茶企人事檔案管理利用及信息化建設(shè)

劉 玥

（衡水學(xué)院人事處，河北 衡水 053000）

現(xiàn)階段，信息技術(shù)影響人們生活與工作的方方面面。人事檔案管理作為檔案管理工作的核心內(nèi)容，人事檔案管理工作不僅可以為茶企提供大量優(yōu)秀人才，還可以幫助茶企各個部門工作順利開展。在人事檔案管理過程中及時地引入信息技術(shù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與智能化。從根本上提升檔案管理質(zhì)量與效率，并符合社會發(fā)展需求。

1 人事檔案管理特點(diǎn)

在新時代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)走入千家萬戶，為人們的生活與工作提供便捷。茶企在招聘過程中，沒有人事詳細(xì)記錄信息，就會間接影響茶企可持續(xù)發(fā)展。人事檔案管理是茶企內(nèi)部非常重要的服務(wù)工作，對茶企人事檔案統(tǒng)一收集、存放以及調(diào)用等等，作為人力資源管理極其重要的內(nèi)容。人事檔案管理對于茶企發(fā)展起到至關(guān)重要的影響，與普通的檔案具有一定的相同性，也具備普通檔案的管理特點(diǎn)。人事檔案管理具有準(zhǔn)確性、流動性、機(jī)密性特點(diǎn)。首先，準(zhǔn)確性。人事檔案作為人事信息的存儲器，為招聘工作以及調(diào)用工作提供有力參考。由此可見，人事檔案中全部記錄內(nèi)容確保準(zhǔn)確性，這樣就可以根據(jù)茶企需求，掌握茶企內(nèi)部工作人員信息，如出生年月日、學(xué)歷、以及工作經(jīng)驗等等。其次，流動性。在人事檔案管理過程中，人事檔案工作要保持一致性，因為茶企肯定會有工作人員流動現(xiàn)象，人事檔案也隨之進(jìn)行流動。最后，機(jī)密性。人事檔案記錄著茶企所有人的信息，當(dāng)中有很多內(nèi)容關(guān)于員工的隱私，所以，人事檔案管理部門需要做好保密工作，為員工負(fù)責(zé)，為茶企負(fù)責(zé)。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)重要意義

人事檔案管理工作直接影響茶企可持續(xù)發(fā)展，人力資源作為茶企競爭的重要因素，需要加強(qiáng)人事檔案管理工作，為茶企競爭提供足夠的優(yōu)勢。在信息化背景下，人事檔案管理已經(jīng)朝著信息化與智能化方向發(fā)展。人事檔案通過信息化平臺集中的進(jìn)行管理，將信息技術(shù)合引入到其中，這樣不僅可以提高人事檔案管理的效率，還可以為茶企生產(chǎn)提供保障。

2.1 提高人事檔案信息查詢效率

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，為人們的生活與工作提供便利，在人事檔案管理中引入信息技術(shù)，就可以對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效率處理。傳統(tǒng)人事檔管理工作都是采用紙質(zhì)版進(jìn)行記錄，如果檔案信息需要查詢，就要工作人員進(jìn)行查找，浪費(fèi)大量時間與人力，進(jìn)而導(dǎo)致工作效率低下。當(dāng)人事檔案信息化建設(shè)，計算機(jī)作為人事檔案信息的載體，在檔案信息查詢過程中，利用計算機(jī)自身的優(yōu)勢，及時查詢到需要的信息，進(jìn)而讓查詢效率快速提升。

2.2 減輕茶企員工的工作壓力

傳統(tǒng)人事檔案管理工作都是運(yùn)用人工，花費(fèi)大量時間與人力，給茶企的員工帶來很大的壓力。而人事檔案管理信息化的建設(shè)，就可以及時地解決遇到這部分問題，有利于茶企員工減輕工作壓力，大大提升工作效率質(zhì)量，同時也可以節(jié)省時間與精力。比如，在數(shù)據(jù)收集過程中，利用信息化平臺，讓數(shù)據(jù)進(jìn)行充分整合。此外，在檔案信息錄入時，不僅可以有效地防止資源的浪費(fèi)，還可以提高信息的利用價值，進(jìn)而幫助工作人員減輕工作壓力。

2.3 提升人事檔案工作效率與質(zhì)量

人事檔案管理信息化作為茶企發(fā)展的必要手段。傳統(tǒng)人事方案依然存在很多的問題，不及時進(jìn)行改革與創(chuàng)新，就會直接影響茶企可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)人事檔案管理一般都是利用人工去進(jìn)行相關(guān)工作，以紙質(zhì)版形式為主，這樣不僅占用存放空間，還不能進(jìn)行永久的保存。久而久之，紙質(zhì)版檔案不能得到合理有效使用。此外，紙質(zhì)版檔案長期存放與不斷地翻閱，就會出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，同時也會出現(xiàn)丟失問題。由此可見，人事檔案管理信息化可以節(jié)省大量的時間與精力，檔案保存也是極其的方便。為檔案信息收集、記錄以及查詢提供便捷。

2.4 檔案信息具有安全性

檔案信息對于茶企發(fā)展起到至關(guān)重要的影響，如果茶企檔案信息發(fā)生泄漏與丟失的現(xiàn)象，就會給茶企帶來巨大的損失，直接影響茶企發(fā)展。因此，檔案信息保密工作也是檔案管理非常重要的部分。檔案管理信息化建設(shè)可以保護(hù)檔案信息的安全。在信息化管理過程中，茶企人員對相關(guān)信息檢索與保存時，如果遇到問題，及時地找到問題方法，進(jìn)而保證檔案信息安全。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 不重視對人事檔案管理

人事檔案工作具有默默無聞的特點(diǎn)，因此，大多數(shù)管理人員沒有認(rèn)清人事檔案管理的重要性，并存在很多的誤區(qū)。在人們的心里，檔案主要工作內(nèi)容就是登記、保管相關(guān)工作，認(rèn)為所有人都可以勝任此項工作，并不是茶企當(dāng)中最重要的工作，主要將檔案保存好，不發(fā)生丟失與泄漏的情況，就可以成為一名合格的檔案工作人員。所以，檔案管理工作非常容易被忽視，茶企的檔案工作人員素質(zhì)不高，經(jīng)常被動應(yīng)付，是現(xiàn)階段很多茶企存在的問題。

3.2 缺乏有效地檔案管理

目前，有的茶企人事檔案工作管理理念陳舊落后，管理制度存在著很多的問題，特別是在管理過程中，個別的茶企管理水平薄弱，管理方法落后。人事檔案工作單單注重個人信息記錄，而忽略了現(xiàn)階段內(nèi)容優(yōu)化與更新。由于工作人員自身素質(zhì)偏低，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)，自身不具備收集意識。所以，工作人員對檔案管理等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，不具備全面性與系統(tǒng)性；針對需要?dú)w檔的材料缺乏科學(xué)合理整理與歸納，依然運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，直接影響了檔案管理水平。

3.3 人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平偏低

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，雖然檔案管理工作已經(jīng)獲得了茶企廣泛運(yùn)用，但是還是有個別的茶企人事檔案管理工作停留在紙質(zhì)檔案上，自身沒有建立完善電子數(shù)據(jù)庫，管理還是非常注重實(shí)體管理，將電子化管理呈現(xiàn)一種口號，并沒有此項工作落實(shí)到位。部分茶企即使配備了微機(jī)，但也是單單運(yùn)用于打印檔案目錄，不能滿足人事信息的查詢與檢索。微機(jī)成為了工作人員的工具，并不是檔案管理的機(jī)器。無法實(shí)現(xiàn)人事信息的相關(guān)工作，沒有完善的紙質(zhì)檔案與電子檔案保存與共用的管理制度，無法順應(yīng)時代對檔案管理工作的要求，一部分人事統(tǒng)計工作還是依靠人力，給茶企人力資源帶來了巨大的浪費(fèi)。

3.4 檔案的收集管理意識薄弱

檔案管理工作是指對材料進(jìn)行收集與保管。但是，檔案工作人員自身沒有高度重視自身的工作，進(jìn)而忽略了檔案收集與保管重要性，導(dǎo)致了茶企中一部分人事檔案材料與個人實(shí)際情況不匹配，給檔案工作帶來了巨大的影響。

由于檔案不具備動態(tài)化管理，人事的繼續(xù)教育、收入以及經(jīng)濟(jì)審計重要事項沒有資料能夠查詢。干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、保密性的工作，需要有專門的工作人員進(jìn)行管理，單獨(dú)的存放起來。但是大部分茶企普遍存在的現(xiàn)象還是由非專業(yè)的人員進(jìn)行管理。

4 人事檔案發(fā)展信息化建設(shè)策略

4.1 建立完善管理制度

茶企建立完善管理制度，可以保證人事檔案管理信息化工作的開展。在人事檔案信息化管理中，茶企需要不斷地完善人事檔案管理制度，進(jìn)而提高檔案管理服務(wù)，促進(jìn)信息化管理工作組織開展。茶企根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立專門人事檔案信息化部門，這樣不僅可以創(chuàng)新管理觀念，還可以將管理制度得到充分運(yùn)用，進(jìn)而加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的監(jiān)管力度，從根本上將信息化建設(shè)落實(shí)到位。因此，茶企需要不斷地完善人事檔案制度，根據(jù)茶企規(guī)章制度，保證檔案信息真實(shí)性，防止出現(xiàn)信息丟失問題。茶企建立完善管理制度，不僅可以提高檔案效率與質(zhì)量，還能為茶企發(fā)展保駕護(hù)航，讓人事檔案信息化管理在茶企當(dāng)中發(fā)揮自身巨大的價值。

4.2 加大資金投入

茶企在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時，需要有足夠的資金作為支撐，如果資金不到位，檔案管理信息化建設(shè)就會呈現(xiàn)表面化。因此茶企就需要投入大量的資金，不僅可以加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)，還能夠升級相關(guān)儀器設(shè)備，進(jìn)而保證人事檔案工作的順利開展。此外，茶企設(shè)備之后的維修與保養(yǎng)也需要足夠資金來支撐。如果沒有充足資金，可以分批進(jìn)行投入，逐漸更新儀器設(shè)備。同時也需要預(yù)留一定的資金來維護(hù)設(shè)備，防止人事檔案信息化工作因為設(shè)備問題而耽誤工作開展。在資金使用過程中，人事檔案部門需要提前進(jìn)行規(guī)劃，結(jié)合信息化建設(shè)的內(nèi)容，合理有效地進(jìn)行資金分配，這樣不僅可以提升資金的使用率，還可以防止出現(xiàn)浪費(fèi)的現(xiàn)象。

4.3 創(chuàng)新檔案管理模式

在信息化背景下，人事檔案信息化直接影響茶企發(fā)展。在人事檔案信息化建設(shè)時，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化管理的需求，因此，檔案管理方式也需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新與改革，進(jìn)而讓人事檔案信息管理具有準(zhǔn)確性、科學(xué)性。良好管理模式既能提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，還可以讓茶企內(nèi)部工作氛圍更加活躍。在檔案信息化建設(shè)影響下，檔案形態(tài)已經(jīng)發(fā)生翻天覆地的改變，充分展示出數(shù)據(jù)化特點(diǎn)。將紙質(zhì)版檔案信息錄入計算機(jī)，進(jìn)而讓檔案數(shù)據(jù)化管理得到更好運(yùn)用，方便人事檔案信息查詢工作。信息化檔案信息可以進(jìn)行分類管理，將檔案資料進(jìn)行整理與分類。信息的傳輸格式與指標(biāo)、以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)統(tǒng)一進(jìn)行管理，將信息資源整合功能與共享功能充分展示出來發(fā)揮最大的價值。

4.4 提高茶企員工專業(yè)素質(zhì)

在人事檔案信息化建設(shè)中，人事檔案管理部門定期對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此來提升員工自身的專業(yè)素質(zhì)。工作人員作為茶企檔案管理一線人員，工作思想理念與工作方法直接影響茶企的可持續(xù)發(fā)展。因此，對于檔案管理流程需要進(jìn)行嚴(yán)格管控與監(jiān)督，提升工作人員的意識，保證信息化管理工作的開展。此外，茶企人事檔案管理人員自身需要具備專業(yè)素質(zhì)。在接觸工作之前，茶企對于工作人員統(tǒng)一進(jìn)行崗位培訓(xùn)，沒有問題就可以上崗。在工作的過程中，需要根據(jù)茶企規(guī)章制度進(jìn)行工作，由于自身工作的特殊性，不能將員工的信息資料進(jìn)行泄密。同時，檔案管理人員也需要具備數(shù)據(jù)處理能力以及相關(guān)知識內(nèi)容，提升自身專業(yè)素質(zhì)，保證茶企人事檔案工作順利開展。

4.5 建立檔案數(shù)據(jù)庫

在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，數(shù)據(jù)庫建設(shè)給此項工作帶來很大的幫助。茶企建立數(shù)據(jù)庫，可以將檔案信息通過數(shù)字化的模式全部展示出來，方便茶企員工的管理與運(yùn)用。首先，檔案管理部門結(jié)合紙質(zhì)版檔案的內(nèi)容，并構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案信息在保存到電腦之中，讓檔案信息變得更加安全。在建立數(shù)據(jù)庫過程中，需要確保信息準(zhǔn)確性與完整性，防止發(fā)生丟失問題。其次，在茶企當(dāng)中，可以建立專門操作模塊，能夠及時公布人事檔案管理涉及內(nèi)容，方便茶企工作人員進(jìn)行操作。此外，在建立模塊過程中，也需要建立完善安全體系，茶企設(shè)置專門的人員進(jìn)行管理，確保信息的安全性。茶企建立檔案數(shù)據(jù)可，不僅可以防止發(fā)生丟失、遺漏的問題，還可以提升人事檔案管理質(zhì)量，為茶企之后發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

綜上所述，人事檔案信息化對于茶企的發(fā)展起到至關(guān)重要的影響，不僅可以提升茶企員工的工作效率與工作質(zhì)量，還保證人事檔案信息安全性。茶企人事檔案管理信息化建設(shè)也需要不斷地發(fā)展，通過建立完善管理制度、加大資金投入、創(chuàng)新檔案管理模式、提高茶企員工專業(yè)素質(zhì)、建立檔案數(shù)據(jù)庫來確保茶茶企符合時代的發(fā)展需求，為茶企發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。