數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展的新突破

摘 要：隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，中醫(yī)院檔案管理在數(shù)字化時代的探索開始引起業(yè)界重視?；诖耍疚膶⒑唵畏治鰯?shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展的新突破，并圍繞數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理存在的不足，深入探討中醫(yī)院檔案管理發(fā)展路徑，希望研究內(nèi)容能夠給相關(guān)從業(yè)人員以啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：中醫(yī)院;數(shù)字化檔案;云計算

結(jié)合實際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國部分中醫(yī)院檔案管理工作無法適應(yīng)數(shù)字化時代變化，信息化管理意識薄弱、檔案管理模式落后、病例檔案回收質(zhì)量堪憂等問題大量涌現(xiàn)。提升數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理水平，正是本文圍繞該課題開展具體研究的原因所在。

一、數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展的新突破

1.數(shù)字化發(fā)展趨勢

數(shù)字化時代的來臨使傳統(tǒng)檔案管理方式被顛覆，中醫(yī)院檔案信息化改革因此全面開展。數(shù)字檔案具備網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化兩方面特性，具體應(yīng)用需要得到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)的支持。在各類新技術(shù)支持下，中醫(yī)院的科技檔案、文書檔案、聲像檔案、會計檔案、紙質(zhì)檔案等能夠以計算機為載體，共同構(gòu)成檔案庫。中醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展趨勢主要體現(xiàn)在海量電子檔案的存儲和管理、有效結(jié)合各醫(yī)院檔案信息資源、滿足跨數(shù)據(jù)庫及跨地域信息檢索需要、在權(quán)限內(nèi)查詢多個數(shù)據(jù)庫獲取檔案信息等方面。

2.檔案管理信息化開始受到重視

隨著檔案數(shù)字化管理在各領(lǐng)域取得突破性成果，中醫(yī)院檔案管理信息化也開始受到重視，而在更多的資金支持下，檔案管理的綜合水平和使用效率也在不斷提升。通過對檔案數(shù)字化戰(zhàn)略的推進，檔案管理信息化工作得到高度重視，而隨著檔案管理系統(tǒng)上線，中醫(yī)院各部門能夠依托該系統(tǒng)快速完成檔案整理、立卷、歸檔等工作，檔案管理的效率提高和流程規(guī)范得以實現(xiàn)。通過開展文書檔案掃描和OCR識別工作，基于系統(tǒng)的文件、圖紙檢索能夠順利實現(xiàn)，一體化檔案資源管理得以大幅推進，這源于系統(tǒng)具備的文件級管理、檔案借閱管理、目錄管理、檔案編研、電子原文管理等功能。此外，在變更文件、上級來文、重大課題申報、醫(yī)院宣傳等方面，檔案管理信息化也能夠較好為中醫(yī)院提供服務(wù)。

3.檔案管理制度不斷完善

制度的廢改立和執(zhí)行屬于檔案管理制度建設(shè)的關(guān)鍵，在這一理念引導(dǎo)下，數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理大多高度重視制度建設(shè)工作，及時更新的制度能夠跟上中醫(yī)院發(fā)展步伐并與國家規(guī)定高度統(tǒng)一。很多中醫(yī)院在檔案數(shù)字化管理探索中針對性制訂了《檔案借閱制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案庫房管理制度》等檔案管理制度，而在不斷推進制度完善的過程中，制度的落實和執(zhí)行也在同時強化。通過編制宣傳冊、開展內(nèi)部交流、定期培訓(xùn)，檔案管理制度執(zhí)行水平不斷提高，數(shù)字化檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平也在不斷提升，輔以統(tǒng)一的檔案管理和應(yīng)用信息化平臺，標(biāo)準化水平更高的檔案信息化管理在便捷利用、安全存儲方面也有著出色表現(xiàn)。

4.檔案管理工作不斷改進

通過反饋機制的設(shè)立，數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理的不斷改進也得以實現(xiàn)，檔案管理工作存在的不足能夠被及時發(fā)現(xiàn)和處理。在具體實踐中，各部門需要做好資料定期歸檔工作，以此建成專兼職檔案管理員構(gòu)成的檔案信息化管理隊伍，輔以每年開展的培訓(xùn)，即可保證隊伍的專業(yè)水平。定期召開座談會和培訓(xùn)會，就檔案管理問題開展頭腦風(fēng)暴，軟件公司能夠更好參與到中醫(yī)院檔案管理工作中，通過現(xiàn)場答疑、軟件功能修改，檔案管理需求將更好得到滿足，不斷改進的檔案管理工作也將真正形成良性發(fā)展循環(huán)，更好為中醫(yī)院的發(fā)展提供服務(wù)。

二、數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理存在的不足

1.信息化管理意識薄弱

結(jié)合實際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，信息化管理意識薄弱問題廣泛存在于我國很多中醫(yī)院檔案管理工作中，這類中醫(yī)院往往只關(guān)注經(jīng)濟效益，未能認識到檔案管理在自然發(fā)展中所能夠發(fā)揮的重要作用，各科室病歷資料上交不及時、診療數(shù)據(jù)丟失等問題因此頻繁出現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理思想影響下，檔案管理工作忽視檔案本身價值和重要性的情況也較為常見，中醫(yī)院管理層缺乏重視、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和升級滯后也不利于數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

2.存在檔案信息不準確情況

受到傳統(tǒng)檔案管理理念和模式制約，很多中醫(yī)院檔案管理工作在搜集、記錄、啟用等環(huán)節(jié)存在不規(guī)范問題，這類問題往往會導(dǎo)致檔案信息不準確問題出現(xiàn)。在檔案搜集方面，資料和信息搜集不全面、信息記錄失真等問題較為常見，檔案的真實性和實用性因此受到影響，人工記錄為主和計算機記錄為輔的檔案信息記錄方式也會影響檔案信息質(zhì)量，信息化時代檔案資源開發(fā)因此受到的制約必須得到重視。

3.檔案管理模式落后

受歷史原因影響，檔案管理模式落后情況也較為常見，存在傳統(tǒng)、松散格局的檔案管理模式雖然能夠滿足文書檔案和實物檔案管理需要，但手工的檔案收集和檢索無法滿足病歷信息共享需要。此外，很多中醫(yī)院檔案管理工作還缺乏具備檔案專業(yè)理念和管理技術(shù)的人才，不完善的檔案管理體系和檔案人才培訓(xùn)的缺乏也會制約數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理水平提升。

4.病歷檔案回收質(zhì)量堪憂

在檔案歸檔過程中，中醫(yī)院很容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容欠缺、資料丟失等問題，如科室討論、診療記錄、病案分析等病歷檔案內(nèi)容不全?，F(xiàn)有規(guī)定要求患者出院后24小時內(nèi)完成病歷檔案的存檔，但實際無法滿足該時間要求的情況在中醫(yī)院各科室較為常見，這與很多醫(yī)院人員未能充分了解電子病歷檔案管理流程和手續(xù)存在一定關(guān)聯(lián)，借閱檔案長期不還、檔案丟失等問題受此影響也頻繁出現(xiàn)。

三、數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展路徑選擇

1.健全檔案管理制度

為推進數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展，應(yīng)設(shè)法健全檔案管理制度，中醫(yī)院全體人員需真正認識到檔案管理工作的重要性和作用，以此升級觀念，不斷推進檔案管理制度的建立健全。首先，需高度重視檔案管理工作，中醫(yī)院管理層需要以身作則為檔案管理人員提供更有力支持，保證檔案管理人員能夠正確認識自身的職責(zé)和價值，將檔案管理工作真正納入中醫(yī)院重要議事日程，以此夯實優(yōu)化改善檔案管理工作的基礎(chǔ)。其次，在制度的具體健全中，需結(jié)合《檔案法》等法規(guī)和中醫(yī)院發(fā)展實際，以此科學(xué)制訂檔案管理制度，保證制度的可行性、合理性、科學(xué)性，有章可循、有據(jù)可依的檔案管理工作能夠順利開展。最后，還需要設(shè)法規(guī)范病案書寫制度，健全檔案保密、保管、借閱制度，保證以類歸宗的檔案能夠真正將責(zé)任落實到人，以此開展權(quán)責(zé)分明、責(zé)任明確的檔案管理工作，中醫(yī)院檔案管理即可更好適應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展。

2.強化檔案管理隊伍建設(shè)

在健全檔案管理制度的同時，還應(yīng)設(shè)法強化中醫(yī)院檔案管理隊伍建設(shè)，以此提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，檔案管理工作即可更好開展。在具體實踐中，中醫(yī)院需要加強對檔案管理人才培養(yǎng)與隊伍建設(shè)的重視，并設(shè)法使其實現(xiàn)工作態(tài)度規(guī)范、專業(yè)素質(zhì)提升、個人品德強化。中醫(yī)院需通過制度約束檔案管理人員，使其直接擔(dān)負檔案保密、開放利用責(zé)任，同時結(jié)合檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、法制意識、職業(yè)道德修養(yǎng)，推廣終身學(xué)習(xí)理念，保證檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)最新法律法規(guī)知識并持續(xù)提升自身能力，做到正確履職。中醫(yī)院還需要在良好的環(huán)境氛圍和條件創(chuàng)造中投入資源，以此從社會中吸引優(yōu)秀的檔案管理人才，同時結(jié)合學(xué)歷教育、專業(yè)培訓(xùn)、進修學(xué)習(xí)等手段，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力，只有全面關(guān)注人才的吸引、培養(yǎng)、使用，才能夠真正建成專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊伍，這一隊伍應(yīng)配備有思想、有理念、掌握先進科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型人才，以此更好提供人才資源支持，滿足檔案管理工作升級需要。

3.推動檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)直接關(guān)系著檔案管理工作能否融入現(xiàn)代生活、對接智慧城市、連通大數(shù)據(jù)社會、參與國民經(jīng)濟發(fā)展，因此中醫(yī)院需遵循“互聯(lián)網(wǎng)+”理念開展檔案信息化建設(shè)，以此全面應(yīng)用信息化管理手段和信息技術(shù)，優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作。應(yīng)正視數(shù)字信息對中醫(yī)院檔案管理工作的影響，如檔案信息資源保存方式帶來的影響，考慮到中醫(yī)院檔案涉及的人員、內(nèi)容較多且存在較為繁復(fù)的歸檔過程，為滿足檔案管理數(shù)字化發(fā)展要求，中醫(yī)院應(yīng)科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案數(shù)字化平臺建設(shè)，以此實現(xiàn)便捷性更高的檔案存儲、檢索、處理，具體規(guī)范建設(shè)應(yīng)參照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等要求。檔案信息化建設(shè)過程必須保證檔案的安全性和完整性，由此開展的檔案管理工作需做好對電子檔案各環(huán)節(jié)的控制，如歸檔、借閱、查詢、銷毀等環(huán)節(jié)，只有高度重視檔案信息安全，檔案管理人員才能夠具備較高警覺性和信息安全意識，信息安全問題的有效規(guī)避、檔案安全的切實保障也才能夠順利實現(xiàn)。

4.保證檔案信息系統(tǒng)安全

數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展必須設(shè)法保證檔案信息系統(tǒng)安全，具體實踐應(yīng)從統(tǒng)一標(biāo)準、強化數(shù)字技術(shù)應(yīng)用、優(yōu)選管理軟件入手。統(tǒng)一標(biāo)準需充分考慮中醫(yī)藥數(shù)據(jù)庫、OA系統(tǒng)、醫(yī)療系統(tǒng)的數(shù)字化標(biāo)準規(guī)范統(tǒng)一建設(shè)，以此統(tǒng)一對接端口，規(guī)避“信息孤島”問題。強化數(shù)字技術(shù)應(yīng)用應(yīng)關(guān)注數(shù)字化硬件的購入，如備份磁盤、“二十防”設(shè)備、高速掃描儀，并做好數(shù)字化檔案載體的定期拷貝和質(zhì)量檢測，定期檢查備份能夠避免環(huán)境、溫度、磁性、黑客侵入等因素導(dǎo)致數(shù)字化檔案載體損壞問題發(fā)生。優(yōu)選管理軟件需要以安全和性能為標(biāo)準，同時做好數(shù)據(jù)維護工作，以此保證數(shù)字化檔案信息安全，輔以身份證驗證、防病毒體系、元數(shù)據(jù)格式固定、數(shù)據(jù)備份、分級授權(quán)等方式，檔案信息系統(tǒng)安全能夠更好得到保障。此外，云技術(shù)也能夠用于保證檔案信息系統(tǒng)安全，中醫(yī)院可依托云技術(shù)做好檔案信息資源的密級分類，以此完成區(qū)域性數(shù)字檔案私有云建設(shè)，在“嵌入式非標(biāo)準編碼解碼器”“對稱加密”等技術(shù)支持下搭建可信的云平臺，中醫(yī)院檔案信息的全過程保密將順利實現(xiàn)，同時可考慮選用分布式文件應(yīng)用系統(tǒng)、加密磁盤、加密軟件。

5.做好信息化病歷檔案管理

數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展還需要做好病歷檔案信息化管理，這一探索需得到具備信息化管理觀念的醫(yī)務(wù)人員支持，只有中醫(yī)院全體人員均認識到病歷檔案信息化管理的重要性，檔案部門擁有的豐富藥物知識、醫(yī)療技術(shù)、中藥科研等信息才可更好得到利用。病歷檔案信息化管理可考慮采用Ajax技術(shù)，這一新型交互式操作技術(shù)的工作原理為時間或數(shù)據(jù)觸發(fā)，通過在電子病歷檔案中選擇文本、輸入數(shù)據(jù)、移動鼠標(biāo)，Ajax引擎可基于指令進行處理，服務(wù)器端的服務(wù)器工作量和網(wǎng)絡(luò)傳輸壓力能夠有效減輕。具體可建設(shè)由檔案掃描、安全保密、整理編目、數(shù)字檔案管理、檔案檢索查詢和借閱、系統(tǒng)管理和設(shè)置、檔案打印輸出等功能組成的電子病歷信息系統(tǒng)。在SQL Server數(shù)據(jù)庫和Tomcat服務(wù)器支持下，即可構(gòu)建由Ajax引擎、服務(wù)器端、客戶端組成的三層構(gòu)架，所有功能模塊均可由此實現(xiàn)修改、添加等交互操作，電子病歷檔案的錄入也能夠在無須重復(fù)刷新網(wǎng)頁的前提下完成。

為更好實現(xiàn)病歷檔案信息化管理，還應(yīng)依托信息技術(shù)提升管理的規(guī)范性，具體可從四方面入手：第一，數(shù)據(jù)共享。在信息化系統(tǒng)支持下，中醫(yī)院可實現(xiàn)醫(yī)生和護士工作站、出院處、住院處、門診等信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，每日工作報表可由系統(tǒng)直接生成，患者就診的紙質(zhì)資料可通過檔案掃描轉(zhuǎn)換為電子檔，以此重新分析處理，將有效規(guī)避檔案管理人員和醫(yī)生的人工操作失誤，同時生成的不同類別病歷索引能夠保證準確找出病歷檔案，查詢和等待時間將大幅縮短;第二，直接調(diào)用病歷信息。如患者再次入院，通過提交借閱申請至病案管理處，臨床醫(yī)生可在審核通過后直接調(diào)用病歷信息，這種網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱可結(jié)合系統(tǒng)執(zhí)行計時指令，病歷檔案能夠到期自動回收，而在借閱操作管理功能支持下，檔案管理人員能夠?qū)栝喦闆r進行隨時瀏覽，同時催討限時未歸還的檔案，在無紙化、信息化的檔案借閱管理過程中，檔案損毀、丟失問題能夠有效規(guī)避;第三，數(shù)據(jù)統(tǒng)計。信息化系統(tǒng)能夠更為便捷地完成病歷檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計，如統(tǒng)計死亡患者例數(shù)、出院患者例數(shù)、用藥劑量和種類、中藥使用情況、疾病分類、辨證分型等，工作報表將自動生成，統(tǒng)計內(nèi)容可通過輸入關(guān)鍵詞便利獲取;第四，保證電子病歷檔案合法性和真實性。通過嚴格執(zhí)行權(quán)限管理措施，電子病歷檔案數(shù)據(jù)安全能夠更好得到保障，具體可采用上文提及的身份證驗證、分級授權(quán)等方式，結(jié)合相應(yīng)技術(shù)保證不同醫(yī)務(wù)人員僅能夠查閱對應(yīng)權(quán)限的內(nèi)容，修改病歷內(nèi)容時系統(tǒng)需要記錄備案修改的時間和人員，滿足查證需要，輔以加密存儲的編寫程序，能夠有效規(guī)避電子病歷檔案直接在數(shù)據(jù)庫中修改的情況，也能夠更好預(yù)防檔案信息泄露問題。

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展需關(guān)注多方面因素影響。在此基礎(chǔ)上，本文分析了健全檔案管理制度、保證檔案信息系統(tǒng)安全等內(nèi)容，提供了可行性較高的中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理路徑。為更好開展中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作，觀念更新、技術(shù)升級、人才培養(yǎng)等關(guān)鍵點必須得到重視。

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（作者單位：南京市江寧中醫(yī)院）

作者簡介：徐敏（1986-），女，漢族，江蘇南京人，本科，助理館員（初級），研究方向：檔案管理。