中學(xué)教職工人事檔案管理策略研究

黃莉瑩

（欽州市第八中學(xué) 廣西 欽州 535000）

中學(xué)教職工人事檔案了記錄中學(xué)教師、干部以及其他教工經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐的信息，反映著教職工的思想認(rèn)識(shí)、工作業(yè)務(wù)等情況，是中學(xué)進(jìn)行選拔、考察人才的依據(jù)，是用人單位考察干部的主要信息來源。人事檔案工作水平直接影響到用人單位的工作效率，影響到職工個(gè)人的切身利益。隨著中學(xué)教育改革不斷深化，中學(xué)教職工的人事檔案管理也逐漸受到重視，如何做好人事檔案工作，不斷優(yōu)化管理，是中學(xué)教工檔案管理人員思考的一個(gè)問題。

1.做好中學(xué)教職工人事檔案工作的意義

1.1 對(duì)學(xué)校工作發(fā)展起到重要作用

學(xué)?？梢愿鶕?jù)教職工人事檔案信息，掌握當(dāng)前學(xué)校發(fā)展實(shí)際情況，有效了解人事檔案的動(dòng)態(tài)變化，明確學(xué)校發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)和學(xué)校發(fā)展目標(biāo)的有效結(jié)合，以便準(zhǔn)確地判斷教職工今后工作的方向和培養(yǎng)目標(biāo)。這項(xiàng)工作的開展是對(duì)學(xué)校內(nèi)部管理水平進(jìn)行提升的重要保障和依據(jù)，在人事檔案管理工作中通過對(duì)教職工工作經(jīng)歷的記錄，更能全面了解教工的工作能力，實(shí)現(xiàn)人盡其才起到十分重要的作用。

1.2 為教工個(gè)人發(fā)展與成長提供記錄

人事檔案是個(gè)人身份與學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要證據(jù)，這項(xiàng)工作的開展與教職工個(gè)人工資待遇和社會(huì)保障關(guān)系也存在十分緊密的聯(lián)系，具備較強(qiáng)的法律作用，也是對(duì)人生軌跡進(jìn)行記錄的重要依據(jù)。對(duì)于廣大教職人員而言，不管是在進(jìn)行職位調(diào)動(dòng)還是職稱評(píng)定上[1]，都和人事檔案管理工作的開展有著十分密切的聯(lián)系。不僅為個(gè)人求學(xué)、求職提供了豐富的原始材料，同時(shí)更是其個(gè)人實(shí)際情況的重要數(shù)據(jù)。

1.3 是規(guī)劃教師隊(duì)伍建設(shè)的參考依據(jù)

人事檔案是學(xué)校招聘人才的依據(jù)，為學(xué)校規(guī)劃教師隊(duì)伍發(fā)展提供參考。當(dāng)前我國中學(xué)人事檔案不僅存儲(chǔ)了大量的人力資源信息，同時(shí)更成了對(duì)人力資源工作進(jìn)行管理的一項(xiàng)重要載體。學(xué)校通過查閱教師檔案的信息，匯總分類，綜合研究人員隊(duì)伍發(fā)展建設(shè)工作，為今后學(xué)校的人才選用和考核發(fā)揮了更為積極的影響。

2.中學(xué)教職工人事檔案管理存在的問題

2.1 對(duì)人事檔案信息化管理重視程度不夠

不少中學(xué)對(duì)人事檔案的管理思想上不重視，主要的精力放在提高學(xué)生的成績、升學(xué)率的工作上，對(duì)于其他與成績、升學(xué)率沒有直接關(guān)系的事務(wù)，例如檔案管理等工作，不予重視。導(dǎo)致這項(xiàng)工作未能與學(xué)校的發(fā)展步伐相一致，人事檔案管理無法為學(xué)校的人才選拔、晉升提供科學(xué)的依據(jù)，不利于中學(xué)的持續(xù)發(fā)展。由此也影響到檔案管理人員的工作積極性，認(rèn)為這份工作就是一些簡單地記錄和資料保管的工作，工作人員沒有主動(dòng)思考這份工作的責(zé)任和意義，不利于人事檔案管理造成惡循環(huán)，不利于人事檔案管理水平的提高。

2.2 管理機(jī)制不順，方式比較落后

中學(xué)教職工人事檔案管理中，依舊采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這種封閉式的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，信息化的技術(shù)和手段應(yīng)用比較少，人事檔案管理部門的計(jì)算機(jī)只是用于打印檔案目錄，人事檔案信息的查閱、檢索等完全要靠人工操作，工作效率低，出現(xiàn)失誤的可能性比較大，而且傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，人事檔案信息的更新、補(bǔ)充不及時(shí)，檔案破損的概率比較大，檔案的完整性不強(qiáng)。往往出現(xiàn)一個(gè)人的檔案資料有的會(huì)被記錄在財(cái)會(huì)部門，有的會(huì)被記錄在教務(wù)處，還有人事部門，出現(xiàn)檔案的多部門管理問題，這種分散化的管理，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的及時(shí)和有效獲取，甚至還很容易造成信息的丟失。這種管理無法滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作的基本要求，所以很容易出現(xiàn)對(duì)人力資源的浪費(fèi)[2]。

2.3 檔案管理軟硬件設(shè)施配備不齊，信息化管理程度不高

一是人事檔案工作環(huán)境沒有達(dá)到要求，由于學(xué)校沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，資金投入不夠，導(dǎo)致人事檔案管理的硬件和軟件水平就存在欠缺。部分檔案管理的設(shè)備十分陳舊，對(duì)于檔案的歸檔十分雜亂，調(diào)檔時(shí)查找十分困難，影響工作效率的提高。檔案工作設(shè)備陳舊、環(huán)境設(shè)施簡陋，無適合配套的防火防盜設(shè)備，威脅著檔案管理安全。有不少學(xué)校將人事檔案放在一個(gè)不具備基本保管條件的房間，有一些學(xué)校雖然也建立了相應(yīng)的檔案室，但是最多只是文件柜的數(shù)量增多而已，對(duì)于檔案室的位置、采光、通風(fēng)程度等問題不予關(guān)注，不少檔案室是學(xué)校多年不用的閑置庫房，無法正常開展檔案管理工作。二是學(xué)校檔案信息化管理程度不高[3]。隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理的信息化提供了重要的契機(jī)，但中學(xué)人事檔案信息化管理的程度不高，很多人事檔案的管理靠傳統(tǒng)人力方法，嚴(yán)重影響了工作的效率。

2.4 檔案管理員素質(zhì)能力偏低

一是中學(xué)教職工人事檔案管理的效果很大程度上是由檔案管理人員的素質(zhì)能力決定的，但是目前中學(xué)教職工人事檔案管理人員的素質(zhì)能力有待加強(qiáng)。二是檔案管理人員通常是兼職的，不能將所有的精力完全投入到檔案管理的研究中，影響了檔案工作水平。三是管理人員檔案管理專業(yè)知識(shí)不足，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)少，信息技術(shù)水平不高，對(duì)于信息化的檔案查閱、檢索、歸檔了解不足，無法滿足信息化管理的需要。四是有的學(xué)校管理檔案的人員是臨時(shí)招聘的，工作較為被動(dòng)，不會(huì)對(duì)這個(gè)崗位和職務(wù)有更深層次的思考，缺乏對(duì)檔案管理的重視，對(duì)于收檔、裝檔、存檔的流程不熟悉，造成對(duì)于人事管理的混亂，阻礙了人事檔案管理的進(jìn)程。

2.5 中學(xué)人事檔案管理不規(guī)范

2.5.1 人事檔案保存不完整、整理不規(guī)范

有些中學(xué)教職工人數(shù)較多，加上檔案管理的工作人員難以保持檔案的清晰程度，導(dǎo)致部分中學(xué)教職工人事檔案保存不完整。中學(xué)教職工人事檔案保存不完整的現(xiàn)象，通常是在紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存的時(shí)候由于工作量巨大，檔案管理的工作人員難免會(huì)出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，這時(shí)候就會(huì)在電子檔案錄入的過程中造成缺失，導(dǎo)致中學(xué)教職工人事檔案的保存不完整。此外，缺乏規(guī)范管理也造成人事檔案混亂的局面。例如檔案用紙沒有統(tǒng)一、檔案的格式要求、檔案卷宗不美觀整潔，歸檔工作存在不及時(shí)性，歸檔材料不規(guī)范性，一些資料甚至沒有經(jīng)過相關(guān)部門的審查就被保存，對(duì)檔案沒有進(jìn)行明確分類，很容易出現(xiàn)人事檔案材料的不完善性，這些問題的出現(xiàn)，使材料信息的真實(shí)性很難得到保障[4]。

2.5.2 中學(xué)教職工人事檔案的記錄不完整

中學(xué)教職工人事檔案的信息錄入和信息更新，存在不完整的現(xiàn)象。其原因一是在進(jìn)行信息錄入的時(shí)候，一般都是從紙質(zhì)檔案中進(jìn)行錄入，紙質(zhì)檔案的復(fù)雜性在進(jìn)行錄入的時(shí)候就可以顯現(xiàn)出來，導(dǎo)致的結(jié)果就是容易遺漏人事信息，最終導(dǎo)致信息錄入的資料不完整。二是信息更新不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致人事檔案的記錄沒有保持完整，在進(jìn)行人事檔案的信息更新時(shí)，需要對(duì)中學(xué)教職工人員的人事信息進(jìn)行及時(shí)的獲取，這種情況下獲取的信息應(yīng)該是真實(shí)有效的，但是，由于獲取真實(shí)信息的難度較大，所以就會(huì)導(dǎo)致人事檔案的信息更新不及時(shí)，最終讓人事檔案的記錄沒有保持完整狀態(tài)。三是人事檔案對(duì)于教工心理素質(zhì)和技術(shù)特長的記錄相對(duì)比較少，甚至在對(duì)檔案鑒定的評(píng)述環(huán)節(jié)中也存在雷同性等。

2.5.3 人事檔案的安全性得不到保障

人事檔案的安全性是各個(gè)中學(xué)教職工所比較關(guān)心的問題。有的中學(xué)教職工人事檔案在進(jìn)行電子歸檔之后，沒有及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的加固與升級(jí)就會(huì)導(dǎo)致第三方的入侵或者安全受到一定的威脅。檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，沒有對(duì)人事檔案進(jìn)行安全性提升的操作，就出現(xiàn)人事檔案泄露的安全事故。在進(jìn)行人事檔案的記錄過程中，檔案記錄是一個(gè)持續(xù)性的工作，檔案管理人員需要持續(xù)性對(duì)檔案進(jìn)行錄入與管理，及時(shí)更新信息，讓檔案的信息保持安全性[5]。

3.中學(xué)教職工人事檔案管理的優(yōu)化策略

中學(xué)教職工人事檔案管理模式的優(yōu)化，可以根據(jù)所發(fā)現(xiàn)的問題采取具體的針對(duì)性措施，在中學(xué)教職工人事檔案的管理工作中，需要結(jié)合現(xiàn)代化的設(shè)備和先進(jìn)的系統(tǒng)，對(duì)人事檔案及各類檔案進(jìn)行良好的管理。

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)各項(xiàng)投入

很多單位都對(duì)人事檔案管理都不是十分的重視，這也是為什么我國人事檔案管理整體水平上不去的一個(gè)重要原因。在中學(xué)，只有將人事檔案管理的工作提上日程，從上到下都要引起高度的重視，才能提高人事檔案管理水平。一是要設(shè)立一個(gè)專門管理人事檔案的部門，加強(qiáng)人事檔案人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)于一些突出的問題，及時(shí)整理和反饋。二是要加強(qiáng)人事檔案管理的制度規(guī)范建設(shè)，將人事檔案管理納入規(guī)范化的軌道，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化開展。三是中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮總指揮的作用，高度重視，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)。四是要加大資金的投入，改善硬件設(shè)施，對(duì)于一些老化的和陳舊的設(shè)備要及時(shí)的更換，做好防火、防盜、防潮的工作，保證檔案室能滿足人事檔案工作的要求。

3.2 優(yōu)化管理方式，做好人事檔案信息化建設(shè)

中學(xué)人事檔案管理要立完善的人事檔案管理制度，一是要采用網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理方法，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶頭成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備專業(yè)化人事檔案管理人員，明確人事檔案管理人員的職責(zé)，保證中學(xué)人事檔案信息溝通、交流的渠道暢通，能夠隨時(shí)為學(xué)校管理者提供相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)。二是中學(xué)教職工人事檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，不是一蹴而就的，應(yīng)堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則[6]，對(duì)于中學(xué)教職工中可以公開的檔案信息進(jìn)行人事檔案的綜合管理，對(duì)于教職工人事檔案中的私密內(nèi)容要嚴(yán)格保密，并由組織部門集中管理。三是在中學(xué)教職工人事檔案管理工作中，應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)信息化的人事檔案管理，使紙質(zhì)的檔案、照片、錄音等逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并做好數(shù)字化檔案信息的保管工作。由于數(shù)字化需要依賴一定的計(jì)算機(jī)硬件或軟件才能夠得以保存，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)硬軟件的更新，定期升級(jí)和檢測(cè)計(jì)算機(jī)中的病毒，做好軟件補(bǔ)丁，保證計(jì)算機(jī)的安全運(yùn)行。對(duì)于移動(dòng)硬盤等，要樣保管，不能隨意攜帶外出。

3.3 建章立制，做好人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)制

制度建設(shè)是人事檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法做好檔案工作，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。要做好中學(xué)人事檔案管理，就必須建章立制工作，做到凡事有規(guī)矩可循，保證工作開展過程中的規(guī)范運(yùn)行。一是對(duì)于原有制度的不符合實(shí)際情況要進(jìn)行舍棄，并且根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)。當(dāng)合理的制度建立起來就好嚴(yán)格的按照規(guī)章制度來執(zhí)行。二是要建立健全分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員崗位責(zé)任制，把檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等各項(xiàng)制度都落到實(shí)處，分工負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，加強(qiáng)各部門各類檔案的監(jiān)督與管理。三是相關(guān)制度包括利用制度、保密制度、鑒定銷毀等制度等，只有制度完善了，才能確保人事檔案工作的正常開展。

3.4 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案員素質(zhì)能力

檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響檔案管理工作水平的高低，影響學(xué)校整體工作，影響用人單位作出用人決策。中學(xué)要不斷提升人事檔案管理人員的素質(zhì)能力，一是選用專業(yè)化的人事檔案管理人員，加強(qiáng)他們的教育培訓(xùn)工作，主動(dòng)地向優(yōu)秀的單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和方法，使管理員檔案管理知識(shí)得到提升，技能得到鍛煉，做好檔案管理基礎(chǔ)工作，提高對(duì)檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和水平。二是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力的教育，使其能夠掌握先進(jìn)的信息化檔案管理方法，促進(jìn)人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)[7]。三是強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)道德，樹立責(zé)任意識(shí)，能夠以飽滿的熱情投入到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)良好的管理效果。

3.5 規(guī)范做好人事檔案各環(huán)節(jié)工作

3.5.1 保證中學(xué)教職工人事檔案的完整性

一是檔案管理員需要對(duì)人事檔案的完整性進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)，保證中學(xué)教職工人事檔案的完整性，需要對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行全面的升級(jí)，采用現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，可以在節(jié)省場(chǎng)地的基礎(chǔ)上，讓檔案管理變得較為容易實(shí)現(xiàn)，保障人事檔案的完整性。二是做好人事檔案的完整性保障工作，需要專業(yè)的檔案管理工作人員對(duì)所處環(huán)境的中學(xué)教職工人員進(jìn)行考察，對(duì)中學(xué)教職工人員的人事信息進(jìn)行完整的記錄，這樣在檔案信息錄入的過程中才會(huì)讓錄入的信息得到有效的完整性保障和完整性要求。三是聘用素質(zhì)能力較強(qiáng)管理員管理人事檔案，只有具備較強(qiáng)的工作能力與專業(yè)素質(zhì)的檔案管理工作人員，才能對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行熟練化的操作，以此來達(dá)到錄入人事檔案信息的完整性。

3.5.2 完善中學(xué)教職工人事檔案的資料

中學(xué)檔案員在管理人事檔案時(shí)，一是注意錄入信息不完整的問題，進(jìn)行錄入工作時(shí)，需要對(duì)不完整的信息進(jìn)行篩查，利用熟練的計(jì)算機(jī)操作技能及現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，完善檔案信息，縮減人事檔案信息篩查的工作量。二是及時(shí)更新教工信息，不斷完善檔案信息內(nèi)容。三是認(rèn)真檢查人事檔案資料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)積存的問題，通過篩查使得問題得以解決。對(duì)于教工個(gè)人資料缺乏的，要通知其本人或到相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充，按要求整理歸檔。例如個(gè)人職稱方面的材料、畢業(yè)證及獲獎(jiǎng)相關(guān)材料等，都規(guī)定補(bǔ)進(jìn)人事檔案中。

3.5.3 做好檔案安全管理工作

中學(xué)教職工人事檔案安全問題，一是可以通過現(xiàn)代化的科技手段，利用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，對(duì)工作系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新?lián)Q代，這樣才能讓人事檔案所處的環(huán)境保證安全性的基礎(chǔ)上，檔案信息也可以得到安全性保留。二是對(duì)于在調(diào)檔和存檔的過程中極易發(fā)生人事檔案泄露的安全性事故問題，可以通過加強(qiáng)人事檔案管理的監(jiān)控[8]，既可以做到提前預(yù)防，又可以對(duì)人事檔案的信息起到良好的維護(hù)作用。三是在進(jìn)行人事檔案安全性維護(hù)過程中，注意保證人事檔案的真實(shí)性，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行合理保護(hù)。

結(jié)語

教職工人事檔案全面記錄了職工的成長經(jīng)歷和人生軌跡，是選人用人、職稱申報(bào)評(píng)選、社會(huì)保險(xiǎn)參保、退休手續(xù)辦理等工作的依據(jù)和憑證。人事檔案工作是學(xué)校日常管理工作的重要組成部分，是促進(jìn)學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。各中學(xué)要從思想上高度重視干部人事檔案管理工作，以制度建設(shè)為抓手，建立健全人事檔案管理制度，強(qiáng)化崗位人員培訓(xùn)，不斷提高管理人員的專業(yè)化水平。加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，提高人事檔案管理信息化水平，促使檔案管理工作高效開展。