新《檔案法》視閾下事業(yè)單位綜治中心檔案管理問題及其治理

葉金霞

南平市延平區(qū)綜治中心，福建 南平 353000

我國檔案事業(yè)新時代發(fā)展階段要完成的重要任務(wù)是綜治中心在滿足治理現(xiàn)代化要求的同時科學建立檔案治理工作體系，在真正意義上達到檔案治理現(xiàn)代化。作為檔案管理人員，應(yīng)認識到檔案安全是不能逾越的工作底線。新《檔案法》明確規(guī)定檔案收集內(nèi)容，提出如何組織單位進行檔案收集，并更為清晰地規(guī)定歸檔范圍，為檔案管理人員開展檔案治理提供保障。

一、綜治中心基本概述

綜治中心屬于強化社會治理、促進平安建設(shè)的關(guān)鍵平臺，也是進行綜治工作的主要機構(gòu)。提高對綜治中心多維建設(shè)的重視，一方面在新形勢下促進社會治理模式的創(chuàng)新，并且做好治理資源的整合，另一方面滿足推進社會治理體系現(xiàn)代化的要求。相關(guān)工作職能為貫徹宣傳和綜治相關(guān)的法律法規(guī)政策，協(xié)調(diào)并組織轄區(qū)范圍內(nèi)的社會治安防控體系建設(shè)，協(xié)調(diào)并組織轄區(qū)范圍內(nèi)的矛盾糾紛多元化解工作，利用綜治信息系統(tǒng)，如網(wǎng)格化服務(wù)管理平臺受理和反饋社會治安、矛盾糾紛等有關(guān)方面的投訴及求助等。

二、綜治中心檔案管理基本概述

（一）基本內(nèi)涵

基于其基礎(chǔ)屬性視角分析，綜治中心實施檔案管理是體現(xiàn)服務(wù)性、管理性、政治性的一項工作[1]。有關(guān)檔案管理，無法直接產(chǎn)出物質(zhì)財富，也并非由管理機構(gòu)與部門工作人員使用和產(chǎn)生，而是負責管理事業(yè)單位各個部門歷史文件的專業(yè)，這也是其管理屬性的具體表現(xiàn)?？墒菣n案管理系統(tǒng)并不是一座孤島，而是在內(nèi)部管理中占據(jù)不可缺少的重要地位，且由于檔案信息能為單位具體業(yè)務(wù)實踐提供服務(wù)，因此這是檔案管理和其他工作之間最明顯的區(qū)別。為此應(yīng)健全綜治中心檔案管理運行機制，形成科學檔案資料管理、網(wǎng)格服務(wù)管理等工作機制，在檔案管理上做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)聯(lián)動，更好地維護社會穩(wěn)定，進而將綜治中心打造成為社會化、實體化、實戰(zhàn)化綜合平臺。

（二）主要特征

1．服務(wù)性。有關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案，收錄我國教育、文化等事業(yè)單位的各階段發(fā)展資料，做好檔案管理工作顯得至關(guān)重要。與此同時，事業(yè)單位應(yīng)為人民群眾提供服務(wù)，而且檔案管理本就是事業(yè)單位的一項工作內(nèi)容，那么檔案管理也會體現(xiàn)出一定的服務(wù)性。

2．公共性。事業(yè)單位生存發(fā)展的基礎(chǔ)前提為能否提供公共事業(yè)產(chǎn)品。因為檔案內(nèi)容囊括科教文衛(wèi)的各個方面，從屬公共事業(yè)的范疇內(nèi)，為此檔案管理工作應(yīng)該體現(xiàn)出公共性。

3．機密性。所謂機密性，具體指的是事業(yè)單位屬于非營利組織，工作包含國家科學、文化等相關(guān)事業(yè)方面，所以其中包含很多重要的機密信息，不僅和國家安全息息相關(guān)，還關(guān)乎每位公民。如果檔案文獻被泄露會帶來難以預估的損失，由此可見事業(yè)單位的檔案管理工作具有明顯的機密性。

4．非營利性。主要指的是檔案管理的目的并非營利。事業(yè)單位因為多數(shù)經(jīng)費源于財政撥款，或是源自社會籌集、社會捐贈等途徑，事業(yè)單位管理的檔案文獻并非商品，禁止將其作為勞動市場中的交易產(chǎn)品，而且檔案文獻也無法為事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟利益，為此檔案管理體現(xiàn)出明顯的非營利性特征。

（三）作用功能

建檔初衷并非收藏而是使用[2]。雖然檔案能起到很多作用，而其起到的最關(guān)鍵的作用在于參考憑證，這些作用也會伴隨逐漸提高的社會文明程度被進一步增強。檔案管理在事業(yè)單位屬于一個重要的環(huán)節(jié)，是反映發(fā)展歷史的重要依據(jù)，是判斷管理效果、工作業(yè)績的尺度。因為在檔案中記載事業(yè)單位在某個時期獲得成果及發(fā)展進程，能為確定未來單位發(fā)展方向提供一手資料?？傊?，如果能做好檔案工作，首先有利于領(lǐng)導層掌握這一階段各項工作的實際開展情況，在此基礎(chǔ)上科學及時調(diào)整發(fā)展思路；其次幫助上級部門掌握該單位在此時期的成果與工作開展情況。

三、綜治中心檔案管理遵循的基本原則

（一）信息化

進入互聯(lián)網(wǎng)時代，綜治中心檔案管理要體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)、信息化的特點，及時升級檔案管理技術(shù)策略，遵循檔案管理信息化的基本原則[3]。可以把云儲存等技術(shù)結(jié)合具體工作需求，引入提高檔案管理信息化水平的先進設(shè)備并做好配備設(shè)施建設(shè)，為綜治中心盡快實現(xiàn)檔案管理信息化提供動力。與此同時，檔案管理信息化必須兼顧成本因素，分析可能潛在的各種風險、提出具體的解決方法，在革新綜治中心檔案管理模式的同時，讓管理水平實現(xiàn)跨越式提高。

（二）真實性

在檔案管理過程中，必須規(guī)避檔案管理在傳統(tǒng)模式下出現(xiàn)的弊端，選用科學的管理方法，理清檔案管理現(xiàn)狀，找出存在的漏洞。而上述工作均要依據(jù)真實性原則，形成管理時間窗口，參照新《檔案法》與我國出臺的有關(guān)檔案管理的政策，結(jié)合綜治中心實際檔案內(nèi)容及管理操作情況，提出針對性的改革方案，形成標準化、規(guī)范化的檔案管理氛圍。必須正視當前存在的檔案管理問題，在此基礎(chǔ)上形成管理工作預案，再依據(jù)事業(yè)單位具備的公益性特征實施檔案管理。

（三）精準性

為滿足檔案數(shù)據(jù)信息的使用要求，綜治中心應(yīng)采取有效信息統(tǒng)計方法，依據(jù)管理工作與用戶的現(xiàn)實需求，依托檔案資源的功能價值與管理工作的實際效用，面對服務(wù)對象提出的多樣性需求，一方面做到檔案資源優(yōu)化配置，另一方面將檔案特色化與專業(yè)化相結(jié)合，建立相應(yīng)的服務(wù)機制補充現(xiàn)行檔案管理機制的缺陷，從而提高事業(yè)單位提供服務(wù)的精準化水平。

四、綜治中心檔案治理的主要問題

《機關(guān)檔案管理規(guī)定》清楚界定了機關(guān)檔案的基本內(nèi)涵，即為依法行政并且有效提升治理能力的前提基礎(chǔ)[4]。針對機關(guān)檔案而言，依據(jù)分級管理、統(tǒng)一領(lǐng)導的工作原則，提出我國機關(guān)單位要增強統(tǒng)一的檔案管理工作模式。但從現(xiàn)階段檔案管理實際情況分析，主要存在以下問題。

（一）管理方式方法較為落后

新時代的檔案工作要進一步提高時效性和針對性，檔案治理必須進行統(tǒng)籌規(guī)劃，精準找出當前檔案治理的重點、難點，同時要“以點帶面”。在我國的新《檔案法》中提出事業(yè)單位要在安全性原則下開展檔案管理，并且收集檔案的方法方式應(yīng)當與時俱進。但是一些綜治中心仍采取較為傳統(tǒng)的檔案管理方式，如人工操作、書本記載等，整體工作效率偏低，未采取數(shù)字化、信息化的管理手段，涉及大量檔案管理時困難重重。另外，綜治中心的經(jīng)費預算相對有限，這也導致個別領(lǐng)導沒有對數(shù)字檔案建設(shè)予以足夠的重視，不能及時更新檔案管理方法。

（二）檔案治理工作沒有獲得足夠重視

要提高檔案管理質(zhì)量，就要合理確立檔案工作思路，不可忽略頂層建設(shè)并確保檔案管理工作要與事業(yè)單位管理相同步。在我國最新《檔案法》中，事業(yè)單位內(nèi)部能夠?qū)挝蛔陨怼挝蝗藛T檔案等資料實施自主獨立的管理。為此，檔案管理工作同單位的未來發(fā)展緊密聯(lián)系，加之記載著各單位部門和人員的有關(guān)信息，檔案管理如果不當很容易泄露員工隱私、機密的單位數(shù)據(jù)等。在檔案治理工作中，一些綜治中心沒有提高重視程度，管理人員針對檔案管理的認知程度僅流于檔案收集、整理層面。

（三）相關(guān)工作人員綜合素養(yǎng)能力較低

針對當前的信息化以及數(shù)字化發(fā)展趨勢，檔案管理必須要順應(yīng)時代發(fā)展與時俱進。事業(yè)單位檔案管理要求高水平人才提供智力支持。但實際上，一些事業(yè)單位忽視對檔案管理工作人員進行系統(tǒng)性、針對性的培訓，不利于相關(guān)工作人員提高個人專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)。同時檔案工作人員往往不穩(wěn)定，常常存在管理工作人員是由其他單位部門調(diào)配的現(xiàn)象，這使得工作人員流動性偏大，缺乏對檔案管理的系統(tǒng)認知，相關(guān)知識儲備上較為匱乏，不僅不熟悉更難以熟練運用先進的信息化管理技術(shù)，特別是對數(shù)字化檔案治理工作的了解很不充分，缺少了解現(xiàn)代化技術(shù)的積極性，誤以為檔案收集及整理等同于簡單的資料整理及編號，經(jīng)常以“老辦法”完成相對基礎(chǔ)的工作，直接導致檔案管理整體效率偏低。另外，事業(yè)單位缺少對相關(guān)工作人員的監(jiān)督，隨之會產(chǎn)生檔案管理過于隨意的問題。

五、《檔案法》視閾下事業(yè)單位綜治中心檔案管理治理策略

（一）重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展過程中，誕生了數(shù)據(jù)加密、身份認證以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，如果檔案信息能通過數(shù)字化技術(shù)有效轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，有利于信息資料的整合、更新與補充。綜治中心的檔案管理實施數(shù)字化建設(shè)，具體指的是應(yīng)用相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)建立信息化管理平臺，利用這個平臺實現(xiàn)對檔案信息的整理、搜集以及補充。檔案系統(tǒng)屬于事業(yè)單位的重要無形資產(chǎn)，通過數(shù)字化建設(shè)可以為事業(yè)單位提高社會效益創(chuàng)造便利條件?；诖?，綜治中心應(yīng)重視并落實檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，通過技術(shù)人才引進或是內(nèi)部人員外出培訓等渠道，保證在檔案管理過程中充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的實際效用。與此同時，還應(yīng)加大專項費用的投入，為更新檔案管理技術(shù)、升級計算機設(shè)備、梳理紙質(zhì)檔案等需求給予充足的資金支持。

（二）以科學指導方法推進檔案工作發(fā)展

有關(guān)事業(yè)單位的檔案工作，必須擺脫傳統(tǒng)慣性思想的桎梏，拋棄以往“運動式”和“突擊式”的檔案管理工作方法[5]。應(yīng)將檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)榇龠M事業(yè)單位整體治理能力提升的巨大力量，不但要講究管理方式，而且還要在檔案管理工作中時時牢記工作責任，并以此為檔案事業(yè)的進一步壯大發(fā)展提供保障。新《檔案法》中，要求進一步規(guī)范檔案管理工作、信息收集工作，落實信息化建設(shè)。從檔案治理視角出發(fā)，為了強化檔案管理能力有必要以制度提供約束性保證，同時合理構(gòu)建并不斷完善管理標準，通過數(shù)字化檔案庫保護內(nèi)部檔案文獻。

妥善處理事業(yè)單位在傳統(tǒng)檔案管理模式下出現(xiàn)的責任不明問題，依托科學的責任制度將各項工作責任落實到個人。而且責任制有利于完善事業(yè)單位現(xiàn)行檔案管理制度，相關(guān)管理部門應(yīng)結(jié)合檔案管理實際情況，建立KPI考核機制，確保工作人員都會依據(jù)績效考核的各項指標自覺規(guī)范約束管理工作行為，這也是增強檔案治理能力的一條有效途徑。在整理與歸檔綜治文件材料中應(yīng)做到：首先應(yīng)將工作活動中形成的文字、圖表等載體的文件材料充分收集，并遵循文件形成規(guī)律，保障文件的有機聯(lián)系；其次歸檔的案卷做到齊全完整，卷內(nèi)文件排列有序；最后保管期限劃分準確。

（三）引進高素質(zhì)專業(yè)型人才

人才是優(yōu)化檔案治理工作的重要基礎(chǔ)，也能為綜治中心的檔案管理建設(shè)提供所需的智力支持，基于此，要重視高素質(zhì)專業(yè)型人才的引入，為檔案管理配備優(yōu)質(zhì)的專業(yè)性人才?，F(xiàn)階段，北上廣深等很多一線城市內(nèi)部人才數(shù)量趨于飽和，很多人才會將存在發(fā)展?jié)摿Φ某鞘凶鳛榈谝贿x擇，地方政府應(yīng)從不同層面為人才提供更多的福利待遇、創(chuàng)造更多的能力施展與發(fā)展機會，吸引并留住人才。為此，地方政府要把握此機遇，在引進專業(yè)人才的基礎(chǔ)上，可以把事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展為特色性產(chǎn)業(yè)，增強高素質(zhì)專業(yè)型人才的能力；因為從外部引進人才會花費大量的人力和物力資源，與這種人才引進相比，事業(yè)單位針對現(xiàn)有檔案管理人員開展教育培訓工作，體現(xiàn)出更高的性價比，所以相關(guān)職能部門可以選擇繼續(xù)教育、系統(tǒng)培訓等不同形式提高工作人員的綜合能力水平，而且這種模式有利于事業(yè)單位檔案管理吸取現(xiàn)代化知識和先進的管理技術(shù)，在為檔案管理提供保障的同時助力檔案管理信息化建設(shè)。發(fā)揮人才力量，做好檔案管理工作，將綜治中心建設(shè)為能夠貼近群眾、聯(lián)系群眾、服務(wù)群眾的全新社會治理平臺。整合檔案資源，形成多方合力，發(fā)揮綜治中心在維護社會和諧穩(wěn)定中的作用。

（四）以《檔案法》為基礎(chǔ)提高檔案治理能力

新時代的綜治中心，應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展推進檔案治理工作的開展，將其歸進總體規(guī)劃中，立足科學論證維度進行頂層設(shè)計。提高檔案治理效率質(zhì)量的前提基礎(chǔ)是事業(yè)單位職工要提高自身認識水平，首先在內(nèi)部應(yīng)增強對檔案治理的認知，領(lǐng)導班子與基層人員都要清楚綜治中心的職責，負責檔案管理的有關(guān)工作人員要謹慎管理、認真對待，針對其未來發(fā)展起到助推作用。綜治中心全體職工必須提高認識，重視檔案管理的宣傳工作，強化檔案管理人員的工作意識，及時修正工作態(tài)度，應(yīng)以新《檔案法》中的具體要求為準繩，提高檔案管理工作的專業(yè)素養(yǎng)，讓檔案管理工作人員形成較高的檔案管理能力。

六、結(jié)束語

本文通過分析事業(yè)單位綜治中心在檔案管理工作中存在的問題，提出在新《檔案法》視閾下進行檔案治理的相關(guān)策略，以期對事業(yè)單位檔案管理工作起到一定的借鑒意義。為此，順應(yīng)當前我國政府服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變趨勢，積極推動檔案工作的發(fā)展，能為改革綜治中心檔案管理制度提供思路，希望本文提出的研究成果，能為我國事業(yè)單位更好地開展檔案治理工作提供有力的支持。