精細(xì)化管理在人力資源檔案管理中的應(yīng)用分析

謝瑩華 魚臺縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

人事檔案作為一個復(fù)雜程度極高的信息綜合體，主要包括了人員學(xué)歷、職稱、工資水平、業(yè)績考核結(jié)果，學(xué)習(xí)進(jìn)修經(jīng)歷等相關(guān)內(nèi)容。精細(xì)化人事檔案管理，則更加體現(xiàn)出了事業(yè)單位工作人員專業(yè)技術(shù)與職業(yè)能力等指標(biāo)。我國城鎮(zhèn)化進(jìn)程加快的同時，事業(yè)單位獲得了更多的發(fā)展契機(jī)，新聘用人員的調(diào)入和考錄引發(fā)的人力資源管理問題，引起了社會各界的廣泛關(guān)注。所以事業(yè)單位應(yīng)按照時代的發(fā)展進(jìn)步，合理化組建人才培養(yǎng)梯隊，從根本上促進(jìn)人力資源管理體系的有效提升。

一、人力資源檔案管理價值作用

1.社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，對企事業(yè)單位人事檔案管理工作提出的要求越來越高。企事業(yè)單位數(shù)量和規(guī)模擴(kuò)大的同時，從業(yè)人員的數(shù)量也持續(xù)增加，也在一定程度上增加了其人事檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對企事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展產(chǎn)生了極為不便的影響。因此，企事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的需求，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思路，積極探索精細(xì)化人事檔案管理模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思路，優(yōu)化人事檔案工作內(nèi)容，全面構(gòu)建企事業(yè)單位精細(xì)化人事檔案管理體系[1]。

2.合理運用精細(xì)化人事檔案管理策略，全面提升人事檔案管理工作質(zhì)量和效率。精細(xì)化人事檔案管理體系的建設(shè)，有效減少了無效資源的消耗量，降低了企事業(yè)單位人事檔案管理工作的成本。隨著人事檔案管理目標(biāo)和任務(wù)融入每一個工作環(huán)節(jié)，人事檔案管理人員必須準(zhǔn)確把握各個細(xì)節(jié)的重點內(nèi)容與核心價值，確保了人事檔案管理工作目標(biāo)的順利實現(xiàn)。

3.人事檔案精細(xì)化管理模式的應(yīng)用，加快了傳統(tǒng)人事檔案管理模式創(chuàng)新改革的速度。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要由資料收集、信息整理、材料歸檔、信息調(diào)取利用等幾部分組成，在開展人事檔案管理工作時，相互之間銜接不流暢，制約了人事檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。這些都說明，隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)粗放式人事檔案管理模式，不僅不利于新時期企事業(yè)單位人事檔案管理工作的要求，而且制約了人事檔案信息利用率的提升。精細(xì)化人事檔案管理模式先進(jìn)理念的普及和應(yīng)用為標(biāo)準(zhǔn)化、目標(biāo)化、流程化人事檔案管理體系的構(gòu)建提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持，強(qiáng)化了人事檔案管理人員的責(zé)任意識，提高了人事檔案管理工作的成效。

二、人力資源檔案管理存在的問題及原因分析

（一）問題

首先，資料短缺。傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，工作人員在預(yù)審人事檔案時，經(jīng)常遇到人事檔案中部分材料短缺現(xiàn)象，檔案佐證材料短缺問題不僅嚴(yán)重影響了人事檔案資料的完整性，增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，而且對一些重要信息缺少依據(jù)支撐。其次，檔案材料完整性嚴(yán)重不足。檔案管理部門在開展檔案專項審核工作時發(fā)現(xiàn)，大量檔案歸檔資料都存在著資料不全的問題，特別是員工工資、職稱、職位、履歷等相關(guān)情況變動的材料幾乎都存在著完整性不足的問題。甚至于部分檔案在存檔期間因為出現(xiàn)了內(nèi)容不完整、準(zhǔn)確性不足、要素不全等情況，影響了檔案材料規(guī)范管理工作的效率。最后，檔案資料內(nèi)容不準(zhǔn)確。根據(jù)檔案材料內(nèi)容準(zhǔn)確性預(yù)審分析結(jié)果發(fā)現(xiàn)，很多檔案材料中都存在著檔案記載內(nèi)容信息不一致，前后矛盾內(nèi)容失真的情況。比如，員工檔案中記錄的員工出生時間、工作時間等信息前后不一致，工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷等內(nèi)容與實際情況差異過大且不完整等現(xiàn)象[2]。

（二）原因

1.缺乏人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識。部分企事業(yè)單位在發(fā)展過程中，忽略了人事檔案管理工作的重要性，人事檔案管理人員整理人事檔案資料時，員工未能主動配合檔案管理部門及時進(jìn)行個人信息更新、歸檔材料提交等相關(guān)工作，影響了人事檔案資料內(nèi)容的有效性和準(zhǔn)確性。檔案管理人員缺少人事檔案管理工作特殊性與重要性的認(rèn)知，認(rèn)為人事檔案管理工作是一項內(nèi)容繁雜、沒有任何經(jīng)濟(jì)效益的工作，經(jīng)常以消極心態(tài)對待檔案管理工作，導(dǎo)致其在填寫員工檔案資料時出現(xiàn)了內(nèi)容填寫不認(rèn)真、敷衍了事的情況，增加了人事檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯誤的概率。

2.企事業(yè)單位員工人事檔案管理制度不完善，導(dǎo)致檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)了不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，影響了人事檔案后期的調(diào)閱和使用。比如，人事檔案內(nèi)容界定模糊不清，人事檔案管理人員對于人事檔案材料歸檔范圍界定模糊不清，出現(xiàn)了應(yīng)歸檔材料沒有及時歸檔，無須歸檔材料卻歸檔的情況，導(dǎo)致人事檔案資料出現(xiàn)了準(zhǔn)確性偏低的問題。

3.檔案管理條件嚴(yán)重落后。我國針對檔案管理工作提出的規(guī)定和要求，檔案保管庫房不僅要配置通風(fēng)、防潮、防火等設(shè)備，而且在檔案日常保管過程中，制定完善的防蟲、防霉、防盜管理措施，提高檔案庫房的安全水平。然而實際情況卻是，部分檔案庫房不僅設(shè)備陳舊，管理手段落后，而且檔案資料防火、防潮、防蟲等安全管理措施也存在嚴(yán)重缺失或漏項等情況，甚至于出現(xiàn)人事檔案資料隨意堆放情況，增加了安全隱患的發(fā)生率。此外，檔案管理單位在開展人事檔案管理工作時，現(xiàn)有檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時期檔案管理事業(yè)發(fā)展的需求，比如，大多數(shù)檔案管理單位缺乏檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，仍然采取手工填檔、電子表格等簡單的管理模式，并未按照要求普及和應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)建立完整的人事檔案管理系統(tǒng)，所有人事檔案材料的查閱，主要是依靠人工操作，這種原始的手工操作方式，不僅增加了原件調(diào)用的頻率，而且容易導(dǎo)致原始檔案資料因為出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆以及字跡褪色等問題，嚴(yán)重影響了檔案資料保管的安全性與完整性[3]。

三、精細(xì)化管理在人力資源檔案管理中的應(yīng)用

（一）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升檔案利用效率

信息化管理體系的建設(shè)是人事檔案管理工作模式創(chuàng)新改革的必然趨勢，通過構(gòu)建人事檔案信息化管理體系性，不僅實現(xiàn)了將原本無法長時間保存的紙質(zhì)檔案以數(shù)字多媒體形式保存于人事檔案管理軟件中的目的，而且形成了人事檔案紙質(zhì)管理方式與數(shù)字化管理方式并存的工作模式，全面促進(jìn)了企事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

1.完善人事檔案信息數(shù)據(jù)量。檔案管理人員在開展人事檔案管理工作時，應(yīng)該充分重視人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性，以便于檔案管理人員在整理檔案資料時，可以通過信息數(shù)據(jù)庫檢索符合要求的檔案資料，簡化人事檔案管理工作流程，降低了人事檔案信息收集和整理工作的難度，促進(jìn)人事檔案管理工作質(zhì)量和效率的不斷提高。比如，檔案管理人員應(yīng)該在分析人事檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案資料信息的基礎(chǔ)上，根據(jù)個人基本信息、專業(yè)能力、人事聘用任免、進(jìn)修培訓(xùn)等內(nèi)容進(jìn)行分類歸納和整理，制定人事檔案管理工作的制度，精細(xì)化管理檔案數(shù)據(jù)信息，擴(kuò)大了人事檔案信息的覆蓋面，為后續(xù)員工崗位調(diào)整、職稱評定等工作的開展提供了完整的人事檔案資料[4]。

2.人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。計算機(jī)技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用加快了人事檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的速度，檔案管理部門在信息化人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)該充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)分析功能優(yōu)勢，在檔案信息調(diào)取過程中，合理運用高級檢索功能精準(zhǔn)定位符合要求的檔案信息。企事業(yè)單位在建設(shè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)時，應(yīng)該充分考慮人事檔案信息資料的完整性與真實性，利用計算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析檔案信息資料的內(nèi)容，避免因為檔案信息資料出現(xiàn)失真等問題，影響人事檔案資料內(nèi)容的完整性。由于人事檔案管理涉及了企事業(yè)員工的個人隱私信息，因此檔案管理部門應(yīng)該充分重視人事檔案信息化管理系統(tǒng)中防火墻技術(shù)應(yīng)用的重要性，確保人事檔案數(shù)據(jù)信息始終處在安全狀態(tài)下保存。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)系統(tǒng)隨著時間的推移也必然會出現(xiàn)更新?lián)Q代的情況，所以檔案管理部門必須緊跟時代發(fā)展的腳步，合理利用先進(jìn)計算機(jī)系統(tǒng)，優(yōu)化和完善人事檔案管理模式，促進(jìn)人事檔案管理工作的高效開展。

（二）規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，提高人事檔案質(zhì)量

檔案管理部門在日常工作過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照人事檔案管理的相關(guān)制度和要求，規(guī)范檔案管理工作人員的工作行為，認(rèn)真履行人事檔案管理工作的職責(zé)，才能達(dá)到有效提升自身檔案管理水平的目的。首先，切實做好人事檔案資料鑒別、歸檔的相關(guān)工作。針對工作人員收集的人事檔案資料，必須在歸檔保存前，安排專人對資料的真實性和有效性進(jìn)行鑒別，完善檔案信息歸檔資料的相關(guān)手續(xù)，最后再按照檔案資料的內(nèi)容完成歸檔工作，以保證檔案資料內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。對于鑒別過程中出現(xiàn)的不符合資料歸檔要求的材料，應(yīng)該按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求對其進(jìn)行相應(yīng)處理，切不可擅自歸檔。如果經(jīng)過鑒別確定檔案資料具有歸檔保存價值，則應(yīng)在完善檔案資料歸檔保存手續(xù)后予以保存。其次，統(tǒng)一規(guī)范檔案的裝訂與立卷工作。所有紙質(zhì)檔案材料的歸檔必須使用規(guī)格統(tǒng)一的紙張，然后按照要求進(jìn)行裝訂，避免因為紙質(zhì)檔案資料在裝訂保存過程中出現(xiàn)材料編號位置錯誤等情況，影響紙質(zhì)檔案資料保存的完整性。最后，規(guī)范檔案材料。在檔案材料收集整理完成后，工作人員必須嚴(yán)格按照檔案材料裝訂時限、檔案保管溫度、濕度等要求，做好檔案材料歸檔前的防蟲防蛀工作。此外，檔案后期借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照借閱手續(xù)的要求，做好檔案資料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、材料接收、查閱、借閱等登記工作，避免因為人為因素導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)破損、遺失、泄密的情況發(fā)生，影響檔案資料的安全性[5]。

（三）改善檔案管理設(shè)施，提高管理人員素質(zhì)

隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作，不僅要加大人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入的力度，而且還應(yīng)切實做好從業(yè)人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)的工作，滿足時代發(fā)展對人事檔案管理工作提出的多樣化需求。先進(jìn)檔案管理設(shè)施的推廣和應(yīng)用，提高了人事檔案精細(xì)化管理工作的效率，企事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作時，應(yīng)該積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大先進(jìn)檔案管理設(shè)施和設(shè)備采購的力度，針對當(dāng)前人事檔案管理工作的內(nèi)容和要求，選擇具有獨立防火且防潮的專用庫房作為人事檔案管理室，組織檔案管理人員開展防火、防潮、防蛀等專項安全檢查工作，確保人事檔案保存的安全性與完整性。人事檔案管理工作是一項規(guī)范性與政策性特點突出的工作，要求從業(yè)人員必須具備較高的政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，才能保證人事檔案管理工作的要求。嚴(yán)格按照保守秘密、嚴(yán)守紀(jì)律、甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的原則和要求，參加人事檔案的管理工作，檔案管理部門應(yīng)該針對當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題，定期組織檔案管理人員參加政治理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)活動，要求檔案管理人員在系統(tǒng)性學(xué)習(xí)黨和政府、企業(yè)制定的有關(guān)于人事檔案管理的相關(guān)政策、法律法規(guī)的前提下，促進(jìn)人事檔案管理水平的有效提升，在確保人事檔案材料完整性、準(zhǔn)確性與安全性的前提下，推動精細(xì)化人事檔案管理工作的有序開展[6]。

（四）強(qiáng)化責(zé)任追究，完善檔案管理

為了達(dá)到促進(jìn)檔案管理精細(xì)化管理水平有效提升的目的，檔案管理部門應(yīng)該嚴(yán)格按照新時期人事檔案管理工作的要求，構(gòu)建規(guī)范、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理體系，要求檔案管理人員必須將相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)落實到人事檔案管理工作中，優(yōu)化和創(chuàng)新精細(xì)化人事檔案管理策略，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》《干部檔案工作條例》《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度的前提下，嚴(yán)格按照人事檔案精細(xì)化管理工作的要求，建立完善且符合企事業(yè)單位檔案管理、查閱、借閱、保管、保護(hù)等要求的管理制度，明確檔案內(nèi)容歸檔范圍、責(zé)任主體、裝訂標(biāo)準(zhǔn)、借閱程序、保管要求以及獎懲考核等各個環(huán)節(jié)的工作要求，促進(jìn)人事檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，提高精細(xì)化人事檔案管理的水平。此外，在檔案管理工作中要加強(qiáng)監(jiān)督落實責(zé)任，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理人員出現(xiàn)了違規(guī)操作的行為，造成的檔案資料丟失或損壞問題，必須予以嚴(yán)厲的處罰，追究直接責(zé)任人的責(zé)任，保證人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

四、結(jié)語

總而言之，為了提高新時期企事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，檔案管理部門必須緊跟時代發(fā)展的步伐，充分利用計算機(jī)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)手段，創(chuàng)新人事檔案精細(xì)化管理模式，構(gòu)建人事檔案信息化管理體系，夯實企事業(yè)單位人事檔案管理工作基礎(chǔ)，提高人事檔案管理工作水平，推進(jìn)企事業(yè)單位人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化建設(shè)進(jìn)展。