對做好中職學(xué)校檔案工作的思考

符 曉

（欽州市職業(yè)教育中心 廣西 欽州 535000）

中職學(xué)校是技術(shù)型人才培養(yǎng)的重要基地，檔案管理工作在中職學(xué)校中占重要地位，是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作。通過檔案能夠了解到學(xué)生在學(xué)校的中的基本情況，社會單位用人選拔時(shí)可以此作為依據(jù)。檔案不僅記錄了學(xué)校過去的發(fā)展歷程，而且還記錄了學(xué)校當(dāng)前的各種現(xiàn)實(shí)情況，是學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)。信息化時(shí)代，中職學(xué)校檔案管理人員要認(rèn)清發(fā)展形勢，對如何提高檔案管理質(zhì)量、充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用進(jìn)行思考，不斷檔案工作水平。

1.中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題

1.1 學(xué)校對檔案管理工作不夠重視

中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通常將更多精力應(yīng)用于校園硬件設(shè)施改善以及招生和教學(xué)工作，認(rèn)為檔案管理工作不是學(xué)校主要工作，對于檔案管理工作會有所忽視，這樣就導(dǎo)致檔案內(nèi)容得不到實(shí)時(shí)更新，以此也就無法發(fā)揮出檔案的價(jià)值。在很多學(xué)校，檔案管理的重要性并沒有得到足夠的重視[1]。

1.2 檔案管理機(jī)制不合理

學(xué)校各科室工作與檔案管理工作之間配合不協(xié)調(diào)。檔案管理工作重點(diǎn)是檔案管理工作人員向?qū)W校各科室收集文件和資料的，但是在實(shí)際工作當(dāng)中面臨的卻是這樣的尷尬局面：學(xué)校各科室之間配合不夠，不能協(xié)調(diào)工作。很多科室每次使用一些與本科室工作相關(guān)的資料或者文件時(shí)，都要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，然后才能到檔案室進(jìn)行查找，他們考慮自身使用的便利性，在向檔案工作人員交文件或者資料時(shí)，就會特意隱藏那些不愿意上交的資料，或者找出各種各樣的理由或者借口來搪塞檔案管理收集人員，這樣以來就給檔案管理人員實(shí)際的收集工作帶來相當(dāng)大的困難，很難將檔案管理工作做好，做細(xì)，不利于檔案的統(tǒng)一利用。同時(shí)各科室對檔案資料零星、分散、重復(fù)管理，也會造成人力、物力、財(cái)力的極大浪費(fèi)。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)落后

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與更新，其在各行各業(yè)都表現(xiàn)出了較強(qiáng)的應(yīng)用優(yōu)勢。信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以簡化整個(gè)檔案管理工作的開展流程，減輕工作人員的工作量，而且還能提高檔案的管理效率。但是，針對當(dāng)前中職學(xué)校的檔案管理工作而言，大部分中職學(xué)校依舊采用紙質(zhì)檔案，不僅更新以及記錄起來較為困難，而且還容易丟失。信息化建設(shè)需要在軟硬件設(shè)施方面進(jìn)行改造和提升，并且還需要配備對應(yīng)的信息化管理人才[2]。就目前情況來看，中職學(xué)校在檔案管理方面缺乏專業(yè)化的管理人才，還未掌握新型的信息化檔案管理軟件，這樣就給檔案管理工作的有效展開帶來了難度。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)偏低

中職學(xué)校當(dāng)前的管理工作人員素質(zhì)與檔案管理工作人員的要求相差甚遠(yuǎn)，很多單位專門進(jìn)行學(xué)校檔案管理工作的人員幾乎沒有，一些學(xué)校的檔案管理工作人員大部分都是臨近退休的老教師，或者是職工，他們大多數(shù)人對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識和檔案管理知識掌握的不深，所以只能使用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行工作，工作效率不高；還有一些學(xué)校的檔案管理工作人員是從其他工作崗位上臨時(shí)抽調(diào)出來，甚至有很多都是在做著教學(xué)管理工作的同時(shí)，臨時(shí)兼顧檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作就是把一些檔案簡單整理，需要使用的時(shí)候能夠找到就行，所以很容易在檔案管理工作中出現(xiàn)錯誤。

2.做好中職學(xué)校檔案管理工作的措施

2.1 提高思想認(rèn)識，重視檔案工作

要想確保檔案管理工作能夠有序展開，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上認(rèn)識到該項(xiàng)工作開展的重要性和價(jià)值，這樣才會投入更多的精力和財(cái)力，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平。學(xué)校的管理者還應(yīng)做好檔案管理的宣傳與推廣工作，通過開展培訓(xùn)的方式，能夠讓不同崗位的人員認(rèn)識到檔案管理的重要性并掌握檔案管理的方法和技巧，促進(jìn)不同崗位部門密切配合，確保給檔案管理工作的展開給予更多的支持和幫助。要想讓中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，除了要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性之外，更重要的是政府教育主管部門的整體重視，并提出一些具體要求，這會讓中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案管理工作。

2.2 強(qiáng)化檔案意識，轉(zhuǎn)變工作觀念

對于中職學(xué)校檔案的價(jià)值、作用和地位，一定要有充分的認(rèn)知，除此以外，中職學(xué)校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性一定要引起高度重視。如果對于檔案信息服務(wù)以及檔案工作的重要性沒有明確的認(rèn)知，那么檔案信息服務(wù)的工作想要深入開展，就根本無法得到有效落實(shí)。對于中職學(xué)校的現(xiàn)代化管理水準(zhǔn)來講，檔案的現(xiàn)代化建設(shè)好壞是衡量這一工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，為了實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校的全面發(fā)展，必須立足當(dāng)下，搞好檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。除了要提高檔案管理的認(rèn)知以外，還要切實(shí)地轉(zhuǎn)變觀念，從科學(xué)發(fā)展觀的角度出發(fā)，對中職的現(xiàn)代化建設(shè)給予指導(dǎo)。增強(qiáng)服務(wù)意識，促進(jìn)檔案工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。學(xué)校相關(guān)人員要時(shí)刻意識到檔案工作屬于學(xué)校規(guī)劃與計(jì)劃的一部分，應(yīng)納入到學(xué)校的各項(xiàng)管理制度中，有關(guān)工作人員也應(yīng)該將其劃入到自己的職責(zé)范圍內(nèi)，同時(shí)支持檔案工作的全面發(fā)展[3]。

2.3 制定合理的檔案工作機(jī)制

缺乏較為完整的檔案管理制度，使得中職學(xué)校檔案管理工作的展開缺乏目的性和合理性。因此，學(xué)校應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)以及學(xué)校的具體發(fā)展?fàn)顩r，來制定一套較為完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理制度的制定能夠更具針對性和合理性，以此為檔案管理工作的展開奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而在完善制度的過程中，還應(yīng)根據(jù)不同檔案的管理需求，分為不同的管理部門，有效明確各個(gè)部門的管理職責(zé)，確保各個(gè)管理部門都能完成檔案的收集、管理、分類以及歸檔工作，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。此外，不同部門之間還應(yīng)密切合作，共同實(shí)現(xiàn)對檔案的高效管理。制度建設(shè)是長期穩(wěn)定的，中職學(xué)校檔案管理制度的完善，才是推動檔案管理事業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的根本。

2.4 購置現(xiàn)代化辦公設(shè)備，掌握現(xiàn)代化管理技能

自電子計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用以來，檔案管理實(shí)現(xiàn)了迅速發(fā)展，通過電子計(jì)算機(jī)技術(shù)可以系統(tǒng)性地完成很多檔案管理的基本工作。讓檔案文件涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠?qū)崿F(xiàn)自動化辦公。一方面是促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化發(fā)展，這是當(dāng)下時(shí)代對于檔案工作的要求，同時(shí)也是檔案工作發(fā)展的必然方向。另一方面，檔案管理工作者需要認(rèn)識到時(shí)代發(fā)展的推動作用下，檔案管理工作者應(yīng)該邊學(xué)習(xí)邊操作，逐漸提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是對計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合能力，才能夠成為新時(shí)代的綜合性檔案管理人才。

2.5 提高檔案人員管理水平

檔案管理人員的工作素質(zhì)往往能夠直接決定檔案管理工作水平的高低以及質(zhì)量的優(yōu)劣，因此中職學(xué)校在開展思想道德教育和職業(yè)道德教育的過程中，需要針對檔案管理員提出明確的要求，要求檔案管理員能夠真正做到業(yè)務(wù)精通、愛檔如珍，但人員需要不斷強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)建設(shè)，接受大業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，掌握一系列的現(xiàn)代化管理技能，將現(xiàn)代化的技術(shù)和操作手段運(yùn)用到實(shí)踐工作中。所以，對于檔案管理工作來講，數(shù)字化和信息化是必然的發(fā)展趨勢。另外，檔案工作人員在選拔方面需要抬高門檻，選擇熱愛檔案事業(yè)同時(shí)又懂得信息技術(shù)的人員擔(dān)任學(xué)校的專職檔案管理員，就這樣中職院校的檔案管理工作才能跟上自動化辦公的步伐，對學(xué)校的教學(xué)和其他工作提供及時(shí)的服務(wù)。進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案業(yè)務(wù)的管理與服務(wù)也有了更多的挑戰(zhàn)，中職學(xué)校檔案管理人員在工作中應(yīng)該創(chuàng)建積極向上的學(xué)習(xí)氛圍，堅(jiān)持終身教育，努力學(xué)習(xí)，不斷實(shí)現(xiàn)自我能力的提升，拓寬視野，才能對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)與改進(jìn)。與此同時(shí)，也可以制定相應(yīng)的制度，提出一些具體的要求進(jìn)行思考與研究，制定完善的檔案管理制度。

2.6 注重檔案收集工作與科學(xué)管理

中職學(xué)校檔案工作部門要時(shí)刻意識到，對檔案材料進(jìn)行妥善管理是日后重大問題管理和重大決策研究中的重要依據(jù)，必須要保證文檔材料的齊全，因?yàn)檫@不僅關(guān)乎學(xué)生未來，同時(shí)也直觀地反映出學(xué)校當(dāng)前的管理情況。為了做好學(xué)校的文件收集管理工作，首先，要結(jié)合相關(guān)檔案管理要求，將文件材料進(jìn)行傳閱和歸檔，定期對所有文件進(jìn)行檢查，保證文件的整齊性。其次，要對沒有及時(shí)歸檔的文件材料做出查詢，確保所有文件資料都能夠按時(shí)歸檔。檔案收集、整理、鑒定、保管等方面要多下功夫，因?yàn)檫@是檔案管理工作最根本的需求。

2.7 做好檔案利用服務(wù)工作

中職學(xué)校檔案管理的根本目的是能夠?yàn)閹熒W(xué)校提供應(yīng)有的服務(wù)，也就是檔案利用。針對中職學(xué)校的檔案管理，在工作落實(shí)期間，需要保證按規(guī)辦事，提高服務(wù)質(zhì)量，精準(zhǔn)、迅速、熱情主動地為學(xué)生提供檔案管理服務(wù)。檔案管理部門也要意識到自己的職責(zé)所在，關(guān)注新形勢下檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，完善管理方法，結(jié)合學(xué)校的辦學(xué)特色編制檔案管理規(guī)則，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、高效化以及標(biāo)準(zhǔn)化。積極發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的作用，推動檔案管理與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展，使檔案資源可以更好地服務(wù)于教育事業(yè)[4]。

結(jié)語

不斷研究與分析新形勢下中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施，對于有效促進(jìn)檔案管理工作的順利展開，提供檔案管理效率以及提高中職學(xué)校的發(fā)展水平都具有至關(guān)重要的作用。因此，我們應(yīng)首先探討與分析目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題，根據(jù)這些問題，尋找對應(yīng)的改善措施，包括從思想上正確認(rèn)識檔案管理工作、引入信息化的管理策略以及完善檔案管理工作的開展制度三個(gè)方面來有效完善中職學(xué)校的檔案管理工作，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平，以此來為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。中職學(xué)校檔案管理工作的完善，對于中職學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展，有著積極的意義。