù)不同的用戶群體，對(duì)表單中的字段設(shè)置不同的權(quán)限等級(jí)，從而保證了數(shù)據(jù)的安全。如在填報(bào)涉及個(gè)人隱私的數(shù)據(jù)時(shí)，通過(guò)用戶權(quán)限設(shè)置，使得填報(bào)人只能填報(bào)和修改本人數(shù)據(jù)，而無(wú)權(quán)查看他人數(shù)據(jù)，有效避免了敏感數(shù)據(jù)的泄露。

3）靈活的在線流程設(shè)計(jì)，改變?cè)合祵徟实偷默F(xiàn)狀

通過(guò)“簡(jiǎn)道云”在線流程引擎，管理人員可以根據(jù)院系的業(yè)務(wù)靈活定義各類(lèi)文件流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)審批流程，流程流轉(zhuǎn)規(guī)則可根據(jù)院系實(shí)際情況自由設(shè)定。各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的審批人不受空間限制，可實(shí)時(shí)在企業(yè)微信中進(jìn)行審批，系統(tǒng)自動(dòng)保留審批記錄。對(duì)于重要的業(yè)務(wù)審批，還可以通過(guò)設(shè)置電子簽名來(lái)提高審批流程的規(guī)范性和安全性。適用于各類(lèi)院系級(jí)的項(xiàng)目申報(bào)、文件流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)審批等。

4）云端數(shù)據(jù)庫(kù)為院系建立安全可靠的資料庫(kù)

“簡(jiǎn)道云”數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、調(diào)用均在云端服務(wù)器進(jìn)行，相比于本地服務(wù)器，云端服務(wù)器更安全可靠。豐富的查詢(xún)功能讓資料的查詢(xún)、調(diào)用變得更加便捷。

5）精準(zhǔn)的信息推送，讓管理更加有效

“簡(jiǎn)道云”中所有“應(yīng)用”中均設(shè)置了消息推送功能，管理人員通過(guò)自定義消息推送條件和對(duì)象，可將相關(guān)信息及時(shí)精準(zhǔn)地推送到指定人員的企業(yè)微信，從而讓管理更加有效。

6）自主定制 “應(yīng)用”的模式，更加適應(yīng)院系管理改革創(chuàng)新需要

“簡(jiǎn)道云”中所有“應(yīng)用”均由院系教學(xué)管理人員自行設(shè)計(jì)，可隨時(shí)修改，隨時(shí)擴(kuò)充。與專(zhuān)用管理平臺(tái)相比，具有更多的靈活性和可拓展性，更加適應(yīng)院系管理不斷改革創(chuàng)新的需要。另外，設(shè)計(jì)和完善“應(yīng)用”的過(guò)程也能促使教學(xué)管理人員思考改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)新工作思路。

4 “簡(jiǎn)道云”+企業(yè)微信搭建院系信息化管理平臺(tái)的實(shí)踐

常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子工程學(xué)院管理團(tuán)隊(duì)自2019年開(kāi)始嘗試采用“簡(jiǎn)道云”+企業(yè)微信搭建二級(jí)學(xué)院信息化管理平臺(tái)，以填補(bǔ)校級(jí)信息化平臺(tái)在二級(jí)學(xué)院內(nèi)部管理上的不足。經(jīng)過(guò)2年多的持續(xù)建設(shè)，初步建成模塊和功能均較為齊全的院系級(jí)信息化管理平臺(tái)。目前平臺(tái)使用總?cè)藬?shù)已達(dá)5169人，數(shù)據(jù)總量21.1萬(wàn)條，為二級(jí)學(xué)院信息化管理發(fā)揮了重要的作用。

4.1 平臺(tái)的主要模塊

基礎(chǔ)信息模塊：包括學(xué)生、教師、宿舍、實(shí)訓(xùn)室等基本信息。該模塊為其他模塊應(yīng)用設(shè)計(jì)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)也具備二級(jí)學(xué)院基礎(chǔ)信息資料庫(kù)功能。

行政管理模塊：包括部門(mén)公章使用審批、新聞報(bào)道審批、公務(wù)出差審批，辦公用品管理、會(huì)議管理（會(huì)議室信息維護(hù)、會(huì)議室申請(qǐng)、會(huì)議簽到）、工作計(jì)劃填報(bào)等應(yīng)用。

教學(xué)管理模塊：包括調(diào)停課審批、公開(kāi)課申報(bào)、畢業(yè)設(shè)計(jì)選題流程、畢業(yè)設(shè)計(jì)資料庫(kù)、課堂教學(xué)異常反饋、教學(xué)信息員信息采集、課堂考勤等應(yīng)用。

實(shí)訓(xùn)室管理模塊：包括實(shí)訓(xùn)室臺(tái)賬登記、資產(chǎn)臺(tái)賬登記、耗材臺(tái)賬登記、耗材采購(gòu)審批、設(shè)備借用審批、設(shè)備維修審批、實(shí)訓(xùn)室日常檢查及反饋、實(shí)訓(xùn)室建設(shè)申報(bào)、實(shí)訓(xùn)室開(kāi)放申請(qǐng)等應(yīng)用。

學(xué)生工作模塊：包括學(xué)生信息日?qǐng)?bào)、請(qǐng)假審批、活動(dòng)考勤、離校審批、公寓檢查系統(tǒng)、防疫信息采集等應(yīng)用。

科研模塊：包括科研信息采集、科研數(shù)據(jù)儀表盤(pán)、院系級(jí)科研項(xiàng)目申報(bào)等應(yīng)用。

就業(yè)模塊：包括招聘會(huì)企業(yè)報(bào)名、學(xué)生簽到、企業(yè)問(wèn)卷調(diào)查、招聘會(huì)進(jìn)度儀表盤(pán)等應(yīng)用。

培訓(xùn)工作模塊：包括培訓(xùn)報(bào)名系統(tǒng)、項(xiàng)目滿意度調(diào)查、培訓(xùn)簽到、培訓(xùn)資料庫(kù)等應(yīng)用。

師資工作模塊：包括院系級(jí)師資項(xiàng)目申報(bào)、教學(xué)人員綜合績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)分申報(bào)審批、行政管理人員績(jī)效考核等應(yīng)用。

4.2 各模塊的主要功能

信息采集：用戶可通過(guò)PC端網(wǎng)頁(yè)界面或手機(jī)端企業(yè)微信完成各類(lèi)信息的采集，包括文本、照片、文檔等。

信息推送：根據(jù)管理員設(shè)置的定時(shí)推送，或者根據(jù)流程設(shè)置的時(shí)間、對(duì)象，或者根據(jù)設(shè)置的預(yù)警條件，平臺(tái)自動(dòng)推送相關(guān)信息到用戶企業(yè)微信。

信息匯總：根據(jù)管理員設(shè)計(jì)的報(bào)表或儀表盤(pán)，實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總或圖表的展示。

在線流程：用戶通過(guò)PC端網(wǎng)頁(yè)界面或手機(jī)端企業(yè)微信，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)業(yè)務(wù)審批或文件的流轉(zhuǎn)。

權(quán)限設(shè)置：管理員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，設(shè)計(jì)各類(lèi)用戶的字段、流程節(jié)點(diǎn)、報(bào)表等信息權(quán)限。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上，“簡(jiǎn)道云”+企業(yè)微信搭建的院系信息化管理平臺(tái)具有成本低、靈活性強(qiáng)、易擴(kuò)展等優(yōu)點(diǎn)，其功能與校級(jí)信息化平臺(tái)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。合理應(yīng)用該平臺(tái)有助于降低管理人員的工作強(qiáng)度，規(guī)范和簡(jiǎn)化管理工作流程，有效提高了院系管理工作效率，推動(dòng)院系管理質(zhì)量進(jìn)一步提升。

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】