試論加強高等教育學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性

摘要：在高等教育院校學(xué)籍管理的過程中，實行信息化建設(shè)有利于完整存放和整理學(xué)籍檔案，提高學(xué)籍檔案的利用效率和利用質(zhì)量。但由于部分人員的專業(yè)能力較弱，缺乏完善的學(xué)籍管理制度。因此在學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的過程中存在很多問題，為了優(yōu)化這些問題，提升學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的工作效率。本文將提出幾點合理建議，促進高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的有序開展。

關(guān)鍵詞：高等教育;學(xué)籍管理;信息化建設(shè);重要性

隨著我國科技的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的高新技術(shù)逐漸融入到高校的日常管理工作當(dāng)中，加強各項工作的信息化建設(shè)不僅能夠促進高校管理工作的有序開展，也能夠縮短工作周期，提高工作效率。在高校學(xué)籍檔案管理的過程中，由于工作內(nèi)容較為繁雜，學(xué)籍檔案發(fā)展周期較長，因此，在信息答案形成的過程中會牽扯到很多環(huán)節(jié)。這不僅使管理工作難度增加，也會產(chǎn)生很多管理漏洞。而采取信息化的管理模式，不僅能夠優(yōu)化高校內(nèi)部的管理模式，提升學(xué)籍管理的成效，也能夠提高學(xué)籍管理的整體水平。有利于與當(dāng)前教學(xué)管理系統(tǒng)有機融合，促進高校信息化管理工作的有效開展。但就目前高等教育院校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀來說，很多問題使得管理成果不佳。因此本文將針對這些問題，提出合理的優(yōu)化策略，以供相關(guān)人員借鑒。

一、加強高等教育實際管理信息化建設(shè)的重要性

學(xué)籍檔案包括了學(xué)生在整個學(xué)生時期的所有信息，是對學(xué)生在校期間的所有材料的歸納，通過學(xué)籍檔案不僅能夠記錄學(xué)生的成長狀況，也能夠充分展現(xiàn)學(xué)校的管理能力。但隨著時代的發(fā)展，學(xué)生人員逐年增加，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難滿足社會的發(fā)展，加強信息化建設(shè)能夠有效促進信息管理體系的完善，同時也能夠帶動高校內(nèi)部管理思想的變革，提高學(xué)籍管理的成效。在高校學(xué)籍管理的過程中，常見的管理方法以人工采集為主，這種方法不僅對采集人員提出了更高的要求，也對管理水平提出了更加嚴(yán)格的規(guī)定，通過加強信息化建設(shè)能夠使工作人員的專業(yè)能力大幅度提高，同時也能夠確保學(xué)生對自身信息的了解，掌握有效的學(xué)籍信息，提升整體的學(xué)籍管理水平。除此之外，加強信息化建設(shè)也能夠使當(dāng)前的教學(xué)系統(tǒng)和信息管理之間有效融合，促進學(xué)校整體管理模式的發(fā)展。

二、促進高校學(xué)籍管理信息化的策略

2.1在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上實行動態(tài)管理模式

雖然，我國絕大多數(shù)的高校都已經(jīng)逐步開展了學(xué)籍檔案信息化管理。但整體的管理機制仍然存在落后的現(xiàn)象，因此為了有效改善當(dāng)前落后的局面，應(yīng)當(dāng)善于運用新興科技對學(xué)籍檔案管理采取動態(tài)化的管理模式。通過將學(xué)生校外學(xué)籍的信息以及其他學(xué)歷的內(nèi)容通通錄入進來，從而增強學(xué)生信息的全面性。不僅如此，為了使學(xué)籍檔案更好的管理，可通過編碼管理的方法利用信息技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)上建立分級檔案管理平臺，通過形成有序的信息化管理，從而確保檔案在錄入和調(diào)用的過程中能夠更加便捷，提升答案使用的有序性和高效性。

2.2在原有的基礎(chǔ)上完善檔案形成機制

學(xué)生的檔案信息一般都具有一定的順序性，基本上是圍繞學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況、學(xué)習(xí)程度、學(xué)習(xí)能力所開展的。但由于部分學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中，會出現(xiàn)提前修完學(xué)分或休學(xué)，重修等狀況，這些現(xiàn)象不僅會使檔案內(nèi)容的記錄出現(xiàn)缺失，也影響了后續(xù)內(nèi)容的錄入。因此，為了對這些特殊情況的學(xué)籍更好地處理，應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理機制，對于出現(xiàn)重修、免修、修完學(xué)分的狀況進行相應(yīng)的處理，善于運用信息化學(xué)籍的建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)手段對檔案形成機制進行編纂，從而確保學(xué)籍檔案管理工作的有序開展。

2.3結(jié)合實際情況對檔案管理工作進行的調(diào)整

信息化時代的發(fā)展為高效的學(xué)習(xí)管理工作迎來了新的突破，信息化的明顯變化不僅僅使學(xué)籍檔案的利用效率大大提高，也使學(xué)習(xí)檔案的使用途徑不斷擴寬，使得學(xué)生的學(xué)籍檔案不只是對學(xué)校和學(xué)生個人呈現(xiàn)，而且還能夠隨著學(xué)生畢業(yè)后，履歷以及身份的變化有所展現(xiàn)。通過這種方式能夠使學(xué)生的檔案被應(yīng)聘者及時查看，也能夠使學(xué)生在找工作的過程中更加便捷。隨著檔案呈現(xiàn)主體的增多，檔案管理質(zhì)量也應(yīng)當(dāng)進一步加強。用人單位了解學(xué)生的情況不僅僅依靠著面試、復(fù)試等形式，也可通過學(xué)籍檔案的了解更深層次的挖掘?qū)W生的潛力，通過這種做法能夠幫助各個企業(yè)更好地了解學(xué)生的整體狀態(tài)，避免決策失誤錯失人才。除此之外，為了使檔案信息的錄入更加快捷有，效在進行紙質(zhì)信息的錄入過程中，可借助掃描數(shù)據(jù)的現(xiàn)代科技，通過這種方式能夠提升紙質(zhì)檔案的錄入，增強數(shù)據(jù)的儲存，極大地縮短了查詢成本和辦理流程，提高了學(xué)籍檔案管理人員的工作效率。

三、總結(jié)

結(jié)合上述分析，信息化建設(shè)是目前我國國內(nèi)各個高校開展各項管理工作的必然發(fā)展趨勢，也是目前各個高校沿用的整體大方向和技術(shù)，但受到傳統(tǒng)學(xué)籍管理模式的影響，我國學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)存在著一定的問題，而針對這些問題應(yīng)當(dāng)對學(xué)籍檔案管理機制進行有效改革，通過落實責(zé)任制度，從而滿足當(dāng)前的實際需求。通過開展動態(tài)化的管理模式，建立完善的檔案形成機制，結(jié)合實際情況對檔案管理工作進行及時調(diào)整，從而有效提升當(dāng)前高校檔案管理的工作效率，滿足社會發(fā)展的需求。

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作者簡介：趙佳 出生年月：1982年6月18日 性別：男 民族：漢，籍貫：北京市大興縣 學(xué)歷：研究生 職稱：講師 研究方向：高等教育管理、教育信息化