事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的要點(diǎn)分析

康國紅

摘 要：大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，檔案數(shù)字化管理工作也在一定程度上得到了改進(jìn)，事業(yè)單位檔案管理工作也走向了數(shù)字化的趨勢。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，能夠滿足社會的發(fā)展需求。本文從事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必然性出發(fā)來探討社會發(fā)展的需求。檔案運(yùn)行的效率以及檔案的使用需求，并提出事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理中存在的問題，同時分析出事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的要點(diǎn)，僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案數(shù)字化;管理要點(diǎn)

一、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必然性

1.社會發(fā)展的需求

在正常情況下事業(yè)單位自身的數(shù)字化建設(shè)能力越來越高，那么事業(yè)單位在社會中的職責(zé)水平也會越來越高，事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益也會隨著職責(zé)水平的增長而提升，從而促進(jìn)了我國現(xiàn)如今的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，改善國民的生活質(zhì)量。因此，快速建立事業(yè)單位的檔案數(shù)字化發(fā)展是十分重要的。建立事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作，有利于提升事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，能為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還能減輕事業(yè)單位檔案工作管理人員的工作壓力，提升檔案的完善性。

2.提升檔案運(yùn)行的效率

現(xiàn)如今我國形勢已經(jīng)出現(xiàn)了新的發(fā)展，在此背景下事業(yè)單位對檔案管理工作全面實(shí)施數(shù)字化管理，能夠提高事業(yè)單位檔案的管理效率。通過實(shí)施檔案數(shù)字化管理，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行優(yōu)化與解決。將檔案數(shù)字化管理體系進(jìn)行優(yōu)化，能夠提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案配置以及建設(shè)策略，改善檔案的信息。將數(shù)字化管理模式運(yùn)用到事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，能夠增強(qiáng)檔案管理效率，減少檔案管理的輸出，改善檔案的運(yùn)行系統(tǒng)，使事業(yè)單位與上級單位、社會組織以及服務(wù)對象之間能夠保持良好的檔案信息聯(lián)系，從而滿足各個機(jī)關(guān)與公眾對檔案使用的各種要求，在降低檔案管理人員工作壓力的同時提升檔案管理質(zhì)量。

3.符合檔案的使用需求

檔案數(shù)字化管理是指在對檔案進(jìn)行管理時，借助信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行全方位管理。數(shù)字化檔案管理是涉及多個方面的，其中包括個性化、智能化、信息化應(yīng)用大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算平臺來進(jìn)行綜合的檔案數(shù)據(jù)處理，從而滿足事業(yè)單位對檔案管理的全部要求?，F(xiàn)如今隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的保管方式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理。因此，利用數(shù)字化技術(shù)來完善事業(yè)單位的檔案管理體系，能夠更好地利用檔案管理優(yōu)勢，從而提升事業(yè)單位的檔案管理工作。

二、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.采用的檔案管理設(shè)備較為落后

如今，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)是事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，能夠?qū)n案的管理質(zhì)量進(jìn)行全面提升。從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用的還不夠全面，大部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時，整體采用的管理技術(shù)較為落后，應(yīng)用的檔案管理技術(shù)與檔案管理工作不符的情況比較普遍。大部分事業(yè)單位在檔案管理期間運(yùn)用的信息化技術(shù)整體費(fèi)用較高，資金較少，在檔案管理過程中無法對設(shè)備進(jìn)行及時的更新與改進(jìn)。因此，事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備太過于老化，不符合現(xiàn)如今的檔案管理應(yīng)用條件，從而對檔案數(shù)字化管理效率造成了影響。現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理大多數(shù)還是采用手工檢索方式，計(jì)算機(jī)檢索仍沒有得到普遍應(yīng)用，檔案管理的工作量大，效率較低。例如，公司人事部門在對人員檔案進(jìn)行整理時，由于數(shù)量較大，利用手工檢索方式進(jìn)行檔案管理工作效率不高，因此不利于檔案管理工作的有效開展。

2.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不完善

社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人們對檔案管理的重視度越來越高。運(yùn)用信息數(shù)字化技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，可以有效地將數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合。因此，將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容。如今我國事業(yè)單位應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理還在初期階段，在對數(shù)字化檔案管理的制度制定與落實(shí)方面缺少細(xì)化準(zhǔn)則，因此數(shù)字化檔案管理的規(guī)范需要進(jìn)一步加強(qiáng)。因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作標(biāo)準(zhǔn)不完善，所以導(dǎo)致了檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時總是處于被動狀態(tài)。

因此，將檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，才能將檔案數(shù)字化管理工作的價(jià)值體現(xiàn)出來。

3.檔案管理工作人員能力較低

想要更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的開展，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)與檔案管理技術(shù)是至關(guān)重要的。想要提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)與檔案管理技術(shù)，就需要對事業(yè)單位的檔案管理工作人員進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，內(nèi)容需要根據(jù)檔案數(shù)字化管理要求來培養(yǎng)管理人員的知識掌握能力，提高檔案管理人員的管理技能，從而建立起一支優(yōu)秀的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍，使檔案數(shù)字化管理符合當(dāng)下的管理需求。從當(dāng)前的情況來看，影響事業(yè)單位檔案管理因素除了管理人員能力較低以外還有機(jī)構(gòu)編制等因素。由于整體機(jī)構(gòu)編制的影響，事業(yè)單位在實(shí)行檔案數(shù)字化管理工作時，要面臨管理人員能力不高的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了我國事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的開展。

4.檔案數(shù)字化管理具有安全隱患

雖然將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，能夠?qū)n案管理工作效率進(jìn)行有效提升，但是社會大眾關(guān)注點(diǎn)仍然是互聯(lián)網(wǎng)安全。如果在對檔案進(jìn)行管理過程中，檔案管理系統(tǒng)受到了網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊或者被病毒侵入，那么就會嚴(yán)重影響檔案管理信息的安全性?，F(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理人員還不具備較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)能力，專業(yè)知識的掌握能力不足，而且他們也沒有真正了解到對檔案進(jìn)行管理的作用。因此，檔案數(shù)字化管理工作信息泄露的概率急劇上升。

5.受信息載體影響

因?yàn)闄n案數(shù)字化信息需要利用載體進(jìn)行運(yùn)行，所以信息運(yùn)行時就需要利用磁帶、光盤等進(jìn)行工作。因此，對事業(yè)單位檔案信息的保管提出了較高要求。從檔案數(shù)字化管理具體的操作流程來看磁帶、磁盤與光盤等信息載體比較容易劃傷，從而導(dǎo)致了事業(yè)單位的檔案信息受損。這種現(xiàn)象發(fā)生的原因在于事業(yè)單位的檔案管理工作人員沒有合理地保護(hù)檔案數(shù)字化管理信息載體，使檔案信息載體灰塵較多，信息在一定程度上受到了破壞，從而導(dǎo)致了檔案信息載體中的信息沒有辦法呈現(xiàn)出來。除此以外，酸性物質(zhì)與有毒氣體都具有較強(qiáng)的腐蝕性，如果信息載體受到了酸性物質(zhì)與有毒氣體的影響，磁帶、磁盤與光盤上的磁粉就會脫落，從而導(dǎo)致信息載體老化，影響檔案信息的安全程度。

三、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理要點(diǎn)

1.投入資金優(yōu)化設(shè)備技術(shù)

想要提高檔案信息的安全性，提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的效率，就需要投入足夠資金，對檔案信息管理設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化?，F(xiàn)如今事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作具有系統(tǒng)性特征，其中內(nèi)容較多。因此，在對其進(jìn)行管理工作時就需要使用充足的人力、物力以及財(cái)力。想要促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效開展，就需要足夠的資金對其進(jìn)行幫助，在事業(yè)單位運(yùn)營時就需要對檔案數(shù)字化管理加大投資力度。想要對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中所存在的問題進(jìn)行分析，就需要從事業(yè)單位運(yùn)行的實(shí)際情況入手，在對檔案數(shù)字化管理問題進(jìn)行分析的過程中，要對整體的檔案管理計(jì)劃進(jìn)行完善，同時還要引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)以及設(shè)備，為檔案數(shù)字化管理的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在引進(jìn)檔案數(shù)字化管理設(shè)備時，檔案數(shù)字化管理人員要明確認(rèn)識檔案數(shù)字化管理設(shè)備。檔案數(shù)字化管理設(shè)備主要有兩方面，包括軟件設(shè)備與硬件設(shè)備。硬件設(shè)備需要的資金較多，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行保養(yǎng)。軟件設(shè)備以軟件研發(fā)為主，因此要注重軟件的兼容現(xiàn)象。除此以外，事業(yè)單位在對數(shù)字化管理設(shè)備投入資金時，要注意前期的預(yù)算，對資金的利用率進(jìn)行提升，這樣才能保證檔案數(shù)字化工作的有效開展。

2.建立健全的檔案數(shù)字化保密制度

想要做好檔案數(shù)字化管理工作，就需要建立健全的檔案數(shù)字化保密制度。第一，在事業(yè)單位運(yùn)營時，檔案數(shù)字化管理是運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)，同時也是檔案數(shù)字化管理的趨勢。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，能夠明確單位的發(fā)展情況。想要更好地將檔案數(shù)字化管理效率提升，需要建立健全的檔案數(shù)字化管理體系，這樣可以更好地推動事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理。在檔案工作人員的工作期間，需要以提升檔案數(shù)字化管理專業(yè)技能為目標(biāo)，并運(yùn)用在實(shí)際的工作當(dāng)中。根據(jù)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理要求，在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中引用符合單位檔案管理形式的監(jiān)督管理模式，將檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性與規(guī)范性進(jìn)行提升，從而體現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的價(jià)值。如果檔案數(shù)據(jù)信息發(fā)生問題，要及時制定出完善的解決對策并加以解決。第二，事業(yè)單位的檔案管理工作嚴(yán)密性較高，因此對事業(yè)單位檔案管理的保密性有著較高的要求。在對事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理時，無論是單位的檔案文件，還是個人的檔案文件都要具有保密性要求。檔案文件中包含著單位許多重要信息，如果檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄露就可能會被不法分子所利用，從而產(chǎn)生嚴(yán)重后果。如果個人的檔案信息發(fā)生泄露，那么檔案持有者的隱私就可能會受到損害，這樣就不利于事業(yè)單位的運(yùn)行。建立一個健全的檔案保密制度在檔案管理工作當(dāng)中是十分重要的，檔案工作管理人員應(yīng)該具有責(zé)任感，不能私自閱覽檔案信息。要對檔案的管理設(shè)備定期檢查，以免出現(xiàn)安全隱患，從而保障檔案信息的完整性與安全性。

3.做好人員培訓(xùn)，提升安全性

隨著社會的不斷發(fā)展，為了提高事業(yè)單位的競爭力，需要將檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行完善。因此，培養(yǎng)一支專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍是十分重要的。如今事業(yè)單位檔案管理團(tuán)隊(duì)人員的文化素養(yǎng)、專業(yè)技能以及理論水準(zhǔn)參差不齊，因此檔案管理工作人員沒有正確地認(rèn)識到檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)。針對這種現(xiàn)象，事業(yè)單位需要制定出培訓(xùn)檔案管理人員的措施，并建立起一支高水準(zhǔn)的檔案管理隊(duì)伍，從而促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的開展。想要建立起一支專業(yè)性極強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，第一，可以對檔案管理人員進(jìn)行多樣化的培訓(xùn)，將培訓(xùn)的內(nèi)容以及范圍進(jìn)行拓展，使培訓(xùn)內(nèi)容更加廣泛，主次分明。將傳統(tǒng)檔案管理與檔案數(shù)字化管理相比較而言，檔案數(shù)字化管理的危險(xiǎn)性與復(fù)雜性較高。因此，完善培訓(xùn)內(nèi)容中的管理要點(diǎn)，能達(dá)到良好的培訓(xùn)效果。第二，事業(yè)單位可以引進(jìn)高專業(yè)的管理人員，并成立相應(yīng)的管理團(tuán)隊(duì)，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的開展提供相應(yīng)幫助。第三，將數(shù)字化信息系統(tǒng)的安全性進(jìn)行提升，并延伸到事業(yè)單位信息系統(tǒng)的外部，及時接受反饋，將信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行提升。例如，事業(yè)單位可以依據(jù)信息泄露方案，應(yīng)用相關(guān)的技術(shù)避免檔案信息數(shù)據(jù)泄露。同時可以利用沒有U盤的網(wǎng)絡(luò)工作站控制應(yīng)用的程序和端口，設(shè)置防病毒軟件，避免檔案信息系統(tǒng)受到病毒侵害?？梢栽谙到y(tǒng)中設(shè)置系統(tǒng)密碼、開機(jī)密碼，增加檔案系統(tǒng)的安全性。

4.優(yōu)化信息化服務(wù)

由于綜合檔案的服務(wù)目標(biāo)是企業(yè)單位與社會大眾，如今在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展下，合理地使用信息化技術(shù)可以提升檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，能夠根據(jù)客戶的不同需求實(shí)施針對性的服務(wù)，從而發(fā)現(xiàn)價(jià)值更高的檔案資源。在大數(shù)據(jù)的背景下事業(yè)單位可以運(yùn)用電子郵件、視頻以及網(wǎng)絡(luò)短信等方式來為社會大眾查詢使用檔案信息。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息開放服務(wù)。與此同時還可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為事業(yè)單位和社會大眾提供服務(wù)以及國家政策的相關(guān)信息，以此來滿足社會對檔案信息服務(wù)的需求，從而提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

5.轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方式

到目前為止，事業(yè)單位的檔案管理方式無法利用互聯(lián)網(wǎng)對檔案的內(nèi)容進(jìn)行更新，因此有許多違法人員利用此程序上的漏洞來實(shí)施一些違規(guī)行為，從而導(dǎo)致了檔案信息系統(tǒng)的安全性降低。例如，有許多工作人員為了謀取私利，隨便地將自己參加工作的時間、學(xué)歷等情況進(jìn)行修改，這類違規(guī)行為在檔案系統(tǒng)上不能有效地進(jìn)行證實(shí)。因此，想要對事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行全方位的管理，就需要對檔案管理人員的識別能力進(jìn)行提升，對檔案數(shù)據(jù)的信息情況進(jìn)行定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)了與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不符合的情況就要及時處理，同時也要對隨意修改檔案信息的人員進(jìn)行嚴(yán)懲。在進(jìn)行檔案管理工作當(dāng)中，可以構(gòu)建出電子檔案的管理方案，將檔案數(shù)字化的管理方案落實(shí)到紙質(zhì)檔案當(dāng)中，并進(jìn)行妥善保管，從而達(dá)到人事檔案信息能在事業(yè)單位的各個部門進(jìn)行信息共享?？梢詫⑹聵I(yè)單位的員工信息進(jìn)行匯總，從而將檔案系統(tǒng)中的信息量進(jìn)行提升，對信息質(zhì)量進(jìn)行優(yōu)化，使事業(yè)單位的檔案信息化工作得到有效開展。

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，能使檔案管理工作更好地運(yùn)行。想要更好地將數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，可以加大資金投入，對數(shù)字化檔案設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化。數(shù)字化檔案管理保密制度建立，防止信息泄露。對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升工作人員的專業(yè)管理技能。優(yōu)化信息化服務(wù)，滿足社會對檔案信息服務(wù)的需求。對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方式進(jìn)行改變，使事業(yè)單位的檔案信息化工作得到有效開展。

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（作者單位：鄄城縣彭樓鎮(zhèn)政府）