厲美連
中小企業(yè)作為我國國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分,在創(chuàng)造GDP、完成社會義務(wù)等方面貢獻(xiàn)了巨大力量,是我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)中最具活力和創(chuàng)新力的市場主體。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化趨勢的不斷加強(qiáng),我國中小企業(yè)面臨的競爭和生存壓力日益增加,加上中小企業(yè)自身固有的缺陷導(dǎo)致內(nèi)部控制上有所欠缺,一些中小企業(yè)發(fā)展面臨阻礙甚至存續(xù)不久。本文通過分析中小企業(yè)內(nèi)部控制中存在問題,探討相關(guān)建議和對策措施,以便為促進(jìn)中小企業(yè)完善內(nèi)部控制體系,提高內(nèi)部控制管理水平,最終實(shí)現(xiàn)健康良性發(fā)展提供參考。
中小企業(yè)的管理層在企業(yè)創(chuàng)立初期無論在人力、物力、財(cái)力等方面的投入還是在管理理念和知識儲備上都還薄弱,相當(dāng)一部分還存在“重生產(chǎn)銷售,輕內(nèi)控管理”的思想認(rèn)識層面,將大量精力投入在企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、創(chuàng)收等方面,對于內(nèi)部控制管理的重要性認(rèn)識還停留在表面,以為公司規(guī)章制度的建立等同于內(nèi)部控制,而忽視了對內(nèi)部控制板塊的有效管理。同時(shí)部分中小企業(yè)屬于家族企業(yè),在人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等方面實(shí)施唯親制度,在內(nèi)部控制管理的專業(yè)性容易存在不強(qiáng)、沒有針對性等現(xiàn)象,而職責(zé)劃分上不合理、不明確,也容易導(dǎo)致管理的幅度和跨度劃分不合理,從而使中小企業(yè)內(nèi)部控制的有效實(shí)施受到影響。
中小企業(yè)經(jīng)營管理的范圍可大可小,從項(xiàng)目競標(biāo)、規(guī)劃、產(chǎn)品市場營銷、人力資源管理、銷售服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都是一個(gè)動(dòng)態(tài)化狀態(tài),要做到有效控制,就必須營造一個(gè)良好的內(nèi)部控制環(huán)境。內(nèi)部控制環(huán)境主要包含內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配、人力資源管理、績效成果評價(jià)考核、企業(yè)文化建設(shè)等要素。當(dāng)前部分中小企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)不夠優(yōu)良主要體現(xiàn)在:
一是企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善、權(quán)責(zé)分配或者授權(quán)審批不合理。中小企業(yè)創(chuàng)建之初領(lǐng)導(dǎo)層設(shè)置較為單薄,主要負(fù)責(zé)人或者董事會一般是一人或幾人,沒有較為規(guī)范的機(jī)構(gòu)設(shè)置和明確的人事安排,權(quán)責(zé)分配上對于一些家族企業(yè)更是容易形成決策權(quán)高度集中的局面。這容易導(dǎo)致在企業(yè)發(fā)展過程中企業(yè)決策者需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力處理各種事物,難以集中精力重點(diǎn)投注在重要企業(yè)事務(wù)上。另一方面決策的高度集中容易導(dǎo)致集權(quán)過重,無法形成較為民主的氛圍,對于集思廣益、精誠團(tuán)結(jié)的企業(yè)文化營造展開困難。在審批方面,由于中小企業(yè)高度集權(quán),管理層次較少,審批管理過度強(qiáng)化集中,而過于繁雜的審批更容易導(dǎo)致內(nèi)部控制效果不佳。
二是人力資源管理效果不佳,影響企業(yè)員工特別是內(nèi)部控制管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)。內(nèi)部控制最為關(guān)鍵因素是人,中小企業(yè)員工的素質(zhì)高低直接關(guān)系到內(nèi)部控制建設(shè)的成敗。當(dāng)前中小企業(yè)以追求經(jīng)濟(jì)利益為首要生產(chǎn)目標(biāo),在企業(yè)內(nèi)部控制人才管理上沒有投入足夠的人力、物力和財(cái)力。企業(yè)管理層對企業(yè)各部門的實(shí)際狀況掌握不充分,加上部分內(nèi)部控制人員對財(cái)務(wù)管理特別是風(fēng)險(xiǎn)管理缺乏現(xiàn)代的專業(yè)知識和全面的認(rèn)識,容易導(dǎo)致中小企業(yè)內(nèi)部控制對成本控制、資金管理、稅務(wù)管理等風(fēng)險(xiǎn)控制容易受到不同程序的制約。
部分中小企業(yè)經(jīng)營管理的項(xiàng)目內(nèi)容涉及范圍繁多,特別是在財(cái)務(wù)管理方面需要統(tǒng)計(jì)整合繁復(fù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),但部分中小企業(yè)沒有實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理信息共享,在財(cái)務(wù)信息資源及信息系統(tǒng)配備上較為薄弱,或者沒有對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理技術(shù)進(jìn)行及時(shí)更新?lián)Q代,從而出現(xiàn)部分企業(yè)還存在采購、付款、合同、銷售等審批手續(xù)還處于人工方式的現(xiàn)象。這種非信息化自動(dòng)化的財(cái)務(wù)管理粗放方式容易導(dǎo)致跳審、漏審或者超出審批權(quán)限的范圍等不良現(xiàn)象,一定程度上增加了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),由于企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)事項(xiàng)和業(yè)務(wù)信息之間如果缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和口徑,導(dǎo)致各部門之間信息溝通不暢、不統(tǒng)一,容易造成信息溝通不及時(shí),信息錯(cuò)配,財(cái)務(wù)容易出現(xiàn)收款或支付錯(cuò)漏。這種因缺乏內(nèi)部控制信息共享管理平臺構(gòu)建的問題容易導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范管理工作效率低,在資金管理、成本控制等方面無法及時(shí)為企業(yè)管理層制定企業(yè)戰(zhàn)略決策提供準(zhǔn)確、有效的參考依據(jù)。
一是沒有形成科學(xué)合理的預(yù)算管理制度。中小企業(yè)內(nèi)部控制最關(guān)鍵的是財(cái)務(wù)管理,其中科學(xué)合理的預(yù)算管理制度特別是成本預(yù)算是統(tǒng)籌好整個(gè)經(jīng)營生產(chǎn)的關(guān)鍵起點(diǎn),如果預(yù)算內(nèi)容和實(shí)際執(zhí)行不匹配,預(yù)算控制作用就被嚴(yán)重削弱,影響了企業(yè)內(nèi)部控制管理的實(shí)效。
二是沒有形成有效的內(nèi)部審計(jì)機(jī)制。內(nèi)審機(jī)制是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的指向標(biāo),可以起到很好的制約監(jiān)督作用。但目前中小企業(yè)由于基礎(chǔ)薄弱,沒有設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),從而使中小企業(yè)失去對自身風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)察,對自身存在問題難以及時(shí)有效的進(jìn)行鑒別、監(jiān)督,影響了內(nèi)部控制的力度和效果。
三是沒有建立健全企業(yè)稅務(wù)管理制度。當(dāng)前營改增、稅務(wù)改革不斷深化推進(jìn),中小企業(yè)在合理規(guī)稅避稅等方面還缺乏完善的管理制度和專業(yè)管理人才,在稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制上可能會出現(xiàn)問題。
中小企業(yè)內(nèi)部控制中做好成本風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向控制是很重要的。成本風(fēng)險(xiǎn)控制主要是對企業(yè)經(jīng)營成本支出和運(yùn)行情況進(jìn)行控制管理,從而明確成本能否使企業(yè)增值、產(chǎn)生盈利。但目前部分中小企業(yè)在成本風(fēng)險(xiǎn)控制上沒有嚴(yán)格按照企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際,生產(chǎn)成本支出、發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃等做好管控工作。一方面重視程度不夠,領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)于成本風(fēng)險(xiǎn)控制的理念和專業(yè)知識儲備沒有跟上形勢發(fā)展需要;另一方面,中小企業(yè)在成本預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、控制、監(jiān)督等工作程序上沒有做好規(guī)范處理。這些都容易導(dǎo)致中小企業(yè)使用成本資金的風(fēng)險(xiǎn)增大,成本支出降低上處于被動(dòng)狀態(tài),最終不利于中小企業(yè)的內(nèi)部控制的有效運(yùn)行。
中小企業(yè)管理層要改變“重生產(chǎn)銷售,輕內(nèi)控管理”的思想理念,將大部分投放在生產(chǎn)銷售商的精力投放一部分到內(nèi)部管理控制工作上,在人力、物力、財(cái)力上對加強(qiáng)內(nèi)部控制給予重視,建立健全內(nèi)部控制體系。要充分認(rèn)識到內(nèi)部控制體系的成功建立關(guān)系到企業(yè)對整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營、投資融資過程所出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)等有效規(guī)劃和控制,有利于管理者充分了解企業(yè)總體的發(fā)展方向。內(nèi)部控制不僅涉及整個(gè)企業(yè)所有部門,還對企業(yè)的權(quán)力、利益有著至關(guān)重要的影響,如果內(nèi)部控制管理效果不佳,將會對企業(yè)發(fā)展形成嚴(yán)重阻力。因此管理層應(yīng)提高對內(nèi)部控制的重視,有效推動(dòng)內(nèi)部控制相關(guān)措施的實(shí)施。
一是優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu),明確責(zé)任權(quán)利。中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)積極構(gòu)建業(yè)財(cái)融合的組織管理架構(gòu),充分實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的高度融合,既在崗位權(quán)責(zé)上做好責(zé)任分工,設(shè)置權(quán)力清單,實(shí)現(xiàn)有效分離,權(quán)責(zé)分明,又要在財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、人力資源、監(jiān)督管理等工作上設(shè)置相應(yīng)的機(jī)構(gòu),使各項(xiàng)工作都能有序開展。
二是優(yōu)化中小企業(yè)資源配置,建立和完善內(nèi)部控制管理工作制度。中小企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部控制工作內(nèi)容上如人力資源管理、業(yè)財(cái)融合信息管理、績效考核評價(jià)等方面進(jìn)行細(xì)化,同時(shí)調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部各種資源做好相關(guān)內(nèi)部控制管理、監(jiān)督機(jī)構(gòu)部門的設(shè)置,達(dá)到資源優(yōu)化配置的結(jié)果。同時(shí)中小企業(yè)還應(yīng)對應(yīng)相關(guān)設(shè)置的部門建立配套的、完善的企業(yè)內(nèi)部控制管理工作制度,使各項(xiàng)內(nèi)控工作開展都有章可循,從而促進(jìn)中小企業(yè)內(nèi)部控制管理水平的有效提高和相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)有效降低。
三是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理專業(yè)人才的培訓(xùn)和監(jiān)督。中小企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部控制管理人員特別是財(cái)會人員、稅務(wù)管理人員及法務(wù)工作人員等人才方面進(jìn)行專業(yè)技術(shù)和職業(yè)道德修養(yǎng)等方面加大教育、培養(yǎng)經(jīng)費(fèi)的投入。中小企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制管理專業(yè)人才對國家政策、法律法規(guī),特別是關(guān)于財(cái)務(wù)管理、稅務(wù)工作、法務(wù)工作等方面的專業(yè)技術(shù)知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),讓他們及時(shí)掌握內(nèi)部控制管理的先進(jìn)技術(shù)知識。同時(shí)要加強(qiáng)內(nèi)部控制管理人員在財(cái)務(wù)、稅務(wù)等工作上職業(yè)道德素質(zhì)的培訓(xùn),并建立嚴(yán)格的財(cái)務(wù)工作監(jiān)督管理制度,從而杜絕因財(cái)務(wù)或稅務(wù)人員主觀原因所導(dǎo)致的違法涉稅、會計(jì)信息偽造等不良現(xiàn)象的發(fā)生,降低資金風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。
當(dāng)前中小企業(yè)內(nèi)部控制管理涉及到項(xiàng)目內(nèi)容繁多,各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營階段涉及的流程及工作要求各不相同,涉及信息數(shù)據(jù)龐雜,如財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、資金管理等等,因此中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際情況建立本企業(yè)的信息化自動(dòng)化內(nèi)部控制信息共享平臺系統(tǒng),使內(nèi)部控制信息能得到有效的統(tǒng)籌、整合。如中小企業(yè)在財(cái)力經(jīng)濟(jì)條件允許的條件下,可以引進(jìn)ERP 系統(tǒng),它是將采購、銷售、財(cái)務(wù)等步驟和信息簡化了的財(cái)會信息自動(dòng)化系統(tǒng),對財(cái)務(wù)包括資金在內(nèi)及其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行了高度整合、交流,方便資金管理人員靈活跟蹤資金管理控制。資金管理人員通過信息系統(tǒng)需要對資金進(jìn)行一個(gè)科學(xué)、系統(tǒng)、統(tǒng)一、有效的資金動(dòng)態(tài)管理體系,對資金進(jìn)行事前規(guī)劃、事中控制、事后監(jiān)督的動(dòng)態(tài)管理,從嚴(yán)控制資金使用的質(zhì)量和效率,使資金得到有效使用。對于缺乏大的財(cái)務(wù)條件支持的中小企業(yè),可以通過選擇一些精、小財(cái)務(wù)軟件如銀企直連、OA 系統(tǒng)等,可采購、可租用,多種方式靈活配置,從而使企業(yè)的內(nèi)部控制管理信息平臺系統(tǒng)得以有效搭建,使企業(yè)的內(nèi)部控制管理真正實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化控制管理,提高工作效率。
中小企業(yè)內(nèi)部控制管理體系的建立健全是一門龐大、復(fù)雜的工程,必須科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn),環(huán)環(huán)相扣,才能使企業(yè)內(nèi)部控制管理形成有效閉環(huán),降低工作漏洞和相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。因此中小企業(yè)應(yīng)著重加強(qiáng)以下幾個(gè)方面制度的完善:
一是構(gòu)建科學(xué)合理的預(yù)算編制制度,特別是現(xiàn)金流預(yù)算管理制度。中小企業(yè)應(yīng)在預(yù)算編制制度構(gòu)建上加強(qiáng),這樣可以提高財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的精準(zhǔn)度。為了使企業(yè)管理層、內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)控制管理人員快速、精準(zhǔn)的掌握中小企業(yè)的全面預(yù)算管理信息,降低成本風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的幾率,中小企業(yè)應(yīng)投入人力、物力、財(cái)力建立企業(yè)內(nèi)全過程、全覆蓋的業(yè)財(cái)融合全面預(yù)算管理信息平臺,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的高度融合,在預(yù)算、結(jié)算、核算、資產(chǎn)管理、資金使用管理等各個(gè)板塊信息管理上能夠全面覆蓋,提高中小企業(yè)成本風(fēng)險(xiǎn)控制的效率。其次,做好企業(yè)現(xiàn)金流風(fēng)險(xiǎn)的控制工作?,F(xiàn)金流動(dòng)性良好、資金周轉(zhuǎn)正常可以有效降低內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。中小企業(yè)應(yīng)選派專業(yè)管理人員對企業(yè)現(xiàn)金流管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行排查摸底,并建立風(fēng)險(xiǎn)防控清單,清單應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)管控部門、風(fēng)險(xiǎn)等級評估、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)中小企業(yè)還需要建立現(xiàn)金流預(yù)算管理制度執(zhí)行情況評價(jià)、監(jiān)督機(jī)制。中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理情況、成本資金使用情況等對現(xiàn)金流預(yù)算管理執(zhí)行情況進(jìn)行有效評價(jià)考核,并結(jié)合現(xiàn)金流預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)高低做好風(fēng)險(xiǎn)問題排查、整改工作,降低中小企業(yè)內(nèi)部控制中不良風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生的概率。
二是構(gòu)建完整的中小企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)制,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)。首先,實(shí)行第三方經(jīng)審制度。中小企業(yè)可以聘請權(quán)威的會計(jì)經(jīng)審第三方對企業(yè)經(jīng)營成本、盈利情況等方面進(jìn)行嚴(yán)格審核,以此來確保提供給中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的信息數(shù)據(jù)真實(shí)可靠,降低內(nèi)部控制管理工作中相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)率。從而使財(cái)會相關(guān)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性得以保證,降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。其次,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部獨(dú)立資金使用的管理。中小企業(yè)應(yīng)建立獨(dú)立資金使用監(jiān)督管理小組和相關(guān)資金管理制度,對資金使用特別是大筆資金的使用要有嚴(yán)格的監(jiān)管流程和臺賬記錄,確保資金來去狀況清楚,從而確保企業(yè)內(nèi)部資金的使用運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定、正常。
三是要建立健全稅務(wù)管理制度。中小企業(yè)應(yīng)重視稅務(wù)管理工作,建立完善自上而下、科學(xué)合理的稅務(wù)管理制度,對涉稅稅種、相關(guān)法律條目等內(nèi)容列出工作清單和責(zé)任清單,明確各部門崗位的職責(zé),規(guī)范權(quán)力和義務(wù)。對稅務(wù)申報(bào)必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行,建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌l(fā)票使用管理制度,杜絕人為偷稅漏稅逃稅等非法行為。
一是要完善企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制。中小企業(yè)應(yīng)成立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估工作小組,該小組應(yīng)由風(fēng)險(xiǎn)研判經(jīng)驗(yàn)豐富、量化評估能力杰出的專家組成。小組的主要職能是做好各類財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)信息收集、評估、研判和分析,并為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提供科學(xué)、精準(zhǔn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告,以此提高為管理層提供參考依據(jù)的可行性。
二是建立和完善資金風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制。中小企業(yè)的管理層應(yīng)對資金支付和回收、資金安全、資金鏈斷裂、投融資等方面風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分學(xué)習(xí)和研究,熟悉掌握各種風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因、危害及應(yīng)采取的配套抵御、防范和解決措施方案,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范決策能力的培訓(xùn)。另一方面中小企業(yè)應(yīng)完善資金風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制,應(yīng)建立由專業(yè)人才組成的資金風(fēng)險(xiǎn)評估工作小組,在專業(yè)的資金風(fēng)險(xiǎn)評估能力作用下,小組通過真實(shí)有效資金信息的收集、歸納和整理,為中小企業(yè)管理層提供有效的決策參考意見,從而使整個(gè)企業(yè)的資金風(fēng)險(xiǎn)研判和量化評估能力得以有效提升。通過加強(qiáng)資金風(fēng)險(xiǎn)的評估控制,中小企業(yè)內(nèi)部控制管理工作力度覆蓋面才能達(dá)到真正的深入、有效。
三是加強(qiáng)中小企業(yè)內(nèi)控管理風(fēng)險(xiǎn)文化建設(shè)。中小企業(yè)應(yīng)積極宣傳內(nèi)控管理工作的重要性,在企業(yè)形成良好的全員參與內(nèi)部控制管理工作的氛圍。同時(shí)通過加強(qiáng)警示教育、風(fēng)險(xiǎn)防控文化建設(shè)等,讓每一個(gè)員工合規(guī)操作、防范風(fēng)險(xiǎn)的意識得以有效加強(qiáng),從而為企業(yè)做好內(nèi)部控制管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)。
綜上所述,當(dāng)前中小企業(yè)面臨前所未有的競爭壓力和挑戰(zhàn),積極采取有效對策做好內(nèi)部控制管理工作對于提高中小企業(yè)的綜合競爭力非常必要。良好的內(nèi)部控制體系能夠?yàn)橹行∑髽I(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、資產(chǎn)資金安全風(fēng)險(xiǎn)等提供強(qiáng)有力的支撐,可以有效促進(jìn)企業(yè)更加穩(wěn)定、順暢的生產(chǎn)、經(jīng)營,從而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展的最終目的。
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