事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升的途徑探討

趙 月 韓城市人力資源檔案管理中心

人事檔案工作是事業(yè)單位工作中的一項(xiàng)關(guān)鍵工作。人事檔案包括事業(yè)單位每一名干部職工的基本資料，可以反映單位內(nèi)部工作人員的實(shí)際狀況，為干部職工考核、培訓(xùn)、崗位調(diào)動(dòng)提供參考。規(guī)范人事檔案管理工作，有利于事業(yè)單位人員更好地進(jìn)行工作，確保事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)健康、穩(wěn)定的發(fā)展。要做到這一點(diǎn)，必須提高事業(yè)單位工作人員的思想認(rèn)識(shí)，完善人事檔案的管理體制，做好檔案資料的收集、整理工作；同時(shí)還要重視檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作取得較為突出的管理效益和成績(jī)。為此，現(xiàn)立足于當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀，提出事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升措施，為相關(guān)人士提供參考。

事業(yè)單位檔案的保密性和權(quán)威性都較高，記載著一個(gè)單位的基本情況和發(fā)展歷程。人事檔案管理工作具有較為突出的價(jià)值和意義，能夠科學(xué)合理地對(duì)事業(yè)單位干部職工的個(gè)人信息進(jìn)行全面整理和保存，使事業(yè)單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化。然而，當(dāng)前我國(guó)許多事業(yè)單位的人事檔案工作還處于滯后狀態(tài)，存在工作不規(guī)范、不科學(xué)、效率低下等問題，因此需要積極思考相應(yīng)的改善措施，使其更好地發(fā)揮應(yīng)有的作用。

事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要意義

規(guī)范化管理有利于提高檔案管理效率

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位的人事制度也發(fā)生了變化。事業(yè)單位采取聘用制以招攬人才，但在事業(yè)單位的長(zhǎng)期運(yùn)作中，人員流動(dòng)頻繁，人事檔案資料是事業(yè)單位了解人才、進(jìn)行人才調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)，所以，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)、高效的人才檔案管理體系非常重要。規(guī)范人事檔案管理，可以提高人力資源的利用率，快速獲得所需要的人員信息。事業(yè)單位檔案管理工作能確保文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，還能根據(jù)程序找到相關(guān)的文件，縮短查閱的時(shí)間，提高查閱的效率，節(jié)約大量的人力，保證事業(yè)單位工作的順利進(jìn)行。

規(guī)范化管理能夠反映事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r

人事檔案可以記錄不同人員的動(dòng)態(tài)，也可以反映出各個(gè)階段事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人員的流動(dòng)和規(guī)模也會(huì)越來越大，這是事業(yè)單位發(fā)展的一個(gè)重要特征。人事檔案是事業(yè)單位的潛在資本，有利于事業(yè)單位選拔出符合發(fā)展要求的優(yōu)秀人才，是推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵。

規(guī)范化管理有助于優(yōu)化選拔機(jī)制

首先，個(gè)人檔案記載了每一名干部職工的入職、發(fā)展、晉升、離職等基本信息，是選拔人才的關(guān)鍵。用人單位可以根據(jù)人員檔案選擇他們所需要的人才；其次，通過人事檔案可以找出當(dāng)前人才存在的不足，有針對(duì)性地進(jìn)行集中的培養(yǎng)，進(jìn)而提高事業(yè)單位內(nèi)部員工的綜合素質(zhì)；最后，事業(yè)單位可以根據(jù)人事檔案對(duì)員工進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)，對(duì)業(yè)績(jī)突出的干部職工給予表揚(yáng)和提拔，對(duì)表現(xiàn)不佳或能力較差的員工進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)沒有上進(jìn)心或?qū)挝辉斐刹涣加绊懙母刹柯毠び枰赞o退，以提升事業(yè)單位干部職工的工作效率。

事業(yè)單位人事檔案管理工作的特點(diǎn)

在當(dāng)前事業(yè)單位的人事管理工作中，人事檔案管理工作是關(guān)鍵內(nèi)容。人事檔案管理是基于當(dāng)前事業(yè)單位的人事管理活動(dòng)延伸出的內(nèi)容。人事檔案管理主要是對(duì)事業(yè)單位員工的個(gè)人信息進(jìn)行管理，其中包含事業(yè)單位干部以及普通員工的學(xué)歷、資歷等。通過對(duì)員工檔案的分析，可以確定事業(yè)單位干部以及職工的工作水平，也為人事部門管理者制定干部任用決策提供了重要的依據(jù)。事業(yè)單位對(duì)人事管理的要求較高，事業(yè)單位人員的檔案信息是否真實(shí)有效也備受關(guān)注。結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)狀，提升人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平，從某種意義上來說可以提高工作效率，及時(shí)了解干部職工的工作狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員的合理安排。在對(duì)干部職工進(jìn)行考核、安排晉升時(shí)，上級(jí)事業(yè)單位會(huì)對(duì)其檔案進(jìn)行調(diào)閱，通過分析干部職工的日常工作狀況、工作成績(jī)，對(duì)其進(jìn)行評(píng)估、安排。

事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升的作用

推動(dòng)事業(yè)單位走可持續(xù)發(fā)展之路

檔案管理直接關(guān)系到一個(gè)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。人力資源是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。有序地開展事業(yè)單位人事檔案管理工作，能夠幫助管理者對(duì)員工的個(gè)體情況有一個(gè)全面的了解，為干部職工制訂適合自身發(fā)展的規(guī)劃，促進(jìn)其成長(zhǎng)，進(jìn)而為事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展提供源源不斷的內(nèi)在動(dòng)力。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案的管理，可以促進(jìn)事業(yè)單位科學(xué)地進(jìn)行人力資源規(guī)劃，促使事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。位在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益加劇的今天，人才是事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵。加強(qiáng)事業(yè)單位人力資源檔案管理，可以提高事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使事業(yè)單位在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足，走可持續(xù)發(fā)展之路。

深入挖掘工作人員的內(nèi)在潛力

人力資源是確保事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的前提，為了提高當(dāng)前事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)水平，必須完善人力資源激勵(lì)制度，充分激發(fā)員工的工作積極性，不斷提高員工素質(zhì)，以保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展和高效運(yùn)轉(zhuǎn)。人事檔案管理工作的有效開展，既能充分激發(fā)出干部職工的潛能，又能有效地約束員工的行為，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升措施

提高工作人員的管理意識(shí)

事業(yè)單位要想規(guī)范人事檔案管理工作，就要以規(guī)范管理為主。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)干部職工的培訓(xùn)，提高他們對(duì)干部職工檔案的規(guī)范管理意識(shí)，使其將事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)理念運(yùn)用到具體的檔案管理工作中，讓工作人員更加重視人事檔案管理工作。在檔案資料搜集方面，可以拓寬資料的收集渠道，讓事業(yè)單位各部門主動(dòng)地進(jìn)行資料搜集。同時(shí)，要建立檔案資料的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，主動(dòng)收集資料，更新檔案資料庫。同時(shí)，還要把檔案管理和績(jī)效考評(píng)相結(jié)合，以提高事業(yè)單位的工作效率。

完善檔案管理機(jī)制

要想完善檔案管理體系，必須注重對(duì)檔案內(nèi)容的規(guī)范。檔案管理系統(tǒng)可以劃分檔案管理員的工作崗位，合理地分配管理工作，使檔案管理的組織流程更加完善和規(guī)范化。在檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化過程中，有關(guān)部門要及時(shí)發(fā)布新系統(tǒng)的內(nèi)容，以提高各部門的工作效率。檔案管理人員應(yīng)該充分了解與熟悉系統(tǒng)的內(nèi)容。另外，事業(yè)單位可以召開檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議，在會(huì)議上，明確行政人員的職務(wù)，以規(guī)范管理體制，確保檔案管理工作的規(guī)范化。

增強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)，了解其核心內(nèi)涵和價(jià)值

人才隊(duì)伍建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的重要性日益凸顯，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作的重要意義，提高檔案管理工作水平，加大檔案管理工作規(guī)范化的宣傳，將精細(xì)化管理思想納入檔案管理工作，使檔案管理工作更好地發(fā)揮作用。要加大對(duì)人事檔案的宣傳，使全體干部職工更加重視人事檔案管理工作，并與檔案管理事業(yè)單位共同努力，確保檔案資料的有效使用。此外，還要在資金、人才等方面給予必要的支持，并配備更加先進(jìn)的檔案管理基礎(chǔ)硬件，在提高檔案管理水平的同時(shí)，還要重視對(duì)相關(guān)從業(yè)者綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。

加強(qiáng)對(duì)檔案資料的搜集與整理，保證檔案資料的品質(zhì)

檔案資料的搜集與整理是檔案資料管理最基礎(chǔ)的工作，也是最重要的環(huán)節(jié)。只有保證資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，才能真正發(fā)揮出其作用。檔案管理工作要按照事業(yè)單位的實(shí)際來開展，在搜集材料時(shí)，要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，如果有不完整的地方要詳細(xì)記錄下來，在以后的工作中加以補(bǔ)充和完善。要拓寬資料搜集渠道，建立健全檔案資料搜集系統(tǒng)，全面搜集單位人員的相關(guān)資料，如學(xué)歷、家庭情況、工作時(shí)間、職務(wù)、職稱、獎(jiǎng)懲情況等，以保證資料的完整性。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的審查，確保資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并及時(shí)進(jìn)行反饋、核實(shí)、問責(zé)。此外，要對(duì)人員檔案資料進(jìn)行歸類，并按有關(guān)工作要求進(jìn)行分類，將其妥善保管，便于今后查閱、使用，充分發(fā)揮人事檔案資料的利用價(jià)值。

引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)信息化管理

在信息化的今天，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求。事業(yè)單位只有不斷地改進(jìn)工作方式，才能有效地提高檔案管理工作的效率。與傳統(tǒng)的工作方式相比，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將紙質(zhì)的文件資料進(jìn)行數(shù)字化，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的處理，既能促進(jìn)部門間的信息共享，又能快速地找到所需的資料。事業(yè)單位要積極建立健全網(wǎng)上檔案管理體系，規(guī)范操作，使檔案管理工作的開展更加標(biāo)準(zhǔn)化。要想達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，就必須加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，建立相應(yīng)的網(wǎng)上人事檔案信息管理體系，同時(shí)還要保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和運(yùn)行平臺(tái)的安全。

加強(qiáng)管理水平，提升規(guī)范化管理的措施

1.管理者要轉(zhuǎn)變管理意識(shí)

在規(guī)范和管理事業(yè)單位人事檔案的工作中，要更加注重提升管理意識(shí)，要對(duì)原來不重視和不適應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)的工作作出調(diào)整。其中事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要更加注重宣傳教育，轉(zhuǎn)變管理者的意識(shí)，使其更加符合時(shí)代的發(fā)展。此外，還需要拓寬收集信息的渠道，完善信息收集系統(tǒng)，以高質(zhì)量、高效率的方式解決以往“效率低、準(zhǔn)確度低、信息不完整”的問題。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案的各項(xiàng)工作由檔案管理人員負(fù)責(zé)，而檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，則與檔案管理人員的綜合素質(zhì)有關(guān)。在檔案管理人員的培養(yǎng)中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理人員的工作能力和工作態(tài)度進(jìn)行訓(xùn)練，以提高其工作能力，使其工作更加得心應(yīng)手，從而達(dá)到提高檔案管理規(guī)范化水平的目的。

完善基礎(chǔ)建設(shè)，重視檔案維護(hù)

事業(yè)單位要加大經(jīng)費(fèi)投入，引進(jìn)新的人事檔案管理設(shè)備，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，提高管理水平。同時(shí)，還應(yīng)完善檔案管理工作室的基礎(chǔ)設(shè)施，根據(jù)有關(guān)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案庫房，保證采光、通風(fēng)等方面的性能，保證檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。另外，要加強(qiáng)對(duì)檔案的維護(hù)，并提供充分的資金保障，保證檔案管理工作的正常運(yùn)行。

加強(qiáng)電子化人事檔案管理，豐富檔案管理內(nèi)容

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式存在一系列的問題，難以對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。因此，要加強(qiáng)人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，并進(jìn)一步豐富檔案管理的內(nèi)容。這不僅可以提高檔案的檢索速度，還可以保證檔案的完整性、真實(shí)性和豐富性，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

創(chuàng)新管理思維，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)

過去，事業(yè)單位推行人事檔案管理，大多是以數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、整理為主，不能有效地促進(jìn)單位和社會(huì)的發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下方面。

首先，在檔案管理工作中，檔案管理技術(shù)相對(duì)落后，無法和當(dāng)前的時(shí)代要求相契合，甚至還有部分工作人員在日常工作中，因缺乏對(duì)檔案管理與分析方面的專業(yè)訓(xùn)練，在人事檔案的管理上還處于較低的水平。

其次，部分從事檔案管理工作的人兼有其他工作，導(dǎo)致其在日常工作開展上，不注重檔案管理工作，這不利于檔案管理工作效益的優(yōu)化和改善。為此，基于事業(yè)單位視角，相關(guān)工作人員既要重視檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，還應(yīng)定性、定量評(píng)價(jià)，提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

最后，事業(yè)單位檔案管理的軟硬件設(shè)施也應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)。要根據(jù)各部門的具體情況，建立一套行之有效的檔案管理體系，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作得到落實(shí)。在實(shí)行檔案管理的過程中，要加強(qiáng)對(duì)信息搜集環(huán)節(jié)的重視程度，以確保檔案管理的科學(xué)化，減少檔案管理的難度和工作量。

加強(qiáng)搜集管理，完善檔案功能

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人才已經(jīng)成為事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。要使檔案工作的質(zhì)量達(dá)到最優(yōu)，就應(yīng)更加關(guān)注人才檔案資料的搜集管理，從而促進(jìn)檔案工作的開展。

首先，要立足于既有檔案管理工作基礎(chǔ)，根據(jù)有關(guān)的規(guī)范和要求，對(duì)檔案的資料進(jìn)行管理。事業(yè)單位內(nèi)部的干部制度、訓(xùn)練機(jī)制等都進(jìn)行過相應(yīng)的調(diào)整，產(chǎn)生了大量的人事檔案資料，這對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要及時(shí)搜集、整理資料，發(fā)現(xiàn)資料中不準(zhǔn)確的地方要及時(shí)更改。如資料不齊全，則需退回，以確保人事檔案的內(nèi)容更加準(zhǔn)確，更加真實(shí)地反映干部職工的信息。

其次，加強(qiáng)檔案資源使用的有效性，完善事業(yè)單位檔案的管理功能，要對(duì)原來的檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的管理。事業(yè)單位可以根據(jù)干部職工的醫(yī)療、養(yǎng)老保險(xiǎn)等檔案資料，建立人員的檔案，添加能反映工作人員實(shí)際狀況的資料。

綜上所述，在規(guī)范檔案管理工作的過程中，不僅要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，提高工作人員的管理水平，還要積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的信息化水平。