對加強(qiáng)退役軍人檔案信息化管理的思考

楊冬美

摘 要：關(guān)于退役軍人檔案信息化建設(shè)事項，黨的十九大報告提出了明確的指導(dǎo)方向，要求有關(guān)部門應(yīng)充分認(rèn)識退役軍人檔案信息化建設(shè)的重要性，同時結(jié)合退役軍人檔案管理情況，有效利用信息技術(shù)，全面提高信息化管理水平與服務(wù)效率，為退役軍人的合法權(quán)益提供保障，使其繼續(xù)為中華民族偉大復(fù)興事業(yè)奉獻(xiàn)自己的一份力量，推進(jìn)我國現(xiàn)代化發(fā)展。據(jù)此，文章對退役軍人檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行了分析，在介紹退役軍人檔案信息化管理的重要作用與主要內(nèi)容基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)相應(yīng)的措施，希望對進(jìn)一步提高我國退役軍人檔案信息化建設(shè)水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：退役軍人;檔案;信息化管理;重要作用;主要內(nèi)容

退役軍人在軍隊建設(shè)與國防方面起到了重要作用，是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的中堅力量。做好退役軍人檔案信息資料管理工作，是制訂有關(guān)政策、進(jìn)行優(yōu)撫以及提供服務(wù)的重要依據(jù)與基礎(chǔ)。特別是在目前信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大面積推廣應(yīng)用的情勢下，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對退役軍人檔案加強(qiáng)信息化管理，創(chuàng)新檔案管理模式，不僅便于全面掌握退役軍人一般信息、提高檔案管理水平、檔案服務(wù)效率等多方面工作，還能夠達(dá)到退役軍人對檔案服務(wù)的多層次需求。

一、當(dāng)前退役軍人檔案管理模式存在的問題

1.檔案管理主體相對混亂

從目前整體形勢分析，退役軍人檔案管理還存在較多不足，主體混亂是當(dāng)中相對突出的問題。接收退役軍人檔案資料時，必須通過專業(yè)的檔案管理員設(shè)置專用的檔案信息儲備庫，實施科學(xué)管理，才可以確保檔案信息的價值和作用被有效發(fā)揮。然而，有的民政部門、組織部門及鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位等，在接收退役軍人的檔案時，并沒有設(shè)置專門的管理部門。許多退役軍人復(fù)員回到家鄉(xiāng)之后，再查找和調(diào)用自身檔案時，就必須在多個部門間往返和協(xié)調(diào)，才可以找到自己的檔案，這不僅占用了許多人力、物力及時間，還加大了相關(guān)部門檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時還給退役軍人帶來了許多不必要的麻煩。

2.缺少專業(yè)的管理人員

負(fù)責(zé)退役軍人檔案管理的工作人員主要來源于原民政和人社部門，之前主要是從事具體業(yè)務(wù)工作，很少有專業(yè)的檔案工作人員和專業(yè)技術(shù)人員，工作人員大多數(shù)沒有進(jìn)行過正規(guī)的檔案知識培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)知識儲備與工作能力不足，在進(jìn)行退役軍人檔案管理工作時有心無力。另外，當(dāng)前檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)往往偏大，信息技術(shù)水平與計算機(jī)技能水平不一，檔案信息化應(yīng)用能力低下，不能熟練操作信息技術(shù)，很難達(dá)到檔案信息化管理要求。

3.檔案信息管理不妥善

我國退役軍人有很大一部分是來自農(nóng)村或更為偏遠(yuǎn)的地區(qū)，在退役之后選擇回鄉(xiāng)務(wù)農(nóng)或者外出務(wù)工。在檔案轉(zhuǎn)交時，有的民政部門因為長時間不能聯(lián)系到退役軍人，使其許多信息有所變化也無法及時進(jìn)行調(diào)整，或者在需要修改有關(guān)檔案信息時，又可能出現(xiàn)檔案資料找不到的情況。此外，還有一些情況是因為有關(guān)部門在轉(zhuǎn)遞檔案過程中，沒有妥善管理或交接失誤而令檔案資料缺失或損毀，使退役軍人不能正常調(diào)用檔案，嚴(yán)重影響到了有關(guān)業(yè)務(wù)的正常辦理。

4.沒有足夠重視退役軍人檔案管理工作

現(xiàn)有的退役軍人檔案主要是從原本的民政部門和人社部門轉(zhuǎn)遞而來。其一，因為退役軍人的檔案涉及范圍比較大，包括離退休干部、軍轉(zhuǎn)干部、殘疾軍人、重點優(yōu)撫對象等，一般退役軍人和復(fù)員軍人檔案信息比較少，所以容易出現(xiàn)檔案信息不完整的情況;其二，檔案信息要素不完善，只有少數(shù)退役軍人的檔案資料記錄了從部隊到地方的軍旅生涯和人生軌跡所有信息，許多都是退役軍人的大概信息，還應(yīng)該加強(qiáng)補(bǔ)充。因此，沒有足夠重視退役軍人的檔案管理信息化工作，沒有深刻認(rèn)識到檔案管理信息化的重要意義，所以對其投入的資金與精力都相對有限，未構(gòu)建起完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

二、加強(qiáng)退役軍人檔案信息化建設(shè)的重要作用

健全退役軍人檔案信息，建立相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫，以此讓檔案信息實現(xiàn)整體存儲、實時更新、系統(tǒng)分析、有效利用，為退役軍人和相關(guān)部門制訂并落實政策提供數(shù)據(jù)支持和服務(wù)。加強(qiáng)退役軍人檔案信息化管理的作用主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.有效提高檔案管理整體效率

在我國還沒有設(shè)立退役軍人服務(wù)管理機(jī)構(gòu)之前，一些退役軍人檔案管理是存在較多問題的，退役軍人的檔案接受與管理問題涉及多個部門。當(dāng)退役軍人真正需要辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)時，無法及時獲得檔案信息，在一定程度上影響了業(yè)務(wù)的辦理效率，阻礙了業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度。在推行檔案管理信息化后，明確提出了檔案的查詢權(quán)限，這讓有關(guān)部門可以更加便利地查詢和調(diào)閱退役軍人的檔案信息，有效縮減了檔案借閱時間。因此，后期調(diào)用退役軍人的檔案信息資料時，也能夠根據(jù)不同的調(diào)用情況提出相關(guān)的解決措施，切實提高檔案管理工作效率。

2.提高檔案信息資料的安全性

當(dāng)現(xiàn)役軍人退役后，其在工作上會有所變化，一些時候可能由于某些原因沒有及時和檔案管理處進(jìn)行聯(lián)系，使檔案信息存在不完整情況。另外，一些檔案管理人員由于個人原因造成工作出現(xiàn)一些失誤，導(dǎo)致檔案遺失或泄露，給退役軍人帶來了較大的影響。紙質(zhì)檔案資料不適合長時間保存與使用，一旦管理方面存在漏洞，將使檔案資料出現(xiàn)安全隱患。

加強(qiáng)退役軍人檔案信息化管理，可以對檔案信息實時進(jìn)行更新，并可以修復(fù)和備份檔案，從而讓檔案更加完整，并避免了檔案遺失與泄露問題，退役軍人檔案管理的安全性大幅度提高。

3.有助于建立健全信息化服務(wù)體系

進(jìn)入信息化時代，建立信息化服務(wù)體系對整體提高檔案服務(wù)水平有利。在對退役軍人檔案實施信息化管理過程中，也挖掘了更多的軍事人才。通過建立信息化數(shù)據(jù)庫，能夠詳細(xì)記載退役軍人的生活、工作變動情況。檔案管理人員在對信息資料庫進(jìn)行篩選時，通過建立數(shù)據(jù)模型，并對數(shù)據(jù)模型加強(qiáng)分析和優(yōu)化，可以為退役軍人今后的職業(yè)規(guī)劃提供一定幫助。同時，檔案信息化管理背景下，能夠?qū)崿F(xiàn)跨區(qū)域的信息互動功能，從而對退役軍人實現(xiàn)跨區(qū)域管理，提供個性化、精準(zhǔn)化服務(wù)，增強(qiáng)退役軍人檔案管理的信息化、規(guī)范化、便利化。

三、退役軍人檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化

退役軍人檔案管理信息化需要結(jié)合《檔案法》《退伍軍人檔案歸檔范圍》等有關(guān)法律法規(guī)要求，對退役軍人以往的紙質(zhì)檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理，進(jìn)行整體編號，準(zhǔn)確記錄退役軍人的檔案資料，再結(jié)合檔案數(shù)字化管理，做好檔案掃描、存儲、備份工作，以此實現(xiàn)信息化管理，為檔案信息的安全提供保障。另外，音像檔案和實物檔案同樣需要實現(xiàn)信息化管理，配齊檔案管理軟件，完善退役軍人檔案數(shù)據(jù)。

2.庫房管理實現(xiàn)智能化

退役軍人檔案管理屬于人事檔案管理中的一部分，所以應(yīng)該參考人事檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對退役軍人檔案庫房進(jìn)行智能化管理，使其存檔裝具、庫房“八防”都實現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)。在條件允許時，應(yīng)借助射頻識別技術(shù)與無線射頻技術(shù)對檔案實體加以實時定位，實現(xiàn)精準(zhǔn)盤庫、便于調(diào)閱與保管，通過這種方式讓檔案實體實現(xiàn)信息化管理。庫房內(nèi)部安裝恒溫、恒濕裝置，了解庫房內(nèi)部溫濕度、防水等情況，可以起到實時預(yù)警的作用。從庫房安全角度考慮，應(yīng)安裝遠(yuǎn)紅外人體探測器、防盜門窗、門禁管理系統(tǒng)以及防爆專用燈等設(shè)備，確保庫房的安全性，同時還需要實現(xiàn)全天不間斷的無死角視頻監(jiān)控，可以查詢3個月內(nèi)的監(jiān)控信息，以此抓拍并及時存儲庫房中出現(xiàn)的異常情況。檔案庫房配備新風(fēng)系統(tǒng)，可以在第一時間消除各種細(xì)菌和灰塵，凈化空氣。此外，當(dāng)經(jīng)濟(jì)條件允許時，還應(yīng)采用溫濕度自動調(diào)控、自動防火防盜預(yù)警系統(tǒng)，通過多媒體觸摸屏查詢系統(tǒng)了解庫房溫濕度與設(shè)備運(yùn)作情況等。

3.軟硬件設(shè)備實現(xiàn)國產(chǎn)化

應(yīng)該根據(jù)退役軍人檔案管理的有關(guān)要求和規(guī)定，促使檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施實現(xiàn)國產(chǎn)化。國產(chǎn)軟件產(chǎn)品與硬件設(shè)施通過近些年的發(fā)展，已經(jīng)在一定程度上掌握了技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品自主安全可控以及成本等方面優(yōu)勢。退役軍人檔案管理信息化需要運(yùn)用到的軟硬件設(shè)備，都必須達(dá)到有關(guān)安全規(guī)定。

4.數(shù)據(jù)利用實現(xiàn)便利化

要想利用檔案為退役軍人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，就應(yīng)該開發(fā)更多的檔案數(shù)據(jù)利用工具，根據(jù)數(shù)據(jù)要求公開一些檔案信息，根據(jù)檔案調(diào)閱要求，及時為退役軍人提供檔案資料。另外，還應(yīng)提高查全率和查準(zhǔn)率，借助微信公眾號或小程序等途徑為退役軍人提供查詢服務(wù)，同時依據(jù)身份證通過觸摸屏查詢機(jī)提供相應(yīng)服務(wù)。通過以上方式，便于退役軍人及時了解相關(guān)政策的同時，將檔案數(shù)據(jù)作為維護(hù)切身權(quán)益的依據(jù)，有助于提升政府形象。

四、加強(qiáng)退役軍人檔案管理信息化措施

1.做好退役軍人檔案資料的篩查工作

第一，檔案管理人員需要深入學(xué)習(xí)《檔案法》《退役義務(wù)兵安置條例》，認(rèn)真履行有關(guān)規(guī)章制度中提出的規(guī)范職責(zé)，加強(qiáng)重視退役軍人的檔案管理工作，正確認(rèn)識到退役軍人檔案信息化管理的用處，有效提高工作人員的法律意識和職業(yè)素養(yǎng)。第二，需要把退役軍人的人才數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作視為重點工作來對待和推進(jìn)，及時制訂內(nèi)外溝通機(jī)制，針對退役軍人的檔案接收、轉(zhuǎn)遞、調(diào)閱等工作加強(qiáng)系統(tǒng)規(guī)范與明文規(guī)定，同時將有關(guān)責(zé)任切實落實到個人，加強(qiáng)重視退役軍人檔案信息化管理的細(xì)節(jié)處理，最大化減少檔案信息的遺失與損壞問題。第三，需要加強(qiáng)重視退役軍人的檔案信息篩查工作，建立健全檔案信息的分析流程。健全退役軍人的檔案信息是做好檔案信息化管理工作的根本，因此需要加強(qiáng)重視退役軍人檔案信息化管理的多面性，如軍種、專業(yè)、職級以及職業(yè)的傾向等，通過系統(tǒng)整合檔案數(shù)據(jù)，為退役軍人提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)。退役軍人求職、創(chuàng)業(yè)以及政策性安置都應(yīng)包括在內(nèi)，從而讓退役軍人在退役后，可以較快、較好地融入社會生活。

2.完善檔案管理規(guī)章制度，提升檔案規(guī)范管理水平

目前，退役軍人檔案信息化管理制度還需進(jìn)一步改進(jìn)，主要是由于檔案管理工作水平較低、信息化管理建設(shè)進(jìn)程較慢等原因造成。對此，需要結(jié)合《檔案法》和有關(guān)制度要求，制訂完善的退役軍人檔案管理體制，特別是信息化管理當(dāng)中，針對接收、調(diào)查、錄入、整理、歸檔、調(diào)用等各環(huán)節(jié)，都需要實施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范化管理，將責(zé)任落實到具體環(huán)節(jié)與個人，讓退役軍人檔案信息化管理工作更加規(guī)范化、合理化，進(jìn)一步提高檔案管理水平。

3.借助信息技術(shù)提高檔案管理效率

退役軍人檔案管理是可以參考人事檔案管理經(jīng)驗的，通過利用信息技術(shù)加強(qiáng)提高退役軍人檔案信息化管理效率，整體細(xì)化并整理退役軍人的檔案管理流程。退役軍人檔案管理借用信息技術(shù)是一項艱巨而復(fù)雜的系統(tǒng)工程。除了要加強(qiáng)重視軟件設(shè)施建設(shè)，還應(yīng)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全管理標(biāo)準(zhǔn)，改善檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保檔案資料的安全性。在必要情況下，還需要針對退役軍人檔案信息化管理情況，設(shè)立專用的檔案存儲室與閱覽室，尤其是應(yīng)該根據(jù)退役軍人的具體需求做好就業(yè)信息、補(bǔ)助調(diào)整、傷殘鑒定等檔案服務(wù)工作，從而讓退役軍人獲得更加高效的檔案服務(wù)。此外，還需要重視創(chuàng)新退役軍人檔案信息化管理模式，在實際工作中加強(qiáng)總結(jié)經(jīng)驗，依照退役軍人檔案信息化管理實際需求，對信息化管理方式加以創(chuàng)新，提升檔案管理工作質(zhì)量，從而更好地為退役軍人提供服務(wù)。

4.建立高素質(zhì)的檔案信息化管理隊伍

加強(qiáng)退役軍人檔案信息化管理有必要對檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)其責(zé)任精神，讓他們可以嚴(yán)格依照有關(guān)規(guī)章制度與操作規(guī)范進(jìn)行檔案管理。檔案管理人員需要嚴(yán)格遵照保密制度，不能擅自下載或獲取檔案信息，提高他們的安全防范意識，在運(yùn)用信息技術(shù)中，需要設(shè)計安全防火墻，防止木馬、病毒的侵害。加強(qiáng)規(guī)定退役軍人檔案管理的系統(tǒng)權(quán)限，要求檔案管理人員實施指紋識別、人臉識別、安全密碼等安全識別方式，為退役軍人檔案資料系統(tǒng)的安全提供保障。同時，重視檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，通過定期組織開展集中培訓(xùn)的方式，增強(qiáng)檔案管理人員的工作水平與能力，還需要組織檔案管理人員專門進(jìn)行信息技術(shù)技能培訓(xùn)，要求他們掌握更多關(guān)于信息技術(shù)的知識。因為檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與素養(yǎng)，對退役軍人檔案信息化管理質(zhì)量與服務(wù)水平具有決定性影響，唯有切實提高他們的工作潛能與積極性，才可以真正提高退役軍人檔案管理水平。

5.強(qiáng)化檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)

退役軍人檔案管理工作的根本是加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)重視信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時加大投資建設(shè)力度，持續(xù)健全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而保證退役軍人檔案信息化管理工作更好推進(jìn)。第一，應(yīng)加強(qiáng)硬件設(shè)施配置，確保設(shè)備可以正常使用，防止由于機(jī)器故障而影響到檔案管理工作正常進(jìn)行。第二，還需要加強(qiáng)改進(jìn)軟件系統(tǒng)，及時升級更新軟件，同時結(jié)合實際情況調(diào)整軟件，保證在信息量持續(xù)增多和信息數(shù)據(jù)日益復(fù)雜的情況下，也能容納并分析較多復(fù)雜的數(shù)據(jù)，慢慢形成智能化檔案管理模式。第三，提高機(jī)房安全保障系統(tǒng)，采用最先進(jìn)的安防系統(tǒng)和環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)，增強(qiáng)機(jī)房的安全性，同時確保溫濕度合理，有效延長機(jī)器設(shè)備的使用年限。

五、總結(jié)

總而言之，在當(dāng)前我國全面深化改革背景下，加強(qiáng)退役軍人檔案信息化管理也是檔案管理中一項重要內(nèi)容。所以，需要注重退役軍人數(shù)字資源庫建設(shè)，對檔案資料進(jìn)行篩查，強(qiáng)化檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的綜合素養(yǎng)，同時加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與投入力度，確保檔案信息化管理安全性。唯有如此，才可以讓退役軍人檔案實現(xiàn)信息化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，切實提高退役軍人檔案管理工作效率，從而為人們提供更加高效率的服務(wù)。

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（作者單位：鄆城縣退役軍人事務(wù)局）